Periodi skladištenja primarnih dokumenata, uključujući u elektroničkom obliku. Napomena o pravilima skladištenja i uništavanja knjigovodstvenih dokumenata

EV WightmanStručnjak časopisa "Ruski porezni kurir", uz sudjelovanje stručnjaka iz Federalne porezne službe Rusije
  Časopis Ruski porezni kurir, 6. izdanje 2009

Sve poslovne operacije koje obavlja bilo koja organizacija moraju biti dokumentirane pratećim dokumentima. Oni su primarni računovodstveni dokumenti i služe kao osnova za računovodstvo. Tako se kaže u stavku 1. članka 9. Federalnog zakona od 21.11.96. Br. 129-FZ (u daljnjem tekstu: Zakon br. 129-FZ). Osim toga, isti ti dokumenti koriste se za izračunavanje i plaćanje poreza i naknada. Često je arhiva dokumenata za čitavo razdoblje djelovanja tvrtke toliko obilna da se nigdje ne mogu postaviti novi dokumenti. Dakle, morate shvatiti koliko dugo trebate pohraniti određene dokumente. Možda bi neke od njih trebalo uništiti.

Računovodstveni dokumenti

Opća razdoblja skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i financijskih izvještaja određena su u članku 17. Zakona br. 129-FZ. Piše da organizacija mora čuvati te dokumente najmanje pet godina. Za određivanje razdoblja skladištenja za određene vrste dokumenata potrebno je voditi se Popisom tipičnih dokumenata za upravljanje stvorenim u djelatnostima organizacija, uz naznaku razdoblja skladištenja koje je Savezni arhiv odobrio 6. listopada 2000. (u daljnjem tekstu: Popis). Podaci o najčešćim vrstama dokumenata prikazani su u tablici u nastavku.

Napominjemo: datumi navedeni na Popisu ne bi se trebali računati od datuma pripreme dokumenta, već od 1. siječnja sljedeće godine. To je zabilježeno u stavku 2.9 Smjernica za primjenu Popisa koji je usvojio Rosarchive 6. listopada 2000. (u daljnjem tekstu Smjernice). Na primjer, izračunavanje razdoblja zadržavanja slučajeva dovršenih uredskim radom u 2008. započinje 1. siječnja 2009.

Nadalje, organizacija, uzimajući u obzir specifičnosti aktivnosti, ima pravo povećati trajanje skladištenja dokumenata u odnosu na razdoblje utvrđeno u Popisu (točka 2.11 Uputstva). Takva odluka donosi se naredbom čelnika poduzeća ili je sadržana u njegovoj računovodstvenoj politici.

Porezne prijave i dokumenti za obračun poreza

Vremensko razdoblje tijekom kojeg se od organizacije traži da vodi porezno izvješćivanje određeno je u stavku 170. Popisa. Dakle, godišnje porezne prijave moraju se čuvati najmanje deset godina, kvartalno - najmanje pet godina, mjesečno - najmanje godinu dana. Ako nema godišnjeg izvještavanja (na primjer, za PDV), tromjesečne i mjesečne porezne prijave moraju se čuvati najmanje deset godina. Mjesečno izvještavanje u nedostatku tromjesečnog trebalo bi održavati najmanje pet godina.

Periodi skladištenja dokumenata na temelju kojih organizacija izračunava poreze i naknade nigdje nisu jasno navedena. Samo u članku 23. podstavku 8. stavka 1. Poreznog zakona Ruske Federacije navedeno je da porezni obveznici moraju osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza za četiri godine. Ti dokumenti uključuju, posebno, podatke o računovodstvu i poreznom računovodstvu, kao i druge dokumente koji potvrđuju primanje prihoda, rashoda, plaćanja i odbitka poreza.

Sličan zahtjev utvrđen je stavkom 5. podstavka 5. članka 24. Poreznog zakonika za porezne agente. Četiri godine moraju osigurati sigurnost dokumenata potrebnih za izračun, zadržavanje i prijenos poreza.

Od kojeg datuma se smatra ovo četverogodišnje razdoblje? Ministarstvo financija Rusije vjeruje da tijek navedenog razdoblja počinje nakon izvještajnog (poreznog) razdoblja u kojem je dokument posljednji put korišten za pripremu poreznih izvještaja, obračuna i plaćanja poreza, potvrđivanje primljenih prihoda i nastalih troškova (pismo od 03.10.2005. Br. 03-03- 02.04.83).

Obratite pažnju

Za dionička društva - posebna pravila

Rokovi tijekom kojih dionička društva moraju čuvati svoje dokumente utvrđena su Uredbom o postupku i uvjetima pohranjivanja dokumenata dioničkih društava, odobrenom Uredbom Savezne komisije za vrijednosne papire Rusije od 16.07.2003., Broj 03-33 / ps. Dakle, oni se od njih moraju stalno voditi, odnosno tijekom cijelog životnog vijeka organizacije. Stalni dokumenti uključuju i:

• dokumenti o stvaranju, reorganizaciji poduzeća;
• osnivanje tvrtke, izmjene i dopune;
• potvrda o državnoj registraciji poduzeća;
• odluke o izdavanju vrijednosnih papira, prospekti za izdavanje vrijednosnih papira;
• zapisnici općih skupština dioničara;
• zapisnici sa sastanaka upravnog odbora (nadzornog odbora);
• popisi podružnica društva;
• propisi o podružnicama i predstavništvima društva;
• zapisnici sa sastanaka odbora (direkcije) društva, odluke direktora (generalnog direktora, predsjednika) društva;
• glasačke listiće;
• zaključci revizijske komisije (revizora) društva itd.

Pretpostavimo da je dioničko društvo likvidirano. Ako ima ugovor s osnivanjem Rosarhive, dokumenti stalnog roka trajanja i osoblje bit će preneseni u državni arhiv.

Ako s arhivom nema ugovornih odnosa, državni arhiv dužan je prihvatiti za pohranu samo dokumente o osoblju zaposlenika tvrtke. Mjesto skladištenja preostalih dokumenata utvrđuje predsjednik likvidacijske komisije ili stečajni upravnik.

Ako dioničko društvo prestane s radom uslijed reorganizacije, izvornici njegovih dokumenata mogu se prenijeti samo jednom od novoosnovanih društava (obično društvo s najvećom neto vrijednošću imovine)

Porezna osnovica i iznos poreza utvrđuju se na kraju poreznog razdoblja (klauzula 1, članak 55. Poreznog zakonika Ruske Federacije). Za većinu poreza ovo je razdoblje kalendarska godina. Izuzetak je PDV, porezno razdoblje za koje je četvrtina. Dakle, rok trajanja dokumenata potrebnih za obračun i plaćanje poreza treba računati od dana koji slijedi nakon dana kada porezno razdoblje završava.

Primjer 1

Hyacinth LLC registrirano je u travnju 2004. godine. Organizacija primjenjuje opći sustav oporezivanja.

Četverogodišnje razdoblje tijekom kojeg Hyacinth LLC mora čuvati dokumente povezane s izračunom poreza na dobit, UST-a, poreza na imovinu za 2004. godinu razdoblje je od 1. siječnja 2005. do 31. prosinca 2008. Prema tome, dokumente korištene za izračunavanje tih poreza za 2005. godinu, organizacija će se morati čuvati do 31. prosinca 2009.

Plan rada računovodstvenih računa, drugih dokumenata računovodstvene politike, kao i programa strojne obrade podataka, trebaju biti pohranjeni najmanje pet godina nakon godine u kojoj su korišteni za posljednja financijska izvješća (stavak 2. članka 17. Zakona br. 129-FZ)

Do 2008., porezno razdoblje na PDV bilo je određeno kalendarskim mjesecom, a za određene kategorije poreznih obveznika kao tromjesečje (članak 163. Poreznog zakonika Ruske Federacije)

Porezni obveznici su dužni podnijeti poreznim vlastima i njihovim službenicima dokumente potrebne za obračun i plaćanje poreza (podstavak 6. stavak 1., članak 23. Poreznog zakonika Ruske Federacije)

Porezni agenti dužni su poreznom tijelu na mjestu registracije podnijeti dokumente potrebne za nadziranje točnosti izračuna, odbitka i prijenosa poreza (podstavak 4. stavak 3., članak 24. Poreznog zakonika Ruske Federacije)

Gubitak otkriven rezultatima 2001. godine (prije stupanja na snagu poglavlja 25 Poreznog zakona Ruske Federacije) može se prenijeti na iznos koji ne prelazi iznos gubitka od 1. srpnja 2001. (klauzula 4, članak 10. Saveznog zakona od 06.08. .2001 br. 110-FZ)

Istodobno, u sklopu porezne revizije na licu mjesta, može se provjeriti razdoblje koje ne prelazi tri kalendarske godine koja prethodi godini u kojoj je donesena odluka o provođenju revizije (stavak 4. članka 89. Poreznog zakonika Ruske Federacije). Na primjer, porezna revizija zakazana za 31. prosinca 2008. mogla bi obuhvatiti 2005-2007 i trajala najviše šest mjeseci 2009. godine. To znači da je organizacija tijekom cjelokupnog razdoblja revizije dužna čuvati dokumente koji se odnose na izračun poreza za revidirano razdoblje. Ali ona je već dužna to učiniti u skladu sa Zakonom br. 129-FZ. Uostalom, osnova za izračun poreza u pravilu su isti primarni računovodstveni dokumenti koji se koriste za odražavanje operacija u računovodstvu. Minimalno razdoblje skladištenja takvih dokumenata je pet godina (stavak 1. članka 17. Zakona br. 129-FZ). Ispada da je prema zakonodavstvu o računovodstvu organizacija tijekom tekuće godine dužna čuvati dokumente koji se odnose na izračun poreza i za ona razdoblja koja porezna tijela više ne mogu provjeriti.

Rok trajanja kupnje i prodajnih knjiga je posebno određen. Utvrđeno je u stavcima 15. i 27. Pravila za vođenje dnevnika primljenih i izdanih računa, knjiga o kupnji i prodajnih knjiga u obračunu poreza na dodanu vrijednost, odobrenih od strane Vlade Ruske Federacije 02.12.2000 br. 914. Minimalno trajanje je pet punih godina od datumi posljednjeg zapisa u navedenim dokumentima.

Također primjećujemo da, prema stavku 150 Popisa, organizacija mora izdavati i primati račune najmanje pet godina. Međutim, ako tijekom porezne ili druge revizije postoje nesuglasice s inspektorima, računi se moraju čuvati do donošenja konačne odluke na temelju rezultata ove revizije.

Unatoč činjenici da se računi moraju čuvati najmanje pet godina, od organizacije se ne zahtijeva da na zahtjev Porezne uprave podnese račune nakon isteka četiri godine skladištenja. Na primjer, nakon što je 2009. godine primio zahtjev od porezne inspekcije za podnošenje računa za 2004. godinu, porezni obveznik (porezni agent) ga ne može ispuniti.

Primjer 2

Koristimo uvjet iz primjera 1. Pretpostavimo da je do 2008. porezno razdoblje za PDV za LLC preduzeće Hyacinth bilo kalendarsko vrijeme.

Organizacija mora čuvati nabavne knjige i prodajne knjige za travanj 2004. do 30. travnja 2009. (pod uvjetom da su posljednji unosi u njih izvršeni u travnju 2004.).

Petogodišnje razdoblje pohrane za izdane i primljene račune izračunava se od 1. siječnja godine koja slijedi nakon godine izrade, od 1. siječnja 2005. Odnosno, račune od travnja 2004., Hyacinth LLC dužni su čuvati do 31. prosinca 2009.

Budući da je u razdoblju 2004-2007. Porezno razdoblje za PDV za tvrtku bilo kalendarski mjesec, četverogodišnje razdoblje pohrane za ostale dokumente potrebne za obračun PDV-a određuje se za svaki mjesec. Obvezni minimalni rok pohrane dokumenata koje organizacija koristi za izračun PDV-a za travanj 2004. je od 1. svibnja 2004. do 30. travnja 2008. godine.

Četverogodišnje skladištenje dokumenata koji se odnose na izračun PDV-a za prvo tromjesečje 2008. započinje 1. travnja 2008. i završava 31. ožujka 2012. godine. Od tvrtke se traži da knjige za kupnju i knjige prodaje prodaju u prvom tromjesečju 2008. do 31. ožujka 2013. (ako su posljednji unosi bili u ožujku 2008.), a računi za to razdoblje - do 31. prosinca 2013.

Dakle, primarni računovodstveni dokumenti moraju se čuvati najmanje pet godina. Međutim, u nekim situacijama se prateća dokumentacija mora čuvati mnogo duže.

Stanje 1. Organizacija prenosi gubitke u budućnost.

U skladu s člankom 283. Poreznog zakona Ruske Federacije, tvrtka koja je obveznik poreza na dohodak ima pravo smanjiti poreznu osnovicu tekućeg poreznog razdoblja za iznos gubitka koji je primio u prethodnim poreznim razdobljima. Gubitak se može prenijeti za deset godina nakon poreznog razdoblja u kojem je primljen (klauzula 2, članak 283. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Tijekom cijelog razdoblja prijenosa gubitka organizacija mora čuvati dokumente koji potvrđuju iznos nastalog gubitka. Tako je rečeno u stavku 4. članka 283. Poreznog zakonika. U pismu od 03.04.2007. Broj 03-03-06 / 1/206., Ministarstvo financija Rusije pojasnilo je da je otpis gubitaka moguće samo podnošenjem primarnih dokumenata koji potvrđuju dobiveni financijski rezultat.

Slični zahtjevi postavljeni su za obveznike jedinstvenog poljoprivrednog poreza i organizacije koje primjenjuju pojednostavljeni porezni sustav. Kod prijenosa gubitaka u budućnost, dužni su i čuvati dokumente koji potvrđuju iznos nastalog gubitka i iznos za koji je smanjila poreznu osnovicu za svako porezno razdoblje. Ovo je navedeno u stavku 5. članka 346.6. I stavku 7. članka 346..18. Poreznog zakonika.

Primjer 3

LLC Azalea je obveznik poreza na dohodak. Prema rezultatima iz 2003. godine, u poreznom računovodstvu organizacije primljen je gubitak. Njegov se iznos dijelom prenosio u budućnost tijekom 2006.-2008.

Prema zahtjevima poreznog zakonodavstva, primarne računovodstvene dokumente potrebne za obračun poreza na dohodak za 2003. godinu, organizacija je trebala čuvati četiri godine - do 31. prosinca 2007. Budući da je porezna osnovica 2006.-2008. Smanjena za iznos gubitka u 2003. godini, tvrtka nastavlja čuvati ove dokumente. Mora ih zadržati još četiri godine nakon kraja 2008. (prošle godine, čija je porezna osnovica umanjena za iznos gubitka iz prethodnih godina) - do 31. prosinca 2012.

Stanje 2. Otkriveni su gubici iz prethodnih godina ili otpisivanje loših dugova

Gubici prethodnih poreznih razdoblja koje je porezni obveznik identificirao u tekućem izvještajnom ili poreznom razdoblju izjednačavaju se s neoperativnim troškovima na temelju pododstavka 1. članka 265. Poreznog zakonika Ruske Federacije. Drugim riječima, takvi gubici smanjuju poreznu osnovicu za porez na dohodak u razdoblju u kojem su identificirani.

Osim toga, iznos loših dugova je ekvivalentan i neoperativnim troškovima, a ako organizacija kreira pričuvu za sumnjive dugove, iznos loših dugova koji nisu pokriveni rezervnim fondovima (podstavak članka 2, stavak 2, stav 265 Poreznog zakonika Ruske Federacije).

Prema općem pravilu utvrđenom u članku 252. stavku 1. Poreznog zakona Ruske Federacije, prilikom izračuna poreza na dohodak mogu se priznati samo oni troškovi koji su dokumentirani. Dakle, da bi se u porezne svrhe uzeli u obzir gubici iz prethodnih godina otkriveni u tekućoj godini ili otpisali loši dugovi, organizacija mora imati odgovarajuće popratne dokumente. Štoviše, dužna je čuvati te dokumente najmanje četiri godine nakon kraja godine, čija je porezna osnovica umanjena za iznos navedenog gubitka ili otpisana loša dugovanja.

Situacija 3. Organizacija posjeduje osnovnu imovinu

Pretpostavimo da tvrtka posjeduje osnovnu imovinu koja je kupljena prije više od deset godina. Čini se da je rok za pohranu dokumenata o njegovom stjecanju i puštanju u pogon već istekao.

Međutim, takvi se dokumenti moraju čuvati tijekom čitavog vijeka upotrebe objekta. Doista, tijekom tog razdoblja, organizacija obračunava amortizaciju u porezu i računovodstvu. Da bi se priznali amortizacijski odbitci, tijekom cijelog amortizacijskog razdoblja moraju imati dokumente koji potvrđuju nabavu predmeta i njegovo puštanje u pogon.

Pored toga, tvrtka plaća porez na imovinu na preostalu vrijednost osnovnih sredstava. Stoga, kako bi opravdali izračune ovog poreza, potrebni su joj i ti dokumenti.

Pretpostavimo da je subjekt odlučio prodati amortizacijsku imovinu. Prema članku 268. podstavku 1. stavka 1. Poreznog zakona Ruske Federacije, ona ima pravo smanjiti prihod primljen od prodaje za preostalu vrijednost ove imovine. Ali preostalu vrijednost objekta ponovno moraju potvrditi relevantni dokumenti.

Dakle, čak i ako organizacija koja posjeduje amortizacijsku imovinu ne planira je prodati, preporučljivo je čuvati dokumente o pribavljanju ove imovine, njenom puštanju u pogon i obračunu amortizacijskih iznosa tijekom cijelog životnog vijeka tvrtke.

U slučaju prodaje druge imovine (s izuzetkom vrijednosnih papira, proizvoda vlastite proizvodnje, kupljene robe), organizacija smanjuje prihod primljen kupoprodajnom cijenom ove imovine (podstavak 2. člana 268. stavka 1. Poreznog zakona Ruske Federacije). Naravno, pod uvjetom da dokumente može potvrditi naznačenom cijenom. U nedostatku takvih dokumenata, društvo nema pravo smanjiti poreznu osnovicu poreza na dohodak za iznos troškova stjecanja imovine, jer ti troškovi ne zadovoljavaju uvjete iz članka 252. stavka 1. stavka 1. Poreznog zakonika. Periodi skladištenja tih dokumenata u ovom slučaju nisu bitni. Sličan stav dat je u pismu Ministarstva financija Rusije od 15. rujna 2005. broj 03-03-02 / 84.

Pohrana dokumenata

Troškovi se priznaju kao opravdani i dokumentirani troškovi poreznog obveznika, a u slučajevima predviđenim člankom 265. Poreznog zakonika Ruske Federacije, gubici koji su mu nastali (stavak 1. članka 252. Poreznog zakonika Ruske Federacije)

Za porezne svrhe rezidualna vrijednost amortizacijske imovine utvrđuje se prema pravilima utvrđenim u stavku 1. stavka 257. Poreznog zakonika

Popis dokumenata dioničkog društva koji mora čuvati na mjestu izvršnog tijela utvrđen je stavkom 1. člana 89. Federalnog zakona od 26.12. 95 br. 208-FZ

Uvjeti pod kojima je digitalni potpis u elektroničkom dokumentu ekvivalentan rukom pisanom potpisu u papirnatom dokumentu propisani su u članku 4. Federalnog zakona od 10.01.2002. Br. 1-FZ "O elektroničkom digitalnom potpisu"

Organizacije čiji se dokumenti ne smiju prihvatiti u državne ili općinske arhive uništavaju dokumente s istekom roka čuvanja bez dogovora s arhivskim tijelima (stavak 3.9 Smjernica)

Odgovornost za organiziranje pohrane knjigovodstvenih dokumenata, računovodstvenih registara i financijskih izvještaja snosi čelnik organizacije (stavak 3. članka 17. Zakona br. 129-FZ)

Svaka organizacija samostalno određuje mjesto pohrane dokumenata. U pravilu se većina dokumenata nalazi u uredu tvrtke. Uz značajne količine dokumentacije, preporučljivo je izdvojiti posebno mjesto za arhivu ili čak unajmiti zasebnu prostoriju u kojoj će se prevoziti obrađeni dokumenti koji se više ne koriste u trenutnom radu.

Druga je mogućnost prijenos dokumenata za pohranu u specijalizirano arhivsko poduzeće. Međutim, ako je organizacija dioničko društvo, tada treba uzeti u obzir sljedeće značajke. Odredba 2. članka 89. saveznog zakona od 26. prosinca 95. broj 208-FZ kaže da dioničko društvo mora čuvati niz dokumenata na mjestu svog izvršnog tijela. Takvi dokumenti uključuju, posebno, financijske izvještaje, računovodstvene dokumente, dokumente koji potvrđuju prava društva na imovinu u svojoj bilanci.

Prirodno, s vremenom se povećava količina arhiva bilo koje organizacije, a za njihovo postavljanje potrebni su novi prostori. Možda je prikladnije pohranjivati \u200b\u200bdokumente ne u papiru, već u elektroničkom obliku?

Ta je mogućnost izričito predviđena u odnosu na primarne knjigovodstvene dokumente i računovodstvene registre (stavak 7. članka 9. i stavka 1. članka 10. Zakona br. 129-FZ). Uz to, članak 314. Poreznog zakonika Ruske Federacije kaže da se porezni knjigovodstveni registri vode na papiru, u elektroničkom obliku ili na bilo kojoj vrsti kompjuteriziranih medija. U isto vrijeme, treba ih zaštititi od neovlaštenih ispravki.

U pismu od 24. srpnja broj 03-02-07 / 1-314, Ministarstvo financija Rusije pojasnilo je da je pohrana primarnih dokumenata, računovodstvenih i poreznih dokumenata dopuštena u elektroničkom obliku, osim ako regulatornim pravnim aktima Ruske Federacije nije drugačije određeno i pod uvjetom da su elektronički dokumenti ovjeren elektroničkim digitalnim potpisom (EDS).

Temeljna pravila za rad arhiva organizacija odobrena su odlukom Kolegijuma Saveznog arhiva 02/06/2002 (u daljnjem tekstu - Osnovna pravila). U odredbi 2.3.1 Osnovnih pravila utvrđeno je da je godišnje potrebno provoditi ispitivanje vrijednosti dokumenata, odnosno utvrđivati \u200b\u200brazdoblja njihova pohranjivanja i odabrati dokumente za dugoročno skladištenje i uništenje.

Uništavanje i odlaganje dokumenata

Dokumente kojima je istekao rok skladištenja, organizacija ima pravo samostalno uništiti (rastrgan rukom ili pomoću drobilice, odbaciti, spaliti) ili prenijeti u specijaliziranu tvrtku koja se bavi preradom sekundarnih sirovina za recikliranje. Popis dokumenata koji su podložni uništavanju ili uklanjanju odobrava čelnik organizacije. Može se izvršiti u obliku naloga ili upute voditelja ili u obliku akta koji je tvrtka samostalno izradila. Primjer takvog čina dan je u nastavku.

Slika. Model akta o odabiru dokumenata za uništenje

Pored toga, organizacija može koristiti model zakona o dodjeli za uništenje dokumenata koji ne podliježu pohrani. Njegov je obrazac odobren u Dodatku br. 4 uz Osnovna pravila.

Prilikom sastavljanja popisa dokumenata koje treba uništiti, nije potrebno navesti detalje svakog dokumenta. To proizlazi iz odredbi stavka 2.4.5 Osnovnih pravila. Kaže da su homogeni predmeti (dokumenti) uvedeni u akt pod općim naslovom koji naznačuje broj slučajeva dodijeljenih ovoj skupini (na primjer, unaprijed izvješća za 2000. godinu).

Prijenos dokumenata za recikliranje sastavlja se na računu koji naznačuje datum prijenosa, broj dokumenata za prijenos (broj mapa, kutija itd.) I težinu papirnog otpadnog papira. Utovar i uklanjanje za odlaganje obavljaju se pod nadzorom zaposlenika koji je odgovoran za sigurnost dokumenata u organizaciji (stavak 2.4.7 Osnovnih pravila).

Ako tvrtka samostalno uništava dokumente, to činjenicu iscrtava u posebnom aktu o uništavanju dokumenata. Kako ne postoji jedinstveni oblik, sastavlja se i u proizvoljnom obliku. Imajte na umu da je uništavanje dokumenata nakon isteka roka skladištenja pravo, a ne obveza organizacije (vidi pismo Ministarstva financija Rusije od 18.10.2005. Broj 03-03-04 / 2/83). Drugim riječima, tvrtka može nastaviti pohranjivati \u200b\u200bdokumente čak i nakon isteka njihovog obveznog skladištenja.

Odgovornost za gubitak dokumenata

porez, Nedostatak primarnih dokumenata, računa ili knjigovodstvenih registra poreznih obveznika smatra se grubim kršenjem pravila računovodstva prihoda i rashoda i predmeta oporezivanja. Za takvu povredu članak 120. Poreznog zakonika predviđa odgovornost u obliku novčane kazne u iznosu:

5000 rubalja - ako nema dokumenata za jedno porezno razdoblje;

15 000 rub. - u nedostatku dokumenata više od jednog poreznog razdoblja;

10% iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 15.000 rubalja, ako je porezna osnovica podcijenjena zbog nedostatka dokumenata.

Osim toga, ako porezni obveznik (porezni obveznik, porezni agent) na zahtjev poreznog inspektorata ne dostavi dokumente ili druge podatke, kaznit će se novčana kazna od 50 rubalja. za svaki nepodneseni dokument (klauzula 1, članak 126 Poreznog zakonika Ruske Federacije).

upravni, Povreda pravila za pohranu, nabavu, knjiženje ili upotrebu arhivskih dokumenata povlači upozorenje ili administrativnu kaznu za službenike u iznosu od 300 do 500 rubalja. To je navedeno u članku 13.20 Administrativnog zakona Ruske Federacije. Za kršenje reda i uvjeta pohrane knjigovodstvenih dokumenata, službenim osobama može se izreći administrativna novčana kazna u iznosu od 2.000 do 3.000 rubalja. (Članak 15.11. Administrativnog zakona Ruske Federacije).

kriminalac, Otmica, uništavanje, oštećenje ili prikrivanje službenih dokumenata počinjenih iz najamnog ili drugog osobnog interesa kažnjiva se novčanom kaznom do 200.000 rubalja. ili u visini plaće ili drugog dohotka osuđenika za razdoblje do 18 mjeseci, popravnog rada u trajanju do dvije godine, uhićenja na razdoblje do četiri mjeseca ili zatvora do jedne godine (stav 1. člana 325. Kaznenog zakona Ruske Federacije)

Periodi skladištenja dokumenata postavljeni su u Popisu tipičnih administrativnih arhivskih dokumenata stvorenih tijekom aktivnosti državnih tijela, lokalnih vlasti i organizacija, navodeći razdoblja skladištenja koje je odobrilo Ministarstvo kulture Rusije od 25.05.2010. N 558, a njezin se učinak primjenjuje na organizacije bilo kojeg oblika vlasništva.

Za računovodstvene, porezne, kadrovske i druge dokumente različita su razdoblja skladištenja. Ako nemate dokumente koje je zatražila Federalna služba za porez, inspektori će naplatiti porez penalom i upisati novčanu kaznu.

Upozorenje! Tablicu razdoblja pohrane dokumenata u 2019. godini možete besplatno preuzeti na linku:

Radite s dokumentima prikladno. Pogodan je za organizacije i pojedince. Program će automatski generirati i ispisati sve potrebne primarne podatke. Također uključuje istovar transakcija u 1C, automatsko generiranje bilo kojeg izvješćivanja i puno više.

Periodi zadržavanja dokumenata

Rokovi skladištenja računovodstvenih i poreznih dokumenata, postupak njihovog uništavanja i odgovornost za kršenje skladištenja i uništavanje utvrđeni su zakonom. Osnovna pravila navedena su u Poreznom zakoniku Ruske Federacije, Naredbi Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. br. 558 i dva savezna zakona. To su zakoni od 22. listopada 2004. br. 125-FZ „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji“ i od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“. Bolje je ne prekršiti ih. Ova veza sadrži popis najvažnijih dokumenata koji bi se trebali nalaziti u bilo kojoj tvrtki \u003e\u003e\u003e.

stol. Periodi skladištenja dokumenata u 2019. godini

* Za pohranjivanje kopija dokumenata zaposlenika, bolje je imati pisani pristanak tog zaposlenika za obradu njegovih osobnih podataka. To će pomoći u izbjegavanju sporova s \u200b\u200bnadzornicima i novčane kazne.

Što učiniti ako su istekli dokumenti?

Istečeni dokumenti podliježu uništavanju. Da biste uništili dokumente, sastavite akt u kojem napišite naziv i broj slučajeva s dokumentima koje je vrijeme uništiti. Ovaj akt mora potpisati posebno povjerenstvo, čiji će sastav generalni direktor odobriti svojim nalogom.

Kazna za nestale dokumente

Zbog nedostatka primarnih dokumenata, računa i poreznih registara, zaposlenici Federalne inspekcije poreznih službi mogu novčano kazniti LLC preduzeće za iznos od 10.000 do 30.000 rubalja(Članak 120. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Osim toga, bez dokumenata koji potvrđuju poslovne transakcije, revizori će ukloniti troškove dobiti (ili jedinstvenog poreza) i odbitka PDV-a. Ili će izračunati iznos poreza koji se treba platiti metodom namire (podstavak 1. stavak 7., članak 31. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Kao što praksa pokazuje, u gotovo svakom modernom domaćem poduzeću najveća količina dokumentacije nastaje računovodstvom. objašnjeno: u ovom odjelu rade s novcem, a svaka takva operacija treba službeno fiksiranje na papiru. Pored toga, utvrđeno je zakonom propisano razdoblje za pohranu primarnih dokumenata u organizaciji, što znači da uklanjanje "komada papira" jednostavno ne funkcionira, morat ćete ih pohraniti najmanje nekoliko godina i tek onda ih uništiti. Usput, postupak odlaganja otpadnog papira također nije jednostavan, ima niz specifičnih značajki. O svemu tome - dalje.

Dokumenti, dokumenti ...

Ako citirate statistiku o broju proizvedene dokumentacije, ispada da je u gotovo svim modernim domaćim poduzećima računovodstvo izvor 80-90% papirnatih dokumenata. Potrebno ih je pohraniti s razlogom. Ograničenja određuju ne samo koji je minimalni rok pohrane za primarne knjigovodstvene dokumente (obično varira od pet godina do desetljeća), već i u kojim uvjetima se ti predmeti trebaju nalaziti. Istodobno, treba imati na umu da postoji podjela na dokumentaciju za privremeno skladištenje i trajno.

Međutim, kao što pokazuje praksa, menadžeri su daleko od zainteresiranih za razumijevanje sitnica koliko su rokovi za pohranu primarnih dokumenata. Da biste se spasili od glavobolje, možete koristiti usluge specijaliziranih arhivskih tvrtki. U takvoj tvrtki točno znaju u kakvu vrstu dokumenata treba koliko vremena treba pohraniti, u kojim uvjetima i pod kojim pravilima. Uz to, takva organizacija ima tehničku sposobnost uništavanja dokumenata kojima je povjereno pohranjivanje nakon isteka rokova. Stvarno je povoljno, ali košta novac. Ako želite uštedjeti, morat ćete izdvojiti posebnu prostoriju za arhivu i istražiti koliki je rok zakona primarnih računovodstvenih dokumenata u organizaciji.

Želim - ne želim

Problem, usput, ne nastaje ispočetka. Postojeći zakoni utvrđuju razdoblja skladištenja primarnih knjigovodstvenih dokumenata, i oni se moraju poštivati \u200b\u200bu svim poduzećima. Iz zakonodavstva proizlazi da je bilo kojoj postojećoj pravnoj osobi povjerena obaveza čuvanja dokumentacije. To znači da oblik aktivnosti ne igra ulogu - bilo da se radi o privatnom poduzetniku koji posluje sam ili je velika briga, morate se pobrinuti za pohranu financijskih izvještaja i druge dokumentacije. Važno je proučiti zakonodavstvo vezano za utvrđena razdoblja skladištenja elektroničkih primarnih dokumenata, papira kako se u slučaju sukoba s izvođačem ili tijekom provjere od strane kontrolnog tijela ne bi nalazili u neugodnom položaju. Osim toga, nepoštivanje zakonskih vremenskih intervala može izazvati znatnu kaznu tijekom revizije. Trenutno zakonodavstvo sadrži propise koji reguliraju minimalno razdoblje skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata. Važno je da je posao siguran, a vođenje poslovanja u našoj zemlji odlikuje se zakonitošću, poštivanjem utvrđenih pravila.

125. savezni zakon usvojen u listopadu 2004. govori nam o sada već trajanju elektroničkih dokumenata sa primarnog papira. Na temelju imena posvećen je arhivima i pravilnom vođenju poslovanja. Upravo u ovom službenom dokumentu razmatraju se obilježja skladištenja službenih papira izrađenih računovodstvom. Ovdje možete pronaći i značajke koje vam omogućuju razlikovanje između privremene i trajne dokumentacije za pohranu i termina karakterističnih za određenu vrstu papira.

Na koga se odnosi?

Odgovornosti za promatranje minimalnih razdoblja skladištenja primarnih dokumenata dodijeljene su:

• tijela lokalne uprave;
• vladine agencije;
• poduzetnici;
• poduzeće;
• osobe koje obavljaju poduzetničke aktivnosti.

Pridržavanje zakona morat će se primjenjivati \u200b\u200bna arhivsku dokumentaciju, uključujući onu koja se odnosi na osoblje. Sve vremensko razdoblje određeno zakonom mora biti na sigurnom mjestu. Uz savezne zakone, karakteristike razdoblja skladištenja primarnih dokumenata i računovodstvenih registara dotiču se i u brojnim regulatornim dokumentima koji djeluju kako na teritoriju države u cjelini, tako i u svakoj pojedinoj regiji. Međutim, najvažniji dokument je spomenuti 125. zakon koji pruža cjelovit popis dokumentacije koja regulira trajanje skladištenja knjigovodstvenih papira.

Zakon broj 129

1996. godine donesen je savezni zakon o računovodstvenim značajkama. Navodi da računovodstveni odjel može generirati svoju dokumentaciju na papiru, kao i koristeći razne alatne strojeve. U tom slučaju tvrtka mora nužno samostalno izraditi kopije dokumentacije na papiru, tako da svi sudionici u operacijama imaju pristup podacima o njima. Ako regulatorno tijelo zatraži pristup dokumentaciji, predstavnici tvrtke dužni su ga dostaviti. I tužitelji i predstavnici suda na to imaju pravo.

Stvaranje, skladištenje u skladu s rokovima čuvanja primarnih računovodstvenih dokumenata, pružanje na zahtjev mora biti u skladu s obrascima utvrđenim u regulatornim aktima. Dokumenti se moraju poslati podnositelju zahtjeva u papirnatom obliku. Ako to dopuštaju mogućnosti strojeva koji se koriste u radu, ako se svi sudionici slažu, izvještavanje se može poslati u elektroničkom obliku. Također je dopušteno važećim zakonima naše države.

Spremamo prema pravilima

129. savezni zakon spominje obvezno poštivanje razdoblja skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata. Konkretno, u članku 17. navedeno je da svaka pravna osoba mora nužno čuvati takvu dokumentaciju, uključujući registre i izvješća. Trajanje vremenskog razdoblja utvrđeno je pravilima o arhivskim poslovima na državnoj razini. Trajanje ovog razdoblja ne može biti manje od 5 godina.

Posebno razdoblje skladištenja primarnih dokumenata određuje se za dokumentaciju i neke druge kategorije koje reguliraju računovodstvene politike (programi koji se koriste na strojevima koji obrađuju podatke, radni plan računa). Naravno, ovdje traje i pet godina (u nekim se slučajevima to razdoblje može odrediti i dulje), ali razdoblje počinje odbrojavati od trenutka kada je tvrtka posljednji put prišla ovom dokumentu. Voditelj pravne osobe je osoba koja je zakonski odgovorna za pohranu sve potrebne dokumentacije u skladu s vremenskim intervalima. To znači da svaki obrazovani i odgovoran šef mora znati razdoblje pohrane primarnih dokumenata u računovodstvu ako želi držati situaciju u tvrtki pod svojom kontrolom.

Kao što pokazuje praksa, mnoge organizacije redovito provode popis službene dokumentacije, a lokalnim regulatornim aktima uspostavljaju se osobe odgovorne za pohranu dokumenata s kojima inspekcijska tijela zapravo komuniciraju prilikom nadzora poštivanja pravila arhiviranja.

Izrada i pohrana: sve prema pravilima

Na temelju postojećeg zakonodavstva, računovođe mogu generirati i primarnu dokumentaciju i konsolidirati ne samo na papiru, već i u elektroničkom obliku; u ovom slučaju obveza izrade papirnih primjeraka leži na pravnoj osobi, a tvrtka je na zahtjev zainteresirane osobe, inspekcijskog tijela, dužna što prije poslati papirne dokumente na adresu. Sastavljanje i skladištenje treba provoditi u obliku utvrđenom važećim propisima.

O roku trajanja primarnih dokumenata u računovodstvu, o postupku ovog postupka govori popis dokumentacije koja ispituje tipične dokumente uprave koji se formiraju tijekom rada bilo kojeg poduzeća. One su osnovane 2010. godine u dokumentu koji su odobrile Ministarstvo financija i Rosarhiva. Uz to, potrebno je uzeti u obzir i zahtjeve Poreznog zakonika koji regulira da je svaki građanin naše države odgovoran za četverogodišnje čuvanje računovodstvenih dokumenata. Ovo se odnosi na vrijednosne papire koji se odnose na rashodnu, dohodovnu komponentu, kao i na potvrdu plaćanja poreza.

Pitanju pristupimo mudro

Ispravna organizacija postupka u skladu s rokovima čuvanja primarnih računovodstvenih dokumenata zahtijeva profesionalni pristup, uključivanje osoblja odgovornog za knjigovodstvenu dokumentaciju, obradu arhivskih podataka o organizaciji samog procesa rada. Trenutno praktički nema mjesta za specijaliziranu obuku za arhiviranje, pa je često teško pronaći stručnjaka koji je zaista kvalitetan. S druge strane, progresivno zakonodavstvo zahtijeva održavanje razdoblja skladištenja primarnih računovodstvenih dokumenata, u protivnom možete naići na kategorički neugodne novčane kazne. Najbolja opcija za prilično velik protok dokumenata je stvaranje odjela u kompaniji koji je odgovoran za arhivsku pohranu i osiguravanje redovite obuke osoblja odgovornog za dokumentaciju s internim resursima. To će vam omogućiti da držite pod nadzorom inovacije utvrđene u zakonima i udovoljavate svim zahtjevima.

Alternativna opcija koja vam također omogućava da uzmete u obzir rok čuvanja primarnih dokumenata i promatrate ga u svojim radnim aktivnostima je suradnja s posrednikom koji preuzima na sebe obvezu očuvanja klijentovih vrijednosnih papira. Međutim, odabir arhivske tvrtke za sebe također nije lak zadatak. Potrebno je pažljivo analizirati sve dostupne opcije kako biste dali prednost pouzdanoj tvrtki i ne brinuti se da će se ona zatvoriti i da zgrada izgorje.

Značajke pohrane neke vrste dokumentacije

Kao što slijedi iz trenutnog zakonodavstva, primarna dokumentacija mora se prenijeti u arhivu, kao i registri, izvještaji i bilance. Sve ove kategorije službene dokumentacije trebaju se čuvati u knjigovodstvenim prostorijama dok se ne pošalju u arhivu, a pravna osoba mora osigurati sve uvjete za sigurnost papira: ormarići moraju biti zatvoreni, poštivati \u200b\u200bvatru i drugu sigurnost. Unutar poduzeća dodjeljuje se poseban dokument osobi koja je odgovorna za sigurnost dokumentacije.

Ako se koriste u poduzeću, po zakonu se ti dokumenti moraju čuvati u sefu ili posebnom kabinetu, zatvorenoj prostoriji i jamči sigurnost dokumentacije. Primarna dokumentacija trenutnog vremenskog razdoblja, koja se ručno obrađuje, treba prikupljati uzimajući u obzir kronologiju registara, koji se zatim šalju u arhivu na trajno čuvanje.

Što još tražiti?

Prilikom pohrane bankovnih izvoda, novčanih naloga i akontacija potrebno je spremiti svu dokumentaciju uzimajući u obzir kronologiju i obvezujući za zajedničko sustavno skladištenje. Neke određene kategorije dokumenata (izvješća o smjeni, radni nalozi) mogu se pohraniti bez uvezivanja, ali ušivene u mape tako da se ništa ne izgubi i ne koristi u nepoštene svrhe.

Očuvanje dokumentacije, kao i pravovremeno slanje u arhivu, prvenstveno je odgovornost glavnog računovođe, iako, ako je potrebno, lokalni propisi mogu sadržavati prijenos ovlasti na drugu osobu. Izdavanje primarne dokumentacije, izvještaja, bilansa moguće je samo u određenim slučajevima, uz službeni nalog glavnog računovođe. Općenito, strukturne jedinice nemaju pristup računovodstvenim dokumentima. Oduzimanje dokumentacije moguće je samo ako postoji specijalizirani zahtjev istražnih tijela, suda ili drugih slučajeva koji prema zakonu imaju odgovarajuća ovlaštenja. U ovom je slučaju potrebno dostaviti službenu uredbu sastavljenu u skladu sa zakonom. Nakon oduzimanja potrebno je sastaviti protokol čiji se jedan primjerak preda potpisu organizacije pred potpis.

Rok trajanja primarnih dokumenata ogleda se u donjoj tablici.

Značajke tijeka rada

Izraz "tijek rada" primjenjuje se na skup faktora povezanih s kretanjem dokumentacije od trenutka nastanka papira do njegovog prijenosa u arhiviranje. Za izradu rasporeda odgovoran je glavni računovođa, iako je u nekim poduzećima delegiran stručnjaku za upravljanje dokumentima. Međutim, kao što pokazuje praksa, najispravnije je uključivanje takvog rasporeda u računovodstvene politike organizacije, koje se zatim odobrava posebno izdatim nalogom koji potpisuje glavni direktor tvrtke.

Pomoću rasporeda možete koordinirati i pojednostaviti zadatak planiranja u poduzeću. Plan rada primarne dokumentacije predstavlja popis izvršitelja, vremenske intervale unutar kojih se radovi trebaju poslati računovodstvenom odjelu, kao i vremenski okvir za koji ih knjigovođe obrađuju. Obavezno opišite izvještajna razdoblja, uključujući bilance. Računovodstvena politika često sadrži reguliranje razdoblja skladištenja primarnih dokumenata, štoviše, ovo se razdoblje izjednačava s onim utvrđenim zakonom ili se imenuje velikim ako to zahtijeva specifičnost tvrtke. Kad se podnose godišnja izvješća, dokumentacija se priprema na propisani način i prenosi u arhivsku pohranu. Istodobno se uzima u obzir da će u budućnosti možda biti potrebno izdvojiti korisne podatke iz volumena prenesenog u pohranu. Za to se prihvaća podjela predmeta u mape, grupiranje se objašnjava sadržajem. Provjerite ima li svaka mapa odgovarajući naslov.

Značajke spremanja u slučaju

Sva dokumentacija koja je stvorena tijekom aktivnosti poduzeća, kao što je gore spomenuto, dijeli se na onu namijenjenu za privremeno skladištenje i trajnu. Prilikom prijenosa radova u arhivu, svaka se od tih kategorija mora predati odvojeno, bez miješanja službenih papira u istim mapama. U tom slučaju se kopije moraju pohraniti odvojeno od originala. U zasebnim mapama morat ćete i mjesecima sortirati dokumentaciju koja prikazuje izvještaje, planove za godinu i za tromjesečja. Jedna stvar treba sadržavati jedan dio dokumentacije.

Da biste grupirali jedan slučaj, možete koristiti dokumente generirane za jedno razdoblje (tromjesečje, godina, mjesec). Izuzetak su takozvane prijelazne kategorije - na primjer, osobne datoteke, čije se zatvaranje ne vremenski podudara s kalendarskom godinom. Ako slučaj sadrži dokumentaciju koja se generira tijekom više mjeseci, potrebno je svaki mjesec odvojiti poseban list od ostalih korisnika, na njemu odrediti razdoblje koje jedinica prati nakon toga. U tom je slučaju dopušteno grupiranje do 250 listova u jednom slučaju. Mapa može biti debljine 4 cm ili manja.

Što još tražiti?

Kao što se vidi iz pravila o čuvanju arhive, ako dokumentacija ima priloge, oni (bez obzira kada su sastavljeni) trebaju se pridružiti dokumentaciji koja im je priložena. Općenito, slijed arhiva knjigovodstvene dokumentacije vrlo je važan, stoga se mora strogo pridržavati. U pravilu se najprije objavljuje izvješćivanje, zatim objašnjenja, nakon čega slijedi bilanca, dodana priloženim dokumentima.

Prilikom organiziranja pohrane osobnih računa zaposlenika tvrtke, potrebno je izdvojiti zaseban slučaj za koji je dokumentacija tijekom godina izložena uz strogo pridržavanje kronologije. Godišnja korespondencija formira se u mape koje označavaju kalendarsku godinu, a također se sistematizira u skladu s datumima. Svaki zahtjev treba slijediti odgovor na njega.

Neke značajke

Periodi skladištenja propisani u Poreznom zakoniku mogu se razlikovati od onih normi koje su određene u zakonima koji reguliraju računovodstvene djelatnosti. Kada uočite takvu odstupanje, preporučuje se da prvo promatrate vremensko razdoblje koje je duže - to će vam omogućiti da je koristite ako je potrebno, čak i ako je rok već prošao po jednom od postojećih pravila. Pored toga, inspekcijskim tijelima se neće imati što prigovoriti. Potrebno je zapamtiti i poseban popis objavljen 2000. godine, koji pokazuje trajanje pohrane nekih određenih skupina dokumentacije. Ovaj se popis redovito ažurira i nadopunjuje, stoga glavni računovođa poduzeća i odjela zadužen za tijek rada trebaju pratiti relevantne podatke.

Ako su kršena razdoblja skladištenja, odgovornost za to snosi čelnik tvrtke, unatoč činjenici da je pitanje sigurnosti prije svega odgovornost glavnog računovođe. Ako su narudžba, trajanje skladištenja prekršeni, tvrtka se novčano kažnjava. Za službenika, kazna obično varira između dvije ili tri tisuće rubalja. Ali ako se primarna dokumentacija uopće ne održi, oni mogu biti kažnjeni novčanom kaznom od pet tisuća rubalja ili više.

Koliko pohraniti primarne dokumente, porezne izvještaje, fakture, računovodstvenu bazu podataka? Kako pohraniti i uništiti dokumente. Rosarchiv. Odgovornost za pohranu dokumenata. POPIS TIPIČNIH UPRAVNIH DOKUMENATA OBLIKOVANIH U DJELATNOSTIMA ORGANIZACIJA, IZJAVLJENIM UVJETIMA SKLADIŠTENJA Federalna arhivska služba Rusije Pravila za čuvanje dokumenata u računovodstvu

Pitanje je, koliko godina čuvati računovodstvene dokumente.

Prema nekim dokumentima - 5 godina.

A s druge strane, takozvana "dubina" porezne revizije je 3 godine.

Istodobno, u 1. dijelu Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ kaže se da se primarni računovodstveni dokumenti, računovodstveni registri, financijski izvještaji, kao i revizijska izvješća o tome, moraju pohraniti za razdoblje utvrđeno pravilima arhiviranja. ali ne manje od pet godina, Rokovi čuvanja tipičnih arhivskih dokumenata definirani su u popisu odobrenom naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558.

Kako ne bi bili kažnjeni zbog kršenja pravila utvrđenih Zakonom od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, porezne prijave, obračune, registre i druge dokumente čuvajte najmanje pet godina. Dulji - samo oni za koje je zakonom određeno dulje razdoblje.

Kopije rabljenih strogih obrazaca za izvještavanje (korijena), pakirane u zapečaćene vrećice, u kojima se potvrđuje količina primljenog novca, čuvajte najmanje pet godina. Nakon što ovo razdoblje završi i protekne najmanje mjesec dana od posljednjeg popisa, kopije korištenih obrazaca mogu se uništiti na temelju akta o njihovom otpisu. Takva su pravila utvrđena u stavku 19. Uredbe, odobrene rezolucijom Vlade Ruske Federacije od 6. svibnja 2008. br. 359.

na izbornik

Rok trajanja HR dokumentacije

Periodi tijekom kojih se pohranjuju dokumenti o osoblju naznačeni su u članku 22.1 Zakona od 22. listopada 2004. br. 125-FZ i popisu odobrenom naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558. Početak razdoblja pohrane dokumenata je 1. siječnja godine nakon godine u kojoj su sastavljeni (stavak 4. stavak 1.4. popisa odobrenog naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558).

Nalozi za zapošljavanje, premještanje, otpuštanje i drugi nalozi za osoblje u općenitom slučaju trebaju se čuvati najmanje 75 godina, ako su stvoreni prije 2003. godine. Ako su ti dokumenti stvoreni nakon 2003. godine, tada se moraju čuvati najmanje 50 godina.

Ugovori o radu, osobne kartice i osobni dosjei zaposlenika također se moraju čuvati 75 godina ako su stvoreni prije 2003. godine, ili 50 godina ako su stvoreni nakon 2003. godine. Svi dokumenti o osoblju koji su formirani tijekom razdoblja državne službe, a koji nije državna državna služba, moraju se čuvati 75 godina, bez obzira na datum kada su stvoreni.

Razdoblje tijekom kojega morate čuvati dokumente koji potvrđuju da se zaposlenik školovao na štetu organizacije nastaje zbog zahtjeva poreznog zakonodavstva. Činjenica je da stavak 3. članka 264. Poreznog zakonika Ruske Federacije utvrđuje da za otpis tih troškova radi smanjenja oporezive dobiti organizacija mora čuvati sve dokumente koji potvrđuju izobrazbu (ugovor s obrazovnom ustanovom, nalog od glave da se zaposlenik pošalje na usavršavanje, akt o pružanju usluga, diploma , potvrda, potvrda itd.). Njihovo razdoblje skladištenja ograničeno je trajanjem ugovora o obuci i godinu dana rada zaposlenika, ali ne manje od četiri godine.

U popisu odobrenom naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558, osim dokumenata o osoblju, nazivaju se i drugi dokumenti. Grupiraju se u odjeljke ovisno o opsegu njihove primjene.

Držite se rasporeda rada čak i nakon što ih zamijenite novim. Rok trajanja je jedna godina. Za raspored godišnjih odmora određen je jednogodišnji rok trajanja.

Čuvajte vremenske listove pet godina. I pod teškim, štetnim i opasnim radnim uvjetima - 75 godina.

Početak razdoblja pohrane dokumenata

računaju 1. siječnja godine koja slijedi nakon one u kojoj su sastavljeni (prihvaćeni za računovodstvo) (stavak 4. stavka 1.4. popisa odobrenog naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558). Na primjer, ako je dokument sastavljen 2017. godine, tada rok za pohranu počinje 1. siječnja 2018. godine. Postoje dvije iznimke od ovog pravila.

1. Registri potrebni za odbitak PDV-a Konkretno, knjiga kupovine i knjiga prodaje, kao i knjige knjigovodstva za izdane i primljene račune. Početak njihovog pohranjivanja određuje se od datuma posljednjeg zapisa u njima. To slijedi iz stavka 13. odjeljka II. Dodatka 3., stavka 24. odjeljka II. Dodatka 4., stavka 22. odjeljka II. Dodatka 5. Uredbe Vlade Ruske Federacije od 26. prosinca 2011. br. 1137.
2. Dokumenti koji potvrđuju početni trošak imovine koja se amortizira. Razdoblje skladištenja za njih smatra se od trenutka kada su prestali prikupljati amortizaciju (dopis Ministarstva financija Rusije od 26. travnja 2011. br. 03-03-06 / 1/270).

Dakle, četverogodišnje razdoblje započinje nakon izvještajnog (poreznog) razdoblja u kojem je dokument zadnji put korišten za pripremu poreznih izvještaja, obračun i plaćanje poreza.

Na primjer, za dokumente koji potvrđuju početni trošak osnovnih sredstava, razdoblje zadržavanja započet će nakon što se vrijednost osnovnog sredstva više ne uzme u obzir u „profitabilnim“ troškovima kroz mehanizam amortizacije. tj kada će se OS u potpunosti amortizirati, likvidirati ili prodati (Dopis Ministarstva financija od 02.02.2016. broj 03-03-06 / 1/7604).

na izbornik

U slučaju gubitka dokumenata, porezni obveznik ih mora vratiti u prethodne četiri godine

Ako je tvrtka izgubila svoje primarno mjesto kao rezultat poplave, tada mora vratiti dokumente. Uključujući i posljednje četiri godine, a ne samo 2011. godinu. Na ovo su podsjetili stručnjaci Ministarstva financija Rusije u pismu od 11.08.11 broj 03-02-07 / 1-288.

Što se odnosi na odredbe stavka 5. U kojem se kaže da tijekom porezne revizije inspektori nemaju pravo tražiti od poduzeća dokumente koji su prethodno bili dostavljeni inspekciji (tijekom revizije na stolu ili na terenu). Izuzetak su oni papiri koji su prethodno predstavljeni u obliku originala, ali su ih vratile porezne vlasti, a zatim ih je tvrtka izgubila zbog više sile.

Još jedan razlog obnove dokumenata - rok čuvanja dokumenata potreban za izračun poreza je četiri godine. To je navedeno u stavku 8. podstavku 8. članka 23. Poreznog zakona Ruske Federacije.

Kako povratiti izgubljeni dokument

Formalno je postupak sljedeći:

1. Izdati nalog za imenovanje povjerenstva za istraživanje razloga gubitka porezne prijave.
2. Istražite nedostajući dokument. Primite pismena objašnjenja od zaposlenika odgovornih za njegovu sigurnost - podsjetnike.
3. Na temelju rezultata istrage sastavite akt. U njemu navedite razloge gubitka dokumenta, mjere koje je potrebno poduzeti za obnovu.
4. Na temelju izvornih dokumenata i poreznih registara vratite dokument.
5. Potpišite ga sa zaposlenikom koji je to ovlašten danas. Čak i ako je u vrijeme kada je dokument izvorno sastavljen, drugi zaposlenik morao ga je potpisati.
6. Na deklaraciji napravite natpis "Duplikat". U praksi kolege rijetko slijede ovaj redoslijed. Prema računovodstvenim podacima, deklaraciju ponovo ispunjavaju ako nije spremljena u računovodstvenom programu.

Koliko vam je godina potrebno da zadržite primarni, što potvrđuje gubitak u prijavi poreza na dohodak

Porezni zakonik kaže: dokumenti koji potvrđuju gubitak moraju se čuvati za cijelo razdoblje dok gubitak ne smanji osnovicu poreza na dohodak. Ovo je maksimalno 10 godina. Plus još četiri godine nakon isplate gubitka.

Ali što je s dokumentima o gubicima? Samo deklaracije iz prošlih godina ili cijela primarna?

Ministarstvo financija Rusije inzistira na tome: svi primarni dokumenti moraju biti pohranjeni (pismo od 03.03.2009 br. 03-03-06 / 1/276).

na izbornik

TRAJANJE ČUVANJA RAZLIČITIH DOKUMENATA  (Tablica)

na izbornik

Organizacija i pravila za pohranu računovodstvenih i drugih dokumenata

Za pohranu knjigovodstvenih dokumenata potrebno je opremiti posebne prostorije, sefove ili ormariće (klauzula 6.2 Uredbe koja je odobrena dopisom br. 105 Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983.). Zahtjevi za izgradnju takvih skladišnih prostora dati su u Pravilima odobrenim naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526.

Oblici stroge odgovornosti pohranjuju se u sefovima, metalnim ormarima ili u posebnim prostorijama koje mogu osigurati njihovu sigurnost (klauzula 16 Uredbe koja je odobrena dekretom Vlade Ruske Federacije od 6. svibnja 2008. br. 359). Novčani žiranti, avansna izvješća, bankovni izvodi s povezanim dokumentima prikupljaju se kronološkim redoslijedom i međusobno su povezani.

Dokumenti s oznakom "poslovna tajna" čuvaju se u sefovima.

Preostali dokumenti mogu se čuvati u posebnim sobama ili u ormarima na odgovornost osoba koje je ovlastio glavni računovođa.

Napomena: Stavci 6.2–6.4 Pravilnika odobreni dopisom Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983. br. 105 i stavci 3.2. I 3.6. Pravilnika odobrenim dekretom FCSM-a Rusije od 16. srpnja 2003. br. 03-33 / ps.

Organizacija ima pravo pohranjivanja knjigovodstvenih dokumenata u elektroničkom obliku

Prema zakonodavstvu o računovodstvu, primarni i konsolidirani računovodstveni dokumenti mogu se pripremiti na papiru ili u elektroničkom obliku (dio 5. članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ). Porezni knjigovodstveni registri mogu se voditi i na papiru, u elektroničkom obliku i (ili) na bilo kojem računalnom mediju (). Konačno, porezne prijave (izračuni) mogu se, au nekim slučajevima podnijeti i elektronički (članak 80. Poreznog zakonika).

A budući da se primarni, dokumenti računovodstva i poreznog računovodstva, kao i porezne prijave (obračuni) mogu pripremiti u elektroničkom obliku, tada se mogu pohraniti u istom formatu. Ispis nije obavezan. Jedini uvjet je da se takvi dokumenti moraju ovjeriti u skladu sa svim pravilima elektroničkim potpisom.

Napomena: dopisi Ministarstva financija Rusije od 22. kolovoza 2012. br. 03-02-07 / 1-202 i od 24. srpnja 2008. br. 03-02-07 / 1-314.

Na zahtjev regulatornih agencija, uključujući porezni inspektorat, kopije elektroničkih dokumenata morat će se ispisati i ovjeriti ručno prije nego što se predaju na pregled (stav 1. članka 252. stavak 1. članka 93. Poreznog zakonika Ruske Federacije). Ovaj zaključak temelji se na odredbama dijela 6. članka 9. Zakona od 6. prosinca 2011. br. 402-FZ, članaka 313. i 314. Poreznog zakonika Ruske Federacije.

Za organiziranje pohrane dokumenata u elektroničkom obliku koristite Uredbu odobrenu dopisom Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983. br. 105 (u dijelu koji nije u suprotnosti sa zakonom) i Pravila odobrena naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526. Radite to sve dok federalni računovodstveni standard ne bude odobren utvrđivanje zahtjeva za upravljanje dokumentima i dokumentima u računovodstvu. To je navedeno u informaciji Ministarstva financija Rusije broj PZ-13/2015.

Prijenos elektroničkih tekstualnih dokumenata za pohranu u arhivu organizacije treba biti u PDF / A formatu. Barem jednom svakih pet godina provjerite stanje pohrane elektroničkih dokumenata i mogu li se sami dokumenti reproducirati. To su zahtjevi stavaka 2.31 i 2.32 Pravila, odobrenih naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526.

na izbornik

Uništavanje dokumenata

Kada isteknu dokumenti, treba ih uništiti (odjeljak 2.3 Pravila odobrenih naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526). Snimanje uništenja dokumenata korisno je za samu organizaciju. Uostalom, radnje s uništenjem mogu biti potrebne tijekom inspekcijskih ili sudskih slučajeva, ako je od organizacije potrebno podnijeti bilo koji dokument. Postupak uništavanja propisan je stavcima 4.6–4.13 Pravila odobrenih naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526.

Stručno povjerenstvo bira dokumente za uništenje. U stručno povjerenstvo mogu biti zaposlenici organizacije (tajnik, računovođa, službenik itd.).

Uništavanje odabranih dokumenata mora se izvršiti aktom u obrascu (.xls 35Kb) iz Dodatka 21 Pravilnika, odobrenim naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. ožujka 2015. br. 526. U akt napišite detalje svih dokumenata. Homogeni dokumenti mogu se navesti pod zajedničkim naslovom. Označite krajnje datume homogenih dokumenata. Na primjer, "unaprijed izvješća za 2009. godinu, rokovi su 20.01.2009. - 12.1.2009."

Organizacija može uništiti dokumente na sljedeće načine.

• prijenos za recikliranje (odlaganje). Izdati dokumente na obradu (odlaganje), ispuniti račun, u njemu navodeći datum prijenosa, težinu i broj papira;
• uništite dokumente sami - spalite, usitnite sjeckalicom, odbacite itd.

Izabrani način uništavanja mora biti naznačen u aktu.

na izbornik

Kazne i odgovornost za kršenje pravila i uvjeta pohrane dokumenata

Ako, na primjer, izgubljeni knjigovodstveni dokumenti, to je grubo kršenje pravila računovodstva prihoda i rashoda. Organizaciji je suočena novčana kazna u iznosu od 10 000 rubalja. prema Poreznom zakoniku Ruske Federacije. Ista će kazna biti ako ne slijedite postupak i razdoblje pohrane dokumenata.

Ako je nedostatak dokumenata doveo do podcjenjivanja porezne osnovice, poreznom obvezniku suočena je novčana kazna od 20 posto iznosa neplaćenog poreza, ali ne manje od 40.000 rubalja.

Sljedeće kazne mogu se primijeniti na službenu osobu:

• novčana kazna od 5.000 do 10.000 rubalja. - za prvo kršenje;
• od 10 000 do 20 000 rubalja. ili izuzeće na razdoblje od jedne do dvije godine - za ponovljeno kršenje.

Takve sankcije predviđene su za grubo kršenje računovodstvenih zahtjeva, uključujući financijske izvještaje, Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

U kaznenom zakonu nije zanemarena sigurnost dokumenata. Na temelju stavka 1. članka 325. Kaznenog zakona Ruske Federacije, otmica, uništavanje, oštećenje ili prikrivanje službenih dokumenata iz osobnog interesa može se kazniti zatvorom do jedne godine. Ali, naravno, agencije za provođenje zakona morat će dokazati takav interes.

na izbornik