Инвентаризационная опись основных средств в 1с 8.3. Инвентаризация основных средств
В организациях периодически проводятся инвентаризации. Они нужны для того, чтобы получить актуальные остатки того или иного товара. Так же инвентаризация позволяет сверить фактические данные с данными по бухучету в программе.
Бывают случаи, когда подобная сверка остатков позволяет выявить кражи среди материально ответственных лиц.
После проведения инвентаризации в 1С 8.3 недостачу можно списать, а излишек . Для всей этой последовательности действий и отражения ее в учете существуют специальные документы, заполнение которых мы рассмотрим далее.
Начнём с проведения самой инвентаризации. Для этого следует воспользоваться одноименным документом в разделе программы «Склад».
Документ достаточно прост в заполнении. Первым делом укажем все необходимые реквизиты шапки.
Предположим, что на торговом складе магазина №23 31 марта 2016 года была проведена инвентаризация. Ответственное лицо можно не указывать, как это мы и сделали, но при необходимости заполните его.
Для удобства заполнения перечня товаров вы можете воспользоваться пунктом «Заполнить по остаткам на складе» из меню «Заполнить», как показано на изображении ниже. В любом случае, табличную часть вы можете заполнить и вручную, если, например, при инвентаризации на складе обнаружен товар, которого на остатках вообще нет.
Мы не стали усложнять пример и воспользовались только автоматическим заполнением. Программа «нашла» на складе только 127 единиц Шоколада 95%. Предположим, что данное количество не совпадает с действительностью, и мы не досчитались семи плиток.
В колонку «Факт» внесем, что по факту на складе находится лишь 120 единиц шоколада 95%. Теперь в табличной части автоматически был произведен некоторый пересчет.
В колонке «Отклонение» отобразилось количество «-7», которое выделено красным. Такой цвет означает недостачу товара. Так же в зависимости от количества, которое учтено в программе и фактического количества, рассчитались соответствующие суммы товара с учетом цены.
При проведении данный документ не создает никаких движений по бухгалтерскому учету. Из него можно распечатать все необходимые отчеты, например по формам ИНВ-3, 22, 19. Отражение в учете факта отклонения можно сделать при помощи и оприходования товаров в зависимости от того, недостача это или излишек. Эти документы создаются как самостоятельно, так и на основании инвентаризации.
Видео по заполнению карточки инвентаризации:
Списание товаров
Продолжим рассмотрение предыдущего примера. В ходе проведенной инвентаризации было выяснено, что в торговом зале магазина №23 произошла недостача 7 плиток шоколада 95%. Это количество необходимо списать со склада, ведь его попросту нет.
Для этого воспользуемся . Мы создали его на основании ранее введенной инвентаризации.
Обратите внимание , что документ полностью заполнился автоматически. Несмотря на то, что программа дает нам возможность его отредактировать, делать этого мы не будем.
После проведения документа было создано два движения: по списанию семи плиток шоколада 95% и по списанию торговой наценки. Вторая проводка была создана по причине того, что склад с обнаруженной недостачей является торговым залом и цены соответственно уже другие.
Оприходование товаров
Теперь рассмотрим второй пример. В ходе инвентаризации было выяснено, что вместо отраженных в программе 110 килограмм конфет «Ассорти (комиссионных)» по факту на складе их 150. В таком случае отклонение в инвентаризации будет составлять 40 килограмм.
Так как отклонение произошло в положительную сторону, для его учета необходимо оприходовать излишек. Оприходование так же, как и списание можно создать из самого документа инвентаризации товаров.
Все необходимые поля программа заполнила автоматически, и нам осталось только провести документ. После его проведения количество конфет «Ассорти (комиссионных)» в программе будет совпадать с фактическим количеством на складе.
Видео по оприходованию и списанию товара в 1С 8.3 на основе инвентаризации:
Кстати, и в старых версиях 1С 8.2 инвентаризация происходит по тем же принципам, отличается лишь внешний вид интерфейса.
Общая схема инвентаризации в программе 1С такова:
- Создание и заполнение документа инвентаризации. Он служит для заполнения фактических данных о наличии или отсутствия номенклатуры на складе. Документ не делает никаких проводок.
- Если обнаружен недостаток товара, его необходимо списать с помощью документа «Списание товаров» (реже « «).
- Если переизбыток, он приходуется с помощью « «.
Рассмотрим эти документы детально.
В интерфейсе 1С Бухгалтерии 8.3 журнал документов инвентаризации можно найти в разделе «Склад»:
Для создания новой инвентаризации в открывшемся журнале нужно нажать кнопку «Создать». Заполним шапку документа реквизитами «Организация», «Склад»:
Следующий этап — заполнение учетного количества товара на складе. Для этого нажмите над табличной частью «Заполнить» — «Заполнить по остаткам на складе»:
Обратите внимание: Учетное количество заполняется на дату документа, а не на текущий момент !
В таблице появится список всех имеющихся в наличии товаров (по учетным данным в программе 1С):
Мы видим две колонки:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
- Количество факт — эти данные необходимо заполнить по реальным остаткам на складе. По умолчанию 1С заполняет эти количества из учетных данных.
- Количество учет — сколько товара есть в наличии по данным программы.
Теперь самое интересное — мы считаем сколько товара есть реально на складе и вносим в колонку «Кол-во факт»:
Как только все данные внесены, запишите документ. Теперь Вы можете распечатать необходимую первичную документацию нажав на кнопку «Печать»:
- Инвентаризационную опись товаров — ИНВ-3
- Приказ о проведении инвентаризации — ИНВ-22
- Сличительная ведомость ИНВ-19
Если Вы обратили внимание, сама инвентаризация никаких проводок в бухгалтерский учет не производит. Теперь необходимо списать или оприходовать товар, который в этом нуждается.
Наше видео по заполнению инвентаризации в 1С 8.3:
Списание товаров в 1С со склада
Для того чтобы списать товар на основании инвентаризации, необходимо создать новый документ списания.
Нажимаем в «Инвентаризации» кнопку «Создать на основании» — «Списание товаров»:
Программа 1С Бухгалтерия 8.3 автоматически сформирует списание по позициям, у которых была недостача:
Если всё верно, просто нажмите кнопку «Провести». Проверим проводки по списанию товаров:
Оприходование товаров по инвентаризации
Инвентаризация ОС.
По правилам бухгалтерского учета инвентаризация основных средств проводится в следующих случаях:
При передаче основных средств в аренду, выкупе, продаже;
При смене материально-ответственных лиц;
При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи основных средств;
В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
При реорганизации или ликвидации организации.
Цель инвентаризации основных средств заключается в выявлении фактического наличия основных средств и проверке соответствия данных учета по количеству и стоимости основных средств фактическому наличию таких объектов в количественном и стоимостном выражении и последующем отражении в учете принятия обнаруженных объектов и (или) выбытия не обнаруженных.
Инвентаризация проводится на основании приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации инвентаризационной комиссией, которая утверждается руководителем организации.
Документы → ОС → Инвентаризация ОС. Создаем новый документ (клавиша Insert или кнопка «Добавить»).
В заголовке документа проставляем необходимую дату (набираем вручную или нажимаем клавишу F4 (появится календарь – выбираем необходимую дату и нажимаем клавишу «Enter»)).
Поле «Организация» заполнится автоматически. Если в программе ведется несколько фирм, то с помощью кнопки «…» или клавиши F4 выбираем необходимую организацию.
Выбираем подразделение организации, в котором проводится инвентаризация основных средств, с помощью кнопки «…» или клавиши F4 из справочника «Подразделения организаций».
На закладке «Основные средства » с помощью клавиши Insert или кнопкой «Добавить» создаем новую строку. С помощью кнопки «…» или клавиши F4 выбираем основное средство из справочника «Основные средства».
Колонка «Инв. №» заполнится автоматически при выборе основного средства.
При выборе основного средства колонка «МОЛ» заполнится автоматически из данных регистра сведений «Местонахождение ОС».
В документе предусмотрена возможность подбора позиций в табличную часть документа с помощью кнопки «Подбор ». При нажатии кнопки «Подбор» открывается справочник «Основные средства». После выбора нужной позиции двойным щелчком мышки или нажатием клавиши «Enter» переносим выбранный элемент в табличную часть документа.
Дальше нажимаем кнопку «Заполнить » → «Данные учета ». При нажатии кнопки «Заполнить» появится сообщение «При заполнении существующие данные будут пересчитаны! Продолжить?». Нажимаем кнопку «Да». Автоматически по данным информационной базы заполнятся колонки «Стоимость по данным учета», «Наличие по данным учета», «Недостача, сумма», «Недостача, количество». Редактировать эти колонки нельзя.
Также данные учета можно заполнить по остаткам данного подразделения на дату проведения инвентаризации. Для этого нажимаем кнопку «Заполнить » → «По остаткам ». При нажатии этой кнопки появится сообщение «Перед заполнением табличная часть будет очищена. Заполнить?». Нажимаем кнопку «Да». Автоматически заполнится табличная часть «Основные средства».
Если основное средство есть в наличии, то ставим флажок в колонке «Фактическое наличие». При этом автоматически заполнится колонка «Фактическая стоимость», которая считается равной учетной. Редактировать ее нельзя. И также очистятся колонки «Недостача, сумма» и «Недостача, количество».
Если основного средства нет в наличии, то флажок в колонке «Фактическое наличие» не ставим и данные останутся в колонках «Недостача, сумма» и «Недостача, количество».
Если все основные средства есть в наличии, то можно нажать кнопку «Заполнить » → «Фактические данные ». При нажатии этой кнопки появится сообщение «При заполнении существующие данные будут пересчитаны! Продолжить?». Нажимаем кнопку «Да». В итоге автоматически заполнятся колонки «Фактическая стоимость», «Фактическое наличие» и очистятся колонки «Недостача, сумма», «Недостача, количество».
Выявленные в ходе инвентаризации объекты основных средств можно добавить в табличную часть при помощи кнопки «Добавить» или клавиши Insert. Ставим флажок в колонке «Фактическое наличие» и автоматически заполнится колонка «Излишек, количество». Для основных средств, по которым не заполнены данные учета, можно ввести фактическую стоимость. Для этого в колонке «Фактическая стоимость» ставим необходимую сумму и автоматически заполнится колонка «Излишек, сумма».
Нажав кнопку «Документы по ОС» , откроется список документов текущего основного средства.
На закладке «Дополнительно » выбираем документ, на основании которого производится инвентаризация: приказ, постановление, распоряжение.
Ставим номер документа и дату (набираем вручную или нажимаем клавишу F4 (появится календарь – выбираем необходимую дату и нажимаем клавишу «Enter»)).
Также выбираем дату начала и дату окончания проведения инвентаризации.
Указываем причину проведения инвентаризации.
Поле «Ответственный» заполнится автоматически (при необходимости с помощью кнопки «…» или клавиши F4 можно изменить ответственного из справочника «Пользователи»).
При необходимости заполняется закладка «Комиссия » (председатель, состав комиссии). Данные берутся из справочника «Сотрудники организации» с помощью кнопки «…» или клавиши F4. На закладке «Комиссия» можно использовать кнопку «Выбрать состав комиссии», где можно предусмотреть определенный состав комиссии, подписи членов которых используются при печати документов.
Проводим документ (кнопка «ОК»).
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация.
Документ «Инвентаризация ОС» в бухгалтерском и налоговом учете е отражается, однако по результатам инвентаризации возможно проведение следующих операций:
Ввод в эксплуатацию основных средств, по которым в результате инвентаризации выявлен излишек. Такие основные средства по правилам бухгалтерского учета подлежат оприходованию по текущей стоимости и отнесению на финансовые результаты организаций в качестве внереализационных доходов. Для этого необходимо использовать документ «Ввод в эксплуатацию ОС» с видом операции «по результатам инвентаризации».
Списание основных средств, по которым в результате инвентаризации выявлена недостача. Стоимость списываемых основных средств относится на виновных лиц. Для этого следует воспользоваться документом «Списание ОС».
Изменение местонахождения основных средств, по которым в результате инвентаризации выявлена недостача в одном подразделении и излишек в другом. Для этого нужно использовать документ «Перемещение ОС».
По документу можно распечатать инвентаризационную опись основных средств, сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств, приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации, инвентарный список основных средств (по месту их нахождения, эксплуатации) (типовая форма ОЗ-9).
Законом о бухгалтерском учете предписывается в обязательном порядке проведение для ТМЦ инвентаризации. Инвентаризация ТМЦ осуществляется по плану, утвержденному руководителем. Кроме того, поводом для проведения внеплановой инвентаризации может быть смена материально-ответственного лица (МОЛ). Недостача ТМЦ либо в некоторых ситуациях – излишки могут быть обнаружены во время проведения инвентаризации.
Найденные расхождения между учетными данными и фактическим количеством ТМЦ следует зарегистрировать в бухгалтерском учете (далее БУ) и налоговом учете (далее НУ) в периоде выявления расхождений.
Программа 1С Бухгалтерия 8.3 позволяет оформить документы для проведения инвентаризации ТМЦ, списать выявленную недостачу, оприходовать выявленные излишки.
Как провести инвентаризацию в 1С 8.3
Шаг 1. Создание документа Инвентаризация товаров
Документ Инвентаризация товаров в 1С 8.3 является универсальным документом. Он применяется при проведении инвентаризации следующих видов ТМЦ:
- Товары (счет 41);
- Материалы (счет 10);
- Готовая продукция (счет 43);
- Внеоборотные активы (счет 08).
Документом Инвентаризация товаров можно оформить результаты инвентаризации для всех типов складов:
- Оптовый;
- Розничный (автоматизированная торговая точка);
- Неавтоматизированная торговая точка.
Документ Инвентаризация товаров создается через раздел Склад – Инвентаризация – Инвентаризация товаров:
Нажимаем кнопку Создать :
Заполняем заголовок документа:
- В поле Номер
- В поле От
- В поле Организация – наименование организации;
- В поле Склад – склад, по которому производится инвентаризация. Устанавливается из справочника Склады. Если поле оставить пустым, то в документе будут выведены материальные ценности по всем складам;
- В поле Ответственное лицо – ответственное лицо, указывается из справочника Физические лица. Если это поле оставить пустым, то в документ будут выведены материальные ценности по всем ответственным лицам:
Шаг 2. Заполнение таблицы документа Инвентаризация товаров
Таблица документа Инвентаризация товаров содержит три закладки: Товары, Проведение инвентаризации, Инвентаризационная комиссия.
Заполняем закладку Инвентаризационная комиссия
На закладке Инвентаризационная комиссия, используя кнопку Добавить, выбираем членов комиссии из справочника Физические лица. Флажком отмечается сотрудник, который будет назначен в качестве председателя инвентаризационной комиссии:
Заполняем закладку Проведение инвентаризации
- поле Период – сроки проведения инвентаризации;
- поле Документ – реквизиты документа-основания проведения инвентаризации;
- поле Причина – причина проведения инвентаризации:
После заполнения закладок Проведение инвентаризации и Инвентаризационная комиссия, используя кнопку Печать, можно создать печатный вид Приказа о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22):
Заполняем закладку Товары
Закладка Товары заполняется в 1С 8.3 автоматически при нажатии Заполнить – Заполнить по остаткам на складе:
- 1С 8.3 анализирует остатки ТМЦ на момент проведения инвентаризации по указанному Складу и МОЛ и выводит в табличную часть наименование ТМЦ (столбец Номенклатура), учетное количество и учетную сумму (по данным бухгалтерского учета);
- В столбцах Кол-во фактическое и Сумма факт. дублируется учетная информация. Эти данные при инвентаризации могут быть изменены. Разница между фактическим и учетным количеством ТМЦ будет указана в столбце Отклонение;
- Если обнаружен объект, не отраженный в учете, то он заносится в табличную часть по кнопке Добавить:
Документ Инвентаризация товаров не создает движений по регистрам учета. Документ можно записать и провести по одноименной кнопке:
Шаг 3. Просмотр печатных форм документа Инвентаризационная опись товаров и Сличительная ведомость
Итоги инвентаризации в 1С 8.3 отражаются в документе Инвентаризационная опись товаров. Из документа Инвентаризация товаров распечатывается типовая форма Инвентаризационная опись товаров (форма №ИНВ-3). Чтобы открыть нужную печатную форму нажимаем кнопку Печать и выбираем Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3):
Пример заполнения страницы 2 отчета Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3):
Если по итогам инвентаризации были обнаружены расхождения между учетными и фактическими данными, то в 1С 8.3 можно сделать сличительную ведомость по форме ИНВ-19.
Нажимаем кнопку Печать , выбираем Сличительная ведомость (ИНВ-19):
Образец сличительной ведомости № ИНВ-19 итогов инвентаризации ТМЦ:
Излишки ТМЦ при инвентаризации в 1С 8.3
Оприходование излишков ТМЦ, обнаруженных по итогам инвентаризации:
- В БУ излишки ТМЦ учитываются по текущей рыночной стоимости. Проводка Дт счета учета – Кт счета 91.1 как прочие доходы;
- В НУ излишки ТМЦ, найденные при инвентаризации, учитываются в качестве внереализационных доходов в силу п.20 ст.250 НК РФ.
Шаг 1. Создание документа Оприходование товаров и его заполнение
Для оприходования излишков ТМЦ, обнаруженных по итогам инвентаризации, используется кнопка Создать на основании – далее Оприходование товаров:
Заполнение заголовка документа Оприходование товаров:
- В поле Номер – номер документа, автоматически сформированный 1С 8.3;
- В поле От – число, месяц, год документа;
- В поле Организация – заполняется автоматически из документа Инвентаризация товаров;
- В поле Склад – склад, где будут учитываться обнаруженные ТМЦ;
- В поле Статья доходов – статья прочих доходов и расходов, на нее будут относится доходы в БУ и НУ:
Табличная форма документа Оприходование товаров заполняется автоматически из документа Инвентаризация товаров. В табличную форму переносятся все ТМЦ, по которым выявлены излишки:
Шаг 2. Проведение документа Оприходование товаров
По кнопке Провести
Шаг 3. Печать документа Оприходование товаров
Выводим на печать накладную, щелкнув по кнопке Накладная на оприходование товаров :
Недостача ТМЦ при инвентаризации в 1С 8.3
Во время инвентаризации может быть установлена недостача ТМЦ. В этом случае в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 необходимо ввести операцию по списанию ТМЦ.
Шаг 1. Создание документа Списание товаров и его заполнение
Чтобы оформить недостачу при инвентаризации в 1С 8.3, создается документ . Данный документ формируется из документа Инвентаризация товаров по кнопке Создать на основании :
Заполнение документа Списание товаров:
- В поле Номер – номер документа, автоматически сформированный в базе 1С 8.3;
- В поле От – число, месяц, год документа;
- В поле Организация – заполняется автоматом из документа Инвентаризация товаров;
- В поле Склад – склад, где учитывались ТМЦ.
Табличная форма документа заполняется автоматически из документа Инвентаризация товаров. В табличную форму переносятся все ТМЦ, по которым выявлена недостача:
Шаг 2. Проведение документа Списание товаров
По кнопке Провести будут созданы следующие проводки:
Каждая организация, на складах которой есть товарно-материальные ценности, регулярно проводит инвентаризацию. При этом могут выявиться отклонения по количеству той или иной номенклатуры как в большую, так и в меньшую сторону. Привести фактические значения в соответствие с указанными в информационной базе позволит документ инвентаризации в , на основании которого впоследствии корректируются данные о количестве товаров.
Логика проведения инвентаризации едина для всех версий 1С:
излишки товара нужно оприходовать;
недостающие товары нужно списать.
Первым этапом отражения результатов инвентаризации в 1С является создание и заполнение одноименного документа, в который вносятся сведения об имеющихся отклонениях на складе. Далее производится списание или оприходование товаров на основании найденных отклонений.
Заполнение документа инвентаризации в 1С:Бухгалтерия
Для данной операции в интерфейсе программы предусмотрен отдельный пункт в разделе «Склад»:
При переходе в раздел открывается список проведенных ранее инвентаризаций, нам же требуется создать новый документ. Делается это стандартно, нажатием кнопки «Создать»:
Обратите внимание на заполнение полей в шапке документа:
необходимо установить дату проведения. Остатки будут заполнены именно на эту дату;
формировать документ можно по складу или по ответственному лицу. При выборе первого способа заполнятся остатки по указанному складу. При втором варианте – остатки сформируются по всем складам, которые закреплены за этим ответственным лицом.
Разберем инвентаризацию по складу. Документ нужно заполнить, делается это автоматически при выборе способа заполнения из разворачивающегося меню кнопки «Заполнить»:
Сформируется таблица со всеми товарами, которые числятся на указанном складе в 1С:
В таблице указана номенклатура, ее фактическое и учетное количество. Документ можно записать и распечатать, чтобы передать на склад для проведения непосредственно инвентаризации. Для этого предусмотрена печатная форма:
Форма заполняется сотрудниками склада, после чего фактические данные вносятся в соответствующий столбец таблицы:
Программа сама рассчитывает отклонение: красным цветом со знаком «-» указываются недостачи, черным цветом – излишки. После заполнения столбца документ записывается и проводится. На его основании можно распечатать необходимые бумажные формы:
Инвентаризация в 1С:Бухгалтерия сама по себе не производит списания или оприходования, для данных операций предусмотрены отдельные документы.
Списание товара на основании инвентаризации в 1С:Бухгалтерия
Списать товар по результатам инвентаризации можно двумя способами: создать новый документ в разделе Склад-Инвентаризация, или воспользоваться функцией «Создать на основании». Второй способ более простой и быстрый.