Определение инвентаризации. Какие бывают виды инвентаризации
В каждой организации остро стоят вопросы контроля результатов ее деятельности, а также организации правильности и достоверности их учета. Инвентаризация в бухгалтерском учете - это ревизия фактически имеющихся у организации имущества и обязательств, необходимая для сравнения ее результатов с учетными записями и установления достоверности учета.
Что такое инвентаризация
Инвентаризация - действенный метод контроля имущества организации, финансовых потоков, правильности ведения бухгалтерского учета в части отражения операций на счетах. Инвентаризация позволяет своевременно выявить расхождения между документальными и фактическими данными и внести соответствующие коррективы. Инвентаризация, как и документация, является методом ведения бухгалтерского учета. Документация и инвентаризация дополняют друг друга: документация фиксирует факты деятельности организации, инвентаризация позволяет подтвердить правильность или выявить неточности документирования в учете.
Для проведения инвентаризации формируется комиссия, осуществляющая ревизию. В нее могут входить работники бухгалтерии, административного отдела, специалисты, без которых проведение инвентаризации невозможно. Важно помнить, что в состав инвентаризационной комиссии не входят материально ответственные лица. При несоблюдении этого правила суть осуществления инвентаризации теряется.
При больших объемах исследуемых объектов могут создаваться рабочие комиссии по инвентаризации. В таком случае объем работ распределяется заранее, основная инвентаризационная комиссия является руководящей и компилирует результаты ревизии.
Для чего нужна инвентаризация
Документация в бухгалтерском учете регистрирует факт хозяйственных операций организации, в то время как инвентаризация как метод бухгалтерского учета проверяет соответствие учетной информации и фактических активов и обязательств предприятия.
Проведение инвентаризации необходимо для контроля имущества организации, выявления неучтенных финансовых или хозяйственных операций, залежавшихся, неоприходованных, устаревших, негодных товаров, уточнения правильности текущих данных бухгалтерского учета, отражения всех хозяйственных операций в учете, установления допущенных в нем ошибок.
Частота проведения инвентаризации
Частота проведения инвентаризаций, сроки ее проведения, перечень проверяемого имущества устанавливаются руководителем хозяйствующего субъекта. Существуют случаи, когда проведение инвентаризации не зависит от воли руководителя и является обязательным:
- ликвидация организации, ее реорганизация. Инвентаризация, в том числе документальная, проводится перед составлением ликвидационного или разделительного баланса;
- чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями, в том числе стихийные бедствия, аварии, пожары;
- порча имущества, его хищение или злоупотребление;
- смена материально ответственных лиц;
- составление бухгалтерской отчетности за год. Исключение составляет имущество, которое было инвентаризировано не ранее 1 октября года, за который составляется отчетность;
- сдача в аренду имущества, его продажа или выкуп. Сюда дополнительно относятся случаи выбытия имущества вследствие преобразования унитарных предприятий (государственных или муниципальных);
Инвентаризация при коллективной ответственности осуществляется при:
- смене руководителя коллектива;
- смене более 50% участников коллектива;
- инициативе членов коллектива.
Виды инвентаризации в бухгалтерском учете
В зависимости от критериев группировки выделяют следующие виды инвентаризации:
Полная инвентаризация исследует весь объем имеющихся обязательств и имущества, в том числе арендованного, находящегося на ответственном хранении, принятого в переработку. Она проводится до подготовки годовой бухгалтерской отчетности.
При частичной инвентаризации анализируются отдельные виды имущества или обязательств, назначенные приказом руководителя. Например, частично можно исследовать денежные средства, находящиеся в кассе, материальные ценности при смене ответственного лица и т.д.
Инвентаризация, при которой объекты наблюдения подсчитываются, измеряются, взвешиваются, называется натуральной. Ей подвергаются денежные средства, бланки строгой отчетности, основные средства, запасы предприятия.
Под документальной инвентаризацией понимается проверка документов, подтверждающих фактическое присутствие объектов исследования.
Учетная политика организации на год устанавливает точные сроки проведения плановой инвентаризации. Она проводится в соответствии с графиком, утвержденным руководителем.
Внеплановая инвентаризация осуществляется вне предусмотренных плановых ревизий для дополнительного контроля или в случаях, установленных законодательством. Поводами для внеплановой инвентаризации выступают стихийные бедствия, форс-мажорные обстоятельства, смена материально ответственных лиц и др.
Инвентаризация в учетной политике
Учетная политика представляет собой внутренний документ организации, в котором прописана вся совокупность методов ведения бухгалтерского учета на предприятии. Законодательство предлагает различные варианты ведения учета, создание учетной политики помогает организации четко обозначить и закрепить те способы ведения учета, которые подходят ей и будут применяться в деятельности. Политика формируется главным бухгалтером и утверждается приказом руководителя предприятия.
В частности, инвентаризация в учетной политике прописывается как отдельный пункт документа. В политике прописываются периодичность осуществления инвентаризации, порядок ее проведения, предусматриваются случаи проведения ревизий вне плана.
Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта.
Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
В состав имущества входят основные средства, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.
К финансовым обязательствам относятся , кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.
Нормативная база процесса инвентаризации
Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Цель инвентаризации
Основными целями инвентаризации являются:
выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;
определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;
проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.
Виды инвентаризации
Инвентаризация по охвату имущества делится на:
-
частичную.
По основаниям проведения на:
плановую;
внеплановую (внезапную).
Порядок и сроки проведения инвентаризации
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Процедура проведения инвентаризации
Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.
Первый этап – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:
подготовку приказа о проведении инвентаризации;
формирование инвентаризационной комиссии;
определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.
Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Инвентаризация: подробности для бухгалтера
- Инвентаризация: готовимся к составлению годовых отчетных форм
Учетной политике порядок проведения инвентаризации, руководствуясь ведомственным нормативным актом... и председатель инвентаризационной группы. Инвентаризация проводится в установленные приказом (... членов комиссии учреждения, осуществляющих инвентаризацию. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость... инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии, ... нормативным актом). Отражение результатов инвентаризации. Расхождения между фактическими...
- Инвентаризация: пошаговая инструкция
Реорганизации организации. Порядок проведения инвентаризации Инвентаризация проводится в несколько этапов. ... ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в... Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденная Постановлением Госкомстата... Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации Инвентаризационная комиссия представляет руководителю... в учете результатов инвентаризации Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим...
- Обязательная ежегодная инвентаризация в учреждении
Инвентаризации: Инвентаризация денежных документов. Инвентаризация денежных средств. Инвентаризация расчетов. Инвентаризация расчетов по поступлениям. Инвентаризация... остатков на счетах учета денежных средств. Инвентаризация... ТСД в документы инвентаризации. Сам документ инвентаризации не несет за... 0504835 « Акт о результатах инвентаризации ». Инвентаризацию драгметаллов, содержащихся в эксплуатируемых изделиях...
- Независимая инвентаризация промышленных предприятий. Что это за зверь?
О проведении независимой инвентаризации. Организации стали проводить инвентаризацию с помощью... специалистов. Независимая инвентаризация промышленных предприятий отличается от инвентаризации торговых сетей. ... задолженности. Инициатором проведения независимой инвентаризации являются сами собственники и руководство... приходится сталкиваться инициаторам проведения независимой инвентаризации? Прежде всего, с... подавляющем большинстве при проведении инвентаризации работники бухгалтерии являются союзниками...
- Инвентаризация-2018
Учреждения устанавливался внутренний порядок проведения инвентаризации. Напомним, в Методических указаниях № 49 ... раскрываются общие правила проведения инвентаризации, особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств... (финансовой) отчетности. Следовательно, перед началом инвентаризации потребуется: разработать рекомендации инвентаризационным комиссиям... . Следовательно, увеличатся сроки проведения инвентаризации. Кроме того, инвентаризация новых объектов учета, установление...
- Отражение результатов инвентаризации в учете
В котором была закончена инвентаризация, а годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском... устанавливается в положении о проведении инвентаризации. Оприходование излишков материальных ценностей... имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, отражается как внереализационные доходы... Кредиторская задолженность. Выявленные в ходе инвентаризации суммы задолженности, не востребованные кредиторами... в котором была закончена инвентаризация, а годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском...
- Аудиторские процедуры оценки системы внутреннего контроля при инвентаризации материалов, переданных на переработку по договору переработки давальческого сырья
... № 49). Определенного порядка проведения инвентаризации имущества, переданного переработчику, не установлено... , что достигается посредством проведения инвентаризации. Следующим этапом аудиторских процедур... систему внутреннего контроля перед инвентаризацией Сверить данные бухгалтерского учета... и результатов инвентаризации (во время инвентаризации) Оценить систему внутреннего... бухгалтерского учета и результаты инвентаризации (после проведения инвентаризации) Оценить систему внутреннего...
- Как провести инвентаризацию и оформить ее результаты?
34н и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными... документа). Вместе с тем непроведение инвентаризации, нарушения, допущенные при оформлении... документа). Вместе с тем непроведение инвентаризации, нарушения, допущенные при оформлении... недостачи, выявленных при инвентаризации. Арбитры признали результаты проведенной инвентаризации недостоверными, не... проверка наличия ТМЦ. Формальное проведение инвентаризации обычно чревато налоговыми последствиями, ...
- Порядок отражения пересортицы в бухгалтерском учете, выявленной в результате инвентаризации
Учете, выявленной в результате инвентаризации? Каков порядок отражения пересортицы... активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих... Поскольку пересортица выявляется в результате инвентаризации, о допущенной пересортице материально... Методических указаний по инвентаризации определено, что выявленные при инвентаризации расхождения фактического... ценностей, выявленных по результатам инвентаризации. Для целей налогообложения прибыли...
- О зачете излишков и недостач по результатам инвентаризации
Результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации № 49. Кроме того, соответствующие... результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации № 49. Кроме того, соответствующие... предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов... материальных ценностей, выявленных по результатам инвентаризации, при условии соблюдения ограничений, ... о надлежащем документальном оформлении результатов инвентаризации, включая проведение зачета. В...
- Вправе ли работодатель задержать выдачу трудовой книжки и осуществление расчета при увольнении сотрудника до окончания инвентаризации?
Расчета при увольнении до окончания инвентаризации. Инвентаризацию целесообразно завершить до даты... При разработке порядка проведения инвентаризации учреждение использует положения Методических указаний... по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, ... Как показывает судебная практика, инвентаризация, проведенная в отсутствие материально ответственного... может откладываться до окончания инвентаризации. Наоборот, инвентаризацию нужно успеть завершить до...
- Проведение инвентаризации имущества (I часть)
Порядок проведения инвентаризации имущества. Когда необходимо проводить инвентаризацию имущества и... порядок проведения инвентаризации имущества. Основной целью проведения инвентаризации является выявление... при которых инвентаризация обязательна Перечень случаев, когда инвентаризация имущества является... Минфина РФ. Сроки проведения инвентаризации Инвентаризация основных средств должна проводиться не... основных средств, целесообразно проводить инвентаризацию чаще. Важно! Кроме запланированных...
- Организация проведения инвентаризации имущества (I часть)
Обозначим основные этапы организации проведения инвентаризации имущества. Как рационально организовать... этапы организации проведения инвентаризации имущества. Порядок проведения инвентаризации состоит из нескольких... имущества, разрабатывается график проведения инвентаризации в каждом цехе, переделе, ... бухгалтер Ландышева И.А. для инвентаризации незавершенного строительства - Главный бухгалтер Нарциссова... основанием для признания итогов инвентаризации недействительными, поскольку фактическая работа...
- Организация проведения инвентаризации имущества (II часть)
Обозначим основные этапы организации проведения инвентаризации имущества. II этап. Непосредственное проведение... инвентаризации. Методика проведения инвентаризации определяется спецификой деятельности предприятия... определении заделов, агрегатов. Сама методика инвентаризации зависит от технологических процессов производства... торговых компаниях, процесс инвентаризации полностью автоматизируют. Такая автоматизированная инвентаризация достигается с помощью...
- Проведение инвентаризации имущества (II часть)
Инвентаризации имущества. Начало Рассмотрим порядок проведения инвентаризации имущества. Как проводится инвентаризация Правила проведения инвентаризации... указаний. При проведении инвентаризации имущества осуществляется не только... Так, перед началом проведения инвентаризации основных средств рекомендуется проверить: ... указаний). В процессе проведения инвентаризации должны заполняться инвентаризационные описи. ... данными инвентаризационных описей. Результаты инвентаризации подлежат отражению в регистрах...
Периодически организациям приходится осуществлять инвентаризацию в бухучете. Инвентаризация в бухучете – это сверка фактического наличия имущества и обязательств с данными из бухучета.
Виды инвентаризации в зависимости от объекта
Существует несколько видов инвентаризаций в зависимости от объекта проверки. Виды описей и их назначение представлены в таблице:
Вид проверки | Ее назначение |
Основных средств | Проверке подлежит сохранность основных средств, а также наличие по ней всей необходимой документации |
Денег | Проверяются финансовые бумаги, в которых отражается передвижение денег, а также их наличие в кассе или на счетах в кредитных организациях |
Нематериальных активов | Проверяется, есть у компании нужные на нематериальные активы документы, а также, правильно ли они отражены в бухучете |
Сырья и материалов | Осуществляется проверка фактического остатка сырья и их наличия по данным из бухгалтерского учета |
Экономических обязательств | Проверяется порядок осуществления расчетов с подрядчиками, поставщиками, заказчиками, покупателями, кредитными организациями, иными кредиторами и дебиторами |
Готовых товаров | Проверяют фактическое наличие единиц готовых товаров и сверка полученной информации с данными бухучета |
Виды инвентаризации по иным характеристикам
Выделяют следующие виды инвентаризации в бухгалтерском учете:
Вид проверки | Когда проводится | Отличительные черты |
Полная проверка | Перед формированием годовой отчетности, а также при проверке аудиторами | Проверяются все виды ценностей, денег и обязательств, которые отражены в учете. Инвентаризируется и имущество, которое находится в непосредственной собственности организации, и арендованное имущество. |
Частичная проверка | Может осуществляться в любое время, по желанию и решению директора компании | Проверяется имущество, обособленное по месту нахождения, типу или ответственности. То есть, может проверяться только один отдел, к примеру, склад. |
Сплошная проверка | Проводится в любое время, по решению управляющего компании | Проверяются сразу все ценности и имущества, расположенные во всех отделах и филиалах организации. При такой проверке может работать сразу несколько комиссий по инвентаризации. |
Выборочная проверка | Осуществляется в любое время, по решению руководителя организации | На выбор проверяется только несколько ценностей. Обычно такую проверку осуществляют в крупных компаниях. Однако если в ходе данной проверки были выявлены несоответствия, придется провести полную проверку. |
Плановая проверка | Осуществляется по графику, установленному директору компании | Имущество, которое будет инвентаризироваться, определяет управляющий организации. Сроки проверки известны всем работникам. |
Внеплановая проверка | Проводится по обстоятельствам (происшествие ЧС, смена материального работника) | Виды имущества, которые подлежат проверки, определяются директором организации. Сроки проведения проверки не разглашаются. |
Когда должна осуществляться проверка
Инвентаризация как метод бухгалтерского учета должна осуществляться в следующих случаях:
- перед началом формирования годового бух. отчета, кроме того имущества, инвентаризация которого уже проводилась после первого октября текущего года;
- при смене работников, несущих материальную ответственность за сохранность ценностей;
- если имущество передается в аренду другой организации, продается или выкупается;
- при преобразовании муниципальной или гос. организации;
- при установлении фактов порчи имущества или его злоупотребления;
- в случае происшествия стихийных бедствий и чрезвычайных ситуаций, которые вызваны чрезвычайными условиями;
- при реорганизации или ликвидации компании.
Связь инвентаризации с другими элементами метода бухучета
Элементами метода бухучета являются:
- документация и инвентаризация;
- оценка;
- калькуляция;
- счета и метод двойной записи;
- бух. отчетность и бухгалтерский баланс.
Благодаря этим составным элементам обеспечивается осуществление наблюдения за объектами, их измерение, группировка и обобщение учетных сведений.
Документация обеспечивает отражение необходимой информации по хозяйственным операциям в специальных носителях информации. Но бывает, что не все операции зафиксированы документально в тот момент, в который они произошли.
Такие операции можно выявить в ходе осуществления инвентаризации.
В свою очередь, инвентаризация никак не может обойтись без оценки, так как в ее результате можно выявить реальное наличие средств и их отклонение от учетных сведений.
В основе денежной оценки заложена калькуляция. Благодаря ей можно узнать настоящую себестоимость продукции.
Для отражения итогов проверки применяются счета. С их помощью можно сгруппировать и учесть текущее состояние и движение каждого из видов хозяйственных средств, а также источников их образования.
Последовательность осуществления проверки
Инвентаризация как метод бухгалтерского учета осуществляется в несколько этапов:
- Подготовительный этап. На этом этапе директор компании издает приказ о проведении проверки, формирует состав комиссии по инвентаризации, а также устанавливает сроки, в которые будет осуществляться проверка.
- Фактический этап. Осуществляется непосредственная проверка, то есть комиссия взвешивает и измеряет все мат. ценности, а также формирует описи.
- Обрабатывающий этап. В ходе его происходит сравнение данных их описей и данных из бухучета, а также формирование сличительной ведомости и анализ обнаруженных несоответствий.
- Заключительный этап. Во время этого этапа комиссия оформляет итого проведенной проверки в итоговую ведомость.
Что такое инвентаризация?
Данное определение включает в себя проверку имущества компании, а также ее финансовые обязательства за конкретный промежуток времени в результате сравнения фактически полученных данных со сведениями из бухгалтерского учета. Таким образом, подобная процедура осуществляет так называемый фактический контроль за сохранностью имеющихся средств и ценностей. Кроме того, это эффективный метод наблюдения и проверок правильности отображения операций в бухгалтерских счетах, соблюдения финансовой дисциплины, а также нахождения и корректировки расхождений среди фактических данных, которые были получены в результате самого процесса мониторинга.
Основные задачи
Все виды инвентаризации направлены на исследование точности данных, своевременное выявление ошибок, контроль за уплатой необходимых налогов и отчислений, соблюдение правил материальной ответственности, выявление неходовых, устаревших, а также залежавшихся товаров и многое другое.
Основные причины
В настоящее время различается несколько оснований для проведения вышеописанного процесса. Перечислим некоторые из них:
- Аварии и стихийные бедствия.
- Злоупотребление служебными полномочиями.
- Проведение аудиторских проверок.
- Судебно-следственные требования.
- Недоверие к материально ответственным лицам.
- Кражи.
- Изменение свойств и качеств товаров и материальных ценностей.
- Выявление ошибок, которые влекут за собой значительные материальные потери.
В современном мире существует несколько классификаций, благодаря которым тот или иной процесс можно отнести к одной из данных категорий.
Рассмотрим такое разделение подробнее. По обязательности проведения выделяют следующие виды инвентаризации: обязательная и инициативная.
Первая, как следует из названия, должна выполняться в соответствии с действующим законодательством. Ко второй группе можно отнести те проверки, которые назначаются решением руководителя компании или предприятия. В свою очередь, существует также классификация по месту проведения, в соответствии с которой инвентаризация материальных ценностей может проводиться:
- в производстве;
- в кассе;
- на торговых площадях;
- на складах.
Виды инвентаризации также могут различаться по периодичности (плановая, внеплановая и периодическая) и по методам проведения (натуральная и документальная).
Виды проверок по степени охвата
В данном случае выделяют следующие виды проверок:
- полная;
- частичная;
- выборочная.
Следует отметить, что первая категория включает в себя мониторинг всех объектов имущества и финансовых обязательств организации. Вторая группа подразумевает проверку по какому-либо одному или нескольким критериям. Третий тип необходим тогда, когда следует исследовать работу материально ответственных лиц или же какого-либо отдельного участка производства.
Контроль объектов бухгалтерского учета
В настоящее время наиболее часто проводится инвентаризация статей баланса. Сюда входят: материальные запасы, ценные бумаги, основные средства, готовая продукция, денежные документы, товары в торговой сети.
Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.
Цели инвентаризации
Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Обязательные инвентаризации проводятся:
- при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия ;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности , кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в 3 года, а библиотечных фондов - раз в 5 лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;
- при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Основными целями инвентаризации являются:
- Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок.
- Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций.
- Контроль сохранности имущества.
- Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов.
- Проверка условий и порядка хранения товаров.
- Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров.
- Проверка соблюдения принципа материальной ответственности.
- Проверка состояния учета и организация движения товарных запасов .
- Проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и в бухгалтерском учете и т.д.
Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:
- Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям - штрафам за сокрытие прибыли .
- Изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т.д.) или просто приходят в негодность, с помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально.
- Стихийные бедствия, пожар, авария и т.д.
- Кражи, злоупотребления.
- Недоверие к материально ответственному лицу.
- Проведение ревизий , аудиторских проверок.
- В случае смены бригадира при бригадной материальной ответственности.
- По требованию судебно-следственных органов.
Виды инвентаризации
Инвентаризации бывают:
- по объему - полная и частичная;
- по методу проведения - выборочная и сплошная;
- по назначению - плановая, внеплановая, повторная, контрольная.
Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватываются также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).
Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т.д.
При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.
Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях , которые принадлежат данной организации.
Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки , утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.
Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).
Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.
Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц, обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.
Порядок проведения инвентаризации
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на « _» (дата)»,
что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход . Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика , количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения, с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.
Документальное оформление инвентаризации
Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете можно применять следующие документы:
Наименование документа | Номер формы |
---|---|
Приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении инвентаризации | Инв.-22 |
Журнал контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации | Инв.-23 |
Инвентаризационная опись основных средств | Инв.-l |
Инвентаризационная опись нематериальных активов | Инв.-1а |
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей | Инв.-3 |
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных | Инв.-4 |
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение | Инв.-5 |
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути | Инв.-6 |
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них | Инв.-8 |
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях | Инв.-8а |
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них | Инв.-9 |
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств | Инв.-10 |
Акт инвентаризации расходов будущих периодов | Инв.-11 |
Акт инвентаризации наличных денежных средств | Инв.-15 |
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности | Инв.-16 |
Акт инвентаризации расчетов с покупателями , поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами | Инв.-17 |
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств | Инв.-18 |
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей | Инв.-19 |
Акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей | Инв.-24 |
Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации | Инв.-25 |
Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ.
Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой инвентаризационной техники, так и ручным способом - чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, т. е. зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки, то результаты оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.
Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
- основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
- убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организации.
Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по наименованию которых установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.
Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.
Дт 50 «Касса»
Дт 23 «Вспомогательные производства»
Дт 25 «Общепроизводственные расходы»
Дт 26 «Общехозяйственные расходы»
Дт 29 «Обслуживающие производства»
Дт 44 «Расходы на продажу»
Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
4. Списание недостачи за счет виновного лица:
а) Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
б) разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и суммой недостачи на счете 73-2:
Дт 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»;
в) погашение задолженности:
Дт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» Кт 91 «Прочие доходы и расходы, субсчет 1 «Прочие доходы»;
г) восстановление суммы налога на добавленную стоимость (НДС) со стоимости недостающих активов:
д) отнесение суммы налога на добавленную стоимость на виновное лицо:
Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям », субсчет 2 » Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
е) возмещение виновным лицом суммы недостачи:
Дт 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации» Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда » Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
5. Списание недостачи на финансовые результаты: Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
6. Списание недостачи на финансовые результаты, виновники которых по решению суда не установлены:
а) на сумму недостачи:
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 10 «Материалы» Кт 41 «Товары» и др,;
б) на сумму налога на добавленную стоимость по недостающим ценностям:
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
в) списание недостачи:
Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.