Согласование проекта перепланировки квартиры. Согласование перепланировки квартиры: весь алгоритм от «А» до «Я Это влечет за собой ряд негативных последствий
Покупая новую квартиру, люди мечтают получить идеальное жилье. На практике помещение может не полностью устраивать хозяев. По этой причине люди нередко задумываются об изменениях. И нередко возникает вопрос: где согласовать планировку? Чтобы получить ответ, необходимо заглянуть в .
Если человек принял решение о том, что хочет внести изменения в помещение, он должен подготовить дизайн-проект, собрать необходимую документацию и согласовать ее в определенных инстанциях. Только после этого у владельца недвижимости появится право воплотить задумку в жизнь.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Нюансы исполнения процедуры могут отличаться. Например, состав зависит от сложности изменений, которые человек хочет воплотить в жизнь. Например, если человек хочет объединить комнату и коридор, ему потребуется убрать перегородку, которая отделяет помещение.
Согласование подобных изменений будет выполняться по упрощенной схеме. Человеку потребуется подготовить документацию и подготовить .
Однако не все вносимые изменения могут быть согласованы с помощью эскиза. Например, если человек хочет объединить комнату с балконом, чтобы увеличить ее площадь, ему потребуется обратиться в специализированную организацию, которая составит профессиональный проект будущего помещения.
Существует и ряд других нюансов, которые необходимо знать заранее. Чтобы учесть их все, нужно ознакомиться с актуальной информацией по теме.
Особенности процедур
Для квартиры
Если человек принял решение о , грядущие изменения необходимо в обязательном порядке оформить. В противном случае владелец недвижимости рискует, что на него будут наложены и взыскания.
Если человек решил, что его квартира претерпит изменения, ему потребуется внести корректировки в . Действие может быть простым и сложным. В первом случае для внесения изменений потребуется только подготовить эскиз поэтажного плана БТИ.
Согласование грядущих коррективов по простой схеме выполняется в том случае, если планируется:
- монтаж сантехники;
- демонтаж сантехники;
- удаление не несущих конструкций;
- выполнение новых проемов в перегородках.
Согласование не отличается оперативностью. Начать работы по воплощению идей в жизнь человек сможет только через 3-4 месяца , после обращения за согласованием.
Если человек решил действовать по сложной схеме, ему придется обратиться в архитектурное бюро и заказать в организации проект перепланировки. Действие по такому сценарию необходимо, если человек планирует объединить комнаты или снести стены. Точный срок согласования в данной ситуации не установлен. Время завершения процедуры зависит от того, насколько серьезные изменения планирует внести человек в планировку жилища.
Выбрав подходящий вариант, человек должен задуматься, где согласовать планировку. Список организаций, которые необходимо посетить, может различаться в зависимости от ряда нюансов.
Например, если человек проживает в Москве, ему придется действовать по следующей схеме:
Схема актуальна только для жителей Москвы. Дело в том, что жилищная инспекция города самостоятельно отправляет запрос в БТИ для получения технического паспорта. В регионах такого не происходит. По этой причине их жителям придется действовать по другой схеме.
Чтобы согласовать перепланировку, людям потребуется посетить:
БТИ | Здесь выполняется заказ технического паспорта и поэтажного плана. Перед тем, как отправиться в компанию, необходимо вызвать ее специалиста на дом. Посетив квартиру, работник произведет замеры и отметит в паспорте все изменения, которые владельцы недвижимости хотят воплотить в жизнь. Новый документ будет подготовлен через 2 недели . |
Жилищную инспекцию или другой компетентный орган | Организация потребует предоставить документы, которые выдало БТИ. В этом же учреждении можно написать заявление о том, что человек принял решение о перепланировке. |
Архитектурное бюро | В компании выполняется заказ проекта или подбирается готовая типовая перепланировка. |
Жилищную инспекцию | В организацию передаются все подготовленные бумаги. Решение компании придется ждать в течение 35 дней . |
Если человек брал ипотеку на приобретение недвижимости, ему потребуется получить разрешение банка на внесение изменений
Для нежилого помещения
Если у человека есть нежилое помещение, он может изменить его планировку. Однако коррективы тоже необходимо согласовать.
Процедуру нужно выполнить, если человек планирует:
- осуществить работу с несущими конструкциями и перекрытиями;
- выполнить манипуляции с несущими стенами;
- провести ;
- создать отдельный вход или переоборудовать существующий;
- осуществить устройство внутренних лестниц, мансард, антресольных этажей;
- демонтировать или переместить ;
- демонтировать или переместить плиты.
Сегодня существует установленная процедура получения .
Чтобы согласовать изменения, необходимо:
- Произвести обследование помещения для составления технического заключения.
- Посетить организацию, занимающуюся составлением проектов, и заказать проект нового помещения.
- Согласовать проект. Для этого потребуется посетить Архитектурно-планировочное Управление округа, СЭС, ГО и ЧС, ДЭЗ, ТСЖ, Мосгорстройнадзор, Газовую тех. Инспекцию.
- Подготовить необходимую документацию.
- Получить разрешение на переустройство. В Москве бумага выдается Мосгорстройнадзором или Мосжилинспекцией, а в регионах – своим компетентным органом.
- После завершения перепланировки, составить акт выполненных работ.
- для внесения изменений в технический паспорт.
- Дождаться внесения изменений в документацию.
Перепланировка нежилых помещений – сложный процесс, выполнить который самостоятельно может быть сложно. Чтобы облегчить его выполнение, человек может обратиться в специализированные организации. Однако необходимо заранее понимать, что компании взимают плату за получение разрешения на перепланировку.
Где и как согласовать перепланировку
Подготовка бумаг
Чтобы заранее знать, какие документы необходимы для осуществления действия, нужно обратиться к действующему законодательству.
Согласно Постановлению №840, входящему в Административный регламент Жилищной инспекции, человек должен предоставить:
- техническое заключение;
- заявление, составленное в соответствии с установленной формой;
- документацию, подтверждающую наличие права собственности;
- проект перепланировки;
- технический паспорт.
Список актуален для людей, решивших внести изменения в недвижимость, купленную в старом фонде.
Для людей, которые приобрели жилье в новостройке, список документации дополняется следующими бумагами:
- подтвержденный акт приема-передачи недвижимости;
- допуск объекта к эксплуатации;
- подтверждение отсутствия непогашенных финансовых обязательств;
- копия договора, подтверждающая участие в долевом строительстве.
Если человек предоставляет копии документации, они должны быть в обязательном порядке заверены нотариально
Куда обращаться
Если житель Москвы собирается выполнить перепланировку, он должен знать, что осуществлением действия занимается Мосжилинспекция.
В зависимости от сложности изменений, которые планирует внести в планировку здания человек, может потребоваться посещение:
- Роспотребнадзора;
- Архитектурно-планировочного управления;
- Управления Государственного пожарного надзора;
- Газовой инспекции.
В ряде ситуаций список может быть существенно расширен. Из-за того, что согласование выполняется в течение длительного времени, эксперты советуют обращаться в организации параллельно. Для этого потребуется предоставлять копии документации.
Позиция закона
Закон строго отстаивает позицию о том, чтобы перепланировка была в обязательном порядке согласована. В противном случае к человеку будут применены штрафы. Так, если человек увеличил площадь объекта за счет присоединения дополнительного пространства, первоначальная документация становится недействительной.
Это влечет за собой ряд негативных последствий:
- недвижимость потеряет в цене при купле/продаже;
- квартиру нельзя будет купить в ипотеку;
- если незаконные изменения площади были выполнены в отношении квартиры, купленной в ипотеку, банк вправе потребовать досрочное возвращение денежных средств;
- если квартира приватизирована, государственные органы могут потребовать вернуть ее в первоначальное состояние, наложить штрафы или даже продать жилье;
- если жилье наследуется, нотариус вправе отказать в предоставлении свидетельства;
- если человек хочет приватизировать жилье, выполнение процедуры может существенно усложниться.
Перепланировку можно будет .
Ситуация с балконом
Если человек хочет выполнить перепланировку балкона, он должен проводить строительные работы только в соответствии с установленными нормами. Кроме того, данный вид перепланировки тоже придется согласовать. Если человек задумался, куда обращаться, он должен ознакомиться с действующим законодательством.
Согласно установленным нормам, придется посетить:
- Жилищную инспекцию;
- Управление архитектуры;
Разрешение на грядущую перепланировку предоставляет соответствующий орган муниципальной власти. Именно туда необходимо предоставить полный пакет документации.
Если человек хочет внести изменения в балкон, ему потребуется предоставить следующие бумаги:
- обновленный паспорт БТИ;
- готовый проект грядущей перепланировки;
- заключение о возможности проведения манипуляции;
- всех собственников;
- согласие с архитектурной организацией или автором проекта дома;
- документы, подтверждающие право собственности.
Особое внимание необходимо уделить проекту перепланировки. Именно на его основе будет приниматься решение о том, возможно ли воплощение изменений в жизнь. Только получив разрешение, человек может начинать изменять балкон.
Часто задаваемые вопросы
Нередко в процессе перепланировки люди сталкиваются с рядом проблем, которые замедляют осуществление процесса.
Чтобы заранее знать, как будет осуществляться операция, можно ознакомиться с ответами на наиболее популярные вопросы:
Можно ли сделать проем в несущей стене? | Выполнение подобного изменения возможно, однако не все так однозначно. Решение государственных органов, которые позволяют или запрещают выполнить манипуляцию, зависит от ряда факторов. По этой причине ответ на этот вопрос индивидуален в каждом случае. |
Какие изменения выполнять запрещается? | Существует целый перечень запретов, которые нельзя воплощать в жизнь во время перепланировки.
К ним относятся:
Если человек хочет воплотить в жизнь один из запрещенных пунктов, он получит отказ в проведении действия. |
Зачем нужно согласовывать планируемые изменения? |
|
Как поступить, если перепланировка квартиры уже выполнена без получения разрешения? | . Процедура не сильно отличается от классической. Человеку потребуется ознакомиться с актуальными материалами по теме и выполнить действие. |
Можно ли обратиться в специализированные организации, которые получат разрешение на перепланировку за человека, и сколько это будет стоить? | Сегодня найти компанию, которая готова самостоятельно подготовить все документы и подать их в соответствующие инстанции, не сложно. Целый спектр учреждений готово выполнить манипуляцию «Под ключ». Стоимость их услуг в среднем составляет около 60 000 рублей . |
Д авайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.
Внешнее согласование
Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования - это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).
Фрагмент документа
Свернуть Показать
3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10
Пример 1
Свернуть Показать
Пример 2
Свернуть Показать
Внутреннее согласование
1. Визирование документа (виза согласования)
Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.
Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации - авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Пример 3
Свернуть Показать
2. Лист согласования
На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.
Лист согласования (визирования) документа - это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).
В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.
Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.
Пример 4
Свернуть Показать
Пример 5
Свернуть Показать
3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)
Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.
Кратко поясню, как этим можно пользоваться:
Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:
- либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
- либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой компьютер, а покидая, блокировать его паролем.
4. Согласование в СЭД
Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:
- Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
- Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
- Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.
У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:
- сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
- согласование в СЭД - при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).
Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно заверяется подписью руководителя СДОУ.
Пример 6
Свернуть Показать
Порой покупателя квартиры устраивает и район, и дом, и цена, но не нравится, как спроектировано помещение. А иногда людям, давно проживающим в собственной квартире, надоедает её интерьер, и они начинают хотеть новизны.
И тогда владельцы недвижимости переделывают её в соответствии со своими потребностями и желаниями. Поговорим о том, в каких случаях перепланировку не нужно узаконивать, а в каких это сделать необходимо.
«Косметика» – не повод
Сначала рассмотрим вопрос о том, в каких случаях перепланировку узаконивать не обязательно.
Если хозяин квартиры сделал косметический ремонт, не затрагивая перегородки, заменил сантехнику или переставил её, то такие изменения оформлять не нужно. Что касается операций с ненесущими перегородками – существующими и вновь возводимыми, достаточно уведомить о них Государственную жилищную инспекцию. При этом получение разрешения не требуется, – рассказывает генеральный директор Rezidential Group, девелопера ЖК «Пироговская Ривьера», Сергей Ильясаев.
По словам руководителя подразделения ГК «Сибпромстрой», застройщика ЖК «Зеленоградский», Оксаны Сторожук, никаких документов оформлять не нужно также, если в рамках перепланировки остеклены балконы, установлены антресоли, заменены радиаторы либо совершены изменения пространства, которые не подлежат внесению в техпаспорт квартиры.
Глобальные изменения
Самые распространённые перепланировки – это изменения площади комнат и примыкающей территории. Например, если собственник квартиры удалил балконную дверь, убрал перегородки, ликвидировал встроенный шкаф, отметка о наличии которого присутствует в плане жилого помещения.
Узнать, нужно ли регистрировать «последствия» ремонта, можно в отделе справок Жилищной инспекции или отделе архитектуры администрации района.
Если в плане БТИ отсутствуют сведения о перепланировке, а вы её уже произвели, знающие специалисты советуют начать оформление «планируемых» изменений. В таком случае можно избежать штрафа за самовольную перепланировку и длительной процедуры получения документации, – комментирует Оксана Сторожук.
Но рекомендация обратиться за разрешением «запланированных» изменений относится к случаям, когда речь идёт о несущественных деталях, подчёркивает эксперт. Если же вы затронули при ремонте несущие стены или, например, вам захотелось сделать джакузи в спальне или оборудовать бассейн на крыше дома, стоит ожидать посещения жилищного инспектора в целях проверки факта незаконной перепланировки.
Перепланировки необходимо согласовывать в случаях, когда затрагиваются архитектурные элементы фасадов, например, при объединении комнат с лоджиями, добавляет Сергей Ильясаев. Кроме того, нужно получить предварительное согласование при переносе туалетов и ванных.
Этапы согласования
Выполнить все согласовательные процедуры, касающиеся перепланировки, можно, как говорят эксперты, «в административном порядке».
Для начала нужно обратиться в БТИ и взять там документы – паспорт на жильё, экспликацию и поэтажный план дома. Затем в Жилищной инспекции следует получить консультацию, поскольку дальнейший ход действий и пакет необходимых документов может несколько варьироваться в конкретном регионе. Далее квартиру осматривают сотрудники БТИ и Роспотребнадзора, они выяснят, не нарушит ли перепланировка действующих санитарных норм, – рассказывает руководитель проекта «Рамблер/недвижимость» Rambler&Co Николай Косяк.
Следующий пункт – составление эскиза или проекта. Его можно выполнить самостоятельно или же привлечь специалистов.
Если за разработкой конкретного плана и проекта работ вы обращаетесь в проектную организацию, то помните, что она должна иметь допуск к данному виду работ и состоять в СРО. Сначала специалисты должны определить, можно ли выполнить перепланировку, которую задумал клиент. Если изменения проводить запрещено, от них следует отказаться, – отмечает Сергей Ильясаев.
Полный пакет документов (состоящий из заявления на перепланировку, документа о правах на помещение – свидетельства или выписки из Росреестра, проекта перепланировки и техпаспорта) необходимо предоставить в МФЦ или в другой административный орган, регулирующий данные вопросы, например, в архитектурный отдел в районной администрации.
Общий срок рассмотрения заявления на перепланировку – 45 дней. Завершается перепланировка путём составления акта приёмочной комиссии, который направляется в орган регистрации прав. Акт оформляется в среднем в течение 10 дней, – говорит генеральный директор компании «МИЭЛЬ-Новостройки» Наталья Шаталина.
В общем, походить по инстанциям желающим сделать перепланировку однозначно придётся. Но, пожалуй, новый облик вашей квартиры этого стоит!
Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.
Это делается для проверки целесообразности и своевременности , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.
Согласование проводится внутри учреждения и вне его.
Виза согласования документа
Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.
Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).
Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.
Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты .
В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:
Место визы : если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.
Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.
В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к . Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.
При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.
Гриф согласования документа
Внешнее согласование в зависимости от содержания может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.
Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.
Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.
В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.
Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.
При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.
Процедура согласования документа знакома каждому секретарю и исполнителю. Для тех, кому незнакома, напоминаем: проект документа, старательно подготовленный исполнителем, прежде чем получить подпись генерального директора, проходит процедуру согласования. Специально назначенные должностные лица смотрят проект каждый в своей области и либо соглашаются с тем, что написано (согласуют) либо не соглашаются (не согласуют). Все это должным образом отражается в специальном реквизите. Как его правильно оформить, а также чем реквизит «гриф согласования» отличается от реквизита «виза согласования», будем разбираться в статье.
Кто такие согласующие лица?
Как уже говорилось, согласующие – это должностные лица, которым необходимо предъявить проект перед подписанием.
Перечень согласующих лиц каждая организация составляет самостоятельно, но каждый из руководителей – что логично – должен смотреть проект только в рамках своей компетенции. Возьмем для примера обыкновенный договор. Его «денежную» часть должен согласовать главный бухгалтер: верно ли рассчитана сумма, указан налог, установлена рассрочка и т.д. Добросовестность контрагента проверит начальник службы безопасности. Верно ли составлен договор и все ли интересы компании в нем соблюдены – начальник юр.отдела и так далее.
Кто из СЛ какой аспект согласует, нужно прописать в локальном нормативном акте. Это может быть инструкция по делопроизводству, положение о договорной работе (но тогда информация будет касаться только договоров) или обычный приказ.
Таким образом, создав документ, исполнитель сам определяет состав согласующих лиц и проводит согласование. Обязанность секретаря – принимая документ на подпись директора, просмотреть визы согласования и определить, верно ли они собраны.
Как проводится согласование?
Согласовать документ можно двумя способами: либо оббежать всех нужных руководителей ножками, либо провести электронное согласование. Последнее, конечно, удобнее и быстрее. Про доступными средствами можно прочитать, перейдя по ссылке. Если в организации работает система электронного документооборота, электронное согласование документов обязательно.
Гриф или виза?
Согласование оформляется в соответствии с . Откроем его и узнаем, что здесь нам предлагается два реквизита:
23 – гриф согласования документа
24 – визы согласования документа
В чем разница? Очень просто: гриф оформляется сторонней организацией. Вышестоящий, контролирующий, надзорный орган поставит на документе гриф согласования. Визы , в которой создается документ. Еще раз:
Гриф – согласование снаружи. Виза – изнутри.
Как оформить гриф согласования?
Если проект документа должен быть согласован извне, то процесс идет следующим образом:
- Компания-автор документа отправляет проект в согласующую организацию или орган. Для этого нужно написать простое с элементарным текстом:
Прошу согласовать проект…
Подписывает письмо генеральный директор.
- Согласующая организация или орган получает письмо и, в соответствии со своими правилами, в установленный срок (стандартно за 30 дней) проводит процедуру согласования.
- Не всегда для согласования достаточно подписи должностного лица. В некоторых случаях проект рассматривает соответствующая комиссия (коллегия, штаб и т.д.). Тогда согласование оформляется протоколом заседания или решением – это отдельные документы.
- Ответ направляется автору документа тоже письмом. Текст по-прежнему незатейлив:
Направляем вам согласованный проект …
На заседании комиссии …, состоявшемся 16.09.2015, был согласован проект … (протокол заседания прилагается).
Если согласование проводилось лично должностным лицом, то он сам расписывается в грифе:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления государственного надзора в сфере оказания транспортных услуг по Волгоградской области
Колесов И.Н. Колесов
16.09.2015
Обязательные составные части реквизита:
- слово СОГЛАСОВАНО, написанное прописными буквами;
- должность согласующего лица с указанием организации (гос.органа);
- его личная подпись;
- инициалы, фамилия;
- дата согласования.
Если согласование содержится в документе, то копия этого документа высылается автору проекта, и гриф согласования заполняет исполнитель:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства финансов РФ от 16.09.2015 № Исх-3945-3/4
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Комиссии по обеспечению досуга школьников в период осенних каникул при Департаменте образования г. Самара от 16.09.2015 №1.
Как оформить визу согласования?
Внутреннее согласование оформляется аналогичным способом, с той разницей, что достаточно указать лишь должность СЛ, а наименование организации не пишется.
Слова СОГЛАСОВАНО над визами в ГОСТе нет. Можно обойтись и без него. Но и поставить его не будет ошибкой, если не очевидно, что это за подписи. Например, чтобы не перепутать визы согласования приказа с подписями ознакомленных с ним лиц.
Начальник управления по персоналу
Дробышева А.В. Дробышева
16.09.15
Внутреннее согласование тоже может быть оформлено протоколом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭК от 16.09.2015 №6
Если согласующих лиц много или по каким-то причинам нежелательно показывать лишние подписи на документе, оформляется .
Где располагаются виза и гриф?
Гриф согласования документа располагается обычно на пару строк ниже реквизита «Подпись», ближе к левому полю страницы.
Вариантов расположения виз согласования больше:
- под текстом (например, как в Акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению);
- на обороте документа (например, в приказах по основной деятельности); если документ многостраничный – то на обороте последней страницы;
- на своем экземпляре документа (например, на визовом экземпляре письма или на своем экземпляре договора).
Всегда ли ставят «согласовано»?
Конечно, нет. Согласующее лицо читает документ и далеко не всегда сразу соглашается с его содержанием. Кроме положительного «Согласовано» исполнитель может получить ответ:
- «не согласовано» – это когда СЛ категорически против того, чтобы этот документ был подписан до устранения допущенных в нем ошибок;
- «согласовано с замечаниями» – когда согласующий руководитель нашел в проекте неточности, которые не повлекут за собой правовых последствий и в будущем не повлияют на юридическую силу документа, но, тем не менее, до подписания должны быть устранены. Например, отсутствие нумерации страниц, грамматические ошибки, неверная аббревиатура и т.п. Если замечаний много, их перечисляют на отдельном листе. Написать «с/з» и не указать своих замечаний нельзя.
«Не согласовано» в реквизит не пишется. «Согласовано с замечаниями» может быть помещено в реквизит с приложением замечаний. Секретарь, увидев такую визу, обязан проверить, что замечания устранили, и только после этого принимать проект на подпись.