Korištenje korporativne kartice. Primamo korporativne kartice za računovođe Obračuni korporativnim bankovnim karticama
Registracija namire i drugih dokumenata kada odražava iznose transakcija koje se javljaju korištenjem korporativnih platnih kartica treba se temeljiti u računovodstvu na registru plaćanja ili elektroničkom dnevniku. Oba dokumenta izdaje banka: prvi je u papirnatom obliku, drugi je u elektroničkom obliku.
U računovodstvu
Knjiženje (zaduženje) sredstava provodi se za kartične transakcije najkasnije radni dan koji slijedi nakon dana dostave registra ili dnevnika kreditnoj instituciji iz jedinstvenog obračunskog centra. Nakon toga se ti dokumenti mogu izdati organizaciji.
O izdavanju korporativne kartice tvrtka mora obavijestiti poreznu upravu.
Kao i kod otvaranja svakog drugog računa, tvrtka mora ispoštovati rok od deset dana. U protivnom će biti prisiljena platiti novčanu kaznu, koja danas iznosi 5 tisuća rubalja (1. stavak 118. članka Poreznog zakona Ruske Federacije).
Prijenos sredstava na kartični račun u računovodstvu se odražava na sljedeći način:
- Dt 55 podračun „Poseban. kart. račun "- Kt 51" Kalk. račun" - prijenos s tekućeg računa na račun bankovne kartice;
- Dt 55 podračun „Poseban. kart. račun" - Kt 52 "Devizni račun" - prijenos s deviznog računa na račun bankovne kartice.
Iznos koji kreditna institucija naplaćuje u sklopu servisiranja posebnog kartičnog računa računovodstveno se priznaje kao poslovni rashod i predmet je knjigovodstvenog knjiženja na teret računa 91 „Ostali prihodi i rashodi“, podračun „Ostali rashodi“.
Knjiženje prilikom plaćanja usluga kreditne institucije izgledat će ovako: Dt 91 podračun „Pr. rashodi "- Kt 55 podračun" Poseb. kart. ček".
Teži zadatak je izrada analitičkog računovodstva za podračun „Posebni. kart. račun”, koji treba uzeti u obzir specifične kartične račune i uvjete izdavanja (korištenja) kartica koje nudi banka. Ako je kreditna institucija pri sklapanju ugovora postavila uvjet koji se odnosi na obveznu prisutnost minimalnog stanja na računu tvrtke, preporučuje se korištenje podračuna drugog reda: „Posebni. kart. račun - minimalno stanje "i" Posebna. kart. račun - limit plaćanja.
Prilikom otvaranja više kartica na posebnom kartičnom računu, svaki imatelj može obavljati transakcije njihovim korištenjem, uzimajući u obzir ukupni limit plaćanja. U tom slučaju analitičko knjigovodstvo vlasnika kartice neće biti obavezno do trenutka kada se sredstva izdaju odgovornoj osobi.
Ukoliko svakoj takvoj platnoj kartici pripada poseban kartični račun, u slučaju prijenosa sredstava na poseban. kart. posebna izjava se šalje kreditnoj instituciji. Potonji moraju sadržavati podatke o vlasnicima i brojevima kartica, kao i iznose koji se knjiže na svaku karticu. Analitičko računovodstvo provodi se u kontekstu kartičara.
U slučaju otvaranja bankovne kartice u stranoj valuti ista se mora revalorizirati u trenutku izrade financijskih izvještaja iu trenutku operacije.
Računovodstveno obračunavanje tečajnih razlika koristi se za porezne i računovodstvene svrhe. U oba slučaja iznos tečajnih razlika smatrat će se izvanposlovnim prihodom (rashodima).
U računovodstvu se tečajne razlike pripisuju financijskim rezultatima i prikazuju na 91. računu „Ostali prihodi i rashodi”: Dt 55 podračun „Posebni. kart. konto" - Kt 91 podkonto "Ostali prihodi" - pozitivna tečajna razlika; Dt 91 podračun „Ostali rashodi” - Kt 55 podračun „Posebni. kart. ček". - negativna tečajna razlika.
Izdano pod izvješćem
Sredstva koja su terećena s računa pravne osobe smatraju se izdanima na račun osobe na čije ime je izdana bankovna kartica.
Platnu karticu vlasnik kartice može koristiti i za podizanje gotovine. U tom slučaju, zaposlenik mora podnijeti predujmove plus dokumente koji potvrđuju troškove. U nedostatku potonjeg, uz prisutnost izvoda iz kreditne institucije koji ukazuje na podizanje gotovine, računovođa mora prikazati dug zaposlenika tvrtke na sljedeći način: Dt 73 „Obračuni s osobljem” - Kt 55 „Posebni . kart. računa" - nije potvrđeno "primarnim" otpisom gotovine.
Kada zaposlenik podnese avansno izvješće, troškovi povezani s proizvodnim aktivnostima tvrtke bit će prikazani na opći način.
U nedostatku veze između troškova i aktivnosti tvrtke, zaposlenik je dužan nadoknaditi ih na dva načina: samostalno polaganjem sredstava u blagajnu organizacije ili oduzimanjem od svoje plaće.
Korporativne kartice: računovodstvo, obračuni i dokumenti Knjigovodstvena knjiženja na korporativnoj kartici Prikaz obračuna na korporativnoj kartici na računu 55 Posebni računi u bankama podračun Korporativne kartice.
Pitanje: Organizacija je generalnom direktoru izdala korporativnu karticu (nominalno) za putne i druge troškove, prilikom prijenosa sredstava na ovu karticu, ima li računovođa pravo izvršiti knjiženje D 71 k 51 ako nitko osim direktora nema pristup kartici .
Odgovor: Računovodstvena knjiženja ovisit će o vrsti kartice (debitna ili kreditna) i njezinoj vezi s računom:
Debitna kartica:
Dt 71 Kt 55 - podigao novac ili platio karticom - korporativna kartica je vezana uz kartični račun;
Dt 71 Kt 51 - podigao novac ili platio karticom - kartica je vezana uz tekući račun organizacije;
Dt 71 Kt 57 - podigao novac ili platio karticom - organizacija nema pristup izvodima dnevno, zatim po primitku izvoda: Dt 57 Kt 51 (55).
Ako je kreditna kartica:
Dt 55 Kt 66 - primljeni zajam;
Dt 71 Kt 55 - gotovina je podignuta s kartice ili je plaćanje izvršeno karticom.
Korporativne kartice: računovodstvo, obračuni i dokumenti
Prikaz obračuna na korporativnoj kartici na računu 55 "Posebni računi u bankama" podračun "Korporativne kartice". Je li plastika vezana za nagodbu, a ne za zasebni kartični račun? Zatim upotrijebite broj 51.
Recimo da je zaposlenik podigao iznos s korporativne kartice. Pokažite to ožičenjem:
DEBITNA 71 KREDITNA 55 podračun "Korporativna kartica br. ..."
- izdani novac pod izvješćem s kartičnog računa.
A ako je kartica vezana uz tekući račun, tada je knjiženje u dugovanje računa 71 i u korist računa 51 podračun "Korporativna kartica br. ...".
Novac koji zaposlenik podigne s bankovne kartice ne mora doći na blagajnu. Jer oni kroz to ne prolaze. Iznose odmah pripisati na teret računa 71.
Ako nemate svakodnevni pristup podacima o novčanom tijeku, možda ćete o isplatama brže saznati od zaposlenika nego od banke. U tom slučaju postupite na sljedeći način. Kada zaposlenik donese avansno izvješće uz potvrdu, izvršiti unose:
DEBITNA 71 KREDITNA 57
- novac je podignut s računa i izdan pod izvješćem;
DEBIT 20 (26, 44) KREDIT 71
- rashodi se iskazuju na temelju avansnog izvješća.
A kada dobijete bankovne izvode, onda otpišite novac s računa i uzmite u obzir bankovnu proviziju:
DEBITNA 57 KREDITNA 55 (51)
- skinuti novac s računa;
DEBITNA 91 podračun "Ostali rashodi" KREDITNA 55 (51)
- Provizija banke je uključena u troškove.
Ako je kartica debitna, koristite transakcije o kojima smo govorili gore. Kod korištenja kreditne kartice voditi evidenciju na računu 66. Pogledajmo primjer.
Recimo da je zaposlenik korporativnom karticom platio troškove u iznosu od 15 tisuća rubalja. Na kraju mjeseca tvrtka je otplatila dug banci i prenijela kamate u iznosu od 750 rubalja. Ožičenje:
DEBITNA 55 KREDITNA 66
- 15.000 rubalja. - primljeni kreditni novac;
DEBITNA 71 KREDITNA 55
- 15.000 rubalja. - s kartice su podignuta sredstva za plaćanje kućnih troškova;
DEBITNA 26 KREDITNA 71
- 15.000 rubalja. - troškovi se iskazuju na temelju predujma zaposlenika;
DEBITNA 91 podračun "Ostali rashodi" KREDITNA 66
- 750 rubalja. - kamate za korištenje posuđenih sredstava uračunavaju se u rashode;
Učenje rada s korporativnim karticama (1C: Računovodstvo 8.3, izdanje 3.0)
2018-02-06T11:33:48+00:00U ovoj lekciji razmotrit ćemo odraz u 1C: Računovodstvo 8.3 (izdanje 3.0) operacija s korporativnim karticama.
Korporativno se zove bankovna kartica povezana s kartičnim računom organizacije.
Obično će organizacija poseban kartični račun u banci i veže za ovaj račun potreban broj bankovnih kartica, koje se nazivaju korporativne.
Organizacija prenosi sredstva na ovaj kartični račun sa svog glavnog tekućeg računa, i zaposlenici organizacije kojima su izdane korporativne kartice, povući novac s tih kartica sebi pod izvještajem.
Zatim zaposlenici javiti se o trošenju sredstava povučenih s korporativnih kartica uz pomoć unaprijed izvješća.
Prednosti korporativnih kartica su očite:
- smanjeni troškovi i vrijeme za izdavanje sredstava pod izvješćem
- smanjuje rizik od gubitka gotovine
- postaje moguće podizati sredstva sa kartice u željenoj valuti (nezaobilazna stvar kada putujete u inozemstvo)
- postoji kontrola nad trošenjem sredstava online (npr. putem mobilne aplikacije)
- postaje moguće postaviti limite kako za kartični račun općenito, tako i za korporativne kartice posebno
- mogućnost kupovine putem interneta
Zahtjevi za rad s korporativnim karticama:
- sredstva podignuta s kartica ne mogu se koristiti za obračune sa zaposlenikom za naknadu i općenito za bilo kakva socijalna plaćanja
- s bankom se sklapa ugovor o izdavanju i održavanju korporativnih kartica uz koji se prilaže popis djelatnika koji će koristiti te kartice
Podsjećam vas da je ovo lekcija i možete sigurno ponoviti moje radnje u svojoj bazi podataka (po mogućnosti kopiji ili obuci), glavna stvar je da je verzija baze podataka 1C: Računovodstvo 8.3, izdanje 3.0.
Za rad s kartičnim računom u računovodstvu koristi se račun 55 "Posebni računi u bankama".
Sada pogledajmo iste operacije u "trojci" (1C: Računovodstvo 8.3, izdanje 3.0).
Organizacija puni kartični račun na koji su povezane korporativne kartice zaposlenika
Prijenos sredstava s glavnog računa za poravnanje organizacije na kartični račun izdaje se uobičajenim zaduženjem s tekućeg računa.
Idemo u odjeljak "Banka i blagajna" stavku "Bankovni izvodi":
Kreirajte dokument "Otpis sa tekućeg računa":
Navodimo vrstu operacije "Prijenos na drugi račun organizacije", naš kartični račun i računovodstveni račun 55.04.
Predajemo dokument:
Zaposlenici podižu novac s korporativnih kartica povezanih s kartičnim računom organizacije
Podizanje novca od strane zaposlenika putem korporativne kartice iskazuje se istim dokumentom zaduženja s tekućeg računa.
Navedite vrstu operacije "Prijenos na odgovornu osobu"; kao račun navodimo 55,04 i naš kartični račun; nositelj kartice djeluje kao primatelj (odgovorna osoba):
Predajemo dokument:
Banka naplaćuje naknadu za podizanje gotovine na korporativnu karticu
Kada zaposlenik podiže gotovinu koristeći korporativnu karticu, banka će zadržati proviziju. Ova provizija je također dokumentirana dokumentom zaduženja sa tekućeg računa:
Predajemo dokument:
Zaposlenik izvještava o potrošenom novcu podignutom s korporativne kartice
I, na kraju, djelatnik koji je podizao novac po prijavi dužan je o tome izvijestiti – priložiti popratne dokumente.
U računovodstvu se ova operacija odražava u dokumentu "Avansno izvješće".
Idemo u odjeljak "Banka i blagajna" stavku "Avansna izvješća":
Kreirajmo novi dokument:
Pokrenimo ga:
Ovako je lako i jednostavno raditi s korporativnim karticama u 1C: Računovodstvo 8.3, izdanje 3.0.
Super smo, to je sve
Usput, nove lekcije...
Dodaci čitatelja
Računovođa Olga Klimova podijelila je vrijedne dodatke članku - rado ih objavljujem za sve čitatelje.
U vrlo malim organizacijama korporativna iskaznica može se otvoriti izravno na glavni tekući račun. Sberbank, primjerice, to aktivno prakticira za mikropoduzeća. I tada se računovodstvo vodi bez korištenja računa 55 i "Zaduženja tekućeg računa". Zaposlenik jednostavno podiže novac na bankomatu ili plaća karticom: Dt 71 Kt 51.
Citat iz članka: "... Organizacija nadopunjuje kartični račun na koji su priložene korporativne kartice zaposlenika ... Izrađujemo dokument "Zaduženje s tekućeg računa" ...".
Zaposlenik koji je primio novac na zapisnik dužan je podnijeti predujam uz dokumente koji potvrđuju plaćanje roba i usluga. To je navedeno u stavku 6.3 Odobrenog postupka (u daljnjem tekstu - Uputa br. 3210-U).
Jedinstveni obrazac avansnog izvješća br. AO-1 odobren je Odlukom Državnog odbora za statistiku Rusije od 1. kolovoza 2001. br. 55.
Ograničenja jedinstvenog obrasca
Korištenje korporativnih bankovnih kartica proširuje popis operacija dostupnih odgovornoj osobi. Osim izravnog plaćanja za usluge i robu kupljenu u interesu tvrtke na bezgotovinski način, zaposlenik može podići novac s korporativne kartice za plaćanje u gotovini. Osim toga, korištenje korporativne kartice omogućuje nadopunjavanje stanja obračunskih iznosa bezgotovinskim prijenosom sredstava na karticu.
Jedinstveni obrazac avansnog izvješća ne predviđa linije za odražavanje poslovanja na korporativnoj kartici tvrtke. Hajdemo otkriti kako zaobići ta ograničenja.
Dopuniti unificirani obrazac. Društvo može mijenjati jedinstvene obrasce. Posebno dodajte linije. To je navedeno u Postupku za primjenu objedinjenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, odobrenom Odlukom Državnog odbora za statistiku Rusije od 24. ožujka 1999. br. 20.
Dizajnirajte vlastiti obrazac. Od 1. siječnja 2013., jedinstveni obrasci nisu obvezni za tvrtke (članak 4. članak 9. Saveznog zakona br. 402-FZ od 6. prosinca 2011. "O računovodstvu", u daljnjem tekstu - Zakon br. 402-FZ).
Obveza primjene jedinstvenih obrazaca ostala je samo u odnosu na blagajničke dokumente koji su izravno navedeni. To uključuje kreditne i debitne gotovinske bonove, platne liste i platne liste te bankovne dokumente. Predujm izvještaj nije naveden među njima, tako da tvrtka može samostalno izraditi obrazac. Glavna stvar je da sadrži sve potrebne pojedinosti. Njihov popis naveden je u stavku 2. članka 9. Zakona br. 402-FZ.
Razmotrimo koji su dodatni redovi potrebni u avansnom izvješću kako bi se prikazale sve transakcije korištenjem korporativnih kartica tvrtke.
Bezgotovinska nadopuna stanja novca na korporativnoj kartici
Pretpostavimo da je zaposlenik dobio zadatak kupiti skupu opremu za poduzeće. Stanje na korporativnoj kartici koju je dobio nije dovoljno za kupnju. Računovođa doznačuje iznos koji nedostaje na karticu (na račun korporativne kartice) nalogom za plaćanje sa tekućeg računa tvrtke. Koji će redovi biti potrebni u avansnom izvješću, pogledajmo primjer.
Primjer
U. Lunokhodov je dobio korporativnu iskaznicu. Dostupna sredstva na kartici - 50.000 rubalja.
Zaposlenik je dobio upute za kupnju višenamjenskog uređaja (MFC) za tvrtku u vrijednosti od 110.000 rubalja. Po nalogu voditelja korporativne kartice V.O. Lunokhodov, nalogom za isplatu br. 125 od 24. ožujka 2014. prebačeno je 65.000 rubalja. Nakon kupnje MFC-a na kartici je ostalo 5000 rubalja. Kako napraviti avansno izvješće?
Računovođa društva dopunio je jedinstveni obrazac predujmova novim redcima, uzimajući u obzir poslovanje na korporativnoj kartici društva.
Preostala sredstva i izdavanje kartice. U obrascu izvješća o troškovima koji je izradio računovođa postoje dva retka koja prikazuju iznos sredstava od dana korištenja kartice:
- “Stanje na kartici (ukoliko zaposlenik prethodno nije predao karticu)”;
- „Br. kartice izdana“, popunjava se ako je kartica izdana prije izvršenja zadatka.
Stanje na kartici u našem slučaju je nula, budući da O.V. Lunokhodov je dobio kartu neposredno prije misije. U retku "Broj izdane kartice" navedite broj kartice i raspoloživi iznos na njoj.
Nadopuna sredstava na kartici. U avansno izvješće dodan je redak "Nalog za plaćanje". U ovom retku navodimo broj, datum naloga za plaćanje. U našem slučaju unos će izgledati ovako: "Nalog za plaćanje br. 125 od 24.03.2014.".
Konačna bilanca. U retku "Ukupno na korporativnoj kartici" potrebno je navesti ili stanje na kartici, ili iznos stanja na izdanoj kartici i dodatni prijenos. Na karti V.O. Lunokhodov je skupio iznos od 115.000 rubalja. (50.000 rubalja + 65.000 rubalja).
Poleđina predujma. Na poleđini akontacije zaposlenik će navesti dokumente koji potvrđuju namjensko trošenje sredstava na kartici, navesti njihov datum i broj te iznos troška.
Imajte na umu: prilikom plaćanja robe (radova, usluga) korištenjem korporativnih kartica, ne morate se pridržavati ograničenja poravnanja (100.000 rubalja) utvrđenog stavkom 6. Uputstva Banke Rusije od 07.10.2013. br. 3073-U za gotovinska plaćanja po jednom ugovoru.
Podizanje gotovine s korporativne kartice
Odgovorna osoba nema uvijek priliku platiti robu (radove, usluge) bezgotovinskim putem. Ali zaposlenik može podići novac s korporativne kartice tvrtke i platiti u gotovini. Takvu situaciju potrebno je predvidjeti prilikom izrade obrasca predujma. Samo dodajte četiri retka:
- "Podignuta gotovina na korporativnoj kartici";
- "Potrošena gotovina";
- “Uvodi se putem terminala u korporativnu karticu”;
- "Stanje gotovine".
Ostatak gotovine nakon podizanja s korporativne kartice, zaposlenik mora uplatiti na blagajnu tvrtke ili preko terminala na korporativnu karticu. Računovođa će zabilježiti sve gotovinske transakcije na prednjoj strani izvješća o troškovima.
Potvrda o primitku predujma
Predujam odgovorni radnik podnosi ovlaštenom računovodstvu, au njegovoj odsutnosti - rukovoditelju. Takvo je pravilo utvrđeno klauzulom 6.3 Direktive br. 3210-U. Ovjereno avansno izvješće odobrava voditelj društva. Nakon toga, roba (radovi, usluge) koju je kupio računovođa prihvaćaju se za računovodstvo. Zaposleniku se izdaje potvrda o predujmu. Ovo je odrezani donji dio jedinstvenog obrasca izvješća.
Ako ovaj dio nije predviđen u obliku avansnog izvješća koje je samostalno razvijeno, račun se mora sastaviti u bilo kojem obliku.
Odobravanje obrasca predujma
Obrazac avansnog izvješća mora odobriti voditelj (čl. 4, čl. 9 Zakona br. 402-FZ). Ovaj se zahtjev ne poništava ako tvrtka planira primijeniti jedinstveni obrazac. U pravilu, obrasci primarnih dokumenata dani su u prilogu naredbe o računovodstvenim politikama.
I. Dmitrieva,
revizor
24. prosinca 2004. broj 266-str.
Kako bi zaposlenici mogli slobodno upravljati korporativnim karticama, tvrtka mora:
Izraditi propis o postupku korištenja korporativnih kartica (dio 1, članak 8 Zakona o radu Ruske Federacije);
Odobriti popis radnih mjesta čije radne obveze uključuju korištenje korporativnih kartica u tvrtki (klauzula 1, članak 847 Građanskog zakonika Ruske Federacije, stavci 2 i 7, klauzula 1.12 Uputa Banke Rusije od 14. rujna, 2006 br. 28-I “O otvaranju i zatvaranju bankovnih računa, računa depozita (depozita)”;
Upoznati se sa položajem uz potpis svih zaposlenika čija su radna mjesta navedena na popisu (2. dio članka 22. Zakona o radu Ruske Federacije);
Organizirajte u tvrtki računovodstvo za prihvaćanje i izdavanje korporativnih bankovnih kartica (članak 9. Saveznog zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ "O računovodstvu", u daljnjem tekstu - Zakon br. 402-FZ, informacije br. PZ- 10/2012 "O stupanju na snagu od 1. siječnja 2013. Savezni zakon br. 402-FZ od 6. prosinca 2011. "O računovodstvu");
Registrirajte se u računovodstvenoj metodi za računovodstvo za obračunske iznose na posebnom računu (klauzula 7 PBU 1/2008).
Pravilnik o postupku korištenja korporativnih kartica
U članku ćemo poći od činjenice da je tvrtka odlučila otvoriti zaseban poseban kartični račun.
Uredba o postupku korištenja korporativnih kartica metodološki je vodič za sve zaposlenike tvrtke koji su na dužnosti na neki način uključeni u ovaj proces.
U pravilniku o korištenju korporativnih kartica preporučujemo postavljanje:
Popis troškova i transakcija koje zaposlenik može izvršiti korištenjem korporativne kartice. Napomena: popis operacija dopuštenih unutar Ruske Federacije razlikuje se od popisa operacija dopuštenih u inozemstvu. Oba popisa prikazana su u tablici;
Ograničenja na korporativnim karticama. Mogu se razlikovati za različite položaje;
Razdoblje nakon kojeg zaposlenik mora vratiti karticu;
Redoslijed po vlasnicima kartica po potrošenim iznosima;
Razdoblje tijekom kojeg zaposlenik mora podnijeti poduzeću predujm izvješće s priloženim popratnim dokumentima;
Približan popis dokumenata koji se prihvaćaju kao potvrda nastalih troškova. Možete napraviti album njihovih uzoraka i učiniti ga privitkom uz poziciju. Tada će zaposlenici imati vizualnu predodžbu o tome koji dokument trebaju zahtijevati prilikom plaćanja karticom;
Zahtjevi za osiguranje zaštite podataka o pin kodu;
Postupak u slučaju gubitka kartice;
Vrste prekršaja naloga i postupak naknade štete od strane korisnika kartice.
Popis kartičnih transakcija
Vrsta operacije | Svrha trošenja | Teritorija | |
RF | izvan Ruske Federacije | ||
Gotovina podignuta u rubljima s korporativne kartice | + | - | |
Putovanje i troškovi | + | - | |
Bezgotovinsko plaćanje u rubljima korporativnom karticom | Poslovne aktivnosti poduzeća | + | - |
+ | - | ||
Gotovina podignuta s korporativne kartice | Poslovne aktivnosti poduzeća | - | - |
Troškovi putovanja i gostoprimstva | - | + | |
Bezgotovinsko plaćanje u stranoj valuti poslovnom karticom | Poslovne aktivnosti poduzeća | - | - |
Troškovi putovanja i gostoprimstva | - | + |
Alternativa odredbi o postupku korištenja korporativnih kartica može biti poseban odjeljak o korištenju korporativnih kartica u drugom lokalnom regulatornom aktu tvrtke. Takav odjeljak, primjerice, može se dopuniti odredbom o postupku i visini naknade putnih troškova, podnošenju akontacija putnih i poslovnih troškova radnika društva. Prikazan je u nastavku.
Tko ima pravo korištenja korporativnih kartica u tvrtki
Pravo korištenja korporativnih kartica imaju zaposlenici kojima su te kartice izdane. Prilikom izdavanja korporativnih kartica, tvrtka dostavlja banci odobreni popis zaposlenika tvrtke koji imaju pravo korištenja kartice.
Ako čelnik tvrtke odluči da je prikladnije koristiti neimenovane korporativne kartice, izdaje nalog za odobravanje popisa pozicija čije popunjavanje daje pravo korištenja neimenovanih korporativnih kartica za plaćanje robe i usluge u ime i za interese društva. U nastavku pogledajte primjer narudžbe.
Prilikom sastavljanja popisa imajte na umu da ne može u potpunosti ponoviti broj zaposlenih. Potrebno je provesti razuman uzorak i ne uključivati radna mjesta (profesije) u kojima obavljanje službenih dužnosti ne uključuje plaćanje dobara i usluga u ime i u interesu poduzeća.
Upoznati zaposlenike sa položajem pod potpis
Svi zaposlenici kojima se izdaju personalizirane kartice i čija su radna mjesta navedena u nalogu moraju biti upoznati protiv potpisa s odobrenim pravilnikom o postupku korištenja korporativnih bankovnih kartica ili s lokalnim regulatornim aktom u kojem postoji odgovarajući odjeljak.
Činjenica upoznavanja može se zabilježiti na posljednjem listu položaja ili u zasebnom dokumentu (na primjer, u izjavi ili dnevniku).
Pohrana, izdavanje i povrat korporativnih kartica
Kako bi se isključili slučajevi gubitka korporativnih kartica, kao i zlouporabe ili krađe, tvrtka mora uspostaviti strogu kontrolu nad pohranjivanjem i kretanjem korporativnih kartica.
Imenovane korporativne bankovne kartice mogu biti u rukama vlasnika, pod uvjetom da su u skladu sa sigurnosnim zahtjevima.
U pravilu se neimenovane korporativne kartice izdaju zaposleniku za obavljanje određenog zadatka - plaćanje putovanja, gostoprimstva ili drugih troškova.
Dokumentacija o prijenosu kartice zaposleniku nije regulirana zakonom. Bolje je odobriti ovaj postupak u uredbi o postupku korištenja korporativnih kartica. Redoslijed bi mogao biti:
Zaposlenik sastavlja zahtjev za izdavanje neimenovane korporativne kartice s obrazloženjem namjene predloženog trošenja sredstava;
Voditelj potvrđuje zahtjev zaposlenika i označava limit nepersonalizirane kartice. Uzorak obrasca za prijavu nalazi se u nastavku.
Imajte na umu: nema iznimaka za situaciju kada je odgovorna osoba glava tvrtke, zakonodavstvo ne predviđa. Ali tvrtka ima pravo samostalno rangirati uvjete za korištenje korporativnih kartica po položaju.
Korporativne kartice izdaju se na rok utvrđen uredbom. Moguće je izdati karticu na duži rok, koji se razlikuje od onog navedenog u poslovniku društva, a na temelju naloga čelnika društva.
Ako zaposlenik stalno putuje na poslovna putovanja, posebnom naredbom voditelja može mu se izdati korporativna kartica na duže razdoblje.
U slučaju propuštanja roka za vraćanje neimenovane korporativne kartice, osoba ovlaštena za kontrolu njihovog kretanja dužna je o tome obavijestiti načelnika, nakon čega se donosi rješenje o blokadi kartice ili drugo rješenje s krivom odgovornom osobom.
Dnevnik računovodstva kretanja korporativnih kartica
Datum, rok, svrha izdavanja korporativne kartice, njen broj, limit, pozicija i prezime zaposlenika upisuju se u dnevnik za evidentiranje prihvata i izdavanja kartica (dnevnik kretanja korporativnih bankovnih kartica).
Činjenice o primitku i vraćanju korporativne kartice od strane zaposlenika moraju biti potvrđene potpisima u dnevniku odgovorne osobe i računovodstvenog službenika koji je odgovoran za njihovo skladištenje.
Pogledajte primjer zapisivanja u nastavku.
Kako obračunati potrošeni novac
Postupak izvješćivanja zaposlenika o trošenju sredstava na korporativnoj kartici nije utvrđen posebnim regulatornim aktom. No, tvrtka ga može razviti samostalno, na temelju pravila koja uređuju postupak izvješćivanja o utrošku gotovinskih obračunskih iznosa.
Rok za podnošenje predujmova izvješća o utrošku sredstava s korporativne bankovne kartice može se utvrditi pravilnikom o postupku korištenja korporativnih kartica. Može se postaviti radnim danima od datuma isteka roka određenog za izvršenje narudžbe ili povratka sa službenog puta.
Možete koristiti jedinstveni obrazac avansnog izvješća br. AO-1, odobren Dekretom Državnog odbora za statistiku Rusije od 01. kolovoza 2001. br. 55.
Također, tvrtka ima pravo razvijati vlastitu uzimajući u obzir značajke povezane s kombinacijom trošenja gotovine i bezgotovinskih sredstava (članak 4. članak 9. Zakona br. 402-FZ).
Obratite pažnju svojim odgovornim osobama na jednu značajku sastavljanja avansnog izvješća o trošenju novca s korporativne kartice.
Potvrda koju zaposlenik dobije prilikom podizanja gotovine na bankomatu ne može se sama po sebi smatrati dokumentom koji potvrđuje troškove zaposlenika.
Uz avansno izvješće moraju biti priloženi čekovi (drugi dokumenti) iz kojih je naznačeno namjensko korištenje gotovine podignute s kartice. Ostatak neiskorištene gotovine podignute s kartice zaposlenik mora uplatiti na blagajnu poduzeća. Predujam zaposlenika mora odobriti čelnik poduzeća.