Osnivač se troši na tvrtku. Računovodstvo troškova
Postupak izdavanja službenog putovanja u 2020. je relevantan zbog ukidanja putnih potvrda u 2020. godini. Izvješća o obavljenom poslu i zadacima usluga također se ne koriste za prijavu službenog putovanja.
Dragi čitatelji! Članak govori o tipičnim načinima rješavanja pravnih pitanja, no svaki slučaj je individualan. Ako želite znati kako riješite svoj problem- kontaktirajte konzultanta:
PRIJAVE I POZIVI PRIMAJU SE 24/7 i BEZ DANA.
Brzo je i JE BESPLATNO!
Razmotrimo kako pravilno organizirati službeni put za voditelja uz primjenu novog zakonodavstva.
Normativna osnova
Službeni put je moguć samo osobama koje su u radnom odnosu kod poslodavca.
Zaposlenici trećih strana ili izvođači građanskog prava ne mogu se poslati na službeno putovanje jer se troškovi neće priznati kao porezni troškovi.
Glavni propisi koji reguliraju proces slanja osoblja na službena putovanja, njihovi uvjeti su Zakon o radu Ruske Federacije, Uredba Vlade Ruske Federacije od 13. listopada 2008. br. 749 "O specifičnostima slanja radnika na službena putovanja" zajedno s istoimenim Pravilnikom, koji se primjenjuje na upućene zaposlenike kao na području Ruske Federacije i stranih zemalja.
Pravila i propisi važeće zakonodavstvo distribuiraju se i tijekom službenog puta voditelja, budući da je on zaposlenik organizacije.
Svrha putovanja
Svrhe usluge su prikazane u trenutnoj rezoluciji Vlade RF br. 749.
Svrha službenog puta glavnog direktora je ispunjavanje dužnosti na poslu kako bi se poboljšao učinak organizacije.
Dokumentarna osnova za putovanje je nalog pročelnika u obliku formaliziranog memoranduma.
Primjeri ciljeva redateljskog putovanja u inozemstvo i unutar zemlje mogu biti:
- pokretanje novog projekta, pregovaranje s izvođačima i drugim izvođačima, sklapanje ugovora o dugoročnoj suradnji s njima;
- provođenje revizije podružnice ako se u inspekcijskom nadzoru otkriju teže povrede vladine agencije iz odjela poduzeća koji se nalaze u drugom gradu ili regiji. Za to je potrebna prisutnost vođe za rješavanje svih kontroverznih pitanja;
- traženje novih mogućnosti za razvoj poslovanja, održavanje sastanaka s potencijalnim partnerima poduzeća, kreiranje i provedba novih poslovnih projekata;
- otvaranje novih strukturne jedinice, podružnice ili podružnice u drugim gradovima i državama.
Svrha službenih putovanja nije utvrđena u regulatornim ili kadrovskim dokumentima. Uvijek moraju biti naznačeni ili u dopisu upravitelja ili u.
Prijava službenog puta za voditelja (direktora) u 2020
Pravila i zahtjevi
Prema čl. 166. Zakona o radu Ruske Federacije, službeno putovanje je putovanje zaposlenika po nalogu poslodavca na određeno razdoblje radi obavljanja poslovnih zadataka izvan stalnog radnog mjesta.
Službeno putovanje ispunjava uvjete:
- provedba putovanja radnika u ime poslodavca;
- narudžba nije povezana sa stalnim radnim mjestom;
- putovanje je vremenski ograničeno;
- zaposlenik na cesti ne radi svoj posao, a njegov posao nije vezan uz putovanja.
Koliko dana može trajati putovanje?
Termin poslovnog putovanja određuje se uzimajući u obzir specifičnosti zadatka usluge.
Danas nije određeno maksimalno razdoblje putovanja za upravitelja. Stoga se put može izdati za bilo koje razdoblje potrebno za izvršenje zadatka usluge.
Za vrijeme službenog putovanja zaposlenik zadržava stalno mjesto rada i osnovne radne funkcije. Stoga treba jasno odrediti trajanje putovanja.
U takvim situacijama se govori o "razumnim" uvjetima, iako je to relativan pojam.
Zamjenska registracija
Dužnost voditelja je potpisivanje sa zaposlenicima, privođenje zaposlenika stegovnoj odgovornosti i dr. Ove ovlasti mogu se privremeno ili trajno prenijeti na drugu osobu.
Delegiranjem svojih ovlasti rukovoditelj na zaposlenika prenosi dodatne nove odgovornosti koje je potrebno uskladiti s njim. U ugovoru o radu potrebno je predvidjeti nove odgovornosti.
Prijenos prava na potpisivanje mora biti osiguran punomoći (članak 185. Zakona o radu Ruske Federacije).
Sastavlja se na razdoblje ne duže od 3 godine, međutim, kada je voditelj na službenom putu, određuju se minimalni uvjeti.
U punomoći možete propisati ograničenje roka njezina važenja. Ovjera kod javnog bilježnika nije potrebna.
Prema čl. 185. Građanskog zakona Ruske Federacije sastavlja se punomoć za zastupanje poslodavca trećim osobama. U dokumentu se navode sve radnje koje će obaviti predstavnik poslodavca.
Ako je potrebno prenijeti ovlasti rukovoditelja za vrijeme njegovog službenog putovanja, uz nalog o nametanju dužnosti zaposleniku, zaključuje se s njim s uvjetima za obavljanje dopunskog posla i njegovo plaćanje.
Također je obavezno pribaviti pismenu suglasnost zaposlenika.
Nakon toga se osoblju izdaje zapovijed o dodjeli dodatnih zadaća.
Primjer punomoći:
Primjer sastavljanja punomoćiPrimjer naloga za prijenos:
Primjer narudžbePrimjer dodatnog ugovora:
Dopuna ugovora o raduDokumenti
Dokumenti s kojima se izdaju službena putovanja u 2020. ovise o vrsti prijevoza kojim je voditelj putovao.
Stvarni period boravka na putovanju se postavlja:
- pri korištenju bilo koje vrste prijevoza u nedostatku putnih isprava - na temelju dopisa;
- u ostalim slučajevima - na temelju putnih isprava.
Voditelj u roku od 3 radna dana po povratku s putovanja predočava utrošena sredstva s popratnom dokumentacijom:
- putni troškovi (putni troškovi itd.);
- korištenje prijevoza (računi, čekovi, računi, tovarni listovi i drugo);
- dopis o razdoblju putovanja.
Narudžba
Osnova službenog puta upravitelja je odluka poslodavca.
Za njegovu registraciju sastavlja se nalog o smjeru putovanja. Za njega nema obveznog oblika, stoga se može samostalno razvijati ili se može primijeniti jedinstveni oblik T-9 ili T-9a.
Svrha je naznačena u nalogu za službeno putovanje, koji se izdaje u kadrovskoj evidenciji u gornjem obrascu, kao i u proizvoljnoj verziji.
Broj primjeraka nije utvrđen regulatornim dokumentima, stoga se u svakom poduzeću takvi nalozi mogu umnožiti točno u količini potrebnoj za vođenje kadrovske evidencije.
Dopis
Prema novom zakonu umjesto potvrde o službenom putu sastavlja se dopis pročelnika o smjeru na službeni put. Nalog se sastavlja na temelju dopisa.
Razmotrimo kako pravilno sastaviti dopis:
- Položaj, prezime i inicijali nadređenog rukovoditelja naznačeni su u gornjem desnom kutu dokumenta.
- U sredini je naslov dokumenta "Memorandum".
- Pod naslovom je napisana žalba sa zahtjevom da se zaposlenik pošalje na službeni put. Naznačena je svrha putovanja, razdoblje obavljanja službenih zadataka.
- Ispod teksta treba staviti datum i potpis sastavljača dopisa. Tekst može odražavati očekivano financijski rashodi, specifičnosti putovanja.
To je potrebno za ispravan izračun iznosa.
Primjer dopisa:
Primjer sastavljanja službene (dopisne) bilješke
Plaćanje i nadoknada troškova
Prema radnom zakonodavstvu, upućenom zaposleniku nadoknađuju se troškovi:
- za putovanja;
- za iznajmljivanje stanova;
- dnevni troškovi života;
- ostali troškovi po dogovoru s poslodavcem.
Postupak i visina njihove naknade utvrđuje se mjesno regulatorni dokumenti poslodavac ili.
Prethodno izvješće
Po povratku s puta voditelj je dužan sastaviti predujam troškova na službenom putu u roku od 3 radna dana uz prilaganje svih popratnih dokumenata.
Prema ovom dokumentu, provodi se konačna naplata akontacije putnih troškova izdanih prije polaska.
Ako je potrošeno manje nego što je izdano, tada se nepotrošena obračunska sredstva moraju vratiti u blagajnu.
U suprotnom, ako dođe do prekoračenja po predračunu, zaposleniku se vraćaju utrošeni osobni unovčiti... To je moguće nakon dogovora unaprijed izvješće s vođom.
Osnova za izdavanje novca je rashod gotovinski nalog, čiji su detalji navedeni u unaprijed izvješću.
Hrana i smještaj, dnevnice
Visina dnevnice ovisi o službenom putu unutar Ruske Federacije ili.
Visina dnevnih isplata jednaka je za sve zaposlenike, bez obzira na radno mjesto, radni staž i godine.
Ako se putovanje obavljalo osobnim automobilom
Kada upravitelj odabere svoj ili službeni automobil za službeno putovanje, mora sastaviti sljedeće dokumente koji potvrđuju korištenje vozila:
- list rute;
- plaćeni računi, čekovi, računi;
- dokumente koji potvrđuju njegovo praćenje rute do odredišta.
Nijanse za čelnike proračunskih institucija
Prilikom službenih putovanja za čelnike proračunskih institucija mogu se pojaviti određene poteškoće.
V proračunske institucije potrebno je utvrditi izvore financiranja za plaćanje putnih troškova, a to mogu biti proračunska i izvanproračunska sredstva (npr. bespovratna sredstva, prihodi od pružanja plaćene usluge, od pružanja usluga po gospodarskim ugovorima i drugo). U nalogu slanja voditelja na put naveden je određeni izvor prihoda na koji se plaćaju putni troškovi.
Naša tvrtka je upravo osnovana. Kako bi uspostavio industrijske veze, osnivač tvrtke, koji nije u njenom osoblju, otišao je na službeni put sa zaposlenikom. Kako u računovodstvenom i poreznom računovodstvu odraziti troškove njegovog službenog putovanja?
L. Perova, Ryazan
Pod poslovnim putovanjem podrazumijeva se putovanje zaposlenika po nalogu poslodavca na određeno razdoblje radi obavljanja poslovnog zadatka izvan mjesta stalnog rada (članak 166. Zakona o radu Ruske Federacije). Odnosno, samo zaposlenik organizacije može biti poslan na službeni put. To potvrđuje točka 2. Pravilnika o specifičnostima slanja zaposlenika na službena putovanja, odobrena Uredbom Vlade RF br. 749 od 13.10.2008. Kaže da se na službena putovanja upućuju radnici koji imaju radni odnos kod poslodavca.
Iz pitanja proizlazi da osnivač nije u radnom odnosu s organizacijom. Stoga se njegovo putovanje ne može smatrati službenim, a troškovi osnivača za ovo putovanje nisu troškovi službenog puta. U takvoj situaciji ispada da je osnivač samoinicijativno otišao s djelatnikom. To znači da su svi troškovi koje je imao na ovom putovanju njegovi osobni troškovi. Sukladno tome, tvrtka neće moći obračunati naknadu takvih troškova kao troškove koji se smanjuju porezna osnovica za porez na dohodak. Doista, troškovi uključuju samo opravdane i dokumentirane troškove koje ima sama organizacija (članak 1. članka 252. Poreznog zakona Ruske Federacije).
Budući da tvrtka plaća svoje troškove za osnivača, on ima dohodak koji podliježe porezu na dohodak (članak 41. stavak 1. članak 210. Poreznog zakona Ruske Federacije). Iznos naknade ne mora se oporezovati premijama osiguranja, budući da se takva isplata vrši izvan okvira radnih odnosa (članak 1. članka 7. Saveznog zakona od 24. srpnja 2009. br. 212-FZ, u daljnjem tekstu - Zakon br. 212-FZ). Neće biti podložan doprinosima za ozljede (članak 1. članka 20.1 Saveznog zakona od 24. srpnja 1998. br. 125-FZ, u daljnjem tekstu - Zakon br. 125-FZ).
Sva namirenja s osnivačem moraju se iskazivati u računovodstvu na računu 76 "Namirenja s ostalim dužnicima i vjerovnicima". Nemoguće je koristiti račun 71 "Obračuni s odgovornim osobama" u ove svrhe. Uostalom, samo zaposlenik može biti odgovorna osoba (točka 4.4. Pravilnika o postupku održavanja gotovinske transakcije s novčanicama i kovanicama Banke Rusije na teritoriju Ruska Federacija, odobren od strane Banke Rusije 12.10.2011. br. 373-P).
Prema tome, ako je tvrtka prije putovanja izdala novac osnivaču iz blagajne, cijeli primljeni iznos je dohodak osnivača (članak 1. članka 210. Poreznog zakona Ruske Federacije). Iz njezina društva kao porezni agent, mora zadržati porez na dohodak po stopi od 13% i platiti ga u proračun (klauzule 1, 4, 6 članka 226 Poreznog zakona Ruske Federacije). Osnivač ne bi trebao prijaviti ovaj iznos nakon putovanja.
primjer
Zajedno sa zaposlenikom, osnivač organizacije, koji nije u njenom osoblju, otišao je na poslovni put. Po povratku s putovanja, za nadoknadu nastalih troškova, osnivač je dostavio dokumente iz kojih proizlazi da je iznos njegovih putnih troškova iznosio 10.000 rubalja. Organizacija mu je odlučila nadoknaditi te troškove.
U računovodstvu će se takav povrat odraziti u sljedećim unosima:
Debit 91 Kredit 76
- 10.000 rubalja. - dug društva za naknadu troškova prema osnivaču;
Debit 99 Kredit 68.3
- 2000 rubalja. (10.000 rubalja x 20%) - trajno porezna obveza(PNO);
Debit 76 Kredit 68.1
- 1300 rubalja. - porez na dohodak po odbitku od iznosa naknade troškova;
Debit 76 Kredit 50
- 8700 rubalja. - osnivaču je predan iznos naknade troškova umanjen za zadržani porez na dohodak;
Debit 68.1 Kredit 51
- 1300 rubalja. - zadržani porez na dohodak prenesen u proračun.
Kako bi organizacija mogla uračunati iznos naknade putnih troškova osnivača u troškove koji umanjuju poreznu osnovicu za porez na dohodak, a osnivač tih iznosa ne podliježe porezu na dohodak, moguće je sklopiti s njim ugovor o radu na određeno vrijeme.
Po povratku sa službenog puta i podnošenju izvješća s rezultatom rada, sklopit će se ugovor o radu na određeno vrijeme s osnivačem.
Napominjemo da će za vrijeme trajanja ugovora o radu osnivač primati plaću ( prosječne zarade dok je na službenom putu). Ovi iznosi podliježu porezu na dohodak i premijama osiguranja.
Za knjigovođu s kvalifikacijama poslovna transakcija u vezi s plaćanjem troškova osnivača, mora se suočiti s poteškoćama koje proizlaze iz proturječnosti sadržanih u normama ruskog zakonodavstva, nejasnih definicija ekonomskog i pravnog sadržaja činjenica gospodarskog života, kao i posebnog statusa društva. osnivači kao vlasnici poduzeća. Naučit ćete kako pravilno sastaviti i uzeti u obzir troškove osnivača u članku
13.02.2015Stvarno računovodstvo
Što je osnivač?
Pokušat ćemo razumjeti tko je osnivač i koja prava ima u odnosu na raspolaganje financijskim sredstvima organizacije. Odmah napominjemo da ćemo govoriti o komercijalnim organizacijama, čiji je glavni cilj ostvarivanje dobiti.
Među poduzetnicima često postoji percepcija da je osnivač vlasnik tvrtke. Organizacija svoje postojanje duguje osnivačima koji su uložili svoja sredstva i trud u njeno stvaranje. ali rusko zakonodavstvo utvrđuje da je imovina vlasnika odvojena od imovine organizacije koju su stvorili. Osnivač (sudionik) pravne osobe ne odgovara za obveze pravne osobe, a entiteta nije odgovoran za obveze osnivača (sudionika) (članak 3. članka 56. Građanskog zakonika Ruske Federacije). Osnivač posjeduje udio (udjele) u temeljnom kapitalu društva, a ne imovinu same organizacije. Obveze osnivača ograničene su njihovim udjelima u temeljnom kapitalu i potrebom sudjelovanja u upravljanju organizacijom. Dakle, osnivač nema pravo raspolagati imovinom društva. Savezni zakoni o dionička društva i društva s ograničenom odgovornošću, obveze osnivača ( Savezni zakoni od 08.02.1998. br. 14-FZ, od 26.12.1995. br. 208-FZ). Među njima izdvajamo sljedeće: potrebu davanja doprinosa odobren kapital, sudjelovanje u općem upravljanju i vođenju djelatnosti trgovačke organizacije, formiranje upravnog odbora. Napominjemo da osnivači mogu, ali i ne moraju biti članovi stalnog upravnog tijela društva. Pripadnost osnivača upravnom odboru značajan je čimbenik u kvalifikaciji njegovih troškova u oporezivanju dobiti.
Uplate osnivačima i Porezni zakon
Troškovi i plaćanja u vezi s osnivačima uređuju se sljedećim pravilima Porezni broj:
- pod. 49 p. 1 čl. 264 - ostali troškovi povezani s proizvodnjom i (ili) prodajom (u nekim slučajevima financijski odjel dopušta priznavanje troškova za ovu stavku);
- stavka 2. čl. 264 - troškovi reprezentacije koji se odnose na ostale troškove vezane uz proizvodnju i (ili) prodaju uključuju troškove sudionika koji su pristigli na sjednice upravnog odbora (upravnog odbora) ili drugog tijela upravljanja poreznog obveznika, bez obzira na mjesto u kojem se ti događaji održavaju ;
- pod. 16 p. 1 čl. 265 - do izvanredni troškovi uključuje troškove održavanja sjednica dioničara (sudionika, dioničara), a posebno: najam prostora, pripremu i distribuciju informacija potrebnih za održavanje sjednica i druge troškove izravno vezane uz održavanje skupštine;
- Članak 21. čl. 270 - rashodi koji se ne obračunavaju u porezne svrhe uključuju troškove bilo koje vrste davanja upravi ili zaposlenicima uz naknade isplaćene na temelju ugovora o radu (ugovora);
- Članak 48.8 čl. 270 - rashodi koji se ne uzimaju u obzir u porezne svrhe uključuju iznos naknade i druga plaćanja članovima upravnog odbora.
Kao što je vidljivo iz gore navedenih pravila za oporezivanje dobiti, popis situacija koje omogućuju priznavanje troškova osnivača u poreznom računovodstvu nije velik. Prema našem mišljenju, značajno ograničenje u priznavanju takvih rashoda je klauzula 48.8 članka 270. Poreznog zakona, koja doslovno briše sve uplate u korist članova upravnog odbora iz obračuna poreza na dohodak.
Službeni stav Ministarstva financija Rusije je da se odnosi između članova upravnog odbora i organizacija ne odnose ni na građanskopravne odnose ni na radne odnose, osim ako nisu sklopljeni odgovarajući ugovori (pismo Ministarstva financija Rusije od 05.03.2010 broj 03-03-06 / 1 / 116). Pozivajući se na ovaj dopis financijskog odjela, smatramo potrebnim razjasniti sljedeću situaciju. Pismo se odnosi na konkretnu epizodu isplate naknade članovima upravnog odbora. To sugerira da troškovi koji nisu poticajni nisu relevantni za nalaze pisma. Međutim, izraz "ostala plaćanja" doslovno znači sva plaćanja članovima uprave.
Dakle, kako bi se izbjegli porezni rizici za porez na dohodak, sve uplate članovima uprave poreznom obvezniku treba kvalificirati kao rashode koji se ne uzimaju u obzir u oporezivanju. Ako član upravnog odbora nije sklopio ugovor o radu ili GPC ugovor, tada se pri obračunu poreza na dohodak ne uzimaju u obzir svi troškovi ovih osoba (putni troškovi, plaćanje hotela, reprezentacija i sl.). ).
Troškovi osnivača u pojedinačnim slučajevima
Razmotrimo najčešće situacije kada osnivač djeluje u interesu tvrtke:
- sudjelovanje u organizacijskim mjerama za upravljanje privrednim društvom, predviđenim statutom;
- obavljanje određenih funkcija zaposlenika društva;
- zastupanje interesa tvrtke u raznim odnosima s trećim osobama (sastanci s kupcima, dobavljačima, nadležnima).
Napominjemo da osobne potrebe osnivača u vlastitom interesu društvo može isplatiti, ali samo u okviru dividende na koju imaju pravo ili po dogovoru s ostalim članovima društva. Ova situacija se ponekad događa u praksi, ali ne bi trebala biti redovita. Inače će tvrtka postati neprofitabilna, a to ne služi glavnoj svrsi stvaranja komercijalne organizacije - ostvarivanju dobiti. Takvi se rashodi izričito ne uzimaju u obzir za potrebe poreza na dobit.
Razmotrite prvu situaciju do koje osnivač treba doći glavna skupština osnivača u podružnicu. U tom slučaju, osnivač se može nalaziti u mjestu podružnice ili može imati prebivalište u drugom gradu ili drugoj državi. Pritom s njom može imati ugovor o radu, a možda i nije u njenom osoblju.
Ako osnivač živi u mjestu podružnice, tada mu nisu potrebni putni troškovi. Ako se nalazi u drugom gradu ili državi, onda se morate pobrinuti za organizaciju njegovog putovanja (kupnja karata, dobivanje vize, smještaj, prehrana itd.).
Da vidimo može li se ovo putovanje smatrati službenim? Poslovni put je putovanje zaposlenika po nalogu poslodavca na određeno vrijeme radi obavljanja službenog zadatka izvan mjesta stalnog rada (članak 166. Zakona o radu Ruske Federacije). Istodobno, zaposlenici koji su u radnom odnosu s poslodavcem šalju se na službena putovanja (članak 2. Uredbe Vlade Ruske Federacije od 13.10.2008. br. 749).
Nije rijetkost da matično društvo izdavanjem naloga za službeno putovanje pošalje svog predstavnika na skupštinu osnivača podružnice. U tom slučaju, matično društvo snosi putne troškove. Prema našem mišljenju, takve troškove matična organizacija može prihvatiti u poreznom računovodstvu, budući da su povezani s aktivnostima usmjerenim na ostvarivanje prihoda. Uostalom, sredstva uložena u temeljni kapital podružnice jesu financijska ulaganja i mora isplatiti dividende.
Imajte na umu: ako podružnica ima ugovor o radu s osnivačem, tada može kvalificirati putovanje takvog zaposlenika kao službeno. Troškove takvog putovanja bolje je evidentirati pod stavkom "Ostali troškovi vezani uz proizvodnju i prodaju".
Ako između osnivača i društva kćeri nije sklopljen ugovor o radu, onda ovo putovanje nije službeno. Stoga se troškovi osnivača za putovanje do mjesta održavanja sastanka osnivača društva kćeri ne mogu uzeti u obzir pod stavkom "Putni troškovi" (podstav 12. točke 1. članka 264. Poreznog zakona Ruska Federacija).
Neki stručnjaci smatraju da se putni troškovi dotičnih osnivača mogu računati kao troškovi zabave. Drugi su mišljenja da je popis ugostiteljskih troškova zatvoren i ne podliježe proširenom tumačenju. Stoga organizacija mora samostalno donijeti odluku o priznavanju takvih troškova u poreznom računovodstvu, procijenivši sve moguće rizike.
Sporna su pitanja koja se odnose na priznavanje putnih troškova osnivača (plaćanje putničkih karata, transfera, hotela, vize, prehrane, prijevoza i sl.). S jedne strane, to su troškovi samih osnivača, budući da su oni obvezni i zainteresirani sudjelovati u upravljanju podružnicom. S druge strane, podružnica je također dužna uključiti osnivače u svoje djelovanje. Taj odnos treba regulirati poveljom.
Prema našem mišljenju, troškovi organizacije putovanja osnivača u poreznom računovodstvu mogu se pripisati drugim troškovima povezanim s proizvodnjom i (ili) prodajom (podstavak 49. stavak 1. članka 264. Poreznog zakona Ruske Federacije). Istodobno, svrha putovanja mora biti predviđena statutom, a prisutnost osnivača je obvezna za rješavanje pitanja tvrtke. Na primjer, imenovanje izvršnog direktora, revizora, revizora, odobravanje godišnji izvještaj i druge aktivnosti potrebne u djelatnosti društva. Ovi troškovi nisu standardizirani porezno zakonodavstvo... Međutim, za tvrtku će biti korisno izraditi procjenu ili proračun za događaj, uskladiti ovaj dokument sa svim osnivačima i odobriti ga s izvršnim direktorom. U tom slučaju potrebno je obavijestiti osnivače o njihovoj obvezi da društvu dostave dokumente koji potvrđuju njihove troškove. Prikladan dokument za takvu situaciju je obrazac unaprijed izvješća u obliku AO-1 sa svim potrebnim dokumentima priloženim uz njega.
Poduzeće kćer može preuzeti inicijativu i samostalno podmiriti dio troškova organizacije putovanja i smještaja osnivača na temelju ugovora s prijevozničkim agencijama i hotelima za bezgotovinska plaćanja... Zatim će popratne dokumente dostaviti relevantne druge strane preko odgovornih osoba društva.
Ako u povelji nije navedena svrha priredbe kojoj je prisustvovao, organizaciji će biti teško dokazati ekonomsku opravdanost putnih troškova osnivača. Uostalom, sve funkcije trenutnih aktivnosti tvrtke moraju osigurati zaposlenici s punim radnim vremenom. Najvjerojatnije će porezna tijela plaćanje takvog putovanja smatrati ne troškom tvrtke, već prihodom. prirodna osoba... Ako se pojavi slična situacija, poželjno je da organizacija pruži informacije Porezni ured o nemogućnosti zadržavanja poreza na dohodak.
Usluga švedskog stola (švedski stol), doručak, ručak, prijevoz za dopremanje osnivača do mjesta sastanka, plaćanje usluga prevoditelja za vrijeme zabavnog događaja priznaje se kao rashod u porezne svrhe. Međutim, ako događaji koji se održavaju, na primjer, večera u restoranu, nisu službene prirode ili ne postoje dokumenti koji potvrđuju vođenje službenih poslovnih pregovora, tada se troškovi njihovog održavanja ne uzimaju u obzir za potrebe poreza na dobit ( dopis Ministarstva financija Rusije od 16. studenog 2009. br. 03-03-06 / 1/759).
Za potvrdu troškova zabave preporučamo izdavanje naloga za održavanje događaja, odobrenje troškovnika i imenovanje odgovorne osobe za događaj. Odgovorna osoba potrebno je dostaviti izvješće o događaju i priložiti sve dokumente koji potvrđuju troškove. Ugostiteljski troškovi tijekom izvještajnog (poreznog) razdoblja uključuju se u ostale rashode u iznosu koji ne prelazi četiri posto rashoda poreznog obveznika na plaće za ovo izvještajno (porezno) razdoblje.
Razmotrimo drugu situaciju, kada osnivači obavljaju određene funkcije zaposlenika tvrtke.
Ako je s osnivačem sklopljen ugovor o radu, tada se prilikom obračuna poreza na dohodak obično uzimaju u obzir troškovi njegove plaće ili službenih putovanja.
Ako osnivač nije zaposlenik društva, tada bi njegovo sudjelovanje u tekućim aktivnostima društva trebalo regulirati ugovorom o djelu, plaćenim uslugama ili drugim ugovorom građanskog prava (GPC).
Troškovi osnivača za službena putovanja ili reprezentaciju ugovaraju se u uvjetima GPC ugovora i nadoknađuju mu se na temelju zahtjeva, pod uvjetom da je uz potonju priložena odgovarajuća popratna dokumentacija.
Prema GPC ugovoru, osnivaču se mora dodijeliti naknada koja se uračunava u troškove. Izbor troškovne stavke ovisi o predmetu ugovora.
Pritom treba jasno razlikovati naknadu za obavljanje radnih funkcija ili obveza prema GPC ugovoru od naknade za obavljanje dužnosti člana upravnog odbora. Budući da se troškovi u obliku naknada i drugih plaćanja članovima upravnog odbora ne uzimaju u obzir za potrebe poreza na dobit (članak 48.8 članka 270. Poreznog zakona Ruske Federacije).
Razmotrimo situaciju u kojoj osnivač zastupa interese tvrtke u raznim odnosima s trećim stranama (sastanci s kupcima, dobavljačima, nadležnima).
Okolnosti ove situacije vrlo su slične prijašnjem odnosu između osnivača i podružnice. Ako osnivač djeluje u najboljem interesu društva, to znači da obavlja određene funkcije. Ali često osnivač ne izražava želju za sklapanjem bilo kakvog ugovora s podružnicom.
Ako se osnivaču isplaćuje naknada bez sastavljanja ugovora o radu, tada se njezin iznos ne uzima u obzir u troškovima (članak 21. članka 270. Poreznog zakona Ruske Federacije). Ako se naknada ne isplati, tada se aktivnosti osnivača u korist društva mogu kvalificirati kao besplatno pružanje usluga, što podrazumijeva nastanak neposlovni prihod prilikom oporezivanja dobiti.
Troškovi osnivača za reprezentativne svrhe priznaju se u poreznom računovodstvu ako su dokumentirani i usmjereni na ostvarivanje prihoda. To mogu biti pregovori s dobavljačima ili kupcima, državnim dužnosnicima. Svrha pregovora s predstavnicima državnih tijela trebala bi se odnositi na rješavanje pitanja značajnih za poslovanje poduzeća, sastav troškova i njihov iznos trebao bi biti razuman u praksi poslovnog prometa: voda, kava, čaj, kolačići i sl. Nema suvenira, darovi su uključeni u popis troškova zabave.
Treba voditi računa o kvalificiranju isplata koje pokrivaju troškove osnivača ako su članovi odbora. Budući da doslovno čitanje klauzule 48.8 članka 270. Poreznog zakona ne dopušta priznavanje bilo kakvih isplata članovima upravnog odbora za porezne svrhe.
Često, prilikom obavljanja djelatnosti osnivača u interesu tvrtke, postaje potrebno koristiti službeni prijevoz.
U tom slučaju, putni troškovi do mjesta sastanka mogu biti uključeni u troškove gostoprimstva. Ujedno, putni troškovi moraju biti potvrđeni tovarnim listom, a svrha putovanja vezana je za rješavanje pitanja značajnih za djelatnost tvrtke.
Sumirajmo i predstavimo naše nalaze u obliku tablice (vidi dolje).
Opravdanost troškova osnivača u poreznom računovodstvu
Troškovi osnivača prije registracije tvrtke
Prilikom obračuna poreza na dohodak organizacijski se rashodi ne odražavaju do trenutka registracije, bez obzira na to jesu li, sukladno osnivačkim dokumentima, doprinos u temeljni kapital ili ne. To se objašnjava na sljedeći način.
Pravna sposobnost organizacije nastaje u trenutku njezine registracije (članak 3. članka 49., točka 2. članka 51. Građanskog zakona Ruske Federacije). U skladu sa stavkom 1. članka 252. Poreznog zakona, izdaci su opravdani i dokumentirani izdaci poreznog obveznika. Do trenutka registracije organizacija nije porezni obveznik, stoga se troškovi nastali prije registracije ne uzimaju u obzir pri obračunu poreza na dohodak.
Računovodstvo obračuna s osnivačima
Podaci o svim vrstama nagodbi s osnivačima (sudionicima) organizacije prikazuju se na računu 75 "Nagodbe s osnivačima".
Troškovi osnivača vezani za proizvodnju i prodaju iskazuju se knjiženjem:
DEBIT 20 (26, 44) KREDIT 75.
Ostali troškovi osnivača iskazuju se sljedećim unosom:
DEBIT 91 KREDIT 75.
Prilikom isplate prihoda od sudjelovanja u organizaciji upisuje se:
DEBIT 84 KREDIT 75.
Ako je osnivač zaposlenik organizacije, tada se obračunavanje i isplata prihoda od sudjelovanja u organizaciji ne odražavaju na računu 75, već na računu 70 "Plaćanja s osobljem za plaće". U tom slučaju se izvodi sljedeći unos.
Poznato je da se lako može pronaći u specijaliziranim časopisima za računovođe. Čini se da nije teško iskoristiti gotovo iskustvo. Međutim, ako je svrha putovanja pogrešno formulirana, troškovi putovanja ne mogu se uzeti u obzir u rashodima za smanjenje oporezive dobiti poduzeća. Stoga opravdavanje poslovnog "putovanja" zaposlenika mora biti promišljeno i pažljivo.
Koje dokumente pripremiti
Vrlo je zgodno kada organizacija zapošljava stručnjaka koji zna kako dogovoriti poslovno putovanje. No s vremena na vrijeme mnogi vlasnici malih poduzeća moraju samostalno voditi evidenciju i sastavljati većinu službenih dokumenata.
Privatne poduzetnike i zaposlenike koji nisu završili računovodstvene tečajeve po potrebi zanima kako se izdaju službena putovanja.
Nije tajna da ovaj postupak uključuje nekoliko faza.
1. Čelnik društva izdaje nalog za službeno putovanje u obliku T9. On sadrži:
- PUNO IME. zaposlenik;
- njegov personalni broj;
- položaj;
- podjela poduzeća (odjel, sektor, odjel) u kojem zaposlenik radi;
- putovanje, njegovo vrijeme, izvori financiranja (obično sredstva poslodavca);
- odredište.
Uz nalog se prilaže dokument – osnova za službeni put ili poziv).
Do 2013. godine bila je potrebna i izrada putne potvrde. Sada ti obrasci nisu potrebni. Troškovi rada računovođa su se smanjili, ali su se pojavila nova pitanja: kako potvrditi činjenicu službenog putovanja i kako dokazati da je svrha putovanja postignuta?
S tim u vezi, u mnogim organizacijama zaposlenici i dalje izdaju putnu potvrdu. Ovo je mali i ujedno vrlo informativan dokument. Svrha putne potvrde je ista kao i u nalogu.
2. Poslodavac kupuje rezervaciju hotelske sobe.
3. Otpremljeni djelatnik potpisuje da je upoznat s nalogom, prima putne karte i podatke o mjestu stanovanja.
4. Izračunavaju se dnevnice. Prema zakonu to su:
700 rubalja po danu - kada putujete unutar teritorija Ruske Federacije.
2500 rubalja po danu - za službena putovanja u inozemstvo.
Poslodavac može samoinicijativno povećati uplate, ali će u tom slučaju biti dužan uplatiti proračun poreza na dohodak izračunati od iznosa koji premašuju naznačene vrijednosti.
5. Izračunati plaća zaposlenika za vrijeme njegovog boravka izvan mjesta glavne dužnosti. Ona radi prosječne dnevne zarade pomnoženo s brojem dana poslovnog putovanja. Ako vrijeme provedeno na službenom putu padne dijelom na vikend odn Praznici, plaće za ovaj dan obračunavaju se u dvostrukom iznosu.
6. Po povratku s puta, zaposlenik ispunjava predujam o nastalim troškovima na obrascu br. AO-1 i prilaže popratnu dokumentaciju: putne karte, bon za hotelski smještaj, tovarni list, čekove za uplatu goriva i maziva, ako je potrebno.
7. Rezultati se zbrajaju: je li ostvarena svrha putovanja? Zaposlenik sastavlja pisano izvješće ili dostavlja dokumente koji potvrđuju činjenicu izvršenja zadatka usluge.
Što ako navedena svrha putovanja nije postignuta?
Je li moguće uzeti u obzir troškove poslovnog putovanja u ovom slučaju za smanjenje oporezivu osnovicu? Ovo pitanje još uvijek izaziva kontroverze između računovođa i predstavnika Federalne porezne službe. Potonji tvrde da se troškovi neproduktivnog putovanja ne prihvaćaju porezno računovodstvo.
Računovođe i vlasnici poduzeća, pak, podnose tužbe za priznanje da je službeno putovanje proizvodne prirode, bez obzira na rezultat. Često uspijevaju obraniti svoje stajalište na sudu.
Konkretno, vrlo čest primjer svrhe poslovnog putovanja je “Potpiši ugovor s kupcem”. Postoji šansa da dogovor ne prođe. U tom slučaju porezne vlasti smatraju nerazumnim putne troškove klasificirati kao rashode kako bi se smanjila dobit. No, čelnici poduzeća više puta su uspjeli dokazati da su tijekom pregovora uspostavljene čvrste poslovne veze s potencijalnim kupcima, što bi moglo dovesti do sklapanja ugovora u budućnosti. Sud je priznao pravo poreznog obveznika da prihvati putne troškove za porezno računovodstvo.
"Univerzalni" tekst za radne zadatke
Trenutačno iskusni revizori preporučuju: ako postoje sumnje da će se postići svrha putovanja, bolje je to navesti u redoslijedu s općim frazama. Prilikom postavljanja zadataka dopušteno je koristiti besplatne formulacije. Evo primjera ciljeva poslovnog putovanja koji ne obvezuju zaposlenika da dokumentira činjenicu zadatka:
“Ivanov I. I odlazi u grad Nsk za:
- rješavanje proizvodnih problema,
- pregovori o mogućoj suradnji,
- uspostavljanje poslovnih kontakata,
- istraživanje tržišta za mogućnost kupnje robe”.
Poslani radnik nije izvršio zadatak naveden u nalogu
Ako je određeni cilj postavljen, a nije postignut, dopušteno je od zaposlenika zahtijevati objašnjenje koje sadrži podatke o:
- zašto servisni zadatak nije uspio,
- kakav je rezultat putovanja,
- nego je "izlet" koji se dogodio ekonomski isplativ za tvrtku.
Ako postoji pismo od zaposlenika Porezna uprava, u pravilu priznaju zakonitim prihvaćanje putnih troškova za porezno računovodstvo.
Koji uvjeti moraju biti ispunjeni prilikom dodjele radnog zadatka?
Nažalost, propisi ne daju ispravne primjere putnih ciljeva kao predložak. Zadatke koje zaposlenik mora riješiti tijekom putovanja poslodavac određuje samostalno. Međutim, prilikom sastavljanja naloga važno je uzeti u obzir neke točke:
- Da bi se putni troškovi prihvatili u porezno računovodstvo, mora biti očigledna proizvodna potreba za preseljenjem zaposlenika u drugi grad ili državu. Na primjer, troškovi povezani s putovanjem na korporativni događaj ili ceremoniju dodjele nagrada ne mogu se uključiti u troškove radi smanjenja dobiti.
- Ciljevi i zadaci putovanja moraju biti u skladu s Odgovornosti na poslu zaposlenik.
- Pojam i ruta "putovanja" ne mogu proturječiti njegovom razlogu. Primjerice, ako je zaposlenik poslan na službeni put s ciljem sudjelovanja na izložbi, dužan je otići u suprotnom smjeru u roku od 24 sata nakon završetka priredbe.
Poslovni put vodećih kadrova
Prve osobe tvrtki i njihovi zamjenici putuju u druge gradove i zemlje u pravilu radi:
- vođenje ključnih pregovora s partnerima,
- sudjelovanje u službenim događanjima,
- s potencijalnim kupcima.
Službeno putovanje voditelja najčešće se ne izdaje naredbom u obliku T9, već naredbom koja sadrži izraz: "Idem u ______________ s ciljem ...". U narudžbi, kao i u nalogu, potrebno je navesti puno ime i prezime. te položaj djelatnika, mjesto odredišta, svrha i ciljevi putovanja.
Evo primjera radnih zadataka koje čelnik tvrtke može dodijeliti sebi ili svojim zamjenicima:
- pregovori s OOO Komplekt;
- demonstracija uzoraka proizvoda LLC "Standard";
- sudjelovanje na izložbi „Elektromaterijal Rusije“, Moskva, 27. rujna 2016.;
- održavanje prezentacije za sudionike skupa Kosmotehnika 20. srpnja 2016.;
- sudjelovanje na seminaru „Kako preživjeti financijska kriza»21. kolovoza 2016., održano od strane Centra za obuku „Konsultacije“ u Moskvi;
- držanje predavanja studentima i diplomskim studentima Moskve državno sveučilište na temu" Državna potpora domaći proizvođač";
- razmjena iskustava sa sudionicima konferencije „Posao je lako i sa zadovoljstvom“, održane od 10. do 15. listopada 2016.;
- profesionalni razvoj;
- upoznavanje s novim tehnologijama.
Službeno putovanje direktora i njegovih zamjenika također se može povezati s provjerom kvalitete rada podružnica tvrtke. Evo nekoliko primjera:
- zbrajanje rezultata financijsko-gospodarskog poslovanja podružnice doo "Naša firma" za 1. polovicu 2016. godine;
- sudjelovanje u reviziji financijskog i trgovačkog poslovanja podružnice DOO "Enterprise" u gradu N-sk;
- analiza kvalitete rada i certificiranje osoblja dopunskog ureda broj 0233 u gradu A-sk od 02. do 10.09.2016.
Po potrebi se svrha putovanja može podijeliti na nekoliko užih zadataka. Obično nisu naznačeni u nalogu, ali se odražavaju u internim dokumentima tvrtke.
Tako se, primjerice, za cilj "pregovaranja s Perspektiva doo o mogućoj suradnji" mogu postaviti sljedeći zadaci:
- Poznanstvo i osobni susret sa generalni direktor LLC "Perspektiva": demonstracija reklamnih materijala, uzoraka proizvoda, rasprava o uvjetima isporuke.
Planirani rezultat:
- uspostaviti kontakt s voditeljem Perspektiva doo,
- donijeti mu informacije o konkurentskim prednostima proizvoda LLC "Naša tvrtka" i prednostima suradnje,
- dogovoriti sklapanje ugovora za isporuku prve serije robe.
2. Sudjelovanje na sastanku s odjelom nabave LLC "Enterprise", rasprava o uvjetima ugovora.
Planirani rezultat:
- Ostvarite pravo na isporuku robe uz pretplatu od 100% uz osiguranje veleprodajnog popusta do najviše 20% cijene navedene u cjeniku Perspektiva doo (opcija 1);
- Dogovoriti isporuku robe u iznosu od jedne tone sirovina mjesečno, bez popusta, uz plaćanje na rate na period ne duži od 3 tjedna (opcija 2).
Po povratku s putovanja, ravnatelj rezimira je li svrha putovanja ostvarena.
Voditelji prodaje poslovnih putovanja
Kako organizirati službeni put za djelatnika odgovornog za korisničku podršku i prodaju proizvoda? Prodavci obično imaju jasne, kvantificirane ciljeve. Zarada i izgledi za karijeru zaposlenika ovise o tome koliko dobro i učinkovito zaposlenik ispunjava poslovni plan.
Ako zaposlenik odgovoran za rad s klijentima ne obavi glavni zadatak poslovnog putovanja (da izvrši prodaju), poslodavac i dalje želi dobiti što više informacija o potencijalnom kupcu, izgledima za suradnju s njim, kao i kao o razlozima zbog kojih nije bilo moguće zaključiti posao.
Osim toga, za čelnika tvrtke čiji je cilj proširenje baze klijenata, važno je razumjeti s kojom od konkurentskih tvrtki potencijalni kupac surađuje i pod kojim uvjetima su ugovori sklopljeni.
Stoga, kada voditelj prodaje odlazi na poslovni put, dobiva višerazinski cilj, koji uključuje zadatke koji se ne odnose samo na pregovore s kupcem, već i na prikupljanje tržišnih informacija.
Osnovni servisni zadatak mogao bi zvučati ovako:
- vođenje pregovora i uspostavljanje početnog kontakta s "Future Client" doo;
- sklapanje ugovora za nabavu materijala za tvrtku JSC "Kupac";
- širenje baze klijenata, proučavanje tržišnih prilika grada N-ska;
- sudjelovanje na izložbi "Građevinski materijali danas" 01. kolovoza 2016.;
- razmjena iskustava s voditeljima prodaje zapadne podružnice tvrtke; sudjelovanje na korporativnoj konferenciji "Profitabilne transakcije";
- obuka novih djelatnika odjela prodaje zapadne podružnice;
- organiziranje i provođenje seminara „Uspješan rad“.
“Sklapanje ugovora o isporuci robe” najpopularnija je svrha službenih putovanja zaposlenika odgovornih za rad s kupcima. Može se otkriti u zadacima:
- sastanak s predstavnikom odjela nabave LLC "Budući kupac", identificiranje i analiza potreba;
- posjet konkurentskim poduzećima LLC "Rival 1" i JSC "Rival 2" kao "tajni kupac": dobivanje cjenika, prikupljanje informacija o uvjetima suradnje s kupcima, sastavljanje izvješća za odjel marketinga, utvrđivanje prednosti DOO "Rival 1" i JSC "Rival 2";
- pregovori s voditeljem odjela nabave "Future Client" LLC, demonstracija uzoraka proizvoda, pregovaranje o uvjetima ugovora;
- sastanak s generalnim direktorom LLC "Budući klijent", potpisivanje ugovora.
Po povratku s puta voditelj prodaje dužan je dostaviti izvješće o obavljenom zadatku i postignutim rezultatima. Uz njega se prilaže zapisnik o pregovorima, analiza potreba potencijalnog klijenta, materijali za marketinško istraživanje, preslike komercijalnih prijedloga, potpisani ugovor (ako postoji).
Na sličan način mogu se formulirati i ciljevi putovanja voditelja odjela za klijente ili direktora odjela prodaje.
Upravljačkom timu mogu se dodijeliti i sljedeći zadaci:
- provođenje interne revizije prodajnih transakcija,
- kontrolu nad radom podružnice društva,
- sudjelovanje na sastanku Povjerenstva za poboljšanje kvalitete usluge,
- podnošenje izvješća o prodaji upravnom odboru na godišnjoj skupštini.
Poslovna putovanja radi nabave materijala
Direktori tvrtki, kao i zaposlenici odjela koji se bave nabavom, često odlaze na poslovna putovanja kako bi kupili robu za potrebe tvrtke.
U ovom slučaju u nalogu se može navesti bilo koji primjer svrhe službenog putovanja od sljedećeg:
- pregovaranje s LLC mogućim dobavljačem 1 i LLC mogućim dobavljačem 2, raspravljanje o uvjetima suradnje;
- uspostavljanje poslovnih kontakata sa Zavodom doo, proučavanje procesa proizvodnje i uzoraka proizvoda;
- sklapanje ugovora o kupnji sirovina i komponenti s LLC Material i JSC Details;
- dogovaranje uvjeta ugovora s dobavljačem Proizvođač LLC.
Putovanje radnika zaposlenih u proizvodnji
Često je potrebno "putovati" inženjere za ugradnju i ugradnju opreme, građevinare, radnike. Za ove stručnjake relevantan je svaki primjer zadatka poslovnog putovanja iz sljedećeg:
- ugradnja i početno ispitivanje proizvodne opreme "Linija-1" u radionicama JSC "Kupac",
- montaža, podešavanje i puštanje u rad opreme "Transport-100",
- jamstveni servis stroja "A-2",
- rutinsko održavanje na proizvodnoj liniji JSC "Kupac",
- neplanirani popravci, otklanjanje kvara na stroju,
- preventivno održavanje opreme.
Vozači poslovnih putovanja
„Komilari“ često moraju putovati u druge gradove kako bi prevezli robu, dokumente i dopremili stručnjake na radna mjesta.
Poslovni put zaposlenika ove kategorije obično je povezan sa sljedećim zadacima:
- dostava komercijalnog direktora DOO "Standard" na mjesto pregovora s DOO "Klijent",
- zaprimanje materijala u skladištu dobavljača, isporuka robe na teritorij Nasha Firma LLC,
- popravak automobila, kupnja rezervnih dijelova,
- tehnička dijagnostika automobila u ovlaštenom autoservisu.
Zaključak
Sada znate na koje točke je važno obratiti pažnju prilikom poslovnog putovanja za zaposlenika. U ovom članku možete odabrati primjer svrhe putovanja koja odgovara vašem konkretnom slučaju.
Djelatnosti tvrtke često utječu na mnoge druge ugovorne strane, koje se mogu nalaziti na drugom mjestu od lokacije tvrtke. Za interakciju s njima, organizacija može poslati svoje zaposlenike da ispune postavljene proizvodne ciljeve na poslovna putovanja. Potrebno je pravilno dogovoriti poslovno putovanje kako tvrtka u budućnosti ne bi imala problema.
Do 2015. godine bio je na snazi stari Pravilnik o uređenju službenih putovanja koji je ukinut stupanjem na snagu novih zakona.
Uvedene inovacije usmjerene su u većoj mjeri na smanjenje obima potrebnih dokumenata prilikom slanja na službena putovanja.
Sada poslovni subjekt samostalno odlučuje koje će dokumente izraditi tijekom usmjeravanja službenog puta. Svoju odluku o prometu dokumenata trebao bi popraviti u drugima.
Obavezni dokumenti:
- Zakonodavstvo nalaže da se prilikom slanja na službeno putovanje mora sastaviti nalog za službeni put.
Neobavezni dokumenti koji se sastavljaju prema nahođenju organizacije:
- Zadatak usluge.
- Izvješće o službenom putu
- Kao i vođenje dnevnika zaposlenika koji su otišli i stigli na službena putovanja, ostaje u diskreciji uprave.
S tim u vezi, izmjena je bila i postupak utvrđivanja dnevnica za službena putovanja. Ako organizacija ne primjenjuje putnu potvrdu, tada mora odrediti vrijeme odlaska i dolaska zaposlenika, kao i trajanje službenog putovanja u danima, prema putnim ispravama koje su im dostavljene, potvrdama o uplati za stanovanje , potvrde o kupnji goriva i sl.
Pažnja! Zaposlenik također može dostaviti upravi uslugu ili memorandum u kojem izjavljuje uvjete i razdoblje putovanja u nedostatku relevantnih dokumenata, a ako ga upravitelj prihvati i odobri, onda ovaj dokument može poslužiti i kao potvrda u ovaj slučaj.
Koji se ne mogu poslati na službeni put
U pravilu se službenim putovanjem smatra ispunjenjem dužnosti zaposlenika. Stoga, u normalnim uvjetima, on to ne može odbiti. Međutim, zakon propisuje slučajeve kada se službeno putovanje ne može izdati određenim kategorijama osoba.
Na službeni put ne mogu biti poslani sljedeći zaposlenici:
- Radnice koje će uskoro postati majke;
- Zaposlenici s kojima je sklopljen ugovor o naukovanju;
- Zaposlenici koji još nisu punoljetni. Međutim, ako su ti djelatnici zaposleni u kreativnim profesijama (glumci, novinari, pjevači, književnici i sl.), kao i sportaši, onda se ova zabrana na njih ne odnosi.
Ovi zaposlenici ne smiju biti poslani na službeni put, čak i ako je od njih dobiven pismeni pristanak.
Pažnja! Osim toga, postoje kategorije zaposlenika tvrtke koji se mogu poslati na službeni put, ali u isto vrijeme njihova suglasnost za to mora biti prisutna u pisanom obliku.
To uključuje:
- Zaposlenici koji imaju djecu mlađu od tri godine. To uključuje i radnike ako njihova djeca u ovoj dobi nemaju majku.
- Radnici s djecom mlađom od pet godina ako su samohrani roditelji.
- Zaposlenici s djecom s invaliditetom.
- Radnici koji pružaju nadzor i medicinsku njegu oboljelih bliskih srodnika.
- Radnici s invaliditetom ako poslovno putovanje ometa njihov program oporavka.
Kada kadrovski stručnjaci organiziraju službeni put za ove kategorije zaposlenika, pismena suglasnost koju su dobili za putovanje mora nužno sadržavati informaciju da su obaviješteni o svom pravu da ga odbiju.
Često se postavlja pitanje za stručnjake kada se izda službeni put internog radnika s nepunim radnim vremenom. Mogu se poslati na poslovno putovanje. No, problem nastaje kada se vrijeme službenog puta odrazi na drugo mjesto rada.
Pažnja! Zakonom je zabranjena prijava ovog puta, odnosno godišnjeg plaćenog odmora. Preporučeno u ovo razdoblje na drugom mjestu osigurati dodatni dopust uz plaćanje na teret poduzeća.
Trajanje poslovnog putovanja
Razdoblje službenog puta određuje čelnik društva samostalno, na temelju nastale proizvodne potrebe. To bi trebalo biti odraženo u izdanom nalogu za službeno putovanje, a ako se sastavlja zadatak usluge, onda i u ovom dokumentu.
Istodobno, zbog nastalih okolnosti, trajanje putovanja može se smanjiti ili produžiti na određeno vrijeme. To također zahtijeva objavu pisanog naloga uprave tvrtke.
Dosadašnji zakonski propisi određivali su maksimalno vrijeme putovanja od 40 dana, isključujući vrijeme putovanja. Također je bilo propisano da službeno putovanje mora biti duže od jednog dana.
No, novim Vladinim odlukama koje su stupile na snagu, prema kojima su službena putovanja trenutno uređena, poništeno je važenje ovih standarda i nisu uvedeni novi rokovi. Stoga je danas minimalno i maksimalno trajanje službenog putovanja u zakonodavnoj razini.
Pažnja! No, pri određivanju trajanja putovanja potrebno je poći od samog koncepta – službeno putovanje nije ispunjavanje svojih dužnosti od strane zaposlenika koji je uspostavio putnu prirodu posla, kao i premještanje zaposlenika na drugo mjesto.
Kako organizirati službeni put za zaposlenika u 2017
Korak 1. Izdajte nalog za službeno putovanje
Prilikom narudžbe možete koristiti standardne obrasce T-9, T-9a ili koristiti memorandum u kojem je tekst narudžbe naveden u slobodnom obliku.
Do 2015. godine temelj za izdavanje naloga bio je prethodno sastavljeni servisni zadatak, čiji su detalji morali biti upisani u odgovarajući redak dokumenta. Sada, kao osnovu, možete koristiti redoslijed glave, dopis, itd., ili čak ostaviti ovo polje praznim.
Zaposlenik za kojeg je sastavljen nalog mora se upoznati s njim i staviti svoj potpis.
Ako zaposlenik za put koristi vlastito ili službeno vozilo, to također mora biti naglašeno uvrštavanjem odgovarajućeg reda u postojeći red, ili izdavanjem novog u slobodnom obliku.
Korak 2. Izdavanje sredstava
Ako je zaposlenik na službenom putu, tada na blagajni treba dobiti predujam u gotovini za plaćanje putovanja, smještaja na odredištu i drugih neplaniranih troškova, kao i dnevnice za svaki dan putovanja.
Za evidentiranje izdavanja sredstava iz blagajne koristi se troškovni nalog. Iznos financiranja za sve ove troškove mora biti određen lokalnim aktom tvrtke.
Kao osnova za izdavanje sredstava je nalog za slanje na službeni put. Osim toga, sam zaposlenik može sastaviti dopis s izračunom procijenjenih troškova, a zatim ga mora odobriti čelnik tvrtke.
Prilikom izdavanja novca uzmite u obzir sljedeće:
- Ako će se putovanje odvijati unutar zemlje, tada se sva dospjela sredstva mogu izdati u gotovini na blagajni i prijenosom na karticu ili bankovni račun.
- Ako je službeno putovanje u inozemstvo, tada se dnevnica za dane boravka u Rusiji mora izdati u rubljama, a za dane boravka u drugoj zemlji - u valuti te zemlje ili u rubljama po tečaju Centralne banke .
Korak 3. Izdavanje i izdavanje putne potvrde (ako je potrebno)
Ako je to propisano lokalnim aktima tvrtke, tada dizajn poslovnog putovanja uključuje izradu potvrde o službenom putu. Ovisno o korištenom obrascu može se naznačiti zadatak za službeni put, izvješće zaposlenika o radu te se obračunava dnevnica.
U obrascu postoji i mjesto za stavljanje pečata za dolazak i odlazak na mjesto putovanja. Međutim, njihovo lijepljenje više nije obveza, a ako se ne lijepe, to neće biti prekršaj.
Potreba za vođenjem dnevnika za zaposlenike koji odlaze na put sada je uklonjena. Međutim, organizacije to mogu činiti na dobrovoljnoj osnovi. Da bi to učinili, trebaju utvrditi oblik časopisa, postupak njegovog vođenja u lokalnim aktima.
Dnevnik obično sadrži sljedeće stupce:
- PUNO IME. zaposlenik;
- Naziv odredišne organizacije;
- Naseljeno odredište;
- Datumi polaska i dolaska;
- Oznaka za podnošenje izvještaja.
Pažnja! Putni list trenutno nije obvezan dokument, pa ga organizacija može izdati prema vlastitom nahođenju.
Korak 4. Napravite oznaku u satnici
Nakon što je zaposlenik upućen na službeni put, potrebno je zabilježiti vrijeme njegove odsutnosti c. Za to se koristi šifra "06" ili slovna oznaka "K".
Korak 5. Pripremite i podnesite unaprijed izvješće
U roku od tri dana od dana povratka s puta, zaposlenik je dužan sastaviti i predati predračun računovodstvu. Ovo se radi sa standardna forma AO-1.
Ako je to propisano lokalnim aktima, tada uz unaprijed izvješće zaposlenik mora dostaviti i izvješće o obavljenom poslu tijekom putovanja. To se može učiniti u bilo kojem obliku, na obrascu koji je izradila tvrtka ili koristiti stupac 12 obrasca ako je bio uključen u dizajn poslovnog putovanja.
Uz predujam morate priložiti dokumente koji potvrđuju nastale troškove. To uključuje:
- Dokumenti koji potvrđuju najam smještaja - račun ili hotelski račun, koji sadrži sve potrebne podatke, broj dana boravka, trošak jednog dana ili ugovor o najmu stambene prostorije(privatna kuća ili stan);
- Dokumenti koji potvrđuju putne troškove (karte, ukrcajne propusnice, uključujući račune za usluge papirologije, dobivanje kreveta u vlakovima, itd.);
- Dokumenti za plaćanje taksija - čekovi, potvrde, obrasci;
- Dopis za naknadu troškova ako se zaposlenik vozio vlastitim vozilom ili službenim automobilom. Uz njega se prilaže tovarni list, računi i potvrde s benzinskih postaja, itd .;
- Dopis, ako nema putnih isprava, boravišnih isprava ili oboje.
- Dokumenti koji potvrđuju druge ugovorene troškove (na primjer, račun za komunikacijske usluge).
Pažnja! Po primitku predujma na ruke, računovođa o tome bilježi u odvojivom dijelu i vraća ga zaposleniku.
Korak 6. Povrat neiskorištenih sredstava blagajniku (ako postoji)
Ako tijekom putovanja zaposlenik nije potrošio cijeli iznos, ostatak mora uplatiti blagajni u roku od 3 dana od trenutka podnošenja izvješća. Operacija se sastavlja po dolaznom nalogu za gotovinu.
Zakon poslodavcu daje pravo da neisplaćeni iznos zadrži od plaće, ali to može učiniti tek u roku od mjesec dana od dana isteka roka za dobrovoljni povratak. Nakon mjesec dana novac se može zadržati samo putem suda podnošenjem zahtjeva za naknadu štete.
Pažnja! Ako je zaposlenik dobrovoljno pristao zadržati dug od plaće, mora o tome napisati izjavu. Na temelju njega mora se izdati nalog za zadržavanje čiji iznos ne može biti veći od 20% iznosa obračunate plaće.
Korak 7. Naknada za prekoračenje troškova (ako je potrebno)
Ako je zaposlenik na put potrošio više novca nego što mu je dano, prije svega trebate provjeriti njegov predujam, a ako je višak trošenja bio iznuđen, prekoračenje platiti s blagajne popunjavanjem troškovnog naloga.
Da biste utvrdili opravdanost prekomjerne potrošnje, morate utvrditi sljedeće:
- Jesu li troškovi napravljeni za hitne potrebe;
- Postoje li dokumenti koji potvrđuju ove troškove i jesu li ispravno izvršeni;
- Je li troškovnik ispravno sastavljen?
Važno! Organizacija je dužna izvršiti izdavanje nepotrebno utrošenih sredstava u roku od 3 dana od dana prijave (to je naznačeno u pravilniku o službenim putovanjima).
Inače, zaposlenik ima pravo ići na sud ne samo za naplatu duga, već i za primanje kamata. Ako tvrtka nema priliku platiti cijeli iznos odjednom, onda je bolje sastaviti sporazum između strana u kojem se navodi vrijeme otplate duga.
Može li se službeno putovanje produžiti ili odgoditi?
Zakonodavstvo ne zabranjuje produljenje postojećeg službenog putovanja, niti prijenos budućeg, za koji svi Potrebni dokumenti... No, pritom, nigdje nema jasnih uputa kako to točno treba učiniti.
Ako je to potrebno učiniti, najispravnije je to učiniti izdavanjem takvog naloga. Izdaje se u bilo kojem obliku ( standardna forma nije razvijen za takav slučaj), a mora sadržavati razlog za obnovu i novi datum završetka.
Također, vrše se ispravci svih dokumenata za službeno putovanje - pogrešan datum je precrtan jednim redom, a na vrhu je upisan novi.
Naposljetku, poslodavac je dužan obračunati dnevnicu za produžene dane, kao i troškove života, te taj iznos prenijeti na radnika. Zakonom je zabranjeno obvezivati zaposlenika da koristi osobna raspoloživa sredstva u te svrhe, čak i ako im se naknadno nadoknadi.
Odgađanje službenog puta također treba formalizirati dodatnim nalogom u bilo kojem obliku. Uključuje razlog odgode, kao i novi datum početka i završetka putovanja. Također se moraju unijeti u sve izdane putne isprave, precrtavanjem starog značenja i navođenjem novog.
Pažnja! Nije potrebno preračunavati dnevnice i druge uplate ako se mijenjaju samo datumi polaska i dolaska, a ne i trajanje samog putovanja.
Je li moguće spojiti odmor s poslovnim putovanjem?
Prema zakonu, to je razdoblje na koje je zaposlenik potpuno oslobođen obavljanja bilo kakvih radnih obveza. Stoga, ako postoji potreba za službenim putovanjem tijekom godišnjeg odmora, prvo morate izvršiti opoziv s godišnjeg odmora.
Mora se imati na umu da TC utvrđuje slučajeve u kojima je nemoguće proizvesti. Također je potrebno dobiti pismenu suglasnost zaposlenika.
Korak po korak, to se radi na sljedeći način:
- Stvoriti ;
- stavljanjem na red izraza "Ne smeta mi";
- Napravite nalog za službeno putovanje;
- Izdavanje gotovine (dnevnica, za pokrivanje budućih troškova).
Treba napomenuti da postupak kao što je opoziv zahtijeva obvezne izmjene. Stoga je potrebno odmah dogovoriti sa zaposlenikom kada će uzeti preostale dane odmora. Ako se želi nastaviti odmarati nakon završetka svojih dužnosti, morat će ponovno prijaviti godišnji odmor.
Pažnja! Odjava s godišnjeg odmora također zahtijeva ponovni obračun plaćenog godišnjeg odmora. To se može izostaviti ako zaposlenik želi odmah nastaviti mirovati, a to razdoblje je u istom mjesecu kao i prvi dio. U suprotnom, preplaćena sredstva će se morati vratiti na blagajnu ili će se prebiti s akontacijom ili putnim iznosima.