Как списать расходы за подотчет. Списание подотчетных сумм без оправдательных документов, что можно списать на хознужды? Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках
Осторожно! Проверяющие могут приравнять подотчетный долг директора к его личным доходам и начислить на эту сумму НДФЛ и взносы.
Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документов для подтверждения таких затрат нет. Со временем незакрытая становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой службы и фондов.
Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет — чтобы директор вернул все или представил подтверждающие документы. Но добиться этого не всегда возможно. Тогда пригодятся другие способы. В статье вы найдете пять самых жизнеспособных и сможете выбрать оптимальный для вашей компании (см. также таблицу ниже). Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.
Главные преимущества и недостатки каждого способа
Преимущества |
Главный недостаток |
Какие документы оформить |
|
Не нужно платить страховые взносы, а ставка НДФЛ ниже обычной на 4 процента (9 вместо 13) |
Суммы дивидендов может не хватить для покрытия всего долга. Тогда надо будет ждать следующих дивидендов или же использовать другие способы |
Протокол общего собрания участников (учредителей). Справка-расчет начисленных дивидендов |
|
Не нужно платить ни страховые взносы, ни НДФЛ |
Долг никуда не исчезнет, просто срок его погашения отодвинется во времени |
Договор займа |
|
Выдать материальную помощь или денежный подарок |
Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи в пределах 4000 руб. в год. Подарок не облагается НДФЛ в пределах такой же суммы, а от взносов вообще освобожден |
Нельзя списать на расходы подарки и денежную помощь |
Заявление. Приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка) |
Арендовать личное имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование |
Не нужно платить страховые взносы, а в случае с компенсацией — и НДФЛ |
На проверке надо будет доказать, что имущество директора действительно используется в производственной деятельности компании |
Договор аренды или соглашение о выплате компенсации и приказ |
Провести в учете личные расходы директора как расходы компании |
Не нужно начислять НДФЛ и взносы. А расходы можно будет учесть при расчете налога на прибыль, конечно, если их обосновать |
На проверке будет сложно доказать обоснованность личных расходов директора |
Авансовый отчет с подтверждающими документами (накладными, чеками и т. п.) |
В любом случае предварительно получите одобрение руководителя. Ведь его подпись будет нужна на оформляемых документах. А чтобы убедить его в необходимости разобраться с зависшими подотчетами, расскажите о негативных последствиях как для него самого, так и для компании (см. ниже.).
Чем незакрытый подотчет рискован для директора и компании
1. Накопившийся подотчет проверяющие сочтут личным доходом директора . Тогда налоговая начислит с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, директор взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них. С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000). И это без учета пеней и штрафов. Конечно, доначисления можно оспорить. Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от1 апреля 2013г. поделу №А55-15647/2012). Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте?
2. Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ . Новый , как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от11марта 2014г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка. А это нарушение кассовой дисциплины.
Погасить долг по подотчету дивидендами
Для кого подходит : Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.
Способ хорош тем, что ничего не надо искусственно оформлять: директор-учредитель получает свои же деньги и вносит их в счет подотчетного долга. Главное, чтобы должник на это согласился. Возможно, аргументы, приведенные выше, его убедят.
Как правило, дивиденды выплачивают по итогам года. Но общее собрание акционеров (участников) может принять решение выплачивать дивиденды по итогам квартала, полугодия или девяти месяцев. Это так называемые промежуточные дивиденды. Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета. Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п. 4 ст. 224 НКРФ). Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФот18 декабря 2012г. №15-03-11/08-16893).
В бухгалтерском учете начисленные дивиденды отражают так:
Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»
- начислены дивиденды директору-учредителю.
Как видим, ничего сложного в этом способе нет. Единственное ограничение — дивиденды рискованно выдавать из наличной выручки. Ее можно тратить только на цели, перечисленные в новом Указании Банка России от7 октября 2013г. №3073-У. А дивиденды в этом документе не упоминаются. Прямой ответственности за нецелевые траты выручки из кассы в законодательстве нет. Но есть риск, что налоговики обвинят компанию в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств. А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
Но как тогда выплачивать дивиденды? Все зависит от организационно-правовой формы вашей компании — ООО или АО.
Если у вас ООО . Можно оформить зачет дивидендов в счет долга по подотчету либо выдать их наличными, предварительно сняв их с расчетного счета.
Пример 1 : Как зачесть дивиденды в счет долга по подотчету
По итогам I квартала 2014 года чистая прибыль ООО «Весна» после уплаты налогов составила 266 000 руб. В июне директор — единственный учредитель компании Спиридонов С. А. принял решение направить ее на выплату дивидендов. При этом его долг перед компанией по подотчетным средствам составляет 180 000 руб. Учредитель согласился оформить зачет дивидендов в счет погашения долга. Компания не получает дивиденды от других организаций.
Тогда проводки будут такими:
Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»
- 266 000 руб. — начислены дивиденды Спиридонову;
Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 23 940 руб. (266 000 руб. x 9%) — удержан НДФЛ;
Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 71
- 180 000 руб. — зачтены дивиденды в счет долга по подотчетным средствам;
Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 51
- 62 060 руб. (266 000 - 23 940 - 180 000) — перечислена Спиридонову оставшаяся сумма дивидендов.
Если у вас АО . С 1 января 2014 года акционерные общества выплачивают дивиденды строго по безналичному расчету (п. 8 ст. 42 Федерального закона от26 декабря 1995г. №208-ФЗ). А это означает, что сначала понадобится перечислить деньги на банковскую карточку или расчетный счет директора, а затем он должен будет вернуть эти деньги компании, то есть погасить подотчетный долг.
Оформлять зачет и выдавать наличные, как в случае с ООО, рискованно. Налоговики на проверке могут решить, что дивиденды, выданные с нарушением порядка, таковыми не являются, а представляют собой обычный доход. Тогда НДФЛ пересчитают по ставке 13, а не 9 процентов.
Переоформить долг по подотчету в заем
Для кого подходит : Для всех компаний.
Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших финансовых и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом. Получится лишь на некоторое время отложить ее решение. Ведь рано или поздно директор все же должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.
Еще один минус. При беспроцентном займе возникнет материальная выгода от экономии на процентах, которые директору пришлось бы заплатить, если бы он, к примеру, взял кредит в банке (подп. 1 п. 1 ст. 212 НКРФ). С суммы этой материальной выгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.
Осторожно! Зависший подотчет можно переоформить в заем. Но если он будет беспроцентным, то с материальной выгоды надо удерживать НДФЛ по ставке 35 процентов.
Конечно, можно оформить процентный заем, причем проценты установить такие, чтобы у работника не возникало материальной выгоды. Но это еще более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов. Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.
Что касается формы расчетов, безопасный вариант здесь — это перечислить заем директору по безналу, а он потом погасит этими деньгами свой подотчетный долг.
Пример 2 : Как долг по подотчету заменить на договор займа
Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб. Этот долг решили переоформить в задолженность директора по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такую запись:
Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 51
- 92 000 руб. — выдан заем директору;
Дебет 51 Кредит 71
- 92 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.
Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п. 4 Указания №3073-У). Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб. В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет. Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет.
Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками.
Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы. Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора.
Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора. И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от11 октября 2012г. №ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212-19).
Выдать директору матпомощь или денежный подарок
Для кого подходит : Для любой компании.
Способ не требует ни наличия прибыли, ни особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать директору и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. А для материальной помощи и подарков есть льготы.
Материальная помощь . Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от НДФЛ (п. 28 ст. 217 НКРФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212-19).
Осторожно! Чиновники требуют платить взносы с материальной помощи, превышающей 4000 руб. в год на одного человека.
С таким подходом можно спорить, ссылаясь на постановление Президиума ВАС РФот14мая 2013г. №17744/12 . Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда. Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и ее работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его адрес представляют собой оплату труда. А раз так, то взносы на сумму матпомощи начислять не надо. Даже если она и больше 4000 руб. Но эта точка зрения неизбежно приведет к спору с фондами.
Подарок . От НДФЛ освобождены подарки, стоимость которых составляет максимум 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НКРФ). Это правило распространяется и на подарки деньгами (п. 1 ст. 128, ст. 572 ГК РФ).
Взносы на подарок директору начислять не надо (письмо Минздравсоцразвития России от19мая 2010г. №1239-19). При этом передачу подарка, который стоит более 3000 руб., надо оформить письменным договором дарения. Кроме того, безопаснее, чтобы выдача подарков работникам не была одним из условий коллективного и трудового договора, а также положения об оплате труда. Ведь такие подарки, по мнению проверяющих и судей, облагаются взносами, как обычная зарплата.
Обратите внимание! Передача денег в рамках договора дарения не облагается страховыми взносами.
Ни матпомощь, ни подарки при расчете налога на прибыль учесть нельзя. Проводки в обоих случаях будут такими:
Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73
- начислены материальная помощь или подарок;
Дебет 73 Кредит 50
- выданы материальная помощь или подарок.
Пользоваться имуществом директора за плату
Для кого подходит: Для компаний, которым есть что взять в пользование у директора.
Еще один способ закрыть долг — взять у директора в аренду что-нибудь, что нужно компании, например автомобиль. И ежемесячно выплачивать арендную плату. А директор из этой суммы будет постепенно погашать долг по подотчету. С арендной платы нужно будет удерживать НДФЛ. Взносами она не облагается. При этом арендную плату в отличие от матпомощи и подарков можно списать в налоговые расходы.
Безопаснее, чтобы сумма, которую вы будете начислять директору, не превышала рыночные арендные ставки. Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными и пересчитают налог на прибыль.
Осторожно! Можно закрывать подотчет компенсацией за использование машины. Но этот расход нормируют в налоговом учете.
Другая разновидность этого способа обнуления подотчета — выплачивать директору компенсацию за использование автомобиля. В таком случае удерживать НДФЛ вообще не понадобится, как и платить взносы. Основание — пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, подпункт «и» пункта 2 части 1 Закона № 212-ФЗ. Но при расчете налога на прибыль можно будет учесть только выплаты в пределах норм. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.
В бухучете записи будут следующими:
Дебет 26 (44) Кредит 73
- начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (арендная плата);
Дебет 73 Кредит 71
- зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы.
Провести в учете личные расходы директора
Для кого подходит : Для компаний, которые не боятся судебного разбирательства и риска проиграть спор.
Самый отважный способ. Вещи, которые директор приобрел лично для себя, можно отразить в учете как расходы компании. Например, мебель, электронику, автомобили. Конечно, если директор передаст вам все документы на покупку, а машину оформит на компанию. Но будьте готовы, что налоговики на выездной проверке потребуют предъявить им все купленное. А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. У организации возникает еще и обязанность платить транспортный налог.
Наконец, через компанию можно провести далеко не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если в организации нет автомобиля. Или приобретение мотоцикла, если вы не развозите никаких товаров покупателям. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ закрыть подотчет.
Обратите внимание!
- Подотчет директора-учредителя можно закрыть, периодически выплачивая ему дивиденды.
- С директором можно оформить договор аренды машины. Из получаемых сумм он будет погашать подотчет.
- Личные покупки директора можно учесть в расходах. Но на проверке надо будет доказывать их обоснованность.
«Консультант бухгалтера», 2002 год, №2
Как показывает опыт проведения аудиторских проверок, в бухгалтерском учете многих предприятий числится дебиторская задолженность многолетней давности на счетах 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", 76 "Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами". Часть из общей суммы задолженности бывает просроченной, другая часть является нереальной к взысканию. Согласно действующему законодательству если дебиторская задолженность подлежит списанию на финансовые результаты, то ее следует списывать - в противном случае искажается чистая прибыль, что напрямую затрагивает интересы собственников (акционеров), а также становится нереальным баланс предприятия.
1. Списание дебиторской задолженности покупателей и заказчиков на финансовые результаты
Дебиторская задолженность образуется в результате несовпадения момента отгрузки и оплаты продукции, оказания услуги, выполнения работы. К сожалению, в российской экономической действительности нередки случаи неисполнения обязательства по оплате за поставленную продукцию (оказанные услуги, выполненные работы) в оговоренные договором сроки вследствие неплатежеспособности, реорганизации или ликвидации покупателя. Тем самым на счетах расчетов образуются сомнительные долги.
Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.
Пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета установлено, что долги, нереальные к взысканию, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся соответственно на счет средств резерва сомнительных долгов либо на финансовые результаты у коммерческой организации, если в период, предшествующий отчетному, суммы этих долгов не резервировались. Кроме того, установлено, что списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за балансом в течение пяти лет с момента списания задолженности для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. Планом счетов (Инструкцией по применению Плана счетов) предусмотрен для этих целей счет 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов".
Выявление дебиторской задолженности, подлежащей списанию на финансовые результаты
Сомнительные долги выявляются при проведении инвентаризации дебиторской задолженности. Инвентаризация дебиторской задолженности проводится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49. Для оформления результатов инвентаризации предусмотрена унифицированная форма N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчетов с покупателями, с поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации", с учетом внесенных изменений и дополнений).
Согласно показателям данной формы дебиторская задолженность делится на подтвержденную, неподтвержденную и задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Процедура выявления дебиторской задолженности, подлежащей списанию на финансовые результаты.
Дебиторская задолженность, нереальная к взысканию, может образоваться вследствие:
- ликвидации должника;
- "зависания" денег в проблемном банке;
- истечения срока исковой давности без подтверждения задолженности со стороны должника.
Ликвидация должника
В процессе проведения инвентаризации расчетов может оказаться, что на просьбу подтвердить задолженность по акту сверки контрагент - должник сообщит, что он ликвидируется либо уже ликвидировался. При ликвидации на основе имущества должника формируется конкурсная масса, предназначенная для удовлетворения требований кредиторов. Как правило, ее недостаточно, чтобы удовлетворить требования всех кредиторов. Согласно ст.64 ГК РФ предприятие - кредитор, у которого числится дебиторская задолженность за отгруженную продукцию или выданный аванс на поставку продукции, является кредитором пятой очереди. Если конкурсной массы не хватает для погашения дебиторской задолженности, то предприятие - кредитор обязано списать дебиторскую задолженность на финансовые результаты, но лишь после юридической ликвидации должника. Пункт 8 ст.63 ГК РФ гласит, что "ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо - прекратившим существование после внесения об этом записи в единый государственный реестр юридических лиц". Первичным документом, на основании которого списывается нереальная к взысканию дебиторская задолженность, может служить определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства и ликвидации должника.
"Зависание" денег в проблемном банке
Нестабильность банковской системы, к сожалению, одна из отличительных черт российской экономики. Опыт проведения аудиторских проверок показывает, что на счетах расчетов с поставщиками встречается дебиторская задолженность, образовавшаяся вследствие "зависания" денег в проблемном банке. Если юридической ликвидации банка не было и предусматривается его реструктуризация, то целесообразно на сумму задолженности создать резерв по сомнительным долгам и наблюдать за возможностью восстановления банком своей платежеспособности. Если же арбитражный суд вынес постановление о ликвидации проблемного банка и его имущества не хватает для погашения дебиторской задолженности, то такая задолженность признается нереальной к взысканию и подлежит списанию на финансовые результаты.
Истечение срока исковой давности
Исковая давность является сроком, при соблюдении которого суд общей юрисдикции, арбитражный суд или третейский суд обязаны предоставить защиту лицу, право которого нарушено.
Согласно ст.200 ГК РФ течение срока исковой давности, в общем случае, начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права. Согласно ст.196 ГК РФ срок исковой давности составляет три года, но может быть продлен в соответствии со ст.203 ГК РФ: "течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок".
В общем случае началом течения срока исковой давности по погашению дебиторской задолженности является первый день просрочки исполнения обязательств. Сроки исполнения обязательств фиксируются в договоре. Если договором предусмотрено, что оплата продукции покупателем должна быть произведена в течение 30 дней с момента отгрузки продукции поставщиком, то течение срока исковой давности в случае неоплаты поставленной продукции начинается с 31 дня после отгрузки продукции покупателю. В этом случае дебиторская задолженность перейдет в состав просроченной.
Просроченная дебиторская задолженность является, по сути, иммобилизацией активов предприятия, выведением части активов из хозяйственного оборота. Бухгалтерия предприятия должна строго отслеживать структуру просроченной дебиторской задолженности, вести работу по ее взысканию. Финансовыми способами воздействия на дебиторов по взысканию просроченной дебиторской задолженности являются: составление актов сверки задолженности, применение штрафных санкций, предложения о проведении взаимозачетов, продажа задолженности, инициация процедуры банкротства неплатежеспособного дебитора. Если срок исковой давности истек и взыскать дебиторскую задолженность, несмотря на принятые предприятием - кредитором меры по ее взысканию, не представляется возможным, то такая задолженность подлежит списанию на финансовые результаты деятельности предприятия.
Суммы дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек, других долгов, нереальных для взыскания, являются внереализационными расходами на основании п.12 ПБУ 10/99.
В бухгалтерском учете внереализационные расходы, в том числе суммы дебиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, отражаются по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы".
Списание дебиторской задолженности, нереальной к взысканию вследствие ликвидации покупателя - должника или истечения срока исковой давности, в бухгалтерском учете необходимо отразить проводками:
- дебет счета 91, субсчет "Прочие расходы" кредит счета 62 - списание дебиторской задолженности, нереальной к взысканию, на финансовые результаты;
Если нереальная к взысканию дебиторская задолженность образовалась вследствие банкротства банка, которому было поручено произвести безналичный платеж, например, за аванс продавцу в счет предстоящих поставок продукции, то в бухгалтерском учете данные хозяйственные операции будут отражены проводками:
- дебет счета 60, субсчет "Расчеты по авансам выданным" кредит счета 51 "Расчетные счета" - образование дебиторской задолженности вследствие перечисления аванса в счет отгрузки продукции (оказания услуги, выполнения работы);
- дебет счета 91, субсчет "Прочие расходы" кредит счета 60 - списание дебиторской задолженности, нереальной к взысканию на финансовые результаты.
Создание и использование резервов по сомнительным долгам
В соответствии с п.70 Положения по ведению бухгалтерского учета организация может создавать резервы сомнительных долгов по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации.
Поэтому если некоторая вероятность взыскания просроченного долга все же остается, то целесообразно создавать резервы сомнительных долгов по расчетам с организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации.
Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично. Резерв образуется при признании долга сомнительным на основании проведенной инвентаризации расчетов и приказа руководителя. Планом счетов (Инструкцией по применению Плана счетов) для обобщения информации о создании резервов по сомнительным долгам предусмотрен счет 63 "Резервы по сомнительным долгам". На сумму создаваемого резерва делается запись по дебету счета 91 и кредиту счета 63. При списании невостребованных долгов, ранее признанных организацией сомнительными, записи производятся по дебету счета 63 в корреспонденции с соответствующими счетами учета расчетов с дебиторами.
В бухгалтерском учете создание и использование резерва по сомнительным долгам необходимо отразить проводками:
- дебет счета 62 кредит счета 90 "Продажи", субсчет "Выручка" - образование дебиторской задолженности вследствие отгрузки продукции (оказания услуги, выполнения работы);
- дебет счета 91, субсчет "Прочие расходы" кредит счета 63 - создан резерв на сумму задолженности, признанной сомнительной;
- дебет счета 63 кредит счета 62 - произведено списание нереальной к взысканию дебиторской задолженности за счет ранее созданного резерва;
- дебет счета 007 - отражена на забалансовом счете задолженность поставщика, списанная в убыток.
Налогообложение дебиторской задолженности, списываемой на финансовые результаты
Рассмотрим особенности налогообложения дебиторской задолженности контрагентов, списываемой на финансовые результаты деятельности предприятия, налогом на добавленную стоимость. Если налогоплательщик исчисляет выручку в целях обложения налогом на добавленную стоимость "по отгрузке", то налоговые обязательства у него возникают в момент отгрузки продукции покупателю. Дебиторская задолженность образуется вследствие не совпадения момента оплаты и момента отгрузки. Следовательно, в данном случае не имеет значения, оплачена ли выручка или нет, потому что обязательства по уплате налогов должны быть исполнены в момент отгрузки товаров (работ, услуг) покупателю.
Если налогоплательщик исчисляет выручку в целях обложения налогом на добавленную стоимость "по оплате", то в момент списания дебиторской задолженности на финансовые результаты у него возникает обязательство по уплате в бюджет налога на добавленную стоимость. В п.5 ст.167 части второй НК РФ указывается, что "в случае неисполнения покупателем до истечения срока исковой давности по праву требования исполнения встречного обязательства, связанного с поставкой товара (выполнением работ, оказанием услуг), датой оплаты товаров (работ, услуг) признается наиболее ранняя из следующих дат:
- день истечения указанного срока исковой давности;
- день списания дебиторской задолженности".
Таким образом, списание дебиторской задолженности на финансовые результаты вследствие истечения срока исковой давности либо ликвидации должника в целях обложения НДС приравнивается к оплате.
Убытки от списания дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности либо нереальной к взысканию принимаются в целях налогообложения прибыли. В соответствии с п.2 ст.265 части второй НК РФ "в целях настоящей главы к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности: суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, а также суммы других долгов, нереальных к взысканию…".
Пример 1. 10 января 1998 г. предприятие "А" поставило предприятию "Б" 4 автомобиля на сумму 360 тыс. руб., включая НДС, и предприятию "В" 3 автомобиля на сумму 270 тыс. руб., включая НДС. Согласно договору оплата автомобилей должна быть произведена в течение 30 дней со дня их отгрузки покупателю. Предприятие "Б" оплату в положенный срок не произвело. В течение 3-х лет предприятие "А" пыталось взыскать просроченную задолженность, но безуспешно. Предприятие "В" также не произвело оплату в положенный срок и через год после приобретения автомобилей у предприятия "А" решением арбитражного суда было признано банкротом.
Исчисление выручки в целях обложения НДС учетной политикой предприятия "А" предусмотрено "по оплате". Резерв по сомнительным долгам не создавался. На новый План счетов предприятие "А" перешло с 1 января 2001 г.
Определим момент списания дебиторской задолженности предприятия "А" на финансовые результаты, а также определим, какие налоговые обязательства в этом случае возникают.
# | Операция | Дебет | Кредит | Сумма (тыс. руб.) |
1 | 10.01.1998 отгрузка предприятию "Б" 4 автомобилей | 62 | 46 | 360 |
2 | 10.01.1998 отгрузка предприятию "В" 3 автомобилей | 62 | 46 | 270 |
3 | 10.01.1998 начислен НДС с отгрузки предприятию "Б" (360 000 руб. х 16,67%) | 62 | 76, субсчет "НДС" | 60 |
4 | 10.01.1998 начислен НДС с отгрузки предприятию "В" (270 000 руб. х 16,67%) | 62 | 76, субсчет "НДС" | 45 |
5 | 10.01.1999 списана на финансовые результаты дебиторская задолженность предприятия "В" вследствие его ликвидации | 80 | 62 | 270 |
6 | 10.01.1999 начислен НДС в бюджет с задолженности предприятия "В" (на основании п.5 ст.167 НК РФ) | 76, субсчет "НДС" |
45 | |
7 | 10.01.2001 списана на финансовые результаты дебиторская задолженность предприятия "Б" вследствие истечения срока исковой давности | 62 | 90, субсчет "Выручка" | 360 |
8 | 10.01.2001 начислен НДС в бюджет с задолженности предприятия "Б" (на основании п.5 ст.167 НК РФ) | 76, субсчет "НДС" |
68, субсчет "Расчеты с бюджетом по "НДС" | 60 |
9 | 10.01.2001 отражена задолженность предприятия "Б", списанная в убыток, за балансом | 007 | 360 |
2. Списание дебиторской задолженности работников на финансовый результат
Списание дебиторской задолженности по подотчетным лицам
На практике встречается ситуация, когда работник предприятия увольняется, не отчитавшись по ранее полученным им денежным средствам на командировочные расходы, хозяйственные и другие нужды предприятия. В результате на счете 71 образуется дебетовое сальдо, которое аккуратно переписывается бухгалтерами из месяца в месяц, из года в год.
При увольнении работник обязан заполнить обходной лист, в котором ставятся отметки всех служб и отделов предприятия, что он никому ничего не должен и что с ним за все рассчитались. Бухгалтерия также делает в обходном листе отметку после полного расчета с работником.
Следует напомнить, что согласно п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (Письмо Центробанка РФ от 4 октября 1993 г. N 18) "лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним".
Однако иногда работника увольняют, не произведя с ним окончательный расчет. Если по вине бухгалтерии не произведен окончательный расчет с работником, то дебиторскую задолженность по счету 71 на финансовые результаты списывать неправомерно, ее необходимо взыскать с бухгалтеров, если они нарушили порядок выдачи денег под отчет и не приняли соответствующих мер по их погашению. Если же окончательный расчет с работником не произведен в результате иных причин (не по вине работников бухгалтерии) и в судебном порядке или каким-то иным образом (например, в случае смерти работника) взыскать денежные суммы с уволившихся работников не представляется возможным, то при наличии решения суда о невозможности взыскания задолженности, ее списывают на финансовый результат: дебет счета 91, субсчет "Прочие расходы" кредит счета 71 - списана нереальная к взысканию задолженность уволившихся работников по авансовым отчетам. При отсутствии решения суда списывать задолженность можно лишь по истечении трех лет. Для предприятия это убытки, а для такого работника - его личный доход.
А если это его доход, то он подлежит обложению налогом на доходы физических лиц. В этом случае предприятие выступает в качестве налогового агента. В п.1 ст.24 части первой НК РФ указано, что "налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с настоящим Кодексом возложены обязанности по исчислению, удержанию с налогоплательщика и перечислению в соответствующий бюджет (внебюджетный фонд) налогов". Исчислить и уплатить в бюджет суммы налога на доходы предприятие самостоятельно не в состоянии, так как доход уволившимся работником фактически получен. Более того, согласно п.9 ст.226 части второй НК РФ "уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается". Поэтому бухгалтерией предприятия необходимо подать в налоговую инспекцию справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ о получении физическим лицом доходов в виде не истребованной с него задолженности по авансовым отчетам.
Пример 2. Работнику выданы 1000 руб. под отчет на приобретение картриджей. Работник приобрел картридж и представил в бухгалтерию кассовый чек и накладную на сумму 800 руб. Осталась числиться за ним задолженность 200 руб. На следующий день работник не явился на работу. Окончательный расчет с работником не произведен. Предприятие обратилось в суд и выяснило, что бывший работник эмигрировал за границу, поэтому получило решение о невозможности взыскать с него задолженность.
Списание задолженности по непогашенным займам работников
Правоотношения сторон по договору займа регулируются гл.42 "Заем и кредит" ГК РФ. Согласно п.1 ст.807 ГК РФ по договору займа одна сторона (заимодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.
Договор займа между организацией и физическим лицом должен быть заключен в письменной форме независимо от суммы займа (п.1 ст.808 ГК РФ).
Для учета расчетов с работниками организации по предоставленным им займам Планом счетов предусмотрен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам". Сумма займа, предоставленного работнику организации наличными денежными средствами, отражается по дебету счета 73, субсчет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам", в корреспонденции со счетом 50 "Касса", субсчет 50-1 "Касса организации". Таким образом, при передаче суммы займа работнику наличными из кассы предприятия по счету 73 образуется дебиторская задолженность.
Работник может уволиться и не возвратить займ. В этом случае предприятие должно отстаивать свое право на взыскание долга в суде. Однако и это может не помочь погасить дебиторскую задолженность. Если все возможные способы воздействия на должника исчерпаны и взыскать задолженность не представляется возможным (в этом случае решение суда об отказе обязательно), то ее списывают на финансовые результаты: дебет счета 91, субсчет "Прочие расходы" кредит счета 73, субсчет 73-1 "Расчеты по предоставленным займам" - списана задолженность, нереальная к взысканию.
При этом необходимо подать сведения в налоговую инспекцию о полученном физическим лицом доходе, который будет состоять не только из невыплаченной задолженности, но и из материальной выгоды. В соответствии с п.1 ст.212 части второй НК РФ доходом налогоплательщика является "материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными (кредитными) средствами, полученными от организаций или индивидуальных предпринимателей".
Пример 3. Работник заключил договор беспроцентного займа сроком на три месяца, согласно которому он получил из кассы предприятия 10 000 руб. Через месяц работник пропал. Попытки разыскать его окончились неудачно. Руководство предприятия обратилось в суд, который вынес решение о невозможности взыскания данной задолженности.
Вместе с тем предприятие сразу после списания задолженности на финансовые результаты подает сведения в налоговую инспекцию о полученном физическим лицом доходе, включая материальную выгоду по процентам.
Андрей Викторович Комаров
Директор АКФ «ЦФО»
Вам понадобится
- - приказ руководителя организации;
- - авансовый отчет;
- - книга учета приходно-расходных ордеров;
- - расходный кассовый ордер;
- - приходный кассовый ордер;
- - квитанция о внесении неиспользованных средств.
Инструкция
Выдайте наличные денежные средства подотчетному лицу, согласно расходному кассовому ордеру. Такой ордер должен быть правильно оформлен, заверен штампом с реквизитами расходного и подписями главного бухгалтера, и подотчетного лица. Выдача денежных средств подотчетному лицу производится по предоставлению паспорта. Затем расходных кассовый ордер необходимо зарегистрировать в учета приходно-расходных ордеров. На данную операцию предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 50 «Касса» на сумму средств, выданных подотчетному лицу.
Произведите списание подотчетных сумм на основании представленного авансового отчета. Авансовый отчет необходимо составить в одном экземпляре и заверить подписями руководителя предприятия, подотчетного лица и бухгалтерии. К авансовому отчету нужно приложить оригиналы документов, подтверждающих данные расходы, например, квитанции, чеки, командировочное удостоверение, билеты на проезд. Затем бухгалтеру предприятия необходимо проверить целевое использование затраченных средств и подбить их общую сумму.
Осуществите прием в кассу неиспользованных наличных денежных средств подотчетным лицом. Такие средства остаются в результате превышения сумм, выданных авансом, над фактическими затратами подотчетного лица. Прием таких денежных средств в кассу предприятия осуществляется по приходному кассовому ордеру, который необходимо подписать главным бухгалтером и кассиром, а также заверить кассовым штампом. Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре, а затем регистрируется в книге учета приходно-расходных ордеров предприятия. Такой кассовый ордер остается у бухгалтера предприятия, а подотчетному лицу на руки выдается квитанция о внесении неиспользованных средств. На данную операцию бухгалтеру предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 50 «Касса» – Кредит 50 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму неиспользованных средств подотчетным лицом.
Предприниматели и предприятия, имеющие счета в банках, ведут расчеты по денежным обязательствам, возникающим в процессе хозяйственных отношений, чаще всего в безналичной форме. Но и без расчетов наличными деньгами обойтись не всегда удается, так как выплата заработной платы, командировочных и реализация населению товаров или услуг предполагает использование наличных денежных средств.
Инструкция
Наличные расчеты – платежи, осуществляемые с помощью наличных денежных средств, принадлежащих предпринимателям или предприятиям, за реализацию работ, услуг или товаров. Для приема, расходования и хранения денежных средств организации должны иметь оборудованную кассу.
Наличные средства организаций, включая полученные в , могут использоваться для обеспечения нужд, которые возникли в процессе функционирования. Самые распространенные операции списания наличных средств организации:
- выплата зарплаты, и премий организации;
Сдача денежных средств в банк;
Приобретение сельскохозяйственной продукции;
Расходные операции на хозяйственные и производственные нужды.
Выдача средств из кассы осуществляется только на основании расходных документов: , платежных ведомостей. Тем лицам, которые не включены в штатное расписание, выдача проводится по расходным ордерам, выписывающимся на каждое лицо. В случае выдачи наличности отдельным физическим лицам по расходным документам кассир должен требовать паспорт, чтобы идентифицировать личность.
Выдача может производиться только лицу, данные которого указаны в расходном ордере. Другому лицу выдача осуществляется только на основании доверенности, которая остается в кассовых документах. Выдача средств из кассы не списывается без подписи получателя на расходном документе, так как это обязательный критерий к оформлению любых документов, связанных с расходными операциями.
Выдача средств под отчет может осуществляться за счет поступившей выручки, остатка денег в кассе и за счет полученных в банке денежных средств. Выдача подотчетных средств осуществляется только при условии отчета по ранее выданным суммам. Списание проводится после того, как работник, получивший средства, отчитается в потраченной наличности, сдав «Отчет об использовании средств».
Наличные средства, находящиеся в кассе предприятия, не должны в сумме превышать установленные на предприятии лимиты, их необходимо сдать в банк, где обслуживается организация, для зачисления на текущие счета предприятия.
Видео по теме
Обратите внимание
В случае если лимит кассы не установлен, все наличные денежные средства в конце дня должны сдаваться в банк.
Списание наличных денежных средств должно подтверждаться расходным документом, заверенным оттиском печати и подписью.
Некоторые организации в процессе хозяйственной деятельности используют наличный способ оплаты. Сотруднику выдаются денежные средства из кассы предприятия. Исходя из этого, в учете формируются подотчетные суммы. Как правило, они подлежать списанию. Каким образом это происходит?
Вам понадобится
- - авансовый отчет (форма №АО-1);
- - подтверждающие документы.
Инструкция
Сначала следует заметить, что подотчет вы можете выдать любую сумму. Но учтите, что если сотрудник приобретает какой-либо товар у другой организации, размер оплаты по донному договору не может превышать 100000 рублей.
Сначала составьте приказ о возможности выдачи данному сотруднику. Также вы можете указать сумму выданных средств. Напишите и , в который данное лицо должен израсходовать выданные суммы. Приказ составьте в одном экземпляре, подпишите его и у сотрудника, что будет означать его согласие с написанной информацией.
Для того чтобы денежные средства, выданные подотчет, сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие затраты. Но учтите, что они должны быть и экономически подкреплены. Например, если это представительские расходы, то они должны быть обоснованы. Для этого составьте письменное обоснование, где укажите цели, достигнутые результаты, например, переговоров во , также можете указать и план мероприятий, и место проведения переговоров.
На основании чеков, счетов, квитанций и других подтверждающих документов, составьте авансовый отчет (форма №ОА-1). Помимо того, что вы укажите все данные подтверждающих документов в отчете, прикрепите их к форме. Учтите, что если вы прилагаете кассовый чек, то необходимо прикрепить и товарный, так как чаще всего в первом не указывается наименование товара.
Прежде чем списывать подотчетные суммы, проверьте правильность их составления, то есть покупки не должны быть осуществлены в выходные и праздничные дни. В противном случае, подотчетное лицо должно составить объяснение в письменном виде.
Товарные чеки, счета должны содержать расширенную информацию, например, если приобретались канцелярские товары, то они должны быть перечислены с указанием количества единиц продукции.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Подпишите его у руководителя организации, бухгалтера и у подотчетного лица. На основании всех вышеперечисленных документов сделайте запись в бухгалтерском учете:
Д50 «Касса» К71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Видео по теме
Каждое предприятие сталкивается с необходимость использования подотчетных сумм. Данные средства могут быть направлены на хозяйственно-производственные и административные нужды компании, на оплату труда или служебных командировок, для приобретения товарно-материальных ценностей и прочее. Списание подотчета сложный процесс, требующий следования нормативных положений по ведению бухгалтерского учета и кассовых операций.
Инструкция
Отразите списание подотчетных сумм в зависимости от их назначения. Если средства были потрачены на приобретение товаров, то необходимо составить запись по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если же была произведена покупка материальных ценностей, то дебетируется счет 10 «Материалы». Таким образом, с кредитом счета 71 могут находиться в корреспонденции счета, которые характеризуют характер произведенных расходов подотчетного лица.
Произведите возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу открытием дебета по счету 50 и кредита по счету 71. Если же подотчетное лицо не произвело возвращение остатков по подотчетным в установленные сроки, то откройте по счету 71 и дебет по счету 94 «Потери и недостачи от порчи ценностей». Также можно списать средства по дебету по счета 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», когда недостаток удерживается частями в нескольких отчетных периодах.
В будущем данные суммы удерживайте из оплаты труда сотрудника открытием дебета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с корреспонденцией по счету 94. Если же списать средства из заработной платы нет возможности, то открывается дебет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если возместить недостачу невозможно, то подотчетные суммы списываются по дебету счета 91.2 «Прочие расходы».
Видео по теме
В ходе финансово-хозяйственной деятельности предприятие нередко сталкивается с необходимостью приобретения материальных ценностей или оплаты различных работ как по безналичному расчету, так и посредством наличных денег. В этом случае работник получает подотчетные деньги на выполнение действий по поручению компании, которые списываются в бухгалтерии на основании нормативных положений бухучета.
Вам понадобится
- - расходный и приходный кассовый ордер;
- - авансовый отчет по форме №АО-1.
Инструкция
Выдайте наличные средства в подотчет по правилам, установленным Порядком ведения кассовых операций. Выдача подотчетных осуществляется кассу предприятия с оформлением соответствующего расходного кассового ордера, в котором указывается полная сумма и назначение средств. Данная операция отражается бухгалтером как дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с корреспонденцией в счете 50 «Касса».
Оформите авансовый отчет по форме №АО-1, в котором отражается вся информация о растрате подотчетных денег. Приложите к отчету квитанции, счета и прочие документы, которые подтверждают указанные суммы расходов.
Спишите израсходованные подотчетные . Если приобретался товар, то в бухгалтерском учете они списываются на дебет счета 41 «Товары» с корреспонденцией по счету 71. Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы». Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками».
Подсчитайте сумму неизрасходованных подотчетных денег и проведите их возврат в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71. В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей».
В последствие данную сумму спишите с заработной платы работника посредством открытия дебета счета 70 «Расчеты с персоналом по заработной » с обращением к счета 94. Если же недостачу возместить невозможно, то остаток подотчетных денег списывается на дебет счета 91.2 «Прочие расходы».
Оформление любых кассовых операций осуществляется по первичным документам, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ № 88. Списание производится на основании расходного кассового ордера КО-2 и книги учета КО-5.
Вам понадобится
- - расходный кассовый ордер КО-2;
- - журнал учета КО-5 и КО-2;
- - ведомость Т-53, Т-49.
Инструкция
Выдавать деньги из кассы вы можете на выплату зарплаты, под отчет на хозяйственно-бытовые нужды или сдавать инкассаторам обслуживающего вас банка. Любую выдачу денежных средств оформляйте расходным кассовым ордером КО-2 и вносите запись в журнал КО-3, в котором вы производите учет всех приходных и расходных кассовых ордеров, а также в журнал КО-5, являющийся учетным документом принятых и выданных средств.
Расходный кассовый ордер заполняйте при любой форме обработки данных бухгалтерией, как традиционных с использованием калькулятора и первичной бухгалтерской документации, так и с использованием вычислительной техники и компьютерной обработки.
Каждый расходный кассовый ордер должен иметь порядковый номер, подпись руководителя предприятия и главного бухгалтера, подпись кассира, выдающего денежные средства.
При списании денежных средств из кассы указывайте в строке «Основание» вид операции по выдаче средств, в строке «Приложение» перечислите все номера и даты первичных документов, которые являются основанием для выдачи денежных средств.
Без подписи уполномоченных лиц списание денежных средств из кассы и оформленный расходный кассовый ордер не являются действительными, поэтому обязательно учитывайте это обстоятельство и вовремя получайте подписи от уполномоченных лиц административного состава.
Если списание производится на основании доверенности, указывайте номер и дату выданной доверенности в ссылках «Приложение».
При заполнении документов о списании из кассы не допускаются исправления, выдачу всех средств вы обязаны производить в день составления расходной документации (статья 7, 9 Федерального закона 129 Ф-3).
Если расход из кассы осуществляется на выплату зарплаты, пособий или стипендий, то вы обязаны производить выдачу на основании платежной ведомости, утвержденной Госкомстатом № 1. Ведомости имеют унифицированную форму Т-53, Т-49. На данные суммы вы можете не составлять расходный кассовый ордер, а ограничиться платежными ведомостями. Всю проводку расхода будет проводить бухгалтерия.
При ведении бухгалтерии организации необходимы не только правильные расчеты, но и наличие различных подтверждающих документов. Это нужно как для внутреннего контроля со стороны руководства, так и для внешних проверок со стороны государственных органов. Но что делать, если для части расходов документы не сохранились? Возможно проводить часть списания и без необходимых бумаг.
В школе учителя нам постоянно говорили: «Не смейте списывать!». Мы кивали в знак согласия, но всё равно списывали. То же самое - в институте. Нас предупреждают, увещевают, мы киваем и делаем своё дело. Почти все, кроме откровенных «ботаников», конечно. А теперь мы выросли. Но привычка к списыванию, видимо, осталась.
Приходят ко мне, взрослому налоговому консультанту с 20-летним стажем, такие же взрослые директора и главные бухгалтеры, заглядывают просительно в глаза и вопрошают: «Как списать? А что потом делать?». Возможно, кто-то ответил бы: «Сухари сушить». Но не всё так плохо. Ведь речь идёт не о списывании на ЕГЭ, а о безопасном списывании подотчётных денег. Безопасном с налоговой точки зрения. А вообще такое возможно? Что ж, давайте разбираться.
Разговор по понятиям
Вначале нужно определиться с понятиями. О чём мы, собственно, говорим. Подотчетные суммы - это наличные денежные средства, выданные на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику (далее - подотчётному лицу) под отчет. Сегодня допускается перечисление подотчетных сумм на зарплатную или корпоративную пластиковую карту, если это прописано в локальном нормативном акте.
Вся официальная информация о работе с подотчётными суммами - в Правилах выдачи и представления отчетности по использованию подотчетных сумм, которые установлены Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, далее по тексту Положение).
Как выдают деньги
Для того чтобы получить деньги, подотчетное лицо пишет заявление о выдаче наличных под отчет. Такое заявление составляется в произвольной форме, но при этом оно должно содержать: собственноручную надпись (резолюцию) руководителя о сумме наличных денег и срок, на который они выдаются; подпись руководителя; дату (п.4.4. Положения). Первая проблема, с которой сталкивается бухгалтер - это запрет на выдачу денег, если подотчетное лицо имеет задолженности по ранее полученной под отчет сумме (п. 4.4 Положения).
Этот запрет мы обходим легко и изящно: сотрудник возвращает задолженность в кассу и тут же получает те же деньги плюс новую подотчётную сумму. А можно просто понадеяться на русский авось: а вдруг Налоговая не обнаружит нарушение в течение 2-х месяцев? Если вам не повезёт, и в течение этого срока проверкой будет выявлено нарушение, вам грозит штраф. Вернее два штрафа. В соответствии с ч. 1 ст. 15.1, ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ организацию накажут на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя организации от 4000 до 5000 руб.
Информацию о том, как оформляются расходные кассовые ордера, кем подписываются, я для краткости опускаю.
Часто задают вопрос о предельном размере расчетов наличными денежными средствами в рамках одного договора между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем. В соответствии с Указанием Банка России от 20.06.2007 N 1843-У он составляет 100 000 руб., но отмечу, что этот предел не относится к сумме, которая выдаётся под отчет.
Как деньги возвращают
Теперь начитается самое интересное. По израсходованным суммам подотчетное лицо обязано в течение трёх рабочих дней после истечения срока, на который выдавались деньги, или со дня выхода на работу, представить авансовый отчет (п. 4.4 Положения N 373-П). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю. При этом подотчетному лицу выдается расписка (отрезная часть авансового отчета), подтверждающая получение авансового отчета и оправдательных документов.
А что произойдёт, если сотрудник не отчитался в эти три дня?Если это - нарушение кассовой дисциплины, то организацию или должностное лицо могут оштрафовать за одно из нарушений ведения кассовых операций, которые перечислены в статье 15.1 КоАП РФ. Но в том-то и дело, что в этот перечень нарушение сроков предоставления авансового отчёта не включёно! Значит, наказать нас за это никто не имеет права.
Кстати, руководитель организации своим приказом может установить любой срок, на который выдаются деньги под отчет. Например, от 3 до 300 дней. Скажем, для топ-менеджеров 300 дней, а для всех остальных - 3 дня. Это ваше право. Но лучше этого не делать. Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату.
Нас пугают, а мы боимся
Бояться, что Налоговая служба доначислит вам НДФЛ или , не стоит. Было время, Налоговая служба просила удерживать НДФЛ с подотчётных сумм. Об этом, например, говорилось в письмах УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487. Но сейчас это все как-то заглохло.
Итак, что мы с вами имеем сегодня? До тех пор, пока организация не списала выданные под отчёт средства в свой убыток, обязательства уплаты каких-либо налогов, вроде бы, не возникают.
Обратите внимание: в этой ситуации нельзя говорить и о материальной выгоде. Условием её возникновения является заключение письменного договора между организацией и физическим лицом, но Положением такой способ выдачи денег под отчёт не предусмотрен. Поэтому нет никаких оснований начислять материальную выгоду в виде экономии на процентах. Невозврат подотчетных сумм приводит лишь к одному - у сотрудника возникает задолженность по возврату полученных от организации под отчет денежных средств. Все! И получение сотрудником денег в такой ситуации не может автоматически считаться его доходом. Таким образом, вы можете «подвесить» ситуацию при условии, что ни организация, ни физическое лицо никаких действий предпринимать не станут.
Как долго может сохраняться этот status quo ? До тех пор, пока организация не спишет выданную под отчёт сумму в расходы (п.п.2 п.2 статьи 265 НК РФ) по истечении установленного срока исковой давности (3 года). Кое-кто старается этот срок продлевать путём бумажной переписки или возвратом части сумм до бесконечности, но сейчас законодатель ограничил общий десятью годами (п. 2 ст. 196 ГК РФ). Так что через 10 лет вам всё равно придётся списывать эти средства. Ну да ничего. 10 лет - очень большой срок. Как в той сказке: что-то за это время наверняка случится. Или падишах скончается, или ходжа Насреддин помрёт, или ишак сдохнет… То есть: изменится законодательство, будет реорганизовано или получатель подотчётных средств уедет за границу - сказочное количество вариантов.
Но если организация простит долг работнику и спишет его, то она будет обязана исчислить НДФЛ и страховые взносы (Минфин России в письме от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610 ). Если вы не желаете платить НДФЛ и страховые взносы, то этого делать не нужно, так как доход сотрудника возникает в момент списания.
Наш суд - самый гуманный
В спорных случаях стороны, разумеется, могут обратиться в суд. Поэтому судебная практика нам тоже небезразлична. Так вот, наши суды считают: раз физическому лицу уже выданы деньги под отчёт, это значит, что человек уже отчитался по ранее полученным суммам. Презумпция разумности субъекта предпринимательской деятельности. То есть: не дураки же в организации сидят, чтобы давать деньги тому, кто не имеет привычки отчитываться об их расходовании. Мы согласны с нашим самым гуманным судом. Мы - не дураки. Просто рассеянные немножко… Отчётность куда-то засунули, найти не можем. А усердного бухгалтера, который отчёт потеряла, мы давно «уволили». В общем, считайте документы утерянными. Несчастный случай на производстве, можно сказать. А сотрудник наш расписку (отрезную часть авансового отчёта) тоже потерял. Ну что с него взять! Физлицо всё-таки. Главное, в суде не рассмеяться.
Таким образом, создаётся интересный правовой казус. Факт выдачи денег не отрицаем; все авансовые отчеты получены, к сотруднику нет претензий. Но придать этим фактам юридическое значение можно только через суд. Соответственно одна сторона будет настаивать на таком разбирательстве, другая не будет ничего отрицать. И если суд пройдёт по такой схеме в тёплой дружеской обстановке - о начислениях НДФЛ и страховых взносов можно забыть. А потом руководитель организации вынесет суровый приказ о наказании главбуха и восстановлении документов. В качестве наказания можно применить ссылку на семинар за границу. Такие семинары иногда проводятся на круизных морских лайнерах. Не Мальдивы, конечно, но наказание должно быть строгим.
Каких-либо других действий со стороны Налоговых служб можно не бояться, законодательством им не предоставлено право принимать решение об изменении юридической квалификации сделки. Таким правом обладает только суд. Чтобы переквалифицировать сделку, они должны обратиться в суд. Что очень долго и практически нереально.
Есть, конечно, другая проблема. Это когда подотчётная сумма достигает астрономических размеров, что не будет красить баланс предприятия и станет всё время вызывать интерес Налоговой службы, начиная с писем о вашей ликвидации в связи с нехваткой чистых активов. Но это - тема для отдельного разговора.
Подотчетные выводы
Подводим итоги. Если вы хотите максимально долго не подвергать налогообложению суммы, выданные под отчет, то не списывайте их, просто держите как задолженность. За то, что вы будете продолжать выдавать деньги под отчёт тому же лицу и впредь наказать вас практически невозможно. Если все-таки настал момент всё списать, то пусть ваше подотчетное лицо вернёт все деньги, а вы выдайте их тому сотруднику, кто работает у вас «временно». По истечении срока исковой давности или сразу по истечении срока отчёта можете устроить с таким сотрудником дружеский судебный процесс.
Получайте удовольствие по полной программе. Закон на нашей стороне, судебная практика тоже. Нам не страшен налоговый инспектор. В этом конкретном случае, разумеется…
Вам понадобится
- - приказ руководителя организации;
- - авансовый отчет;
- - книга учета приходно-расходных ордеров;
- - расходный кассовый ордер;
- - приходный кассовый ордер;
- - квитанция о внесении неиспользованных средств.
Инструкция
Выдайте наличные денежные средства подотчетному лицу, согласно расходному кассовому ордеру. Такой ордер должен быть правильно оформлен, заверен штампом с реквизитами расходного и подписями главного бухгалтера, и подотчетного лица. Выдача денежных средств подотчетному лицу производится по предоставлению паспорта. Затем расходных кассовый ордер необходимо зарегистрировать в учета приходно-расходных ордеров. На данную операцию предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 50 «Касса» на сумму средств, выданных подотчетному лицу.
Произведите списание подотчетных сумм на основании представленного авансового отчета. Авансовый отчет необходимо составить в одном экземпляре и заверить подписями руководителя предприятия, подотчетного лица и бухгалтерии. К авансовому отчету нужно приложить оригиналы документов, подтверждающих данные расходы, например, квитанции, чеки, командировочное удостоверение, билеты на проезд. Затем бухгалтеру предприятия необходимо проверить целевое использование затраченных средств и подбить их общую сумму.
Осуществите прием в кассу неиспользованных наличных денежных средств подотчетным лицом. Такие средства остаются в результате превышения сумм, выданных авансом, над фактическими затратами подотчетного лица. Прием таких денежных средств в кассу предприятия осуществляется по приходному кассовому ордеру, который необходимо подписать главным бухгалтером и кассиром, а также заверить кассовым штампом. Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре, а затем регистрируется в книге учета приходно-расходных ордеров предприятия. Такой кассовый ордер остается у бухгалтера предприятия, а подотчетному лицу на руки выдается квитанция о внесении неиспользованных средств. На данную операцию бухгалтеру предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 50 «Касса» – Кредит 50 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму неиспользованных средств подотчетным лицом.
Предприниматели и предприятия, имеющие счета в банках, ведут расчеты по денежным обязательствам, возникающим в процессе хозяйственных отношений, чаще всего в безналичной форме. Но и без расчетов наличными деньгами обойтись не всегда удается, так как выплата заработной платы, командировочных и реализация населению товаров или услуг предполагает использование наличных денежных средств.
Инструкция
Наличные расчеты – платежи, осуществляемые с помощью наличных денежных средств, принадлежащих предпринимателям или предприятиям, за реализацию работ, услуг или товаров. Для приема, расходования и хранения денежных средств организации должны иметь оборудованную кассу.
Наличные средства организаций, включая полученные в , могут использоваться для обеспечения нужд, которые возникли в процессе функционирования. Самые распространенные операции списания наличных средств организации:
- выплата зарплаты, и премий организации;
Сдача денежных средств в банк;
Приобретение сельскохозяйственной продукции;
Командировочные расходы;
Расходные операции на хозяйственные и производственные нужды.
Выдача средств из кассы осуществляется только на основании расходных документов: , платежных ведомостей. Тем лицам, которые не включены в штатное расписание, выдача проводится по расходным ордерам, выписывающимся на каждое лицо. В случае выдачи наличности отдельным физическим лицам по расходным документам кассир должен требовать паспорт, чтобы идентифицировать личность.
Выдача может производиться только лицу, данные которого указаны в расходном ордере. Другому лицу выдача осуществляется только на основании доверенности, которая остается в кассовых документах. Выдача средств из кассы не списывается без подписи получателя на расходном документе, так как это обязательный критерий к оформлению любых документов, связанных с расходными операциями.
Выдача средств под отчет может осуществляться за счет поступившей выручки, остатка денег в кассе и за счет полученных в банке денежных средств. Выдача подотчетных средств осуществляется только при условии отчета по ранее выданным суммам. Списание проводится после того, как работник, получивший средства, отчитается в потраченной наличности, сдав «Отчет об использовании средств».
Наличные средства, находящиеся в кассе предприятия, не должны в сумме превышать установленные на предприятии лимиты, их необходимо сдать в банк, где обслуживается организация, для зачисления на текущие счета предприятия.
Видео по теме
Обратите внимание
В случае если лимит кассы не установлен, все наличные денежные средства в конце дня должны сдаваться в банк.
Полезный совет
Списание наличных денежных средств должно подтверждаться расходным документом, заверенным оттиском печати и подписью.
Некоторые организации в процессе хозяйственной деятельности используют наличный способ оплаты. Сотруднику выдаются денежные средства из кассы предприятия. Исходя из этого, в учете формируются подотчетные суммы. Как правило, они подлежать списанию. Каким образом это происходит?
Вам понадобится
- - авансовый отчет (форма №АО-1);
- - подтверждающие документы.
Инструкция
Сначала следует заметить, что подотчет вы можете выдать любую сумму. Но учтите, что если сотрудник приобретает какой-либо товар у другой организации, размер оплаты по донному договору не может превышать 100000 рублей.
Сначала составьте приказ о возможности выдачи данному сотруднику. Также вы можете указать сумму выданных средств. Напишите и , в который данное лицо должен израсходовать выданные суммы. Приказ составьте в одном экземпляре, подпишите его и у сотрудника, что будет означать его согласие с написанной информацией.
Для того чтобы денежные средства, выданные подотчет, сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие затраты. Но учтите, что они должны быть и экономически подкреплены. Например, если это представительские расходы, то они должны быть обоснованы. Для этого составьте письменное обоснование, где укажите цели, достигнутые результаты, например, переговоров во , также можете указать и план мероприятий, и место проведения переговоров.
На основании чеков, счетов, квитанций и других подтверждающих документов, составьте авансовый отчет (форма №ОА-1). Помимо того, что вы укажите все данные подтверждающих документов в отчете, прикрепите их к форме. Учтите, что если вы прилагаете кассовый чек, то необходимо прикрепить и товарный, так как чаще всего в первом не указывается наименование товара.
Прежде чем списывать подотчетные суммы, проверьте правильность их составления, то есть покупки не должны быть осуществлены в выходные и праздничные дни. В противном случае, подотчетное лицо должно составить объяснение в письменном виде.
Товарные чеки, счета должны содержать расширенную информацию, например, если приобретались канцелярские товары, то они должны быть перечислены с указанием количества единиц продукции.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. Подпишите его у руководителя организации, бухгалтера и у подотчетного лица. На основании всех вышеперечисленных документов сделайте запись в бухгалтерском учете:
Д50 «Касса» К71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Видео по теме
Каждое предприятие сталкивается с необходимость использования подотчетных сумм. Данные средства могут быть направлены на хозяйственно-производственные и административные нужды компании, на оплату труда или служебных командировок, для приобретения товарно-материальных ценностей и прочее. Списание подотчета сложный процесс, требующий следования нормативных положений по ведению бухгалтерского учета и кассовых операций.
Инструкция
Отразите списание подотчетных сумм в зависимости от их назначения. Если средства были потрачены на приобретение товаров, то необходимо составить запись по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если же была произведена покупка материальных ценностей, то дебетируется счет 10 «Материалы». Таким образом, с кредитом счета 71 могут находиться в корреспонденции счета, которые характеризуют характер произведенных расходов подотчетного лица.
Произведите возврат неизрасходованных подотчетных сумм в кассу открытием дебета по счету 50 и кредита по счету 71. Если же подотчетное лицо не произвело возвращение остатков по подотчетным в установленные сроки, то откройте по счету 71 и дебет по счету 94 «Потери и недостачи от порчи ценностей». Также можно списать средства по дебету по счета 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», когда недостаток удерживается частями в нескольких отчетных периодах.
В будущем данные суммы удерживайте из оплаты труда сотрудника открытием дебета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с корреспонденцией по счету 94. Если же списать средства из заработной платы нет возможности, то открывается дебет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Если возместить недостачу невозможно, то подотчетные суммы списываются по дебету счета 91.2 «Прочие расходы».
Видео по теме
В ходе финансово-хозяйственной деятельности предприятие нередко сталкивается с необходимостью приобретения материальных ценностей или оплаты различных работ как по безналичному расчету, так и посредством наличных денег. В этом случае работник получает подотчетные деньги на выполнение действий по поручению компании, которые списываются в бухгалтерии на основании нормативных положений бухучета.
Вам понадобится
- - расходный и приходный кассовый ордер;
- - авансовый отчет по форме №АО-1.
Инструкция
Выдайте наличные средства в подотчет по правилам, установленным Порядком ведения кассовых операций. Выдача подотчетных осуществляется кассу предприятия с оформлением соответствующего расходного кассового ордера, в котором указывается полная сумма и назначение средств. Данная операция отражается бухгалтером как дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с корреспонденцией в счете 50 «Касса».
Оформите авансовый отчет по форме №АО-1, в котором отражается вся информация о растрате подотчетных денег. Приложите к отчету квитанции, счета и прочие документы, которые подтверждают указанные суммы расходов.
Спишите израсходованные подотчетные . Если приобретался товар, то в бухгалтерском учете они списываются на дебет счета 41 «Товары» с корреспонденцией по счету 71. Если покупались материальные ценности, то подотчет дебетируется по счету 10 «Материалы». Представительские и командировочные расходы списываются на дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы». Если работник брал деньги для оплаты услуг поставщиков или подрядчиков, то подотчет отражается по дебету счета 60 «Расчеты с подрядчиками и поставщиками».
Подсчитайте сумму неизрасходованных подотчетных денег и проведите их возврат в кассу с оформлением приходного кассового ордера. Для этого открывается дебет по счету 50 с корреспонденцией по счету 71. В том случае, когда подотчетное лицо в установленные сроки не вернуло остатки средств, необходимо открыть кредит по счету 71 с корреспонденцией по счету 94 «Недостачи от порчи ценностей».
В последствие данную сумму спишите с заработной платы работника посредством открытия дебета счета 70 «Расчеты с персоналом по заработной » с обращением к счета 94. Если же недостачу возместить невозможно, то остаток подотчетных денег списывается на дебет счета 91.2 «Прочие расходы».
Оформление любых кассовых операций осуществляется по первичным документам, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ № 88. Списание производится на основании расходного кассового ордера КО-2 и книги учета КО-5.
Вам понадобится
- - расходный кассовый ордер КО-2;
- - журнал учета КО-5 и КО-2;
- - ведомость Т-53, Т-49.
Инструкция
Выдавать деньги из кассы вы можете на выплату зарплаты, под отчет на хозяйственно-бытовые нужды или сдавать инкассаторам обслуживающего вас банка. Любую выдачу денежных средств оформляйте расходным кассовым ордером КО-2 и вносите запись в журнал КО-3, в котором вы производите учет всех приходных и расходных кассовых ордеров, а также в журнал КО-5, являющийся учетным документом принятых и выданных средств.
Расходный кассовый ордер заполняйте при любой форме обработки данных бухгалтерией, как традиционных с использованием калькулятора и первичной бухгалтерской документации, так и с использованием вычислительной техники и компьютерной обработки.
Каждый расходный кассовый ордер должен иметь порядковый номер, подпись руководителя предприятия и главного бухгалтера, подпись кассира, выдающего денежные средства.
При списании денежных средств из кассы указывайте в строке «Основание» вид операции по выдаче средств, в строке «Приложение» перечислите все номера и даты первичных документов, которые являются основанием для выдачи денежных средств.
Без подписи уполномоченных лиц списание денежных средств из кассы и оформленный расходный кассовый ордер не являются действительными, поэтому обязательно учитывайте это обстоятельство и вовремя получайте подписи от уполномоченных лиц административного состава.
Если списание производится на основании доверенности, указывайте номер и дату выданной доверенности в ссылках «Приложение».
При заполнении документов о списании из кассы не допускаются исправления, выдачу всех средств вы обязаны производить в день составления расходной документации (статья 7, 9 Федерального закона 129 Ф-3).
Если расход из кассы осуществляется на выплату зарплаты, пособий или стипендий, то вы обязаны производить выдачу на основании платежной ведомости, утвержденной Госкомстатом № 1. Ведомости имеют унифицированную форму Т-53, Т-49. На данные суммы вы можете не составлять расходный кассовый ордер, а ограничиться платежными ведомостями. Всю проводку расхода будет проводить бухгалтерия.
При ведении бухгалтерии организации необходимы не только правильные расчеты, но и наличие различных подтверждающих документов. Это нужно как для внутреннего контроля со стороны руководства, так и для внешних проверок со стороны государственных органов. Но что делать, если для части расходов документы не сохранились? Возможно проводить часть списания и без необходимых бумаг.