Вернуть переплату по заработной плате. Удержание из зарплаты работника излишне выплаченных сумм
Ошибиться может каждый и бухгалтер исключением не является. Что делать если работнику по ошибке бухгалтера выплатили зарплату больше, чем положено? Можно ли ее взыскать с работника? В статье разберемся как вернуть переплату по зарплате по вине бухгалтера.
Порядок действий для удержания переплаты
Для начала нужно определить можно ли удержать излишне выплаченные деньги с работника. Удержать с работника деньги можно в следующих ситуациях (137 ТК РФ):
- Выданные работнику ранее денежные средства работник не отработал, либо не вернул. В качестве примера можно привести непредоставление отчета по командировке или за подотчетные деньги. Либо работнику был выплачен аванс, который он не отработал. В некоторых случаях также можно удержать и отпускные, например, когда отпуск работнику был предоставлен авансом, а работник увольняется. Важно при этом помнить, что удерживать отпускные нельзя в том случае, если работник увольняется в связи с сокращением или призывом в армию;
- Работнику переплатили зарплату из-за счетной ошибки. Либо из-за счетной ошибки работник получил большую сумму отпускных или пособий.
Ошибки бухгалтера
Счетные ошибки | Несчетные ошибки |
В бухгалтерскую программу были введены неверные исходные данные, например, оклад, дату трудоустройства, дату увольнения, процент для начисления премии и др.;
Сбой бухгалтерской программы, в результате чего заработная плата была рассчитана неверно; При расчете зарплаты к учету были принятые большие показатели по объему выполненной работы |
За один расчетный период зарплата была перечислена дважды;
Работнику перечислили зарплату на карту, а он ее получил в кассе; Работнику предоставили вычет по НДФЛ необоснованно; При расчете средней зарплаты были учтены исключаемые выплаты; Для расчета пособий или больничных в программу был введен неверный алгоритм; При расчете пособия был неверно рассчитан страховой стаж работника; Зарплату перечислили работнику, который в прошлом месяце уволился; По указанию трудинспекции работнику доначислили зарплату, а после суд признал указание незаконным |
Порядок возмещения переплаты
В зависимости от ситуации по которой возникла переплата будет различаться и алгоритм ее возмещения:
- Работник получил выплату в размере более, чем положена из-за своих же махинаций (например, представленные документы содержали заведомо ложные данные) или переплата возникла из-за того, что работник не отчитался по авансу, либо не отработал его. В этом случае сначала нужно определить согласен ли работник на удержание, а также выяснить не прошло ли более одного месяца с даты установления переплаты. В том случае если работник не согласен на удержание переплаты, работодатель имеет право только обратиться в суд. Если работник дает свое согласие, то с его заработной платы нужно удержать переплату. При этом необходимо соблюдать правило 20% удержания, то есть с заработной платы за раз можно удержать не более 20% (138 ТК РФ).
- Переплата произошла в следствие ошибки бухгалтерии. В этом случае необходимо выяснить является ли бухгалтерская ошибка счетной. Если это та, то с зарплаты работника удерживается переплата, но не более 20% от зарплаты за раз. Если ошибка несчетная, то удержать переплату работодатель может только в том случае, если работник сделает это самостоятельно.
Доказательства счетной ошибки
Условия по удержанию переплаты
Для того, чтобы удержать переплату из зарплаты работника, должны соблюдаться следующие условия:
- Работник на удержание согласен;
- Должно пройти не менее одного месяца с даты, которая была установлена для возврата аванса, либо для погашения долга.
Выполняться условия должны одновременно оба. Если хотя бы одно из них не выполняется, взыскать деньги можно только в суде. В суд также потребуется обратиться и в том случае, если работником были предоставлены ложные сведения, либо какие-то сведения, влияющие на зарплату были скрыты.
Как вернуть переплату по зарплате по вине бухгалтера
Что делать если работник уволился
Удержать переплату работодатель может только из зарплаты работника (137 ТК РФ). Однако если работник уже уволился, сделать это невозможно. В том случае если добровольно вернуть переплату работник не хочет, работодатель имеет право обратиться в суд. При этом следует подготовить доказательства того, что ошибка по которой перешла переплата была счетной.
Корректировка бухучета, НДФЛ и страховых взносов
При возникновении ошибки в выплате зарплаты потребуется пересчитать НДФЛ, взносы, а также исправить бухгалтерские записи. Проводки будут следующими:
Хозяйственная операция | Проводка | |
Д | К | |
Работнику перечислен аванс | 70 | 51 |
Сторнирована излишне переплаченная сумма | 20 | 70 |
Работнику начислена зарплата | 20 | 70 |
Начислены на зарплату страховые взносы | 20 | 69 |
Выплачена основная зарплата за вычетом удерживаемых сумм | 70 | 51 |
Удержан НДФЛ | 70 | 68 |
В процессе работы специалисты бухгалтерской службы выполняют множество математических вычислений, в ходе которых неизбежны ошибки или недочеты. В некоторых случаях подобные оплошности обозначают термином «счетные ошибки», и выполняют необходимые действия по их устранению.
Что это такое?
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Арифметические ошибки, допущенные при определении бухгалтером размера заработной платы сотрудников организации, называются счетными ошибками.
Подобные недочеты возникают при выполнении с вычислительными ошибками элементарных математических операций (сложения, вычитания, умножения).
Какими нормами закона регулируется?
Документальное оформление
Документальное оформление операции по возврату излишне выплаченных работнику денег производится по одному из представленных вариантов:
Срок взыскания
Сумма переплаты по согласию работника должна быть возвращена в течение месяца после счетной ошибки.
Если согласия нет, и работодатель обращается в суд, срок исковой давности по возврату задолженности составляет три года.
Отражение возврата в бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете возврат переплаченных сумм оформляется следующими проводками по кредиту счета, предназначенного для расчетов с персоналом по оплате труда (сч.70).
Невозвращенная сумма излишка (если Суд отказал во взыскании либо закончился срок исковой давности) списывается.
Исправление расчетов по НДФЛ
Излишне выплаченные в результате счетной ошибки средства не признаются материальной выгодой работника, и их неправомерно квалифицировать как беспроцентный заем и облагать по повышенной ставке 35%.
Если при выявлении счетной ошибки работник соглашается на удержание с него суммы переплаты, НДФЛ по ставке 13% не начисляется, так как эта сумма денег будет возвращена в кассу или на расчетный счет организации.
Если же работник уже уволился из организации, либо не согласен возвращать излишне полученные средства, и судебный процесс растягивается на долгое время (более 12 месяцев), работодатель подает сведения о невозможности удержания налога с выплаченного работнику дохода в Налоговую инспекцию.
Вносить ли изменения в РСВ-1 ПФР?
На основании изменения в РСВ-1 ПФР (расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам) при обнаружении счетной ошибки путем составления уточненных расчетов вносить не нужно.
Эта ошибка отразится в соответствующем документе за период, когда была обнаружена.
Таким образом, если ошибочные выплаты уже были включены в налогооблагаемую базу за предыдущий квартал (например, 1), но это было обнаружено в следующем периоде (например,2), то и отражается ошибка в периоде ее обнаружения (во 2 квартале).
Если ошибка другого типа
При допущении в расчетах ошибки, не относящейся к счетным, работодатель вправе уведомить сотрудника об обнаружении таковой и попросить вернуть начисленные ошибочно деньги.
В соответствии со статьей 1109 Гражданского кодекса РФ, при несогласии работника на возврат даже судебные органы не вправе взыскать с сотрудника организации данные суммы.
Однако невозвращенная сумма должна быть в таком случае обложена налогом на доходы физических лиц.
Примеры
В августе 2016 года работнице отдела продаж ООО «Орион» Мироновой Анне Валентиновне, вместо 10 тысяч рублей (заработной платы) было перечислено 20 тысяч рублей по вине бухгалтера. Сумма денег была по ошибке отправлена дважды. Работнице было предложено вернуть средства, однако она отказалась, взыскать средства оказалось невозможно. Ошибка не являлась счетной.
В феврале 2020 года работнику торгового предприятия Иванову Анатолию Анатольевичу было начислено 28000 рублей вместо положенных 27000 рублей. Бухгалтер пояснил, что лишняя 1000 рублей была начислена в результате ошибки при сложении полагающихся сотруднику организации выплат за оказание дополнительных платных услуг покупателям. Иванов А.А., после ознакомления с актом об ошибке, написал письменное разрешение на возврат излишне перечисленных денежных средств. Инцидент был исчерпан, так как 1000 рублей была внесена работником в кассу организации.
Судебная практика
Современная судебная практика в отношении признания ошибки бухгалтера счетной и взыскании с работника излишне полученной суммы является достаточно противоречивой.
Однако в большинстве случаев счетной признается лишь ошибка, возникшая в ходе неправильного применения математических правил.
Ошибочный либо повторный ввод данных для расчета заработной платы в большинстве случаев счетной ошибкой не признается.
Если работодатель уверен, что ошибка при начислении неправильной суммы денежных средств работнику произошла в результате ошибки в вычислениях (счетной), и работник добровольно отказывается выполнить возврат, обращение в суд должно иметь положительный результат.
Для обращения в судебные органы бухгалтер оформляет объяснительную записку с математическими выкладками, в которой наглядно предоставляется расчет, повлекший неверное исчисление, а также прилагаются расчетные листки, ведомости и иные подтверждающие документы.
Если ошибка возникла в результате сбоя бухгалтерской программы, потребуется предоставление заключения IT-специалиста о том, что счетная ошибка возникла именно из-за появления проблем в работе установленной на компьютере программы.
Если работодатель, без письменного согласия работника, произвел вычет из его зарплаты ранее излишне выплаченных средств, даже при наличии обоснования данного действия (например, ошибки в расчетах), он будет обязан вернуть удержанные средства в полном объеме с компенсацией морального вреда работнику (если тот обратился в Суд, обнаружив удержание без согласия).
Перед выдачей бухгалтеры могут ошибаться, переплачивая или недоплачивая, и необходимо знать способы исправления ошибок, например, рассчитывать удержание из зарплаты излишне выплаченных сумм. Эта операция выполняется с использованием докладной записки на имя директора компании, а также справки из бухгалтерии, где зафиксирована сумма, подлежащая доплате.
Если же имеет место переплата, то правильно выйти из ситуации еще сложнее. В ст. 137 ТК РФ имеется информация, согласно которой производится удержание излишне выплаченной заработной платы. К этому относят следующие случаи:
- ошибка счетная;
- признание вины за невыполнение обязанностей специально уполномоченным органом;
- установленные в порядке суда неправомерные действия работника.
Чаще всего переплату выплачивают из-за первого основания.
Счетный вид
В законе нет такого понятия. Но когда обратились к замдиректору Департамента зарплаты Н.З. Ковязиной, она объяснила, что под этим подразумевает. Речь идет о механической ошибке, которую можно сделать при внесении сведений в специальную программу для бухгалтерии, либо вызванную перебоями этой программы. Опечатки или неверное использование законных актов не относятся к счетной ошибке.
К примеру, к ней можно отнести арифметические сложения, которые по частям были правильными, но результат получился ошибочным. Но ею не является оплаченный сверх нормы отпуск, из-за чего сумма также оказалась превышенной или расчет премии, которую начислили после указанного периода и прочие. Важно разбираться, что делать, если переплатили заработную плату.
Последовательность шагов
Счетная или несчетная ошибка ведет к разным действиям, предпринимаемым, чтобы вернуть лишние деньги, которые были переплачены. При счетной ошибке возможны два варианта.
- Если не оспаривается факт того, чтобы у него могли удержать излишне выплаченную зарплату, работодатель делает вычет необходимой суммы из следующей. Также работник вправе вернуть деньги через кассу. Сумму не будут облагать НДФЛ и взносами страховки, не учтут в налоге на прибыль.
- Если сотрудник решился на оспаривание, то работодатель пишет исковое заявление и направляется в суд. При положительном решении излишне начисленная сумма возвращается и не облагается сборами. При отказе от взыскания невозвращенные деньги также не учитывают и не облагают сборами.
Также и в случае с несчетной ошибкой бывают два варианта развития ситуации.
- Когда возврат излишне выплаченной суммы из заработной платы не оспаривается, то его просто отдают.
- В случае же несогласия пишут исковое заявление и идут в суд, который выносит положительное решение, при котором работодатель удерживает деньги или отказывает в возврате. В любом случае деньги не облагаются сборами.
Необходимые документы
То, что была совершена ошибка по зарплате, следует отобразить в документах. При возврате суммы инцидент считается исчерпанным. Иначе следует составить один из нижеследующих документов:
- приказ на удержание денег;
- уведомление об удержании из заработной платы, где работнику нужно расписаться, выражая согласие или несогласие.
Образец заявления или другой бумаги можно без труда найти в интернете. При выражении согласия и при уложении в сроки, издают соответствующий приказ. При этом нужно учитывать, что общий размер не может быть больше 20%, а если случай подпадает под действие федерального законодательства, то 50% от зарплаты работающих. Получается, что всю сумму сотруднику можно удержать и в течение нескольких месяцев.
Работнику при увольнении пишут сперва уведомление с предложением о том, чтобы вернуть лишние деньги, которые начислили и выплачивали. Также там нужно упомянуть, что в случае отказа, работодатель будет обращаться в судебную инстанцию. Хорошо, если бывший сотрудник решит вернуть деньги в добровольном порядке. Тогда от него следует получить соответствующее заявление. Его можно написать в свободной форме.
Если же деньги вернуть отказываются, то дело подлежит разрешению в суде. В иске ссылаются на статью 1102 ГК РФ, где говорится о неосновательном обогащении. Именно этот пункт и будет являться основанием исковых требований для удержания из ежемесячной заработной платы излишне выплаченных сумм. Правда, здесь имеются исключения. Не возвращаются суммы, если счетной ошибки нет. Это положение зафиксировано в п.3 ст.1109 ГК РФ. Таким образом, излишне выплаченная заработная плата будет возвращена только на ее основе.
Подобные дела рассматриваются районным судом 1-й инстанции. Спор вполне можно назвать трудовым, так как он касается выплаты по соответствующему договору. При этом работодатель должен доказать, что имеет место счетная ошибка. Среди необходимых документов, которые сопровождают исковое заявление, выделяются следующие:
- трудовой договор;
- расчетные бумаги;
- акт об ошибке;
- уведомление и предложение вернуть необходимую сумму уволенному сотруднику.
Удержание с виновника
Также стоит разобраться с тем, можно ли взыскать деньги с работника, допустившего ошибку. ТК РФ говорит, что это возможно. Но это будет лишь в том случае, если с сотрудником заключен отдельный договор об ответственности.
Важно! Она бывает полной или ограниченной. В первом варианте, работнику придется возместить ущерб до копейки. Основания для этого можно найти в ст.243. Во втором виде ответственность наступит лишь в пределах своей ежемесячной зарплаты. Однако, если законом прямо предусмотрена более серьезная ответственность, то она будет иметь место даже при ограниченном виде в целом.
Договор отсутствует
Если не заключалось специального соглашения о материальной ответственности, то ее наступление будет на основании стст. 247 и 248, в которых говорится следующее. До решения о возмещении работодателю нужно проверить размер ущерба и причин его появления. Иногда с этой целью создают комиссию. Сотрудник должен написать объяснительную о рабочем инцинденте. Если представить документ он отказывается, то об этом составляют акт (на основании ст.247). Работнику дают ознакомиться с результатами проверки, если он проявит к этому интерес. Также он вправе ее обжаловать.
Если размер возмещения не больше среднемесячной зарплаты, то руководитель организации издает соответствующий приказ с указанием срока погашения. В законе и иных актах нет упоминания о конкретном сроке оплаты возмещения. После того как актом установлен окончательный размер ущерба, обычно считают месяц, который дается работодателю на то, чтобы принять решение о взыскании. Если данный срок истек, то деньги можно взыскать только, если сотрудник не возражает. В противном случае, нужно обращаться в суд.
Договор есть
Если в организации с работником имеется соответствующее соглашение, для которого имеются свои бланки, и по его вине причинен ущерб, то необходимо:
- издать приказ о назначении комиссии для того, чтобы установить ущерб;
- получить объяснительную непосредственно от виновника;
- составить акт;
- приказ о возмещении.
О необходимости возмещения ущерба указано в ст.238 ТК РФ. В 244 статье можно найти информацию о списке работ и сотрудниках, с которыми должны заключаться соответствующие договоры. Так, материальная ответственность обязательно должна быть подтверждена договором с главбухом. Если ошибка является несчетной с лицом, с которым заключен договор, то сумма квалифицируется и как недостача.
Списание
Как списать деньги говорят в 2-х случаях. Работодатель отказался взыскать ущерб с виновника. Об этом он может решить после проверки и понимания суммы. Также она превышает те пределы, которые установлены для конкретного работника. В ст. 241 говорится о том, что он несет ответственность не более размера своей средней заработной платы, если другое не указано в законе.
Пример
Для лучшего понимания удобно рассмотреть конкретную ситуацию. Бухгалтер Васильева совершила ошибку, в результате которой сотрудникам переплатили зарплату. Ущерб расценивается в пятьдесят две тысячи рублей. Работодатель сделал акт, где признал ошибку как несчетную. Средний ее заработок в месяц составляет 25 тысяч рублей. Отдельный договор не заключался.
Поэтому с нее взыскивают не более 25 тыс. руб. Известно, что удержание излишне выплаченной заработной платы не может быть более 20% от нее. Поэтому данная сумма будет выплачена в течение пяти месяцев. Оставшиеся же деньги (двадцать семь тыс. руб.) спишите.
Если же сумма был бы меньше среднемесячной зарплаты, то ее необходимо было бы удержать полностью. Как в предыдущем, так и в этом случае, деньги не учитываются при сборах и страховых взносах.
Н.А. Мацепуро, юрист
Какие излишне выплаченные работнику суммы можно удержать из его зарплаты
Удержания из зарплаты могут быть разными: по просьбе самого работника, по исполнительным документам, по распоряжению работодателя. Последние, в свою очередь, могут иметь место в случае:
- <или> причинения работником материального ущерба работодателю;
- <или> выплаты работнику лишних сумм в рамках трудовых отношений (далее - излишние выплаты)ст. 137 ТК РФ .
Порядок удержания излишних выплат отличается от порядка удержания сумм возмещения ущерба. Посмотрим, что же относится к излишним выплатам, как их можно удержать с работника и что делать, если это не удалось.
Виды излишних выплат
Из зарплат ыст. 129 ТК РФ работника разрешено удерживат ьст. 137 ТК РФ :
- отпускные за неотработанные дни отпуска. Такая задолженность может возникнуть при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. Вы можете удержать долг работника из причитающихся ему «увольнительных» выплат. Правда, при увольнении по некоторым основаниям переплаченные отпускные удерживать нельз яст. 137 ТК РФ . Например, при увольнении:
В связи с сокращением штата или численности работнико вп. 2 ст. 81 ТК РФ ;
Отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему по медицинскому заключению, или отсутствием у работодателя соответствующей работ ып. 8 ст. 77 ТК РФ ;
Призывом на военную служб уп. 1 ст. 83 ТК РФ ;
Восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работ уп. 2 ст. 83 ТК РФ ;
- неотработанные авансы в счет зарплаты. Этот долг может появиться, например, когда работнику в начале месяца был выплачен аванс по зарплате за этот месяц, а работник, не отработав его, ушел до конца месяца в отпуск за свой счет или на больничный;
- неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы, в том числе выданные при направлении в служебную командировк уПисьмо Роструда от 11.03.2009 № 1144-ТЗ ;
- выплаты при невыполнении норм труда или просто естатьи 155 , 157 ТК РФ . Такая задолженность возникнет, если вы оплатите работнику простой или недоработку исходя из того, что они произошли по вашей вине либо по причинам, не зависящим от обеих сторон, а потом выяснится, что виноват был работник. Удержать в этом случае излишние выплаты можно только после того, как вы обратитесь в суд и суд установит вину работника в простое или недоработк еОпределение Московского облсуда от 15.12.2011 № 33-25895 ;
- суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки. Причем это необязательно зарплата. Сюда же относятся любые суммы, ошибочно выплаченные работнику в рамках трудовых отношений или в связи с ними. Так же считают и специалисты Роструда.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
“ Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель может удержать из заработной платы работника (с соблюдением предусмотренного данной статьей порядка) задолженность этого работника в виде сумм, излишне выплаченных ему вследствие счетных ошибок. Круг этих сумм указанной статьей не ограничен. Поэтому удерживать из зарплаты можно любые излишне выплаченные работнику вследствие счетной ошибки выплаты и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами организации, коллективным или трудовым договором, например пособия, материальную помощь, оплату проезда к месту обучения, компенсацию за использование личного имущества работника, страховое обеспечение по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и т. д.
Производить же удержания можно только из заработной платы. Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата - это вознаграждение за труд (оклад, должностной оклад, тарифная ставка), а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты)” .
Определения счетной ошибки в Трудовом кодексе нет. Суды и Роструд считают, что счетными являются только арифметические ошибки в подсчетах, то есть ошибки, допущенные в результате неверного применения правил математик иПисьмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1 . Поэтому суды, как правило, не признают счетными следующие ошибки:
- одна и та же сумма из-за технической ошибки перечислена дважд ыОпределение ВС от 20.01.2012 № 59-В 11-17 ;
- при расчете не учтена ранее выплаченная сумм аОпределение Свердловского облсуда от 16.02.2012 № 33-2365/2012 ; Кассационное определение Краснодарского краевого суда от 14.02.2012 № 33-3340/12 ;
- в расчете использованы неверные исходные данные (например, не тот тариф или коэффициен тАпелляционное определение Орловского облсуда от 20.06.2012 № 33-1068 , не то количество дне йКассационное определение Хабаровского краевого суда от 08.02.2012 № 33-847/2012 );
- зарплата в программе начислена в двойном размере из-за ошибки в алгоритме расчет аАпелляционное определение Брянского облсуда от 03.05.2012 № 33-1077/12 ;
- при расчете неправильно применены нормы локального нормативного акта организаци иАпелляционное определение Московского горсуда от 16.07.2012 № 11-13827/12 .
Иные выводы у судов встречаются крайне редко. Так, например, Самарский областной суд указал, что к счетным ошибкам относятся не только арифметические ошибки, но и сбои в программном обеспечени иОпределение Самарского облсуда от 18.01.2012 № 33-302/2012 .
ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ
Если работнику были излишне выплачены суммы в результате несчетной ошибки и он отказался возвращать эти суммы добровольно, взыскать их с него можно будет только в судебном порядке как неосновательное обогащени ест. 1102 , п. 3 ст. 1109 ГК РФ .
А Ростовский областной суд, пересматривая дело, в котором уволенному работнику по ошибке были повторно перечислены «увольнительные» выплаты, пришел к выводу, что имела место именно счетная ошибка. Поскольку общая сумма перечислений превышала начисленную в пользу работника сумм уКассационное определение Ростовского облсуда от 12.09.2011 № 33-12413 .
То, что при исчислении выплат в пользу работника была допущена счетная ошибка, нужно документально зафиксировать. Например, бухгалтер может написать докладную записку на имя руководителя. Либо пусть специально созданная комиссия из числа сотрудников компании составит акт об обнаружении счетной ошибки.
Порядок удержания излишних выплат
Он различается в зависимости от того, какие суммы вы излишне выплатили работнику.
Удержание отпускных за неотработанные дни отпуска
Здесь все просто. Согласия работника не требуется. Нужно лишь посчитать переплаченные отпускные, издать приказ (распоряжение) об удержании в произвольной форме, ознакомить с ним работника под роспис ьстатьи 22 , , 137 ТК РФ . А затем удержать задолженность из «увольнительных» выплат. Но максимум, что можно вычесть, - 20% от причитающихся работнику сумм (после удержания НДФЛ, ведь сумма налога работнику не причитается), если это единственное удержани ест. 138 ТК РФ ; .
Также не забудьте выдать работнику расчетный листок с указанием вида и размера удержани яст. 136 ТК РФ .
Удержание иных излишних выплат
Их можно удерживать из зарплаты работника, только если соблюдаются следующие услови яст. 137 ТК РФ .
УСЛОВИЕ 1. Истек срок, установленный для возврата излишних выплат
Излишние выплаты работник должен вернуть в следующие сроки:
- неизрасходованные подотчетные сумм ып. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П - на следующий рабочий день по истечении срока, на который выдавались деньги для приобретения чего-либо, или в день выхода на работу после командировки или после болезни. А если руководителем установлен срок проведения окончательных расчетов по утвержденным авансовым отчетам, то тогда - в этот срок;
- выплаты при невыполнении норм труда или простое в случае установления судом вины работника - в день вступления в силу решения суда;
- суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки, и неотработанные авансы в счет зарплаты - в срок, установленный в локальных нормативных актах компании. Если же он не установлен, то работнику следует вручить (направить по почте) уведомление, в котором нужно указать, какая возникла задолженность, в какой сумме и в какой срок ее нужно погасить. Срок вы устанавливаете по вашему усмотрению. Оформить уведомление можно, к примеру, так.
Общество с ограниченной ответственностью «Профиль»
Исх. № 87
12.11.2012
Менеджеру по продажам
Ивановой Н.А.
Уведомление
Уважаемая Наталья Александровна, уведомляем Вас, что 09.11.2012 на Вашу зарплатную карту в результате счетной ошибки были излишне перечислены отпускные в сумме 20 689 (Двадцать тысяч шестьсот восемьдесят девять) рублей. Просим Вас в срок до 20.11.2012 вернуть эту сумму в кассу или на расчетный счет ООО «Профиль» либо дать согласие на ее удержание из вашей зарплаты.
УСЛОВИЕ 2. Получено согласие работника на удержание
Работодатель вправе принять решение об удержании излишних выплат из зарплаты работника, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержани яст. 137 ТК РФ .
Из этого можно сделать вывод, что достаточно уведомить работника о предстоящем удержании, назначив ему срок для представления возражений. И если возражения от него в этот срок не поступят, то можно спокойно издавать приказ (распоряжение) об удержании.
Но нет. По мнению Роструда, высказанному в 2007 г., и судов, этого мало, и в знак отсутствия возражений со стороны работника от него нужно получить письменное согласие на удержани еПисьмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 ; Кассационные определения ВС Удмуртской Республики от 22.08.2011 № 33-2856 , ВС Республики Татарстан от 14.03.2011 № 33-2570/2011 . Такого же мнения специалисты Роструда придерживаются и сейчас.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“ При удержании из зарплаты работника предусмотренных ст. 137 ТК РФ сумм (за исключением отпускных за неотработанные дни отпуска) следует получить от работника письменное согласие. Это подтверждается и судебной практико й” .
Роструд
Оформить свое согласие на удержание работник может так.
Директору ООО «Профиль»
В.Е. Петрову
от менеджера по продажам
Н.А. Ивановой
Заявление
Настоящим подтверждаю свое согласие на удержание в установленном законодательством порядке из моей зарплаты излишне перечисленных мне 09.11.2012 в результате счетной ошибки отпускных в сумме 20 689 (Двадцать тысяч шестьсот восемьдесят девять) рублей.
Н.А. Иванова
УСЛОВИЕ 3. Своевременно издан приказ об удержании
Приказ (распоряжение) об удержании нужно издать не позднее месяца со дня истечения срока для возврата излишних выплат. А непосредственно удержать деньги из зарплаты работника можно и позж ест. 137 ТК РФ ; Кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 03.10.2011 № 33-3519/11 , то есть при выплате зарплаты работнику. Причем удержание, с учетом ограничений по его сумме, может растянуться на несколько месяцев.
В приказе укажите основание и сумму удержания. И ознакомьте с ним работника под роспис ьст. 22 ТК РФ .
УСЛОВИЕ 4. Сумма удержаний при каждой выплате не превышает 20%
При каждой выплате зарплаты (то есть из сумм после вычета НДФЛ) вы можете удержать не более 20%ст. 138 ТК РФ . Основание и сумму удержания не забывайте указывать в выдаваемом работнику расчетном листк ест. 136 ТК РФ .
Ну а если работник согласен, чтобы с него удерживали больше 20%, то вы можете вычесть из его зарплаты любую указанную им в его письменном заявлении сумму. Ведь в этом случае задолженность погашается работником добровольно, а не по распоряжению работодателя. Поэтому ограничения по сумме удержаний не действую тстатьи 130 , 138 ТК РФ . И приказ на такое удержание издавать не нужно, достаточно лишь одного заявления работника.
Директору ООО «Профиль»
В.Е. Петрову
от менеджера по продажам
Н.А. Ивановой
Заявление
Прошу удержать всю излишне перечисленную мне 09.11.2012 в результате счетной ошибки сумму отпускных в размере 20 689 (Двадцать тысяч шестьсот восемьдесят девять) рублей из причитающейся мне зарплаты за ноябрь 2012 г.
Н.А. Иванова
УСЛОВИЕ 5. Соблюдена очередность удержаний
В первую очередь, как вы знаете, из зарплаты нужно удержать НДФЛПисьмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 .
Из оставшейся суммы вы удерживаете задолженность работника по исполнительным документам (исполнительным листам, судебным приказам и др.)ст. 138 ТК РФ .
И только если исполнительных документов в отношении работника у вас нет либо удержания по ним составили менее 20% зарплаты работника, вы можете удержать из нее его задолженность перед вашей компанией, конечно, с соблюдением общего размера всех удержаний - не более 20% зарплаты.
Соблюдайте при удержании все перечисленные условия. Ведь при несоблюдении любого из них работник может через суд признать удержание незаконным. И тогда удержанные с него суммы будут взысканы с вашей организации обратно - в его польз у
Взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату можно, если:
- излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки. При этом под счетной ошибкой понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при арифметических подсчетах (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17);
- доказана вина сотрудника в невыполнении норм труда или в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);
- ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).
Такие правила установлены статьей 137 Трудового кодекса РФ.
Когда нельзя произвести удержания
В остальных случаях ошибочно выданную зарплату удержать с сотрудника нельзя - он может возместить ее только по собственному желанию (п. 3 ст. 1109 ГК РФ). В частности, нельзя взыскать с сотрудника излишне выплаченную зарплату, если переплата произошла в результате технической ошибки (определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).
Ситуация: можно ли провести удержания, если зарплата сотруднику ошибочно выплачена два раза: по карточке и через кассу?
Ответ: нет, нельзя.
Предложите сотруднику вернуть излишне полученные деньги. Если он откажется, обратитесь в суд.
Законодательство разрешает удерживать ошибочно выплаченную зарплату в случае счетной ошибки бухгалтера (ст. 137 ТК РФ). Однако под счетной ошибкой понимается ошибка при расчете размера зарплаты (т. е. арифметическая ошибка в расчетах) (письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1, определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).
Если же за один и тот же период зарплата сотруднику была выдана дважды, то такая ошибка счетной не считается. Ведь никаких искажений в определении размера зарплаты не было.
В подобной ситуации организации придется доказать в суде, что действия ее сотрудника были направлены на получение не полагающихся ему сумм. В качестве доказательств могут быть использованы:
- справки из банка о том, что зарплата сотрудником была получена ранее, чем в кассе организации;
- ведомость (расходный кассовый ордер) на получение той же суммы зарплаты в кассе с подписью сотрудника;
- документы, подтверждающие суммы начисленной сотруднику зарплаты (расчетные ведомости, лицевой счет).
Предельный размер удержаний
Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов причитающейся ему к выплате суммы (ст. 138 ТК РФ).
Документальное оформление
О взыскании излишне выданной зарплаты руководитель организации должен издать приказ (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0). Издать приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного сотруднику для возврата переплаты. Если такой срок сотруднику не устанавливали, приказ нужно выпустить не позднее месяца после обнаружения излишней выплаты зарплаты. Удержание возможно, только если сотрудник не оспаривает факт и сумму переплаты. Такой вывод следует из статьи 137 Трудового кодекса РФ. Кроме того, чтобы избежать споров с трудовой инспекцией, оформите докладную записку с обоснованием причины удержания переплаты.
Бухучет
Если в текущем периоде переплата сотруднику возникла из-за ошибочного начисления ему зарплаты в большем размере, то в бухучете корректировку излишне начисленных сумм отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 26, 29...) Кредит 70
- сторнирована излишне начисленная зарплата.
Переплату по зарплате спишите на расчеты с персоналом по прочим операциям:
- излишне выплаченная зарплата списана на расчеты с персоналом по прочим операциям.
Аналогичные проводки делают, если ошибочно начислена производственная премия (связанная с трудовыми достижениями).
Пример удержания с сотрудника ошибочно выплаченной ему зарплаты
В середине мая бухгалтер ООО «Альфа» обнаружил, что в расчете зарплаты за апрель была допущена счетная ошибка, из-за которой менеджеру организации А.С. Кондратьеву была начислена излишняя сумма в размере 10 100 руб.
Организация применяет общую систему налогообложения и платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента. Страховые взносы начисляет по общим тарифам. Сумма облагаемых взносами выплат в пользу Кондратьева не превысила с начала года лимит по взносам.
Месячный оклад Кондратьева - 27 000 руб. Зарплата выплачивается в последний день месяца. Детей у сотрудника нет, поэтому соответствующий стандартный налоговый вычет ему не предоставляется.
Максимальная сумма, которую можно удержать с месячной зарплаты, составляет:
(27 000 руб. - 27 000 руб. × 13%) × 20% = 4698 руб.
Сумма излишне выплаченной Кондратьеву зарплаты равна:
10 100 руб. - 10 100 руб. × 13% = 8787 руб.
В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие записи.
В мае:
Дебет 26 Кредит 70
- 10 100 руб. - сторнирована излишне начисленная зарплата Кондратьева;
- 1313 руб. (10 100 руб. × 13%) - сторнирован излишне удержанный НДФЛ с взыскиваемых сумм;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС»
- 293 руб. (10 100 руб. × 2,9%) - сторнированы излишне начисленные взносы в ФСС России;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
- 2222 руб. (10 100 руб. × 22%) - сторнированы излишне начисленные пенсионные взносы;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
- 515 руб. (10 100 руб. × 5,1%) - сторнированы излишне начисленные взносы в ФФОМС России;
Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
- 20 руб. (10 100 руб. × 0,2%) - сторнированы излишне начисленные взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
Дебет 73 субсчет «Излишне выплаченная зарплата» Кредит 70
- 8787 руб. - излишне выплаченная зарплата списана на расчеты с персоналом по прочим операциям;
Дебет 26 Кредит 70
- 27 000 руб. - начислена зарплата Кондратьеву за май;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 3510 руб. (27 000 руб. × 13%) - удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за май;
- 4698 руб. - удержана с зарплаты Кондратьева за май часть излишне выплаченной зарплаты за апрель;
Дебет 70 Кредит 50
- 18 792 руб. (27 000 руб. - 3510 руб. - 4698 руб.) - выплачена Кондратьеву зарплата за май за вычетом удержаний.
В июне:
Дебет 26 Кредит 70
- 27 000 руб. - начислена зарплата Кондратьеву за июнь;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 3510 руб. (27 000 руб. × 13%) - удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за июнь;
Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченная зарплата»
- 4089 руб. (8787 руб. - 4698 руб.) - удержана с зарплаты Кондратьева за июнь часть излишне выплаченной зарплаты за апрель;
Дебет 70 Кредит 50
- 19 401 руб. (27 000 руб. - 3510 руб. - 4089 руб.) - выплачена Кондратьеву зарплата за июнь за вычетом удержаний.
Ситуация: нужно ли оформить удержание излишне начисленной зарплаты бухгалтерской справкой?
Ответ: нет, не нужно.
При удержании с сотрудника излишне начисленной зарплаты оформлять бухгалтерскую справку не требуется.
Все факты хозяйственной жизни быть подтверждены первичными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). О взыскании излишне выплаченной зарплаты руководитель организации должен издать приказ (ст. 137 ТК РФ). Если этот документ содержит все обязательные реквизиты первичной учетной документации, он и будет основанием для бухгалтерских записей. Обязательные реквизиты первичных документов перечислены в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Пересчет налогов
Ответ на этот вопрос зависит от того, по какой причине произошла излишняя выплата.
Если излишняя выплата зарплаты не связана со счетной ошибкой, то налоги не пересчитывайте и уточненные декларации не представляйте. Так поступайте, если:
- сотрудник не выполнял нормы труда или находился в простое (эти обстоятельства должны быть установлены комиссией по трудовым спорам или судом);
- ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Например, если он подал в бухгалтерию неправильные документы на стандартные налоговые вычеты (это обстоятельство должно быть подтверждено судом).
В этих случаях уменьшение заработка сотрудника на излишние выплаты - это не исправление ошибки бухгалтера, требующее корректировки уточненных деклараций. Это одно из удержаний по инициативе администрации, которое организация произвела в положенное время (ст. 137 ТК РФ). Сумму выплат сотруднику в месяце корректировки включите в расчет зарплатных налогов и взносов с учетом удержаний.
Если излишняя выплата зарплаты связана со счетной ошибкой в прошлых отчетных (налоговых) периодах, налоговую базу за прошлые периоды нужно скорректировать (ст. 54 НК РФ). Также поступайте, если сотрудник по собственному желанию возместил организации излишне выплаченную зарплату. Так как в рассматриваемом случае к моменту обнаружения ошибки отчетность по налогу на прибыль уже сдана, в инспекцию подайте уточненные декларации, поскольку в связи с излишней выплатой зарплаты по этому налогу образуется недоимка (п. 1 ст. 81 НК РФ). По НДФЛ в результате исправления ошибки возникнет переплата. Если производится перерасчет за прошлые налоговые периоды, когда форма 2-НДФЛ уже сдана, необходимо еще раз подать ее в инспекцию.
В отношении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование необходимо учитывать следующее. Если в каком-либо отчетном периоде была излишне начислена зарплата, то корректировать облагаемую базу по взносам за этот период не нужно. Это объясняется тем, что база для начисления взносов формируется на дату начисления выплат (ч. 1 ст. 11 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Поэтому оснований для корректировки базы за тот отчетный период, в котором зарплата была излишне начислена, нет. Следовательно, предоставлять уточненный расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам за прошлые периоды не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минздравсоцразвития России от 28 мая 2010 г. № 1376-19.
Пример пересчета налоговых обязательств при удержании с сотрудника излишне выплаченной зарплаты. Излишняя выплата зарплаты произошла в связи со счетной ошибкой бухгалтера в прошлом отчетном (налоговом) периоде. Организация применяет общую систему налогообложения
В середине августа бухгалтер ООО «Альфа» обнаружил, что при расчете зарплаты за май была допущена счетная ошибка, из-за которой менеджеру организации А.С. Кондратьеву была начислена излишняя сумма в размере 10 100 руб. Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация платит по общим тарифам. Сумма облагаемых взносами выплат в пользу Кондратьева не превысила с начала года лимит по взносам.
В августе бухгалтер «Альфы» пересчитал налоги с суммы излишне выплаченной зарплаты. За май были излишне начислены:
- пенсионные взносы - 2222 руб. (10 100 руб. × 22%);
- взносы в ФСС России - 293 руб. (10 100 руб. × 2,9%);
- взносы в ФФОМС России - 515 руб. (10 100 руб. × 5,1%);
- взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний - 20 руб. (10 100 руб. × 0,2%).
Также был излишне удержан НДФЛ в сумме 1313 руб. (10 100 руб. × 13%).
Отчетным периодом по налогу на прибыль в «Альфе» является квартал. Организация применяет метод начисления. По итогам первого полугодия авансовый платеж по налогу на прибыль был рассчитан к доплате. Поэтому из-за счетной ошибки при выплате зарплаты по налогу на прибыль образовалась недоимка за первое полугодие. Сумма недоимки составила 2630 руб. ((10 100 руб. + 2222 руб. + 293 руб. + 515 руб. + 20 руб.) × 20%).
«Альфа» перечислила в бюджет налог на прибыль (2630 руб.) и пени за каждый день просрочки платежа.
Если удержание произвести невозможно
Если ошибочно выданную зарплату удержать или взыскать с сотрудника невозможно, то она признается долгом, нереальным для взыскания. Сумму безнадежной дебиторской задолженности по излишне выплаченной зарплате:
- спишите за счет резерва по сомнительным долгам (если он создавался);
- отнесите на финансовый результат деятельности организации, включив ее в состав прочих расходов (п. 11, 14.3 ПБУ 10/99) (если резерв не создавался).
Списание задолженности по зарплате отразите проводками:
Дебет 76 Кредит 73
- списана излишне выплаченная зарплата;
Дебет 91-2 (63) Кредит 76
- списана безнадежная дебиторская задолженность.
- Бухгалтерская отчетность (финансовая отчетность)
- На какую сумму можно заказывать товара на Алиэкспресс в Беларуси в месяц без таможенных пошлин?
- Приоритетные цели и основные виды деятельности коммерческого банка Похожие работы на - Коммерческие банки, их виды и основные направления деятельности
- Понятие и границы финансов сектора общественного (государственного) управления