Rok trajanja računovodstvenih dokumenata u organizaciji. Trajanje skladištenja dokumenata u organizaciji: važno je znati
Knjigovodstvo je najbrojnija papirna podjela bilo koje tvrtke. Ali morate se riješiti svih vrsta dokumenata kompetentno. Treba ih čuvati najmanje nekoliko godina. A neki se dokumenti ne mogu uništiti čak 75 godina! Koliko bi računovodstvenih papira trebalo "živjeti"?Koliko pohraniti dokumente
Naravno, dokumente treba pohranjivati \u200b\u200bbarem onoliko koliko ih porezni inspektori mogu zahtijevati tijekom ovjere. Na temelju stavka 4. članka 89. Poreznog zakona Ruske Federacije mogu potvrditi razdoblje koje ne prelazi tri kalendarske godine koje su prethodile godini donošenja odluke revizije. Dakle, dokumenti iz prethodne tri godine moraju biti pohranjeni.
U međuvremenu, porezni zakon dodaje još jednu godinu ovom razdoblju. Prema članku 23. podstavku 8. stavka 1. Poreznog zakona Ruske Federacije, porezni obveznici moraju osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza za četiri godine. Oni uključuju podatke o računovodstvu i poreznom računovodstvu, kao i dokumente koji potvrđuju primanje prihoda, troškova i plaćanje poreza (po odbitku) poreza. Sličan zahtjev uspostavljen je za porezne agente (podstavak 5. stavak 3., članak 24. Poreznog zakonika Ruske Federacije). I od kojeg trenutka odbrojati četverogodišnje razdoblje?
Porezi se izračunavaju na temelju rezultata poreznih razdoblja (klauzula 1, članak 55. Poreznog zakona Ruske Federacije). Ispada da se četverogodišnje razdoblje mora računati od dana nakon završetka poreznog razdoblja. Na primjer, uzmimo PDV: do kojeg datuma trebate čuvati dokumente povezane s izračunavanjem ovog poreza za IV kvartal 2004.? Četverogodišnji mandat započinje 1. siječnja 2005., a završava 31. prosinca 2008. Ispada da je u 2008. potrebno čuvati dokumente iz 2004. godine. Odnosno, godina koja ne spada u terensku inspekciju.
Rok trajanja dokumenata utvrđen je zakonima o računovodstvu. Iz članka 17. Federalnog zakona od 21. studenog 1996. br. 129-FZ "O računovodstvu" (u daljnjem tekstu: Zakon o računovodstvu) proizlazi da:
- primarni računovodstveni dokumenti, računovodstveni registri i financijski izvještaji moraju se čuvati za razdoblja utvrđena pravilima državnog arhiviranja, ali ne kraća od pet godina;
- dokumente računovodstvenih politika i programe strojne obrade podataka organizacija mora čuvati najmanje pet godina nakon godine u kojoj su posljednji put korišteni za sastavljanje financijskih izvještaja.
Nekoliko izuzetaka od općeg pravila
Dakle, u pravilu, papir morate čuvati najmanje pet godina. Ovo je maksimalno razdoblje određeno Zakonom o računovodstvu. Istodobno, maksimalna dubina porezne revizije je tri godine. Stoga je posebno važno promatrati sigurnost vrijednosnih papira povezanih s obračunom poreza, upravo u ovom razdoblju. Ako nemate dovoljno dokumenata, recimo, prije pet godina, možete biti kažnjeni samo zbog kršenja pravila za pohranu dokumenata.
U međuvremenu, u nekim slučajevima vrijeme skladištenja dokumenata određuje se posebnim pravilima. Kao rezultat toga, nepostojanje vrijednosnih papira, čak, na primjer, prije šest godina, može dovesti do novčanih kazni zbog ponižavanja plaćanja poreza. Analizirat ćemo odvojeno takve situacije.
"Primarno" na stečenoj nekretnini, Dokumenti za nabavu osnovnih sredstava moraju se čuvati bez obzira na vijek trajanja ovih objekata. Uostalom, vrijednosni papiri potrebni su za potvrđivanje početne vrijednosti za potrebe izračuna amortizacije, kao i poreza na imovinu. Pored toga, bez "primarne" tvrtke neće moći potvrditi vrijednost nekretnine prilikom prodaje. A to se odnosi i na osnovnu imovinu i na drugu imovinu (dopis Ministarstva financija Rusije od 15. rujna 2005. broj 03-03-02 / 84).
Posebni zahtjev za tvrtke koje stvaraju gubitak, Obveznik poreza na dohodak ima pravo smanjiti poreznu osnovicu tekućeg razdoblja za gubitke iz prethodnih poreznih razdoblja na način propisan člankom 283. Poreznog zakonika. Gubici se mogu uzeti u obzir tijekom sljedećih 10 godina. Budući da je poglavlje 25. Poreznog zakonika na snazi \u200b\u200bod 2002. godine, gubitak ove godine može se upotrijebiti za smanjenje poreznog opterećenja poduzeća do 2012. godine. Nadalje, član 10. Federalnog zakona od 6. kolovoza 2001. br. 110-FZ dopušta priznavanje gubitaka otkrivenih na kraju 2001. godine.
Međutim, ako tvrtka prenese gubitke u budućnost, tada je za cijelo razdoblje korištenja ove pogodnosti dužna čuvati dokumente koji potvrđuju iznos nastalog gubitka (članak 4. članka 283. Poreznog zakona Ruske Federacije). Ovo pravilo omogućava poreznim službenicima zahtijevanje dokumenata za prošle gubitke koje tvrtka tvrdi u deklaraciji za tekuće razdoblje. Na temelju toga, Ministarstvo financija Rusije u pismu od 3. travnja 2007. br. 03-03-06 / 1/206 pojašnjava da je otpis gubitka moguće samo uz predočenje primarnih dokumenata koji potvrđuju dobiveni financijski rezultat.
Istina, volumen gubitaka može se potvrditi prethodno provedenim poreznim revizijama, tijekom kojih je "primarni" u vezi s njima već ispitan. U ovom slučaju ponovljena dokumentarna provjera nije potrebna. Do ovog zaključka došao je Vrhovni arbitražni sud Ruske Federacije u svojoj odluci od 6. lipnja 2008. br. 6899/08.
Dodajmo da se zahtjev za pohranu dokumenata za gubitke tijekom cijelog razdoblja otpisa odnosi i na obveznike jedinstvenog poljoprivrednog poreza (klauzula 5 članka 346.6 Poreznog zakona Ruske Federacije) i na „pojednostavljene radnike“ (klauzula 7 članka 346.18 Poreznog zakonika Ruske Federacije).
Otpis loših potraživanja. I u ovom će se slučaju dokumenti morati čuvati više od pet godina.
Podsjetimo: u skladu s člankom 265. stavkom 2. stavkom 2. Poreznog zakona Ruske Federacije, iznos loših dugova jednak je neoperativnim troškovima poreznog obveznika kao gubitak nastao u izvještajnom (poreznom) razdoblju. Takvi troškovi smanjuju poreznu osnovicu prilikom obračuna poreza na dohodak. Naravno, u prisustvu propratnih papira.
Dakle, primarni knjigovodstveni dokumenti koji dokazuju iznos potraživanja karakteriziraju vrijednost povlačenja imovinskih prava, odnosno iznos rashoda. Stoga odbrojavanje razdoblja skladištenja takvih dokumenata mora biti započeto od trenutka otpisa lošeg duga. Ako uništite dokumente unaprijed, tvrtka će izgubiti pravo na priznavanje loših dugova u troškovima, jer neće moći potvrditi iznos poreznim vlastima.
Period skladištenja dokumenata od strane dioničkih društava, Prilikom pohrane dokumenata, dionička društva trebaju se voditi Uredbom koja je odobrena Uredbom Savezne komisije za vrijednosne papire od 16. srpnja 2003. br. 03-33 / ps. Konkretno, u skladu s ovim regulatornim dokumentom, od njih se traži da stalno vode povelju i godišnje financijske izvještaje. To jest, tijekom cijelog života tvrtke. A u slučaju likvidacije tvrtke, dokumenti trajnog razdoblja skladištenja i osoblje prenose se u državni arhiv. To je ako je s njim sklopljen sporazum. Ako s arhivom nema dogovora, tada je dužan prihvatiti za pohranu samo dokumente o osoblju zaposlenika tvrtke. Mjesto skladištenja preostalih dokumenata utvrđuje predsjednik likvidacijske komisije ili stečajni upravnik.
Porezna izvješća, Tvrtka mora čuvati godišnje porezne prijave najmanje 10 godina, a kvartalne porezne prijave pet godina, ako postoje. To je određeno odredbom 170 Popisa modela dokumenata za upravljanje koje su stvorile organizacije, naznačujući razdoblja skladištenja koje je Rosarchive odobrio 6. listopada 2000. (u daljnjem tekstu: Popis tipičnih dokumenata za upravljanje) u vezi s odredbom 2.4.2 Smjernica za primjenu Popisa. Tromjesečna izvješća također bi se trebala čuvati najmanje 10 godina, ako ne i godišnja (na primjer, za PDV). Ali mjesečno izvještavanje u nedostatku tromjesečnih obrazaca mora se čuvati pet godina.
Računi, knjige o kupnji i prodaji. Prema stavcima 15. i 27. Pravila za vođenje registra zaprimljenih i izdanih računa, knjiga o kupnji i prodajnih knjiga ... odobrenih dekretom Vlade Ruske Federacije od 2. prosinca 2000. br. 914, knjige o kupnji i knjige o prodaji trebale bi se čuvati punih pet godina od datuma posljednjeg snimanje. Odnosno, ti bi se radovi za IV tromjesečje 2004. trebali čuvati tijekom 2009. godine.
Određen je petogodišnji rok trajanja računa. Temelj - stavak 150. Popisa dokumenata za upravljanje uzorcima.
Međutim, porezne vlasti, iako imaju pravo tražiti dokumente koji služe kao osnova za obračun poreza i potvrđivanje njihove isplate, ali samo u skladu sa zakonodavstvom o porezima i naknadama. I gornji Popis nije uključen u njega. Stoga, na primjer, 2009. godine, porezni organi mogu podnijeti zahtjev za podnošenje računa za 2004. godinu.
Rok trajanja niza drugih dokumenata. Period skladištenja za niz drugih dokumenata utvrđuje posebno federalno izvršno tijelo, Rosarhiva (klauzula 3, članak 6. Saveznog zakona od 22. listopada 2004. br. 125-FZ, Uredba Vlade Ruske Federacije od 17. lipnja 2004. br. 290). A često prelaze i pet godina. Okrenimo se Popisu tipičnih dokumenata za upravljanje koje smo već spomenuli.
Računovođe se primarno bave odjeljkom 4, "Računovodstvo i izvještavanje", kao i odjeljcima 7, "Radni odnosi", i 8, "Osoblje". Smanjili smo pojedinačne unose Popisa u tablicu.
Na stolu su dokumenti s rokom trajanja od jedne godine. Ali ako ti vrijednosni papiri pripadaju "primarnom", onda se u skladu s računovodstvenim propisima moraju čuvati najmanje pet godina.
Kako pravilno pohraniti i uništiti dokumente
Odabir dokumenata za pohranu i uništenje, kao i zadane rokove trebao bi biti stalno stručno povjerenstvo. Sastoji se od najkvalificiranijih stručnjaka glavnih strukturnih odjela, a za predsjedatelja je imenovan jedan od vodećih zaposlenika tvrtke.
Kako pohraniti, Pohrana dokumenata sastavni je dio tijeka rada i stoga bi trebala biti upravljana računovodstvenom politikom (stavak 5. PBU 1/98 „Računovodstvena politika organizacije”). U ovom se slučaju treba voditi Uredbom o dokumentima i upravljanju dokumentima u računovodstvu (koju je odobrilo Ministarstvo financija SSSR-a br. 105 od 29. srpnja 1983., u daljnjem tekstu: Uredba). Ali u dijelu koji nije u suprotnosti s trenutnim zakonodavstvom. Odredba 6.1 Uredbe kaže da primarni dokumenti, knjigovodstveni registri, računovodstvena izvješća i bilance podliježu obveznom prijenosu u arhivu. Obrađeni primarni dokumenti popunjavaju se mjesečno (stavak 6.4 Uredbe).
Mjesto pohrane dokumenata tvrtke određuje se neovisno. U pravilu je to ured tvrtke. Imajte na umu da papire ne možete držati u uredu - to zakonom nije zabranjeno. Na primjer, možete koristiti usluge specijaliziranih arhivskih tvrtki, što je često i više isplativo i pouzdano. No dionička društva moraju čuvati određeni broj dokumenata (na primjer, povelje i godišnja izvješća) isključivo na mjestu svog izvršnog tijela (stav 2. članka 89. Federalnog zakona od 26. prosinca 1995. br. 208-FZ „O dioničkim društvima“).
Naravno, postavljanje papirnate arhive zahtijeva uredski prostor, koji neprestano postaje sve skuplji. Stoga je lakše pohranjivati \u200b\u200bračunovodstvene i porezne dokumente u elektroničkom obliku. Takva je mogućnost predviđena u člancima 9. i 10. Zakona o računovodstvu i članku 314. Poreznog zakona Ruske Federacije. To je potvrdilo Ministarstvo financija Rusije u pismu od 24. srpnja 2008. broj 03-02-07 / 1-314.
Međutim, dužnosnici su objasnili da informacije o računalnim medijima trebaju biti pohranjene pomoću elektroničkog digitalnog potpisa. U skladu s odredbama Federalnog zakona od 10. siječnja 2002. br. 1-FZ o elektroničkom digitalnom potpisu, takav je potpis jednak rukom pisanom potpisu u papirnatom dokumentu. Za elektroničko upravljanje dokumentima tvrtka stvara korporativni informacijski sustav. Servisira ga certifikacijski centar koji osigurava uporabu digitalnog potpisa u elektroničkim dokumentima.
A što učiniti s dokumentima ako je tvrtka likvidirana? Zatim likvidacijsko povjerenstvo prenosi dokumente o osoblju u državni ili općinski arhiv na pohranu. I drugi arhivski radovi, kojima razdoblja privremene pohrane nisu istekla, mogu se prenijeti u arhivu sklapanjem sporazuma s njim. Ili pohraniti na bilo koje drugo mjesto. Imajte na umu da je jednostavno uništavanje tih radova zabranjeno odredbom 9.7.3. Osnovnih pravila za rad arhiva organizacija odobrenih odlukom Kolegijuma Saveznog arhiva od 6. veljače 2002. A da bi se izbjegli mogući problemi s agencijama za provođenje zakona, bolje je ne činiti to.
Nakon reorganizacije tvrtke, dokumenti se prenose u organizaciju ili organizacije nasljednike. Ako se razdvoji nova organizacija, ona se prenosi u slučaj povezan s profilom njezinih aktivnosti, kao i osobni dosjei i osobni računi zaposlenika koji su prešli na rad u ovoj organizaciji.
Kako uništiti, Uništavanje dokumenata sastavlja se aktom koji je odobrio šef organizacije.
U ovom slučaju, akt o raspoređivanju dokumenata ne mora nužno navesti detalje svih vrijednosnih papira. Takav zaključak proizlazi iz stavka 2.4.5. Osnovnih pravila za rad arhiva organizacija. Ova pravila pružaju jedinstveni oblik akta o dodjeli dokumenata za uništenje. I u njemu možete napraviti jedan zapis za grupu homogenih dokumenata. Koje dokumente smatra homogenima, tvrtka ima pravo samostalno utvrđivati. Na primjer, to mogu biti dokumenti s istim nazivom, recimo fakture.
Prema zakonu, mape s dokumentima koje treba uništiti moraju se prenijeti na recikliranje (odlaganje). Na primjer, u tvrtki koja se bavi recikliranjem. Prijenosom papira sastavite račun. Učitavanje i uklanjanje za odlaganje odvija se pod kontrolom zaposlenika, osiguravajući sigurnost dokumenata u organizaciji.
Pristup uništavanju dokumenata moguće je i lakše. Recimo da za to upotrijebimo drobilicu papira. Uz to se dokumenti mogu spaliti ili jednostavno baciti. Međutim, treba imati na umu da neovlašteno paljenje krši zakone o zaštiti okoliša. Bacanje nepotrebne dokumentacije također je rizično. Na primjer, prema zakonu o radu, poslodavac je dužan štititi osobne podatke zaposlenika. I drugi radovi mogu biti zanimljivi natjecateljima.
Odgovornost za kršenje pravila za pohranu dokumenata
Prema članku 120. Poreznog zakonika, nepostojanje primarnih dokumenata ili nedostatka računa ili knjigovodstvenih registra poreznih obveznika smatra se grubom kršenjem pravila računovodstva prihoda i rashoda i poreza. Takav porezni prekršaj povlači kaznu u iznosu od 5.000 rubalja. Ali samo pod uvjetom da je otkriven „nedostatak“ ovih dokumenata samo za jedno porezno razdoblje. U protivnom, poreznom obvezniku kaznit će se kazna od najmanje 15.000 rubalja. Ako je nedostatak dokumenata doveo do podcjenjivanja porezne osnovice, poreznom obvezniku suočena je novčana kazna u iznosu od 10 posto iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 15.000 rubalja. U kaznenom zakonu nije zanemarena sigurnost dokumenata. Na temelju stavka 1. članka 325. Kaznenog zakona Ruske Federacije, otmica, uništavanje, oštećenje ili prikrivanje službenih dokumenata iz osobnog interesa može se kazniti zatvorom do jedne godine. Ali, naravno, agencije za provođenje zakona morat će dokazati takav interes. I na kraju, kako tvrtka poštuje arhivsko zakonodavstvo, zaposlenici arhivskih tijela mogu provjeriti. Prema članku 13.20 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije, kršenje pravila za pohranu, nabavu, računovodstvo ili upotrebu arhivskih dokumenata prijeti službenicima upozorenjem ili novčanom kaznom u iznosu od 300 do 500 rubalja.
Kako se distribuira odgovornost za pohranu dokumenata
Voditelj tvrtke i glavni računovođa odgovorni su za pohranu dokumenata. Štoviše, na temelju Zakona o računovodstvu, direktor je odgovoran za organiziranje skladišta, posebno za dostupnost posebnih soba, ormarića, sefova. A glavni računovođa osigurava sigurnost dokumenata i njihov prijenos u arhivu. U tu svrhu može imenovati odgovorne osobe (točke 6.6 i 6.2 Uredbe). Na primjer, s vremenom se informacije odražene na papiru mogu izgubiti (izblijediti). U ovom slučaju morate voditi računa o kopiji tih dokumenata i ovjeriti ih pečatom tvrtke. Ova preporuka proizlazi iz pisma Ministarstva financija Rusije od 3. travnja 2007. br. 03-03-06 / 1/209.
Što radite s dokumentima kojima je istekao rok trajanja?
Koliko pohraniti primarne dokumente, porezne izvještaje, fakture, računovodstvenu bazu podataka? Kako pohraniti i uništiti dokumente. Rosarchiv. Odgovornost za pohranu dokumenata. POPIS TIPIČNIH UPRAVNIH DOKUMENATA OBLIKOVANIH U DJELATNOSTIMA ORGANIZACIJA, IZJAVLJENIM UVJETIMA SKLADIŠTENJA Federalna arhivska služba Rusije Pravila za pohranu dokumenata u računovodstvu.
Pitanje je, koliko godina čuvati računovodstvene dokumente.
Prema nekim dokumentima - 5 godina.
A s druge strane, takozvana "dubina" porezne revizije je 3 godine.
Istodobno, u 1. dijelu Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ kaže se da se primarni računovodstveni dokumenti, računovodstveni registri, financijski izvještaji, kao i revizijska izvješća o tome, moraju pohraniti za razdoblje utvrđeno pravilima arhiviranja. ali ne manje od pet godina, Rokovi čuvanja tipičnih arhivskih dokumenata definirani su u popisu odobrenom naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558.
Kako ne bi bili kažnjeni zbog kršenja pravila utvrđenih Zakonom od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, porezne prijave, obračune, registre i druge dokumente čuvajte najmanje pet godina. Dulji - samo oni za koje je zakonom određeno dulje razdoblje.
Kopije rabljenih strogih obrazaca za izvještavanje (korijena), pakirane u zapečaćene vrećice, u kojima se potvrđuje količina primljenog novca, čuvajte najmanje pet godina. Nakon što ovo razdoblje završi i protekne najmanje mjesec dana od posljednjeg popisa, kopije korištenih obrazaca mogu se uništiti na temelju akta o njihovom otpisu. Takva su pravila utvrđena u stavku 19. Uredbe, odobrene rezolucijom Vlade Ruske Federacije od 6. svibnja 2008. br. 359.
na izbornik
Rok trajanja HR dokumentacije
Periodi tijekom kojih se pohranjuju dokumenti o osoblju naznačeni su u članku 22.1 Zakona od 22. listopada 2004. br. 125-FZ i popisu odobrenom naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558. Početak razdoblja pohrane dokumenata je 1. siječnja godine nakon godine u kojoj su sastavljeni (stavak 4. stavak 1.4. popisa odobrenog naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558).
Nalozi za zapošljavanje, premještanje, otpuštanje i drugi nalozi za osoblje u općenitom slučaju trebaju se čuvati najmanje 75 godina, ako su stvoreni prije 2003. godine. Ako su ti dokumenti stvoreni nakon 2003. godine, tada se moraju čuvati najmanje 50 godina.
Ugovori o radu, osobne kartice i osobni dosjei zaposlenika također se moraju čuvati 75 godina ako su stvoreni prije 2003. godine, ili 50 godina ako su stvoreni nakon 2003. godine. Svi dokumenti o osoblju koji su formirani tijekom razdoblja državne službe, a koji nije državna državna služba, moraju se čuvati 75 godina, bez obzira na datum kada su stvoreni.
Razdoblje tijekom kojega morate čuvati dokumente koji potvrđuju da se zaposlenik školovao na štetu organizacije nastaje zbog zahtjeva poreznog zakonodavstva. Činjenica je da stavak 3. članka 264. Poreznog zakonika Ruske Federacije utvrđuje da za otpis tih troškova radi smanjenja oporezive dobiti organizacija mora čuvati sve dokumente koji potvrđuju izobrazbu (sporazum s obrazovnom ustanovom, naredba od glave da zaposlenika pošalje na usavršavanje, akt o pružanju usluga, diploma , potvrda, potvrda itd.). Njihovo razdoblje skladištenja ograničeno je trajanjem ugovora o obuci i godinu dana rada zaposlenika, ali ne manje od četiri godine.
U popisu odobrenom naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558, osim dokumenata o osoblju, nazivaju se i drugi dokumenti. Grupiraju se u odjeljke ovisno o opsegu njihove primjene.
Držite se rasporeda rada i nakon što ih zamijenite novim. Rok trajanja je jedna godina. Za raspored godišnjih odmora određen je jednogodišnji rok trajanja.
Čuvajte vremenske listove pet godina. I pod teškim, štetnim i opasnim radnim uvjetima - 75 godina.
Početak razdoblja pohrane dokumenata
računaju 1. siječnja godine koja slijedi nakon one u kojoj su sastavljeni (prihvaćeni za računovodstvo) (stavak 4. stavka 1.4. popisa odobrenog naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558). Na primjer, ako je dokument sastavljen 2017. godine, tada rok za pohranu počinje 1. siječnja 2018. godine. Postoje dvije iznimke od ovog pravila.
- Registri potrebni za odbitak PDV-a Konkretno, knjiga kupovine i knjiga prodaje, kao i knjige knjigovodstva za izdane i primljene račune. Početak njihovog pohranjivanja određuje se od datuma posljednjeg zapisa u njima. To slijedi iz stavka 13. odjeljka II. Dodatka 3., stavka 24. odjeljka II. Dodatka 4., stavka 22. odjeljka II. Dodatka 5. Uredbe Vlade Ruske Federacije od 26. prosinca 2011. br. 1137.
- Dokumenti koji potvrđuju početni trošak imovine koja se amortizira. Razdoblje skladištenja za njih smatra se od trenutka kada su prestali prikupljati amortizaciju (dopis Ministarstva financija Rusije od 26. travnja 2011. br. 03-03-06 / 1/270).
Dakle, četverogodišnje razdoblje započinje nakon izvještajnog (poreznog) razdoblja u kojem je dokument zadnji put korišten za pripremu poreznih izvještaja, obračun i plaćanje poreza.
Na primjer, za dokumente koji potvrđuju početni trošak osnovnih sredstava, odbrojavanje razdoblja skladištenja započet će nakon što vrijednost osnovnog sredstva više ne bude uzeta u obzir u "profitabilnim" troškovima kroz mehanizam amortizacije. tj kada će se OS u potpunosti amortizirati, likvidirati ili prodati (Dopis Ministarstva financija od 02.02.2016. broj 03-03-06 / 1/7604).
na izbornik
U slučaju gubitka dokumenata, porezni obveznik ih mora vratiti u prethodne četiri godine
Ako je tvrtka izgubila svoje primarno mjesto kao rezultat poplave, tada mora vratiti dokumente. Uključujući i posljednje četiri godine, a ne samo 2011. godinu. Na ovo su podsjetili stručnjaci Ministarstva financija Rusije u pismu od 11.08.11 broj 03-02-07 / 1-288.
Što se odnosi na odredbe stavka 5. U kojem se kaže da tijekom porezne revizije inspektori nemaju pravo tražiti od poduzeća dokumente koji su prethodno bili dostavljeni inspekciji (tijekom revizije na stolu ili na terenu). Izuzetak su oni papiri koji su prethodno predstavljeni u obliku originala, ali su ih vratile porezne vlasti, a zatim ih je tvrtka izgubila zbog više sile.
Još jedan razlog obnove dokumenata - rok čuvanja dokumenata potreban za izračun poreza je četiri godine. To je navedeno u stavku 8. podstavku 8. članka 23. Poreznog zakona Ruske Federacije.
Kako povratiti izgubljeni dokument
Formalno je postupak sljedeći:
- Izdati nalog za imenovanje povjerenstva za istraživanje razloga gubitka porezne prijave.
- Istražite nedostajući dokument. Primite pismena objašnjenja od zaposlenika odgovornih za njegovu sigurnost - podsjetnike.
- Na temelju rezultata istrage sastavite akt. U njemu navedite razloge gubitka dokumenta, mjere koje je potrebno poduzeti za obnovu.
- Na temelju izvornih dokumenata i poreznih registara vratite dokument.
- Potpišite ga sa zaposlenikom koji je to ovlašten danas. Čak i ako je u vrijeme kada je dokument izvorno sastavljen, drugi zaposlenik morao ga je potpisati.
- Na deklaraciji napravite natpis "Duplikat". U praksi kolege rijetko slijede ovaj redoslijed. Prema računovodstvenim podacima, deklaraciju ponovo ispunjavaju ako nije spremljena u računovodstvenom programu.
Koliko vam je godina potrebno da zadržite primarni, što potvrđuje gubitak u prijavi poreza na dohodak
Porezni zakonik kaže: dokumenti koji potvrđuju gubitak moraju se čuvati za cijelo razdoblje dok gubitak ne smanji osnovicu poreza na dohodak. Ovo je maksimalno 10 godina. Plus još četiri godine nakon isplate gubitka.
Ali što je s dokumentima o gubicima? Samo deklaracije iz prošlih godina ili cijela primarna?
Ministarstvo financija Rusije inzistira na tome: svi primarni dokumenti moraju biti pohranjeni (pismo od 03.03.2009 br. 03-03-06 / 1/276).
na izbornik
TRAJANJE ČUVANJA RAZLIČITIH DOKUMENATA (Tablica)
Razdoblje tijekom kojeg trebate čuvati dokumente organizacije i pojedinog poduzetnika ovisi o njihovoj vrsti. Ako ranije uništite papir, tvrtke se suočavaju sa novčanim kaznama i dodatnim troškovima.
na izbornik
Organizacija i pravila za pohranu računovodstvenih i drugih dokumenata
Za pohranu knjigovodstvenih dokumenata potrebno je opremiti posebne prostorije, sefove ili ormariće (klauzula 6.2 Uredbe koja je odobrena dopisom br. 105 Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983.). Zahtjevi za izgradnju takvih skladišnih prostora dati su u Pravilima odobrenim naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526.
Oblici stroge odgovornosti pohranjuju se u sefovima, metalnim ormarima ili u posebnim prostorijama koje mogu osigurati njihovu sigurnost (klauzula 16 Uredbe koja je odobrena dekretom Vlade Ruske Federacije od 6. svibnja 2008. br. 359). Novčani žiranti, avansna izvješća, bankovni izvodi s povezanim dokumentima prikupljaju se kronološkim redoslijedom i međusobno su povezani.
Dokumenti s oznakom "poslovna tajna" čuvaju se u sefovima.
Preostali dokumenti mogu se čuvati u posebnim sobama ili u ormarima na odgovornost osoba koje je ovlastio glavni računovođa.
Napomena: Stavci 6.2–6.4 Pravilnika odobreni dopisom Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983. br. 105 i stavci 3.2. I 3.6. Pravilnika odobrenim dekretom FCSM-a Rusije od 16. srpnja 2003. br. 03-33 / ps.
Organizacija ima pravo pohranjivanja knjigovodstvenih dokumenata u elektroničkom obliku
Prema zakonodavstvu o računovodstvu, primarni i konsolidirani računovodstveni dokumenti mogu se pripremiti na papiru ili u elektroničkom obliku (dio 5. članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ). Porezni knjigovodstveni registri mogu se voditi i na papiru, u elektroničkom obliku i (ili) na bilo kojem računalnom mediju (). Konačno, porezne prijave (izračuni) mogu se, au nekim slučajevima podnijeti i elektronički (članak 80. Poreznog zakonika).
A budući da se primarni, dokumenti računovodstva i poreznog računovodstva, kao i porezne prijave (obračuni) mogu pripremiti u elektroničkom obliku, tada se mogu pohraniti u istom formatu. Ispis nije obavezan. Jedini uvjet je da se takvi dokumenti moraju ovjeriti u skladu sa svim pravilima elektroničkim potpisom.
Napomena: dopisi Ministarstva financija Rusije od 22. kolovoza 2012. br. 03-02-07 / 1-202 i od 24. srpnja 2008. br. 03-02-07 / 1-314.
Na zahtjev regulatornih agencija, uključujući porezni inspektorat, kopije elektroničkih dokumenata morat će se ispisati i ovjeriti ručno prije nego što se predaju na pregled (stav 1. članka 252. stavak 1. članka 93. Poreznog zakonika Ruske Federacije). Ovaj zaključak temelji se na odredbama dijela 6. članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, članaka 313. i 314. Poreznog zakonika Ruske Federacije.
Za organiziranje pohrane dokumenata u elektroničkom obliku koristite Uredbu odobrenu dopisom Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983. br. 105 (u dijelu koji nije u suprotnosti sa zakonom) i Pravila odobrena naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526. Radite to sve dok federalni računovodstveni standard ne bude odobren utvrđivanje zahtjeva za upravljanje dokumentima i dokumentima u računovodstvu. To je navedeno u informaciji Ministarstva financija Rusije broj PZ-13/2015.
Prijenos elektroničkih tekstualnih dokumenata za pohranu u arhivu organizacije treba biti u PDF / A formatu. Barem jednom svakih pet godina provjerite stanje pohrane elektroničkih dokumenata i mogu li se sami dokumenti reproducirati. To su zahtjevi stavaka 2.31 i 2.32 Pravila, odobrenih naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526.
na izbornik
Uništavanje dokumenata
Kada isteknu dokumenti, treba ih uništiti (odjeljak 2.3 Pravila odobrenih naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526). Snimanje uništenja dokumenata korisno je za samu organizaciju. Uostalom, radnje s uništenjem mogu biti potrebne tijekom inspekcijskih ili sudskih slučajeva, ako je od organizacije potrebno podnijeti bilo koji dokument. Postupak uništavanja propisan je stavcima 4.6–4.13 Pravila odobrenih naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526.
Stručno povjerenstvo bira dokumente za uništenje. U stručno povjerenstvo mogu biti zaposlenici organizacije (tajnik, računovođa, službenik itd.).
Uništavanje odabranih dokumenata mora se izvršiti aktom u obrascu (.xls 35Kb) iz Dodatka 21 Pravilnika, odobrenim naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526. U akt napišite detalje svih dokumenata. Homogeni dokumenti mogu se navesti pod zajedničkim naslovom. Označite krajnje datume homogenih dokumenata. Na primjer, "unaprijed izvješća za 2009. godinu, rokovi su 20.01.2009. - 12.1.2009."
Organizacija može uništiti dokumente na sljedeće načine.
- prijenos za recikliranje (odlaganje). Izdati dokumente na obradu (odlaganje), ispuniti račun, u njemu navodeći datum prijenosa, težinu i broj papira;
- uništite dokumente sami - spalite, usitnite sjeckalicom, odbacite itd.
Izabrani način uništavanja mora biti naznačen u aktu.
na izbornik
Kazne i odgovornost za kršenje pravila i uvjeta pohrane dokumenata
Ako, na primjer, izgubljeni knjigovodstveni dokumenti, to je grubo kršenje pravila računovodstva prihoda i rashoda. Organizaciji je suočena novčana kazna u iznosu od 10 000 rubalja. prema Poreznom zakoniku Ruske Federacije. Ista će kazna biti ako ne slijedite postupak i razdoblje pohrane dokumenata.
Ako je nedostatak dokumenata doveo do podcjenjivanja porezne osnovice, poreznom obvezniku suočena je novčana kazna od 20 posto iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 40.000 rubalja.
Sljedeće kazne mogu se primijeniti na službenu osobu:
- novčana kazna od 5.000 do 10.000 rubalja. - za prvo kršenje;
- od 10 000 do 20 000 rubalja. ili izuzeće na razdoblje od jedne do dvije godine - za ponovljeno kršenje.
Takve sankcije predviđene su za grubo kršenje računovodstvenih zahtjeva, uključujući financijske izvještaje, Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije.
U kaznenom zakonu nije zanemarena sigurnost dokumenata. Na temelju stavka 1. članka 325. Kaznenog zakona Ruske Federacije, otmica, uništavanje, oštećenje ili prikrivanje službenih dokumenata iz osobnog interesa može se kazniti zatvorom do jedne godine. Ali, naravno, agencije za provođenje zakona morat će dokazati takav interes.
na izbornik
Najmanji rok pohrane računovodstvenih dokumenata također je utvrđen u stavku 1. člana 29. Federalnog zakona od 06.12.2011. N 402-FZ "O računovodstvu". Kaže da primarni računovodstveni dokumenti, računovodstveni registri, računovodstveni (financijski) izvještaji i revizijska izvješća o tome podliježu skladištenju gospodarskog subjekta za razdoblja utvrđena u skladu s pravilima organizacije državnog arhiviranja, ali ne manje od pet godina nakon izvještajne godine. Zakoni o dioničkim društvima i LLC imaju i popis dokumenata koji se moraju obvezno držati (članak 89. Zakona od 26. prosinca 1995. N 208-FZ, članak 50. zakona od 8. veljače 1998. N 14-FZ). Tu se posebno uključuju primarni dokumenti, knjigovodstveni registri i financijski izvještaji. Podaci o trajanju najčešćih vrsta dokumenata predstavljeni su u tablici.
|
Obveze poreznih obveznika (obveznika plaćanja)
1. Porezni obveznici su dužni da:
8) četiri godine osigurati sigurnost računovodstvenih podataka i drugih dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza, kao i dokumenata koji potvrđuju primljeni prihod (za organizacije - također nastali troškovi) i plaćeni porez (zadržani);
, Terenska revizija porezaAko inspekcijski službenici imaju dovoljno razloga da vjeruju da se dokumenti koji dokazuju prekršaje mogu uništiti, sakriti, promijeniti ili zamijeniti, ti se dokumenti oduzimaju na način propisan člankom 94. ovog zakona, u skladu s aktom koji su sastavili ti službenici. Akt o oduzimanju dokumenata mora opravdati potrebu za oduzimanjem i pružiti popis oduzetih dokumenata. Porezni obveznik ima pravo dati primjedbe prilikom vađenja dokumenata, koje bi na njegov zahtjev trebalo uključiti u akt. Zaplijenjeni dokumenti moraju biti numerirani, zapečaćeni i zapečaćeni pečatom ili potpisom poreznog obveznika (porezni agent, obveznik naknade). U slučaju odbijanja poreznog obveznika (poreznog agenta, obveznika poreza) da zaplijenjene dokumente stavi pečatom ili potpisom, o tome se stavlja posebna oznaka. Preslika akta o oduzimanju dokumenata prenosi se poreznom obvezniku (poreznom agentu, obvezniku naknade).
, Oduzimanje dokumenata i predmeta1. Oduzimanje dokumenata i predmeta provodi se na temelju obrazložene odluke službenika poreznog tijela koja provodi poreznu reviziju na licu mjesta.
Navedena odluka podliježe odobrenju voditelja (njegovog zamjenika) poreznog tijela koje je donijelo odluku o provođenju porezne revizije.
2. Oduzimanje dokumenata i predmeta noću nije dopušteno.
3. Oduzimanje dokumenata i predmeta vrši se u prisustvu svjedoka i osoba od kojih se vrši oduzimanje dokumenata i predmeta. Ako je potrebno, poziva se specijalista da sudjeluje u proizvodnji napadaja.
Prije početka oduzimanja, službenik Porezne uprave donosi odluku o oduzimanju i objašnjava osobama koje predstavljaju svoja prava i obveze.
4. Službenik poreznog tijela pozvat će osobu kojoj je oduzimanje dokumenata i predmeta dragovoljno izdano, a u slučaju odbijanja oduzeti ih silom.
U slučaju da osoba koja je oduzeta otvori prostorije ili druga mjesta na kojima se mogu nalaziti dokumenti i predmeti koji se mogu oduzeti, službena osoba poreznog tijela ima pravo to učiniti sama, izbjegavajući nanošenje nepotrebne štete bravama, vratima i drugim stvarima.
5. Dokumenti i predmeti koji nisu povezani sa predmetom porezne revizije ne podliježu zapleni.
6. O oduzimanju, oduzimanju dokumenata i predmeta sastavlja se protokol u skladu sa zahtjevima predviđenim u članku 99. ovog Zakona i ovom članku.
7. Zaplijenjeni dokumenti i predmeti navedeni su i opisani u protokolu o zapleni ili u priloženoj evidenciji s točnim naznakom imena, količine i pojedinačnih karakteristika predmeta, a ako je moguće, i cijene predmeta.
8. U slučajevima kada nema dovoljno kopija dokumenata revidirane osobe za mjere porezne kontrole, a porezne vlasti imaju dovoljan razlog da vjeruju da se izvorni dokumenti mogu uništiti, sakriti, ispraviti ili zamijeniti, porezno tijelo ima pravo povući izvorne dokumente na propisani način ovaj članak.
Kad se oduzmu takvi dokumenti, od njih se izrađuju kopije koje ovjerava službenik poreznog tijela i prenose osobi od koje su oduzeti. Ako nije moguće napraviti ili prenijeti kopije izrađene istodobno s oduzimanjem dokumenata, Porezno tijelo ih u roku od pet dana nakon oduzeća predaje osobi od koje su dokumenti oduzeti.
9. Svi zaplijenjeni dokumenti i predmeti predaju se svjedocima i drugim osobama uključenim u proizvodnju napada, a po potrebi se pakiraju na mjestu zaplene.
Zaplijenjeni dokumenti moraju biti numerirani, zapečaćeni i zapečaćeni pečatom ili potpisom poreznog obveznika (porezni agent, obveznik naknade). U slučaju odbijanja poreznog obveznika (poreznog agenta, obveznika naknade) da na njemu zaplijenjene dokumente stavi pečatom ili potpisom, u protokolu o zapleni posebna bilješka.
10. Kopija protokola o oduzimanju dokumenata i predmeta predaje se protiv primitka ili se šalje osobi od koje su ti dokumenti i predmeti oduzeti.
Za računovodstvene, porezne, kadrovske i druge dokumente različita su razdoblja skladištenja. Ako nemate dokumente koje je zatražila Federalna služba za porez, inspektori će naplatiti porez penalom i upisati novčanu kaznu.
Upozorenje! Tablicu razdoblja pohrane dokumenata u 2019. godini možete besplatno preuzeti na linku:
Radite s dokumentima prikladno. Pogodan je za organizacije i pojedince. Program će automatski generirati i ispisati sve potrebne primarne podatke. Također uključuje istovar transakcija u 1C, automatsko generiranje bilo kojeg izvješćivanja i puno više.
Periodi zadržavanja dokumenata
Rokovi skladištenja računovodstvenih i poreznih dokumenata, postupak njihovog uništavanja i odgovornost za kršenje skladištenja i uništavanje utvrđeni su zakonom. Osnovna pravila navedena su u Poreznom zakoniku Ruske Federacije, Naredbi Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. br. 558 i dva savezna zakona. To su zakoni od 22. listopada 2004. br. 125-FZ „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji“ i od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“. Bolje je ne prekršiti ih. Ova veza sadrži popis najvažnijih dokumenata koji bi se trebali nalaziti u bilo kojoj tvrtki \u003e\u003e\u003e.
stol. Periodi skladištenja dokumenata u 2019. godini
Dokument |
Koliko pohraniti |
Računovodstveni dokumenti |
|
Kupnja i prodaja dokumenata |
5 godina |
tovarni list |
|
Bankovni dokumenti |
5 godina |
Gotovinske isprave (gotovinska knjiga, izvještaj o rashodima, FFP, račun za gotovinsko plaćanje) |
|
OS inventarna kartica |
5 godina nakon umirovljenja iz OS-a |
Računovodstvena politika |
5 godina |
Računovodstveni certifikat |
|
Narudžbe za osnovne djelatnosti |
Prije zatvaranja tvrtke |
Računovodstveni registar (promet računa, SAL, glavna knjiga) |
5 godina |
Računovodstveno izvještavanje |
Prije zatvaranja tvrtke |
Izvještaj o reviziji |
Prije zatvaranja tvrtke |
Porezne isprave |
|
Porezni knjigovodstveni registri |
5 godina |
Porezno izvještavanje |
|
Elektronička prijava poreza na dobit |
|
Opis priloga i obavijest o primitku prilikom slanja dokumenta Federalnoj inspekciji porezne službe putem pošte |
|
faktura |
4 godine |
Knjige o kupnji i prodaji s dodatnim listovima |
4 godine |
Knjiga knjigovodstva prihoda i rashoda KUDiR-a o pojednostavljenom poreznom sustavu |
Prije zatvaranja tvrtke |
Akt o pomirenju s IFTS-om |
|
Dokument o gubitku i iznosu umanjenja porezne osnovice |
tijekom razdoblja smanjenja porezne osnovice iznos ranije primljenih gubitaka |
Dokumenti o doprinosu za osiguranje |
|
Isplate doprinosa |
6 godina |
Izračun 4-FSS |
Tromjesečno - 5 godina od dana prihvaćanja izvještaja u fond socijalnog osiguranja Godišnja - prije zatvaranja tvrtke |
Informacije SZV-M |
6 godina |
Godišnja odgovornost za FIU (SZV-STAZH, ODV-1 i potvrda o njihovom slanju u FIU) |
Prije zatvaranja tvrtke |
Dokument o slanju izvještaja u fond (potvrda primitka izvješća u elektroničkom obliku, popis priloga i obavijest o primitku prilikom slanja dokumenta poštom) |
Spremite s izvješćem |
HR dokumenti |
|
Izvorni dokument zaposlenika (radna knjižica) |
Na zahtjev zaposlenika (ali ne više od 50 godina, a ako je zaposlenik prijavljen prije 2003., ne više od 75 godina) |
Osobna karta i kopije dokumenata zaposlenika * |
- 50 godina, od strane zaposlenika registriranog od 2003. godine i kasnije; - 75 godina, za zaposlenika prijavljenog prije 2003. |
Ugovor o radu i dodaci uz njega |
|
HR narudžbe |
|
Vremenski list |
|
Bolesni dopust i obračun na njemu |
5 godina |
Raspored radnog odmora |
1 godina nakon upotrebe |
popis osoblja |
Prije zatvaranja tvrtke |
* Za pohranjivanje kopija dokumenata zaposlenika, bolje je imati pisani pristanak tog zaposlenika za obradu njegovih osobnih podataka. To će pomoći u izbjegavanju sporova s \u200b\u200bnadzornicima i novčane kazne.
Što učiniti ako su istekli dokumenti?
Istečeni dokumenti podliježu uništavanju. Da biste uništili dokumente, sastavite akt u kojem napišite naziv i broj slučajeva s dokumentima koje je vrijeme uništiti. Ovaj akt mora potpisati posebno povjerenstvo, čiji će sastav generalni direktor odobriti svojim nalogom.
Kazna za nestale dokumente
Zbog nedostatka primarnih dokumenata, računa i poreznih registara, zaposlenici Federalne inspekcije poreznih službi mogu novčano kazniti LLC preduzeće za iznos od 10.000 do 30.000 rubalja(Članak 120. Poreznog zakona Ruske Federacije).
Osim toga, bez dokumenata koji potvrđuju poslovne transakcije, revizori će ukloniti troškove dobiti (ili jedinstvenog poreza) i odbitka PDV-a. Ili će izračunati iznos poreza koji se treba platiti metodom namire (podstavak 1. stavak 7., članak 31. Poreznog zakona Ruske Federacije).