Nalog za centralnu obradu plaćanja u poduzeću. Pravila za koordinaciju plaćanja koja vas štede od prekoračenja proračuna
Pogreške riznice mogu skupo stajati tvrtku. Čak i najmanje kašnjenje plaćanja natjerat će vjerovnike da posumnjaju u njezinu financijsku stabilnost. Kako bismo izbjegli sve vrste rizika, potrebno je regulirati rad riznice. Potreban minimum je propis o blagajni i propis o obavljanju platnog prometa.
Pravilnik o riznici
Prije nego što se krene u detaljnu razradu redoslijeda plaćanja, obrazaca izvješća i registara, potrebno je izraditi pravilnik o radu riznice. Ovaj dokument namijenjen je konsolidaciji ciljeva i zadataka ove jedinice, funkcija koje ona obavlja, kao i načela interakcije s drugim strukturnim jedinicama tvrtke. Unatoč prividnoj formalnosti odredbe o radu riznice, ona će riješiti mnoge probleme i spasiti tvrtku od internih sukoba (pogledajte primjer Uredbe o riznici tvrtke u nastavku).
ISKUSTVO PRAKSA
Irina Kharisova, Potpredsjednik i financijski direktor ABS Holdingsa:
„Stvarajući propis o riznici za našu podružnicu JSC Sveruski istraživački, dizajn i tehnološki institut za relejnu izgradnju s pilot proizvodnjom, vodili smo se jednostavnim pravilom: aktivnosti bilo koje jedinice moraju biti regulirane tako da je moguće jasno razgraničiti ovlasti i odgovornosti, te tago držanje. Unatoč tradicionalnom aktivnom istraživačkom radu VNIIR-a na terenu, još uvijek je moguće racionalizirati sve procese povezane s upravljanjem novcem. Ova odredba je standardna za sva poduzeća naše građevine, tvrtka je također prilično uspješna u svojim proizvodnim aktivnostima. Prošle godine prihod im je iznosio više od 120 milijuna dolara.
Prije uvođenja Pravilnika o riznici nije bilo ozbiljnijih problema u radu, ponajviše zahvaljujući činjenici da se ovaj dokument pojavio istovremeno s osnivanjem Službe riznice. Inače, presedani ne bi dugo čekali, sukobi između odjela postali bi norma. Na primjer, Ministarstvo financija ima pravo zahtijevati sankcije ili ponuditi nagrađivanje menadžera prodaje. Činjenica je da je za njih jedan od motivacijskih kriterija pravovremeni primitak sredstava od kupaca kako se potraživanja ne bi pretvorila u kronična i time „pojela“ svu zaradu koja je uključena u cijenu. Dakle, ako nakon otpreme kupac kasni plaćanja, riznica daje potrebne podatke za smanjenje bonusa prodavatelja. Dobio bi se teren za sukob i daljnje raščišćavanje odnosa na temu tko ima kakva prava i kakva. Uredbom o riznici ta i mnoga druga pitanja odmah se uklanjaju.
Propisi o plaćanju
Drugi jednako važan dokument koji bi trebalo izraditi za Riznicu je uredba o izvršavanju platnog prometa. Osiguravanje kontrole nad svim plaćanjima jedan je od glavnih zadataka svakog financijskog direktora (u nastavku pogledajte primjer Pravilnika o međusobnom djelovanju odjela prilikom bezgotovinskih plaćanja u poduzeću).
ISKUSTVO PRAKSA
Andrej Demidov, Voditelj odjela korporativnih financija, Euroset:
“Imamo matričnu strukturu podređenosti. Sve podružnice funkcionalno su podređene sjedištu. Odjel korporativnih financija Centrale, koji se načelno može nazvati odjelom riznice - neće biti greške - uključuje sljedeće odjele: grupu za rad s financijskim institucijama (dobivanje kredita i akvizicija), grupu za servisiranje. kreditne organizacije (organizacija i kontrola naplate, otvaranje/zatvaranje računa), grupa riznice (distribucija svih plaćanja između poslovnica i banaka), grupa osiguranja imovine, grupa banka-klijent (slanje uplata, knjiženje izvoda) i blagajna.
U poslovnicama je sve lakše. Financijski direktor poslovnice ima financijskog voditelja i šaltere koji šalju sve uplate i distribuiraju izvode. Sva plaćanja podliježu obveznom odobrenju u sjedištu. Shema plaćanja, po mom mišljenju, prilično je jednostavna i razumljiva. Imamo proračun novčanog tijeka iz kojeg su jasna sva nadolazeća plaćanja. Osim toga, tjedno predviđanje novčanog toka se sastavlja u kontekstu Središnjeg saveznog okruga. Svakoj jedinici dodjeljuje se određeni iznos tjedno u skladu s proračunom. Sve poslovnice prikupljaju podatke o prihodima, stanju računa ujutro i šalju u sjedište prije 13.00 sati (izvješće se zove Dnevni tok novca). Vidimo ih nadolazeći troškovi a znamo koliko će novca prebaciti u središnjicu (sva slobodna sredstva šalju u softver).
Što se tiče autorizacije plaćanja, sve se to događa u SAP modulu online. Odnosno, podružnice podnose zahtjeve, traže da plate, mi pristajemo, nakon čega postavljamo status "za isplatu". Zatim preostaje odabrati s kojeg tekućeg računa možemo platiti (ugrubo rečeno, odabrati gdje su novci), te gotovu uplatu uploadati u sustav "banka-klijent". S implementacijom SAP-a krenuli smo 2005. godine, a krajem 2007. završili smo s izradom sustava za elektroničko odobravanje plaćanja u svim poslovnicama.
Uzorak Uredbe o riznici
DOKUMENT S KOMENTARIMA IRINE KHARISOVE, POTPREDSJEDNICE I FINANCIJSKE DIREKTORICE ABS HOLDINGS
ODOBRITI
Generalni direktor JSC VNIIR
________________ G.S. Nudelman
"____" ________________2009
PRAVILNIK O BIZNICI
ja Opće odredbe
Riznica je ustrojstveni odjel i odgovorna je financijskom ravnatelju zavoda.
U svojim aktivnostima, Riznica se vodi Politikom JSC VNIIR u području kvalitete u sadašnjem trenutku iu budućnosti, ovim Uredbama i zahtjevima državnih regulatornih dokumenata.
Tvrtka je certificirana za udovoljavanje zahtjevima kvalitete prema ISO standardima. Izražena je rezerva na usklađenost rada riznice sa standardima kvalitete, između ostaloga, radi poštivanja pravila certificiranja. Štoviše, jedan od naših vrlo velikih klijenata zahtijevao je predočenje Pravilnika Državne riznice kako bi bio siguran u kvalitetu izvršenja plaćanja.
II. Zadaci
Organizacija financijskih aktivnosti instituta, usmjerena na osiguranje financijski izvori zadaće plana, sigurnost i učinkovito korištenje stalnih i obrtnih sredstava, radna i financijska sredstva zavoda, pravodobnost plaćanja obveza prema državnom proračunu, dobavljačima i bankarskim institucijama.
Naravno, Riznica je prvenstveno odgovorna za sigurnost i učinkovitost korištenja obrtnih sredstava, odnosno novca i potraživanja. Zadatak osiguranja sigurnosti i učinkovitosti korištenja dugotrajne imovine, kao i radnih resursa, koliko god to čudno izgledalo, ako razmislite o tome, također je razumljivo. Na primjer, doći će do kašnjenja u plaćanju zbog krivnje Državne riznice plaće, a ni o kakvoj sigurnosti radnih resursa, odnosno osoblja, neće biti govora.
III. Struktura
Odobrava se struktura i osoblje odjela direktor tvrtke kako je savjetovao financijski direktor.
Raspodjelu poslova između djelatnika odjela provodi voditelj riznice sukladno opis posla i ovom Uredbom.
IV. Funkcije
1. U području financijskog i kreditnog planiranja
1.1. Pravovremena izrada nacrta financijskih planova instituta sa svim potrebnim izračunima, vodeći računa o maksimalnoj mobilizaciji rezervi na gospodarstvu, najracionalnijem korištenju stalnih i obrtnih sredstava.
1.2. Sudjelovanje u izradi i podnošenje u utvrđenim rokovima zahtjevi za kredit bankarskim institucijama.
Riznica sudjeluje u pripremi i pravodobnom podnošenju kreditnih zahtjeva bankarskim institucijama, ali ne pregovara o kreditima. Cjelokupni proces pregovora s kreditnim institucijama povjeren je središnjici ABS Holdingsa. Stoga je zadatak Državne riznice pripremiti sve potreban paket dokumentaciju, na vrijeme dogovoriti i prenijeti na banku.
1.3. Sudjelovanje u utvrđivanju potreba za vlastitim obrtnim sredstvima po elementima i obračunu normativa obrtnih sredstava.
1.4. Izrada plana centraliziranog financiranja kapitalna ulaganja i plan financiranja remont osnovna sredstva.
1.5. Sklapanje nagodbi za prijavu potraživanja s dobavljačima i izvođačima te za prijenos izvoznih premija.
1.6. Donošenje pokazatelja usvojenog financijskog plana i zadataka koji iz njega proizlaze, limita, normativa i standarda obrtnih sredstava odjelima, službama, radionicama Zavoda i sustavno praćenje njihovog poštivanja i provedbe.
1.7. Izrada operativnih financijskih planova za naredni mjesec i za unutarmjesečna razdoblja.
1.8. Osiguravanje provedbe financijskih, kreditnih i gotovinskih planova.
2. Iz područja financijsko-operativnog rada
2.1. Osiguravanje pravodobnog: plaćanja u državni proračun; plaćanje kamata na kratkoročne i dugoročne kredite; isplata plaća zaposlenicima zavoda i provedba drugog gotovinskog poslovanja; plaćanje faktura dobavljača i izvođača za otpremljeno materijalne vrijednosti izvršene usluge i izvedeni radovi sukladno sklopljenim ugovorima.
2.2. Osiguravanje financiranja troškova predviđenih planom.
2.3. Evidentiranje zatraženih kredita u skladu s važećim pravilima kreditiranja i osiguranje povrata primljenih kredita u roku.
2.4. Predstavljanje bankovnim institucijama propisno izvršenih zahtjeva za plaćanje, drugih dokumenata za namirenje za otpremljene proizvode, pružene usluge i obavljene radove; osiguranje pravovremenog primitka dokumenata za otpremu proizvoda, izdavanje računa i poduzimanje mjera za pravovremeni primitak sredstava od kupaca.
Stanje s potraživanjima, osim voditelja prodaje, kontrolira i riznica. Stoga su takve funkcije predviđene za ovu jedinicu. A Riznica je ta koja može zaustaviti isporuke kupcima ako ne podmire dugove. Slična situacija dogodila se ne tako davno. Blagajnik je izravno kontaktirao potpredsjednika i izrazio neslaganje s primjenjivom politikom otpreme, koja je bila nedosljedna kriznim uvjetima. Uprava poduzeća nije žurila s donošenjem odluke o promjeni. Nadalje, matična tvrtka ABS Holdings riješila je problem.
2.5. Vođenje dnevne operativne evidencije o ostvarenju pokazatelja financijskog plana.
2.6. Izrada i dostavljanje upravi zavoda informacija i potvrda o tijeku izvršenja glavnih pokazatelja financijskog plana i o financijskom stanju.
2.7. Sastavljanje i pravovremeno predstavljanje matične organizacije, financijske vlasti a institucije banaka uspostavile operativno financijsko izvješćivanje.
2.8. Provođenje mjera koje pridonose ubrzanju obrtaja novčanih sredstava u nagodbi.
Poduzeća ABS Holdings nalaze se u različitim regijama, što može malo povećati vrijeme od trenutka plaćanja do prijenosa novca na račun za namirenje druge ugovorne strane. Da se to ne bi dogodilo, riznica može unaprijed prebaciti novac na račune moskovske podružnice banke, koja opslužuje ovo ili ono poduzeće, kako bi se ubrzala nagodba, na primjer, s moskovskim dobavljačima.
2.9. Zajedno s odjelima i službama zavoda: razmatranje zahtjeva i sankcija kupaca i kupaca te izrada prijedloga za otklanjanje nedostataka koji uzrokuju te zahtjeve; Odštetni zahtjevi (zajedno s Pravnom službom) i provedba sankcija prema kupcima, dobavljačima i kupcima; poduzimanje mjera (zajedno s pravnom službom i glavnim računovodstvom) za pravodobnu i potpunu naplatu potraživanja od kupaca i drugih dužnika.
2.10. Provođenje najprikladnijih oblika obračuna s kupcima i dobavljačima koji pridonose pravodobnosti plaćanja, te osiguravanje poštivanja pravila za provođenje tih obračuna.
2.11. Prijem, skladištenje, operativno knjigovodstvo i izdavanje gotovine, vrijedni papiri i oblicima stroga odgovornost sukladno Pravilniku o poslovanju s gotovinom.
2.12. Usklađenost s ograničenjem stanja gotovine u blagajnama zavoda koje je utvrdila nadležna banka i osiguravanje potpune sigurnosti novčanica.
3. U području kontrolno-analitičkog rada
3.1. Provođenje kontrole: nad ostvarenjem pokazatelja financijskih, gotovinskih i kreditnih planova; za stanje otpreme i prodaje proizvoda; za korištenje namijenjena namjena vlastiti i posuđeni obrtni kapital općenito za poduzeće; za primanje gotovine u bankarskim institucijama za isplatu plaća i drugih troškova strogo unutar dospjelih iznosa, utvrđenih na temelju utvrđenih pravila i gotovinskih planova koje je odobrilo poduzeće, te za poštivanje gotovinske discipline. O svim pitanjima koja se odnose na provedbu ovih funkcija, financijska služba daje svoje prijedloge upravi Zavoda.
3.2. Provođenje sustavne analize računovodstvenog, statističkog i operativnog izvještavanja o pitanjima koja se odnose na realizaciju financijskih, gotovinskih i kreditnih planova, poštivanje financijske i platne discipline; predviđanje rezultata gospodarskih i financijskih aktivnosti; poboljšanje korištenja dugotrajne imovine i obrtnog kapitala; identifikaciju i mobilizaciju unutarindustrijskih rezervi i dodatni izvori financiranje.
3.3. Sudjelovanje u organizaciji rada na analizi proizvodno-ekonomske djelatnosti zavoda i utvrđivanju utjecaja te djelatnosti na financijsko poslovanje.
3.4. Sudjelovanje u sklapanju poslovnih ugovora i prihvaćanje financijskih uvjeta.
3.5. Sudjelovanje u radu na unapređenju organizacije i planiranja obrtnih sredstava te u provođenju mjera za ubrzanje obrtaja obrtnih sredstava Zavoda.
V. Odnos Riznice s drugim odjelima i podružnicama
1. Uz vodstvo zavoda
Prima: planove prilagodbe strategije instituta, dogovorene i odobrene proračune. Osigurava: operativne podatke upravljačkog računovodstva, nacrte propisa i proračuna, rezultate financijska analiza i predviđanje.
2. S odjelima
Procedura zaprimanja računa i obrade zahtjeva za plaćanje detaljno je opisana u pravilniku o obavljanju plaćanja.
VI. Prava
1. Zahtijevati od odjela zavoda dostavu materijala (podataka iz analize gospodarske djelatnosti računovodstva, statističkog i operativnog računovodstva i sl.) potrebnog za provođenje poslova iz nadležnosti riznice.
2. Kontrolirati financijsko poslovanje odjela Zavoda i davati preporuke njihovim voditeljima o organizaciji i vođenju financijskog rada.
3. Na temelju rezultata gospodarskog djelovanja daje prijedloge upravi zavoda o primjeni sankcija i poticaja prema pojedinim zaposlenicima i odjelima zavoda.
Riznica ne donosi sama odluke o bonusima ili odbicima od bonusa za voditelje prodaje koji su dopustili pojavu dospjelih potraživanja. Ipak, upravo ova divizija može staviti veto na dodjelu bonusa "nemarnim prodavačima". Postoje i obrnute situacije, kada riznica inicira isplatu dodatnih bonusa onim stručnjacima odjela prodaje čiji kupci plaćaju redovito i na vrijeme.
4. Po ovlaštenju uprave Zavoda raspolaže financijskim sredstvima i potpisuje (prvopotpisom) novčane, platne, obračunske, kreditne i dr. financijski dokumenti, predmet trenutno zakonodavstvo, pravila ugovora, upute, kao i odobrene planove, predračune i dogovorene registre za plaćanje.
5. Zastupa društvo u financijskim, kreditnim i drugim organizacijama u financijskim pitanjima.
6. Davanje suglasnosti na sve dokumente koji se odnose na financijsko poslovanje zavoda (planovi, predračuni, izvješća, ugovori, nalozi, nalozi i dr.).
Bilo koje značajan ugovor ili drugi dokument s kojim će se povezivati budući novčani tokovi tvrtke mora odobriti Odjel riznice. Bez toga neće biti potpune kontrole nad trošenjem sredstava.
7. Upute financijske službe, u granicama poslova predviđenih ovom Uredbom, obvezne su za vođenje i izvršavanje od strane službi zavoda.
VII. Odgovornost
1. Punu odgovornost za kvalitetu i pravovremenost ispunjavanja zadataka i funkcija dodijeljenih ovom Uredbom Odjelu riznice, kao i za provedbu Politike kvalitete JSC VNIIR, snosi voditelj Riznice.
2. Odgovornost za osiguranje provedbe dokumentiranih zahtjeva sustava upravljanja kvalitetom JSC VNIIR, Priručnika za kvalitetu leži na voditelju riznice.
3. Stupanj odgovornosti ostalih zaposlenika utvrđuje se opisom poslova.
Primjer rasporeda plaćanja
DOKUMENT S KOMENTARIMA ANDREJA DEMIDOVA, VODITELJA ODJELA ZA KORPORATIVNE FINANCIJE, TVRTKA EUROSET»
TVRTKA EUROSET
Izvršitelj: Izdanje: od 28.02.08
Ukupno stranica: 10 Odobreno: Naredba broj O-0261 od 28.02.2008.
Status: Trenutno
1. Pojmovi i definicije te kratice
1.1. Dobavljač robe je dobavljač telefona, pribora i prijenosne opreme.
1.2. Zahtjev - zahtjev za bezgotovinsko plaćanje ili zahtjev za primanje sredstava za službeno putovanje.
1.3. GO - Glavni ured.
1.4. SGB je služba glavnog računovođe.
2. Imenovanje
2.1. Ovim Pravilnikom definirani su uvjeti, postupci i odgovornosti radnika Društva prilikom obavljanja bezgotovinskih plaćanja.
3. Primjena
3.1. Pravilnik je obvezan za primjenu svih radnika Društva.
4. Izrada i podnošenje zahtjeva za bezgotovinsko plaćanje
Za bezgotovinsko plaćanje, inicijator uplate u SC-u/u Poslovnici:
4.1. Ispunjava zahtjev za bezgotovinsko plaćanje (u daljnjem tekstu zahtjev) (Prilog 1).
4.2. Uz prijavu prilaže preslike primarnih dokumenata koji potvrđuju potrebu plaćanja:
- avansno plaćanje - faktura;
- plaćanje po završetku radova, usluga - akt o izvršenim radovima, uslugama/račun;
- za prvo plaćanje po novom ugovoru dodatno je potrebna kopija ugovora, a za prvo plaćanje građevinskih i popravnih radova - predračun.
4.3. Podnošenje prijave od primarni dokumenti proračunski kontrolor u Glavnom uredu / odgovorna osoba u Podružnici sukladno Naredbi o davanju suglasnosti na popis odgovornih osoba Društva.
4.4. Rokovi prijenosa i ispunjavanja svih zahtjeva za bezgotovinsko plaćanje, osim zahtjeva za plaćanje dobavljačima robe, navedeni su u (Prilog 2).
Govoreći u najopćenitijim crtama, u prosjeku je za prolazak plaćanja dodijeljeno najviše dva dana. Što se tiče dobavljača, nastojimo djelovati brže kako ne bismo pokvarili partnerske odnose. Plaćanje dospijeva na isti dan podnošenja zahtjeva. Valja napomenuti da se u središnjici dnevno uplati oko 500 prijava.
4.5. Rokovi za podnošenje i obradu zahtjeva za bezgotovinsko plaćanje za plaćanje dobavljačima robe navedeni su u Prilogu 3.
5. Faze odobravanja zahtjeva za bezgotovinsko plaćanje
5.1. Po zaprimljenoj prijavi od strane inicijatora, proračunski kontrolor u SC-u/odgovorna osoba u Podružnici:
5.1.1. Provjerava ispravnost prijave.
Nerijetko dolazi do pogrešaka u podacima o ugovornim stranama - negdje oko 1-3 posto svih podnesenih zahtjeva za isplatu. Također, u početnoj fazi izdvajaju se prijave koje su pogrešno unesene u proračunske stavke.
5.1.2. Provjerava dostupnost primarnih dokumenata za prijavu.
5.1.3. Provjerava korespondenciju podataka druge ugovorne strane u primarnim dokumentima iu računovodstvenom sustavu.
5.1.4. Provjerava mogućnost plaćanja podnesenog zahtjeva iz proračuna.
5.1.5. Vraća prijavu i primarnu dokumentaciju inicijatoru isplate i obavještava ga o razlozima ako:
- prijava je neispravna;
- zahtjevu nije priložena sva primarna dokumentacija;
– ako su podaci o drugoj ugovornoj strani u primarna dokumentacija ne odgovaraju podacima druge ugovorne strane navedenim u računovodstvenom sustavu;
– U proračunu nema sredstava za plaćanje predane prijave.
Plaćanje je blokirano do sljedeći mjesec, ali postoje iznimke, ovisno o važnosti plaćanja. A ako je isplata kritična, onda postoji nekoliko mogućnosti djelovanja: prva je uzimanje novca iz proračuna idućeg razdoblja, a druga je prijenos sredstava s druge proračunske stavke u dogovoru s potpredsjednicima nadležnih resora. .
5.1.6. Odobrava pristigli zahtjev.
5.1.7. Odražava u proračunu podatke navedene u prijavi.
5.1.8. Prijavu s primarnim dokumentima dostavlja djelatniku Riznice Grupe civilne zaštite / proračunskom kontroloru Podružnice.
5.1.9. Za ruske dobavljače robe - organizira pohranu prijava s priloženim kopijama primarnih dokumenata.
5.2. Po zaprimljenoj prijavi proračunskog kontrolora u GO/odgovorne osobe u Ispostavi, djelatnik Grupne riznice GO/proračunski kontrolor u Ispostavi:
5.2.1. Provjerava ispravnost unosa podataka prijave u proračun.
5.2.2. Ukoliko se utvrde greške, o tome obavještava proračunskog kontrolora u Civilnoj zaštiti/odgovornu osobu u Podružnici.
5.2.3. U slučaju nedostatka sredstava u proračunu, blokira isplatu i o razlogu blokade obavještava inicijatora isplate i proračunskog kontrolora u SC-u/odgovornu osobu u Podružnici.
5.2.4. Dostavlja zahtjeve, osim zahtjeva za plaćanje, dobavljačima robe, prema upisniku na potpis šefu računovodstva. pravna osoba u GO / u Podružnici.
5.2.5. Preuzima odobrenu ili blokiranu prijavu s primarnim dokumentima od šefa računovodstva pravne osobe u civilnoj zaštiti/ispostavi matične knjige. Činjenica blokiranja aplikacije navedena je u registru.
5.2.6. U slučaju odbijanja zahtjeva od strane šefa računovodstva pravne osobe u SC/Podružnici, obavještava pokretača i proračunskog kontrolora u SC/odgovornu osobu u Podružnici o razlogu odbijanja.
Slučajevi odbijanja zahtjeva od strane glavnog računovođe u novije vrijeme vrlo rijetki, a ipak postoje. U pravilu se to događa zbog činjenice da zahtjevu nije priložena potrebna primarna dokumentacija, poput izvornika ugovora.
5.2.7. Organizira pohranjivanje blokiranih aplikacija do plaćanja, ali ne dulje od 1 radnog dana. Nakon navedeno razdoblje blokiranu prijavu vraća proračunskom kontroloru u SC/odgovornoj osobi u Podružnici.
5.2.8. Podnosi prijave, uključujući i za inozemne dobavljače robe za koje je moguće izvršiti plaćanje, s primarnim dokumentima voditelju Grupne riznice Civilne zaštite/financijskom direktoru Podružnice.
5.3. Voditelj Odjela riznice Grupe/Financijski direktor Podružnice:
5.3.1. Provjerava usklađenost prijave sa zahtjevima Pravilnika o ugovornoj politici Društva.
5.3.2. Obavještava proračunskog kontrolora u SC/odgovornu osobu u Podružnici i vraća prijavu s primarnom dokumentacijom podnositelju inicijative ako prijava nije u skladu sa zahtjevima Pravilnika o ugovornoj politici Društva.
5.3.3. Narudžbe primljene tijekom dana rangira prema prioritetu plaćanja.
Prioritet plaćanja ovisi o važnosti i hitnosti. Ne postoji strogo formalizirana procedura za određivanje prioriteta.
5.3.4. Određuje zahtjeve koji dospijevaju za plaćanje sljedeći radni dan. Ostale prijave se isplaćuju sljedeći radni dan ako su sredstva dostupna.
5.3.5. Prijave koje podliježu plaćanju, s primarnom dokumentacijom, dostavlja djelatniku Grupne riznice Civilne zaštite/Financijskog odjela Podružnice.
5.4. Nakon primitka zahtjeva za isplatu, zaposlenik Riznice Civilne zaštite/Financijskog odjela Podružnice Grupe:
5.4.1. Za svaku prijavu određuje se banka plaćanja.
Banka iz koje će se izvršiti plaćanje određuje se vrlo jednostavno. Ujutro centrala već ima podatke o stanju na svim računima. Sukladno tome, uplata se podiže s tekućeg računa na kojem ima dovoljno sredstava.
5.4.2. Predaje zahtjeve s primarnom dokumentacijom Grupnoj banci GO/Podružnice.
6. Plaćanje zahtjeva za bezgotovinsko plaćanje
Zaposlenik Grupe banaka GO/Podružnice:
6.1.1. Obrađuje uplate za isplatu po zahtjevima zaprimljenim iz Grupne riznice GO/Financijski odjel Podružnice.
6.1.2. Organizira pohranu plaćenih prijava i primarne dokumentacije za njih sukladno Postupku Arhiva.
7. Osobitosti bezgotovinskog plaćanja u SC-u i Poslovnicama koje posluju u SAP R/3 sustavu
7.1. Proračunski kontrolor u Civilnoj zaštiti/odgovorna osoba u Podružnici uz točku 2.1. unosi prijavu zaprimljenu od inicijatora u SAP R/3 sustav prema Uputi „Zahtjev za isplatu“.
7.2. Sve faze odobrenja zahtjeva evidentiraju se u SAP R/3 sustavu prema Uputi „Rad s izvješćem ZZLSPR“.
7.3. Završna faza prolaska papirnatih prijava su:
7.3.1. Svi zahtjevi, osim zahtjeva za plaćanje dobavljačima robe - odobrenje zahtjeva od strane šefa računovodstva pravne osobe. Šef računovodstva pravne osobe organizira čuvanje prijava i primarne dokumentacije za njih u skladu s Poslovnikom o arhivi.
7.3.2. Zahtjevi za plaćanja ruskim dobavljačima robe - odobrenje zahtjeva od strane proračunskog kontrolora civilne zaštite / Odgovorna osoba Podružnica. Proračunski kontrolor u Civilnoj zaštiti / Odgovorna osoba u Podružnici organizira pohranjivanje prijava za ruske dobavljače robe s preslikama primarne dokumentacije za njih u skladu s Procedurom za arhivu.
7.3.3. Zahtjevi za plaćanje ino dobavljačima robe – prolaze kroz sve faze odobravanja: od proračunskog kontrolora u civilnoj zaštiti / odgovorne osobe u Podružnici do Bankovne grupe civilne zaštite / Podružnice, osim točaka 5.2.4., 5.2. .5. Sve poslovnice prikupljaju podatke o prihodima, stanju računa ujutro i šalju u sjedište prije 13.00 sati (izvješće se zove Dnevni tok novca).
Ovaj propis je razvijen u 1998. godine i može biti podložan netočnostima zbog promjena u zakonodavstvu.
1. Namjena
Uvođenjem Procedure plaćanja računa osigurava se kontrola izvršenja proračuna (planovi nabave i provoza), kretanje predujmova plaćenih roba i usluga.
2. Korišteni dokumenti
U ovom Postupku koriste se sljedeće vrste dokumenata:
- administrativni proračun,
- Plan nabave,
- tranzitni plan,
- financijski plan,
- gotovinski plan,
- Zahtjev za dodatnu sigurnost,
- Faktura (faktura) za plaćanje,
- Akt za pružanje usluga (račun, otpremnica za robu),
- Izvješće o izvršenju proračuna (planovi nabave, planovi tranzita),
- Unaprijed izvješće.
3. Sudionici tijeka dokumenata
U ovom Postupku sudjeluju sljedeći sudionici:
- Potpredsjednici (VP),
- voditelji odjela,
- Potpredsjednik za korporativne financije (VPKF),
- Financijski menadžer,
- Ekonomista,
- bankovni računovođa,
- Glavni računovođa.
4. Postupci
Postupak plaćanja fakture prolazi kroz sljedeće faze (vidi dijagram 1):
- Provjera usklađenosti fakture za plaćanje s planskim dokumentima (Proračun, Plan nabave, Provozna naknada, Financijski plan),
- Provjera predujmova na čekanju,
- Provjera dostupnosti plaćanja u gotovinskom planu,
- Izvršenje plaćanja,
- Posebni slučajevi.
4.1. Provjera usklađenosti računa s planovima
- Faktura za plaćanje dolazi ekonomistu Odjela za korporativne financije (EG) od nadležnih Sektora (dopredsjednici, voditelji odjela), Fakture sadrže naznaku Proračunske stavke, Plan nabave, Plan tranzita, Financijski plan,
- dnevno Ekonomist dobiva Izvješće o izvršenju Proračuna, Plan nabave, Plan tranzita, Financijski plan,
- Ekonomist provjerava: mogućnost prekoračenja na ovoj stavci Proračuna (Plana) nakon plaćanja ovog Računa,
- u slučaju prekoračenja proračuna (plana), Economist zahtijeva od relevantnog potpredsjednika da podnese zahtjev za dodatno osiguranje,
- ako nema prekoračenja prema Proračunu (Planu), vrši se provjera nezatvorenih predujmova,
4.2. Provjera predujmova na čekanju
- dnevno Ekonomist dobiva izvješće o stanju avansa po Proračunu, Planu nabave, Planu tranzita, Financijskom planu,
- Ekonomist provjerava: stanje nezatvorenih avansa za ovu stavku Proračuna (Plana),
- u slučaju da postoje nepodmireni predujmovi pod ovom stavkom proračuna (plana) koji premašuju dopuštene granice, Ekonomist zahtijeva od relevantnog potpredsjednika da donese akte za pružanje usluga za zatvaranje predujmova,
- ako nema nepodmirenih predujmova po ovoj stavci Proračuna (Plana), provjerava se postojanje uplate na ovom računu u Novčanom planu,
4.3. Provjera dostupnosti plaćanja u gotovinskom planu
- dnevno potpredsjednik za korporativne financije prima Izjavu o gotovinskom planu o proračunskim stavkama, Plan nabave, Plan tranzita, Financijski plan,
- Potpredsjednik za korporativne financije provjerava: postojanje uplate na ovom računu u gotovinskom planu,
- u nedostatku uplate u gotovinskom planu, potpredsjednik za korporativne financije zahtijeva od financijskog direktora da ispravi gotovinski plan uzimajući u obzir uplatu na ovom računu,
- ukoliko postoji uplata u Cash Planu, Potpredsjednik za korporativne financije dostavlja Fakturu za uplatu Financijskom direktoru s naznakom “Plativo”.
4.4. Izvršenje plaćanja
- Financijski voditelj, koji je primio fakturu za plaćanje, stavlja je na kontrolu i šalje u računovodstvo na izvršenje plaćanja,
- Računovodstvo plaća
- nakon potvrde terećenja sredstava sa bankovnog računa u korist primatelja putem sustava "Banka - Klijent", Računovođa vrši planirana knjiženja s naznakom Proračunskih stavki (Kategorije troškova), radi kontrole primitka Akata, Računovođa vodi Račune za plaćanje do primitka akata posebno,
- nakon zaprimanja dokumentarne potvrde o terećenju sredstava s bankovnog računa u korist primatelja, računovođa mijenja planirana knjiženja u stvarna,
- do izvršenja od strane računovodstva, plaćanje kontrolira financijski direktor,
- u slučaju izvršenja plaćanja korigira se izvršenje Novčanog plana, stanje akontacija, izvršenje Proračuna (Nabava, Provoz, Financijski plan).
4.5. Posebni slučajevi
- U slučaju nemogućnosti pružanja Potrebni dokumenti(Potvrde o primitku predujma) Potpredsjednik zainteresiran za isplatu podnosi zahtjev potpredsjedniku, korporativne financije, za dopuštenje da izvrši plaćanje koje premašuje limite nepodmirenog predujma. Potpredsjednik za korporativne financije dostavlja Fakturu za plaćanje Financijskom direktoru uz rješenje „Plativo. Povrat predujma do ______ (datum dostave dokumenata)”. Ovo dopuštenje je jednokratno, samo za ovo plaćanje.
- U odsutnosti potpredsjednika za korporativne financije, predsjednik može odobriti plaćanje koje premašuje nepodmireni predujam.
5. Ograničenja neplaćenih predujmova
Za određivanje visine limita nezatvorenih predujmova unosi se tablica limita predujmova.
Struktura tabele limita odgovara strukturi Proračuna, Plana nabave, Plana tranzita.
Limiti ovise o iznosima u Planovima (Proračunu). Pretpostavlja se da se u prosjeku zatvaranje predujma događa unutar tjedan dana. Visina limita utvrđuje se u visini jedne četvrtine vrijednosti odgovarajuće stavke Proračuna (Plana).
SREDIŠNJA BANKA RUSKE FEDERACIJE
POLOŽAJ
O POSTUPKU OBRAČUNA NAKNADE
I O PLAĆANJU USLUGA BANKE RUSIJE
PRILIKOM PLAĆANJA I OBRAČUNA
U SUSTAVU BRUTO OBRAČUNA U NAČINU
BANKA RUSIJE U STVARNOM VREMENU
Ova Uredba je izrađena na temelju Saveznog zakona „O Centralna banka Ruska Federacija(Banka Rusije)" (Sobraniye zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 2002, N 28, čl. 2790; 2003, N 2, čl. 157; N 52, čl. 5032; 2004, N 27, čl. 2711; N 31, čl. 3233; 2005, N 25, točka 2426; N 30, točka 3101; 2006, N 19, točka 2061; N 25, točka 2648; 2007, N 1, točka 9, točka 10, N 10, 1151, N 18, čl. 2117), u skladu s Uredbom Banke Rusije od 25. travnja 2007. N 303-P "O sustavu bruto poravnanja Banke Rusije u stvarnom vremenu", registriranom od strane Ministarstva pravosuđa Ruske Federacije 17. svibnja 2007. N 9490 ("Bilten Banke Rusije" od 25. svibnja 2007. br. 31) (u daljnjem tekstu Propisi Banke Rusije br. 303-P), au skladu s odlukom Upravni odbor Banke Rusije (zapisnik sa sastanka Upravnog odbora Banke Rusije od 18. lipnja 2007. br. 13) utvrđuje postupak za izračun naknade i postupak plaćanja od strane klijenata Banke Rusije koji su sudionici sustava bruto namire Banke Rusije u stvarnom vremenu, koji se naziva sustav bankovnih elektroničkih promptnih plaćanja (u daljnjem tekstu sustav BESP), za usluge Ba NC Rusije prilikom plaćanja i poravnanja u sustavu BESP.
Poglavlje 1. Opće odredbe
1.1. U ovoj se Uredbi izrazi koriste u značenju utvrđenom Uredbom Banke Rusije N 303-P i Uredbom Banke Rusije N 1822-U od 25. travnja 2007. "O postupku plaćanja i poravnanja u stvarnom vremenu sustav bruto poravnanja Banke Rusije", registriran od strane Ministarstva pravosuđa Ruske Federacije 17. svibnja 2007. N 9493 ("Bilten Banke Rusije" od 25. svibnja 2007. N 31).
1.2. Usluge Banke Rusije u sustavu BESP uključuju: usluge plaćanja klijenata Banke Rusije koji su sudionici sustava BESP (u daljnjem tekstu: sudionik sustava BESP) na bruto osnovi u stvarnom vremenu (u daljnjem tekstu: kao servis za poravnanje); informacijske usluge Banke Rusije u sustavu BESP koje se pružaju sudionicima sustava BESP (u daljnjem tekstu: informacijska usluga); usluge izrade i izdavanja papirnatog primjerka EPS-a koji se provodi kroz sustav BESP sudioniku sustava BESP.
1.3. Usluga namire uključuje: primitak EPS-a i njegovu obradu; odražava iznos uplate izvršene putem BESP sustava na bankovnim (korespondentnim) računima (podračunima) sudionika; sastavljanje i prijenos EPS-a i pripadajućeg ESIS-a o zaduženju i odobrenju iznosa plaćanja sudioniku platitelju i sudioniku primatelju.
1.4. Informacijske usluge uključuju pružanje sudionicima sustava BESP na njihov zahtjev:
Informacije - DSP-u (sjedištu kreditne institucije) - o likvidnosti za obračune u sustavu BESP svojih podružnica koje su DSP, te o stanju sredstava na korespondentnim podračunima svojih podružnica koje su DSP;
Podaci iz arhive elektroničkih poruka o pripadajućim datumima završenih radnih dana BESP sustava;
Duplikat ESIS-a koji je Banka Rusije poslao DSP-u u skladu s utvrđenim propisima.
1.5. Banka Rusije ima pravo odrediti naknadu za usluge Banke Rusije u sustavu BESP, s izuzetkom transakcija čije je slobodno provođenje utvrđeno zakonodavstvom Ruske Federacije.
1.6. Banka Rusije ima pravo smanjiti naknadu za uslugu poravnanja u roku od mjesec dana u skladu s iznosom primijenjenih popusta (u daljnjem tekstu "popust") ovisno o broju EPS-a koje je izvršio sudionik BESP sustava putem BESP sustav.
1.7. Tarife za usluge poravnanja i informiranja, usluge pripreme i izdavanja sudioniku sustava BESP papirnate kopije EPS-a provedene putem sustava BESP, kao i iznos popusta, utvrđuje Banka Rusije i objavljuju se u Biltenu Banke Rusije.
1.8. Plaćanje usluga poravnanja naplaćuje se od sudionika sustava BESP čiji se bankovni (korespondentni) račun (podračun) koristi za terećenje sredstava na temelju EPS-a.
Plaćanje informacijskih usluga naplaćuje se od sudionika sustava BESP koji je uputio zahtjev za informacijama.
Naknada za izradu papirnatog primjerka EPS-a naplaćuje se od sudionika sustava BESP na čiji je zahtjev izrađen papirnati primjerak EPS-a kroz sustav BESP.
Poglavlje 2. Postupak za izračun naknade za usluge
Banke Rusije u sustavu BESP, sastavljanje i podnošenje
izjave o pruženim uslugama
2.1. Obračun naknade za usluge Banke Rusije u sustavu BESP provodi se za svakog sudionika u sustavu BESP u skladu s utvrđenim tarifama i iznosom popusta, na temelju broja plaćanja izvršenih putem BESP-a. sustava, broj izvršenih zahtjeva za informacijske usluge, kao i tiskane kopije EPS-a sudionika izrađene putem sustava BESP.
2.2. Na temelju obračuna naknade za usluge Banke Rusije za svakog sudionika u sustavu BESP, servisna institucija Banke Rusije formira Popis usluga koje Banka Rusije pruža u sustavu BESP u skladu s Dodatak ove Uredbe (u daljnjem tekstu: list).
2.3. Izjava mora navesti broj i iznos transakcija izvršenih po danu (mjesečno) za otpis sredstava s bankovnih (korespondentnih) računa (podračuna) sudionika BESP sustava otvorenih u servisnim institucijama Banke Rusije, u kontekstu računi salda drugog reda, plaćene i besplatne transakcije, kao i broj koji daje Banka Rusije informacijske usluge, broj tiskanih kopija EPS-a provedenih putem sustava BESP i iznos naknade za usluge koje Banka Rusije pruža u sustavu BESP.
2.4. Izjava za dan namijenjena je informiranju sudionika sustava BESP o iznosu obračunate naknade za usluge Banke Rusije u sustavu BESP za taj dan.
2.5. Izvod za dan podnosi sudioniku sustava BESP institucija Banke Rusije koja mu služi u elektroničkom obliku nakon završetka završne sesije sustava BESP i dnevnog usklađivanja između platnog sustava Banke Rusije Rusija na razini teritorijalne institucije i sustava BESP.
Rok za dostavu dnevnog izvoda sudioniku sustava BESP određen je ugovorom o bankovnom (korespondentnom) računu (podračunu).
Izjava za dan ne daje se sudioniku sustava BESP ako su mu usluge Banke Rusije pružene besplatno.
2.6. Sudionik u sustavu BESP, po primitku izvoda za dan, ima pravo provjeriti ga s podacima o svom računu i, ako postoje neslaganja, obratiti se servisnoj instituciji Banke Rusije s pismenim zahtjevom. u bilo kojem obliku, navodeći razloge nesuglasica za njihovo rješavanje.
Rok za podnošenje navedenog zahtjeva za nesporazume na izvodu za dan, kao i rok i postupak za njihovo rješavanje utvrđuju se ugovorom o bankovnom (korespondentnom) računu (podračunu).
Izjava za dan pohranjuje se u arhivu servisne institucije Banke Rusije.
2.7. Izjava za mjesec potvrda je obveze sudionika sustava BESP da plati usluge Banke Rusije u sustavu BESP.
2.8. Izjavu za mjesec podnosi sudioniku BESP sustava servisna institucija Banke Rusije zadnjeg radnog dana u izvještajnom mjesecu nakon završne sesije BESP sustava i dnevnog usklađivanja između platnog sustava Banka Rusije na razini teritorijalne podružnice i sustava BESP.
Način davanja mjesečnog izvoda sudioniku sustava BESP određen je ugovorom o bankovnom (korespondentnom) računu (podračunu).
2.9. Sudionik u sustavu BESP, po primitku izvoda za mjesec, ima ga pravo ovjeriti s podacima svog računa i, ako postoje neslaganja, prijaviti se najkasnije do roka utvrđenog za plaćanje usluga Banke. Rusije u sustavu BESP u skladu s klauzulom 3.1 ove Uredbe, servisnoj instituciji Banke Rusije s pisanim zahtjevom, sastavljenim u bilo kojem obliku, s naznakom razloga za nesuglasice za njihovo rješavanje.
Izvadak za mjesec pohranjuje se u arhivu servisne institucije Banke Rusije.
2.10. Izvadak za mjesec ne prikazuje se sudioniku sustava BESP ako su mu usluge Banke Rusije pružene besplatno.
2.11. Rješavanje nesporazuma na izvodu za mjesec provodi se sljedećim redoslijedom.
Za rješavanje nesuglasica stvara se Komisija za mirenje od ovlaštenih predstavnika servisne institucije Banke Rusije i sudionika u sustavu BESP. Predstavnik sudionika sustava BESP naveden je u prijavi sudionika sustava BESP, predstavnika servisne institucije Banke Rusije imenuje čelnik servisne institucije Banke Rusije na dan primitka zahtjeva. prijavu sudionika sustava BESP.
Rješavanje spora mora biti završeno najkasnije do 10. radnog dana u mjesecu koji slijedi nakon mjeseca u kojem su usluge pružene u sustavu BESP.
Zaključci Komisije za mirenje formalizirani su aktom sastavljenim u bilo kojem obliku, koji potpisuju ovlašteni predstavnici sudionika sustava BESP i servisne institucije Banke Rusije.
Ako Komisija za mirenje potvrdi neslaganja koja je naveo sudionik sustava BESP, servisna institucija Banke Rusije, najkasnije radni dan koji slijedi nakon dana izdavanja akta, prilagođava izvještaj za mjesec.
Ako je nemoguće riješiti nesuglasice, one se rješavaju na način propisan zakonodavstvom Ruske Federacije.
2.12. Izvadak za mjesec usklađen prema rezultatima rješavanja nesuglasica dostavlja se predstavniku sudionika sustava BESP najkasnije sljedećeg radnog dana od dana usklađenja obračuna.
2.13. Ako je sudionik sustava BESP isključen iz članstva sustava BESP, servisna institucija Banke Rusije šalje mu izjavu koja sadrži podatke o plaćanju za stvarno razdoblje pružanja usluga Banke Rusije u BESP-u. sustav tijekom izvještajnog mjeseca.
Dostava izjave sudioniku isključenom iz članstva sustava BESP provodi se najkasnije sljedeći radni dan od dana isključenja.
Poglavlje 3. Postupak plaćanja usluga Banke Rusije u sustavu BESP
3.1. Sudionik u sustavu BESP plaća usluge Banke Rusije u sustavu BESP u skladu s mjesečnim izvodom u skladu s postupkom utvrđenim Poglavljem 4 Uredbe Banke Rusije od 7. listopada 2002. N 198- P "O postupku izračuna i naplate plaćanja za usluge namire Banke Rusije", registrirano od strane Ministarstva pravosuđa Ruske Federacije 23. prosinca 2002. N 4069; 51).
3.2. Ako je sudionik isključen iz članstva u sustavu BESP i nema neslaganja u izjavi, navedeni sudionik je dužan platiti usluge Banke Rusije u sustavu BESP za stvarno razdoblje plaćanja putem BESP-a. sustava u roku od mjesec dana nalogom za plaćanje najkasnije 5. radnog dana od dana primitka izvoda.
Poglavlje. 4. Završne odredbe
4.1. Ova Uredba podliježe službenoj objavi u Biltenu Banke Rusije i stupa na snagu 1. srpnja 2007.
Predsjednik
Centralna banka
Ruska Federacija
S. M. IGNATIEV
Primjena
Pravilniku Banke Rusije
„O postupku obračuna naknade
i kako platiti usluge
Banka Rusije tijekom
plaćanja i provedba
naselja u sustavu bruto
izračuni u stvarnom vremenu
vrijeme Banke Rusije"
Šifra obrasca dokumenta prema OKUD 0401360 dnevno/mjesečno _______________________________________ (naziv servisne institucije Banke Rusije) BIC ______________________ Popis usluga koje Banka Rusije pruža u sustavu BESP za "__" __________ ____<1>/ za __________ ____<2>N ___ od "__" __________ ____ __________________________________________________________________ (naziv sudionika sustava BESP) BIC __________________<3>, ček _______________<4>količina - u jedinicama iznos - u rubljama s dvije decimale N │ Naziv pokazatelja │ Plaćeno │ Besplatno │ Ukupno ├──────┬────┼────────┬─────┼─ ──────┬─────┼───────┼───────┼ ──────┤ │ │ │if- │sum-│if- │sum- │ako- │zbroj-│zbroj │zbroj│zbroj │ │ │ │kvaliteta│ma │kvaliteta│ma │kvaliteta│ma │ │ │ │ ┼────┼──────┼────┼─ ──────┼─────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ ├─── ┼──────────────────────────────────┴── ──┴──────┴─── ─┴───────┴─────┴───────┴──────┴────────┤ │ │BS 2. reda
Optimizacija procesa upravljanja poslovanjem Gotovina teče
Prilikom izgradnje sustava upravljanja novčanim tokovima važno je optimizirati relevantne poslovne procese, za što je potrebno utvrditi:
- sastav CFD-a prema kojem se formiraju i kontroliraju proračuni fondova;
- sudionici u procesu, odnosno zaposlenici poduzeća koji djeluju kao inicijatori plaćanja, kontrolori za provedbu internih propisa, akceptanti;
– dužnosti i ovlasti svakog sudionika u poslovnom procesu, posebice za određivanje limita plaćanja, te nositelja odluke o pojedinim plaćanjima;
- vremenski raspored za prolaz plaćanja, posebno, kako bi se utvrdilo vrijeme i redoslijed prolaza zahtjeva za plaćanje.
Time će se u budućnosti smanjiti troškovi rada vodećih menadžera poduzeća (generalnih i financijskih direktora) za kontrolu trošenja sredstava. Ako su prije morali pregledati i potpisati svaki zahtjev za isplatu, sada kada su troškovi odobreni u proračunima, a postupak koordinacije isplata formaliziran, kontrolu nad novčanim tokovima može povjeriti financijskom menadžeru. U skladu s tim, financijski (glavni) direktor će koordinirati samo ograničeni broj isplata, obično prekoračenih, velikih ili nepravilnih. Primjerice, visinu plaćanja za najam ureda dovoljno je dogovoriti jednom prilikom odobravanja proračuna, a kontrolu samog postupka plaćanja i usklađenosti iznosa s proračunom prepustiti financijskom upravitelju.
Osobno iskustvo
Po mom mišljenju, jasna regulacija procesa upravljanja gotovinom omogućit će financijskom direktoru da ne bude ometen manje važnim zadacima. Primjerice, čak i jednostavan zahtjev da se prilikom izdavanja računa navede ime odgovornog voditelja, koji će morati izvješćivati o uplaćenim iznosima, omogućuje smanjenje troškova rada financijskog direktora, ali i nepotrebnog trošenja sredstava. Valja napomenuti da propisi o upravljanju gotovinom omogućuju izbjegavanje sporova s linijskim rukovoditeljima o navodno zakašnjelim plaćanjima: svima je jasno na temelju čega se novac dodjeljuje za to. Osim toga, isključene su situacije kada upravitelj dvije minute prije kraja isplatnog dana donese zahtjev za isplatu sa zahtjevom da se plati danas.
Ispravno izgrađeni poslovni procesi pomažu u rješavanju još jednog hitnog problema - minimiziranja rizika od zlouporabe od strane zaposlenika poduzeća odvajanjem funkcija praćenja plaćanja i njihovog pokretanja. Na primjer, voditelj poslovnog područja prihvaća sve zahtjeve za isplatu prema svom CFD-u i odgovoran je za provedbu proračuna, a financijski službenik (to može biti financijski direktor, financijski upravitelj) kontrolira usklađenost zahtjeva s proračunskim ograničenjima i provedba regulatornih postupaka sustav plaćanja.
Osobno iskustvo
Trenutno se na temelju podružnica Ruskih željeznica stvaraju podružnice i podružnice koje još nemaju iskustva samostalne gospodarske djelatnosti u tržišnim uvjetima. Kako bi se minimizirao rizik od gubitka imovine prilikom njihovog prijenosa na podružnice kao privremena mjera za vrijeme njihovog osnivanja, planira se u bliskoj budućnosti prevesti strateški važne podružnice i podružnice na trezorski princip plaćanja. Što se tiče sustava kontrole riznice izravno u matičnoj kompaniji Ruske željeznice, zahvaljujući izravnoj podređenosti riznice najvišem menadžmentu tvrtke, isključili smo neplanirana plaćanja, obustavili financiranje stavki rashoda u slučaju neispunjenja prihoda stavki, a također je osigurao da novčani tijek točno bude u skladu s utvrđenim planom i mogućnost izgradnje pouzdanog izravnog izvještaja o novčanom toku.Pravilno izgrađen sustav plaćanja, naravno, omogućuje vam rješavanje mnogih problema s kojima se suočavaju financijski direktor. Međutim, treba imati na umu da nijedan sustav plaćanja neće u potpunosti zaštititi poduzeće od:
- Zlouporabe povezane s korištenjem lažnih tvrtki ili "umjetnim" precijenjenjem. Sukladno tome, treba provesti i druge mjere, posebice provjeru ugovornih strana od strane sigurnosne službe tvrtke prilikom sklapanja ugovora;
- greške učinjene prilikom sklapanja ugovora. Proces potpisivanja ugovora treba biti adekvatan u smislu stupnja zaštite od „ljudskog faktora“ procesu podnošenja zahtjeva za isplatu;
- Troškovi čiji nastanak nije vezan uz trenutak plaćanja. U tom slučaju zahtjev za isplatu ukazuje na svršenu činjenicu troška (primjerice, akt o prijemu rada potpisan od strane ovlaštene osobe), pa radnik koji donosi odluku o isplati više ne može spriječiti trošak.
Propisi o plaćanju
Optimizirani poslovni procesi za upravljanje novčanim tokovima fiksirani su u regulatornim dokumentima, na primjer, u „Postupku za donošenje plaćanja u tvrtki“. Ovi dokumenti odobreni su internim nalogom i obvezuju sve odjele tvrtke. Interni dokument koji definira pravila za funkcioniranje platnog sustava tvrtke nužno će sadržavati informacije o postupku donošenja zahtjeva za plaćanje, vremenu odgovornih za koordinaciju, dužnostima i ovlastima zaposlenika te redoslijedu radnji.
Radi jasnoće, prikladno je sistematizirati ove podatke u tabličnom ili grafičkom obliku (vidi tablicu 1).
Osobno iskustvoAndrey Klenin, financijski direktor lanca supermarketa Paterson (Moskva)
Aplikacija prolazi kroz tri razine kontrole. Šef Središnjeg saveznog okruga provjerava izvedivost i valjanost ovog troška, zaposlenik odjela za planiranje i proračun provjerava dostupnost ograničenja u proračunu Središnjeg federalnog okruga za ovu vrstu rashoda u zadano razdoblje, a računovodstveni službenik - ispravno izvršenje dokumenata za plaćanje i nepostojanje dugova za naselja i podnošenje dokumenata za ovu drugu ugovornu stranu i zaposlenika. Za sve provjere izvanrednih zahtjeva predviđeno je dva sata, a redovnih do dva radna dana. Nakon toga prijava, ovisno o iznosu i proračunskoj šifri, ide voditelju riznice, financijskom ili glavnom direktoru koji odlučuje o isplati. Potom se zahtjev šalje u Riznicu, koja ga, ovisno o vremenu zaprimanja i prioritetu, plaća isti ili sljedeći dan.Fedor Bashkirov, voditelj riznice poljoprivrede investicijsko društvo AGRICO (Moskva)
Naša tvrtka razvila je sljedeći raspored plaćanja. Svi računi za plaćanje i ugovori o poslovanju idu u računovodstvo gdje se obavljaju pripremni “grubi” poslovi provjere podataka o plaćanju, uvjeta plaćanja i sl. Nakon toga podaci se unose u registar plaćanja koji se šalje u riznicu. , gdje se provjerava usklađenost isplata s odobrenim proračunom. U nedostatku sredstava dovoljnih da se udovolji svim pristiglim zahtjevima, Riznica priprema prijedloge za preraspodjelu novca ili ukida pojedinu uplatu. Konačna verzija očevidnika, zajedno s prijedlozima blagajne i isplatnom dokumentacijom, dostavlja se financijskom direktoru koji donosi konačnu odluku o plaćanju računa.
Operacija | Komentar | Radni (bankarski) dani | ||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
Formiranje od strane inicijatora uplate prijave u sustav elektroničkog plaćanja. Prihvaćanje zahtjeva od strane voditelja CFD-a | Zahtjev prihvaćen od strane voditelja CFD-a automatski se šalje financijskom upravitelju | Do 16 sati | ||||
Prihvaćanje zahtjeva od strane financijskog upravitelja | Do 18 sati | |||||
Prihvaćanje zahtjeva od strane CFO-a (za prijave koje zahtijevaju prihvaćanje od strane CFO-a) | Do 10 sati | |||||
Prihvaćanje prijave od strane generalnog direktora (za prijave za koje je potrebno prihvaćanje od strane generalnog direktora) | Do 11 sati | |||||
Registracija stanja aplikacija u sustavu elektroničkog plaćanja od strane financijskog upravitelja | Do 12 sati | |||||
Izdavanje gotovine na zahtjev | Aplikacija za koju unovčiti ne primi u roku od tri dana, bit će poništen | Od 11 sati | Tijekom dana | Tijekom dana | ||
Provedba bezgotovinskog plaćanja za zahtjeve s prioritetom "1" | U slučaju svrsishodnosti i dostupnosti slobodnih sredstava, prijavu je moguće platiti i ranije | Do 14 sati | ||||
Provedba bezgotovinskog plaćanja za zahtjeve s prioritetom "2" | Do 14 sati | |||||
Provedba bezgotovinskog plaćanja za zahtjeve s prioritetom "3" | Datum dospijeća određuje financijski direktor | Do 14 sati | ||||
Zajamčeno vrijeme obrade. |
Valja napomenuti da dobro osmišljena regulativa treba spriječiti propuste u upravljanju platnim prometom, biti transparentna i nedvosmisleno tumačiti radnje zaposlenika. Međutim, to se ne može uvijek provjeriti dok se regulacija ne stavi u funkciju. Stoga je normalna praksa da se propisi tijekom uporabe prilagođavaju i ponovno odobravaju zajedno s promjenama.
Osobno iskustvo
Poslovni procesi za operativno upravljanje novčanim tokovima i formiranje platnih dokumenata u društvu definirani su Pravilnikom o obavljanju platnog prometa. Ovaj dokument opisuje sve faze novčanog tijeka - od iniciranja plaćanja od strane nositelja proračuna do slanja dokumenata plaćanja u banku. Inicijator plaćanja je strukturna jedinica, u okviru proračuna izdataka za koju je sklopljen odgovarajući ugovor. Na temelju proračuna ustrojstvenih odjela odobrenih od strane financijskog direktora za tekuću godinu, sačinjava se mjesečni plan financiranja njihovih troškova, koji je osnova za sastavljanje kalendara plaćanja. Svaki zahtjev za isplatu prihvaćaju voditelji strukturnih odjela i odobravaju "kreditni menadžeri" u skladu s ograničenjima navedenim u njihovim punomoći. Poslovi izrade i praćenja izvršenja kalendara plaćanja i proračuna novčanog tijeka dodijeljeni su Odjelu rizničkog poslovanja. Kalendar plaćanja, sastavljen istodobno s pojašnjenjem BDDS-a za svaki mjesec, omogućuje unaprijed identificiranje mogućeg manjka (ili viška) sredstava.Mikhail Bulushev, financijski direktor grupe kompanija Avtomir (Moskva)
U našoj tvrtki postoji nekoliko regulatornih dokumenata koji detaljno definiraju ovlasti upravitelja za pokretanje plaćanja i postupak odobravanja zahtjeva za plaćanje. Za sva plaćanja, ovisno o iznosu, odgovornost je dodijeljena ili voditelju uprave u čijem je sastavu CFD ili nižem rukovoditelju. Viza CEO potrebna je za određene vrste plaćanja, i to samo ako premašuje mjesečna ograničenja rasporeda. Nadzor nad provedbom propisa provodi Financijska uprava. Kalendar plaćanja sastavlja se za kalendarski mjesec po dan i ažurira se tjedno za sljedeći tjedan.
Inicijatori plaćanja su voditelji službi poduzeća koji upravljaju ugovorima. Oni sastavljaju nalog za plaćanje (odobreni obrazac), koji prihvaća voditelj ovog CFD-a, provjerava ga odgovorni izvršitelj riznice, potpisuje šef računovodstva i voditelj riznice, te se na kraju usuglašava s kreditnim menadžerom (obično financijski direktor, u posebnim slučajevima - generalni direktor). Za nas je to prilično jednostavna procedura, koja je detaljno propisana posebnim pravilnikom koji je odobrio predsjednik Uprave.
- Prvi prioritet— plaćanja čije kašnjenje može uzrokovati ozbiljne negativne posljedice za tvrtku, poput kazni ili štete poslovnom ugledu. Ta plaćanja uključuju plaćanje poreza i otplatu kredita. Plaća financijska služba strogo u skladu s rokom plaćanja navedenim u zahtjevu;
- drugi prioritet— plaćanja za koja je prihvatljiva odgoda plaćanja do tri bankovna dana bez ozbiljnih problema negativne posljedice za poduzeće (isplata plaća, plaćanje glavnim dobavljačima);
- treći prioritet- plaćanja kod kojih je moguće odgoditi rok plaćanja više od tri bankarski dani. U slučaju neispunjenja plana prihoda za prihode financijska služba ima pravo inicirati smanjenje takvih stavki u proračunu ili ukidanje takvih plaćanja. Ako je financijski servis promijenio uvjete plaćanja koje je inicijator naveo u zahtjevu za isplatu, o tome mora obavijestiti inicijatora.
Primjer postupka utvrđivanja prvenstva plaćanja trgovačkog društva
Svakoj stavci potrošnje dodijeljen je jedan od sljedećih prioriteta plaćanja:
Prioritet plaćanja
U praksi se često javlja situacija da se plan prihoda ne ispuni, a plan trošenja sredstava izvrši u cijelosti, odnosno. ukupni iznos zahtjeva za plaćanje premašuje stvarni primitak sredstava. Kako biste izbjegli nedostatke gotovine, preporučljivo je rangirati sva plaćanja prema njihovom prioritetu ili važnosti. Članci s najvišim prioritetom plaćaju se obavezno, članci s nižim prioritetom podliježu dodatnim uvjetima. Primjerice, zahtjevi za plaćanje dugova prema glavnim dobavljačima proizvoda, porezi i sl. plaćaju se u prvom redu, dok se troškovi obuke, modernizacije uredske opreme financiraju kada se plan prodaje ispuni najmanje 90% ( vidi “Primjer postupka određivanja prioriteta plaćanja trgovačkog društva”).
Prema Anton Khodarev, financijski direktor Sapsana, u uvjetima nedostatka sredstava, prije svega, treba izvršiti plaćanja onih obveza čije će kršenje dovesti do najvećih financijskih gubitaka (izraženih u kaznama i globama, zastojima u proizvodnji itd.).
Osobno iskustvoAlexander Zaitsev, zamjenik direktora riznice JSC Aeroflot
Prioritet plaćanja u našem poduzeću određen je rokovima plaćanja faktura i ugovora, koji se uzimaju u obzir prilikom sastavljanja kalendara plaćanja, kojim se utvrđuje interni redoslijed plaćanja. Stavke rashoda koje omogućuju, ako je potrebno, pomicanje vremena plaćanja računa, daju manevarski prostor u slučaju privremenog nedostatka sredstavaFedor Bashkirov, voditelj riznice, Agrico Investment Company (Moskva)
Redoslijed plaćanja u našoj tvrtki određuje se prema trenutnom izvršenju mjesečni proračun novčani tok, u kojem su plaćanja vezana uz povezane primitke. Pri tome se uzimaju u obzir uvjeti nagodbe prema ugovorima i zahtjevi zakonodavstva u vezi s rokovima plaćanja poreza (na primjer, PDV).Osim toga, viši menadžment ima ovlasti promijeniti redoslijed plaćanja.
Na primjer, financijski upravitelj može staviti plaćanje na "prvo mjesto", ali mora nužno odrediti iz kojih izvora (uključujući dodatne) će biti izvršeno ili zauzvrat za koje plaćanje se može izvršiti bez prejudiciranja financijske stabilnosti poduzeće.
Formiranje kalendara plaćanja
Glavna svrha kalendara plaćanja je formiranje rasporeda novčanih tokova za naredno razdoblje (od nekoliko radnih dana do jednog mjeseca) na način da se jamči plaćanje svih potrebna plaćanja, minimizirati višak gotovine na računima i izbjeći gotovinske praznine.
Kalendar plaćanja može imati različitu prezentaciju ovisno o specifičnostima poslovanja i preferencijama dotičnih zaposlenika. No, obavezno mora sadržavati podatke o priljevima i odljevima, kao i planirana stanja gotovine, najčešće raščlanjene po danima i njihovim izvorima (vidi tablicu 2).
Prilikom izrade kalendara plaćanja za mjesec bit će potrebno simulirati raspodjelu planiranih novčanih tokova po tjednima i danima (vidi tablicu 3). Razumijevanje raspodjele troškova tijekom vremena pomoći će identificirati najrizičnije trenutke u smislu gotovinskih jazova i provesti mjere za preraspodjelu tereta plaćanja, na primjer, rasporediti isplatu plaća i prenijeti poreze u proračun za različite tjedne, koristiti zajam na vrijeme.
Članak | Datum/plan-stvarno | Ukupno mjesečno | Prognoza odstupanja od proračuna | |||||||
1. lipnja | 2. lipnja | 4. lipnja | 5. lipnja | 6. lipnja | 9. lipnja | … | 30. lipnja | |||
činjenica | činjenica | činjenica | plan | plan | plan | … | plan | |||
Trenutna aktivnost | ||||||||||
Primici od klijenata | 120 | 100 | 90 | 100 | 100 | 100 | 100 | 918 | -82 | |
Ostala ponuda | 28 | 78 | -2 | |||||||
Ukupni primici | 148 | 100 | 90 | 100 | 100 | 100 | 100 | 996 | -84 | |
Plaćanje glavnim dobavljačima | -50 | -90 | -100 | -150 | -500 | -50 | ||||
Plaća | -98 | -98 | 2 | |||||||
Nagrade | -30 | 0 | ||||||||
PDV | -40 | 0 | ||||||||
porez na dohodak | -20 | 0 | ||||||||
Troškovi oglašavanja | -10 | -5 | -15 | 0 | ||||||
Najam | -20 | -20 | -20 | |||||||
Troškovi | -9 | -10 | -10 | -29 | 1 | |||||
… | ||||||||||
Ukupna otuđenja | -98 | -9 | -50 | -10 | -90 | -110 | … | -185 | -752 | -67 |
Trenutno stanje aktivnosti | 50 | 91 | 40 | 90 | 10 | -10 | … | -85 | 304 | -246 |
… | … | … | … | … | … | … | … | … | … | … |
stanje na kraju razdoblja | 6 | 2 | 2 | 2 | 22 | 22 | 22 | 22 | 12 |
Članak | Metoda distribucije | Ukupno mjesečno | Tjedan / broj radnih dana | |||
1/5 | 2/4 | 3/5 | 4/6 | |||
Primici od klijenta | Proporcionalno broju radnih dana | 1000 | 250 | 200 | 250 | 300 |
Porezi na plaće | 2. tjedan; prije 15. kalendarskog dana u mjesecu | -6 | -6 | |||
PDV | 3. tjedan; prije 20. kalendarskog dana u mjesecu | -30 | -30 | |||
Najam ureda | 4. tjedan; Do kraja mjeseca | -8 | -8 | |||
Oglašavanje, naknade za izlaganje | 2. tjedan; prije 10. kalendarskog dana u mjesecu | -10 | -10 | |||
Oglašavanje, plaćanje knjižica | 4. tjedan (prema ugovoru) | -4 | -4 | |||
Plaćanje glavnim dobavljačima | U skladu s dinamikom nabave i ugovorom (50% - avansno plaćanje 2 tjedna prije isporuke, 50% - unutar tri dana od dana isporuke) | -800 | -200 | -150 | -200 | -250 |
Troškovi kućanstva | Tjedne jednake rate | -2 | -0,5 | -0,5 | -0,5 | -0,5 |
Plaća | 1. tjedan; 2. radni dan u mjesecu | -20 | -20 | |||
Neočekivani troškovi | Tjedne jednake rate | -2 | -0,5 | -0,5 | -0,5 | -0,5 |
Kalendar isplata se sastavlja na temelju podnesenih i odobrenih zahtjeva za isplatu u skladu s propisima o tijeku plaćanja u društvu. Svi zahtjevi se upisuju u registar, koji odražava potrebne podatke o tijeku odobravanja i plaćanja za svaki od njih (vidi tablicu 4).
Registar može sadržavati i druge analitičke podatke potrebne za operativno upravljanje plaćanjima, na primjer, naziv centra financijske odgovornosti na koji se odnosi traženo plaćanje, valutu plaćanja i odgovarajući tečaj prema valuti proračuna, naziv pravna osoba u ime koje će se izvršiti plaćanje, raspoloživi limit za plaćanje artikla.
Osobno iskustvoAlexander Ivanov, voditelj financijskog odjela JSC "Kulebaksky Metallurgical Plant"
Glavni dokument koji utvrđuje iznos i strukturu plaćanja u tekućem razdoblju je bilanca plaćanja poduzeća. Formira ga za svaki kalendarski mjesec odjel za planiranje na temelju podataka nadležnih službi o planiranim količinama i uvjetima prodaje proizvoda, nabavi sirovina i materijala, obujmu glavne i pomoćne proizvodnje, o fond plaća, porezi itd. U platnoj bilanci iskazuju se i iznosi prioritetnih plaćanja i plaćanja drugog prioritetaAlexander Romanov, voditelj Odjela za financijski nadzor i predviđanje Odjela za korporativne financije JSC Ruske željeznice
U Ruskim željeznicama, proračun novčanog toka (BDDS) je detaljan plan, koji je izgrađen u kontekstu funkcionalnih stavki.
BDRS se sastoji od prihodovnog i rashodovnog dijela, a mogućnost financiranja ključnih rashodovnih stavki vezana je uz realizaciju plana prikupljanja sredstava iz prihodovnih stavki. Planirani BDDS formira odjel korporativnih financija i dostavlja ga podružnicama društva prije početka planskog razdoblja (kvartalno po mjesecima). Odjel riznice kontrolira izvršenje BDDS-a, za čije je regionalne urede “vezana” svaka podružnica društva. Zbog izravne podređenosti upravljačkom aparatu Ruskih željeznica, ovo kontrolno tijelo ne ovisi o upravi regionalnih podružnica, što gotovo u potpunosti eliminira utjecaj "ljudskog faktora". Odjel riznice prati provedbu BDDS-a i utvrđuje razloge odstupanja, te prethodno analizira svaki zahtjev za plaćanje radi usklađenosti s proračunima. Osim toga, Ruske željeznice i banke koje opslužuju račune tvrtke sklopile su ugovore o bankovnom računu koji predviđaju nemogućnost da banka prihvati nalog za plaćanje od odjela Ruskih željeznica bez prethodnog prihvaćanja od strane regionalnog blagajnika.
Automatizacija poslovnih procesa financijsko upravljanje
Za podršku operativnom upravljanju novčanim tokovima bit će potrebna automatizacija relevantnih poslovnih procesa. Odabran softver treba omogućiti:
- stvoriti elektronički knjigovodstvene isprave sustav plaćanja (na primjer, zahtjevi za plaćanje);
- generirati elektronička izvješća potrebna za kontrolu izvršenja plaćanja, usklađenost s propisima platnog sustava, proračune novčanog toka, na primjer, kalendar plaćanja;
- implementirati podršku za postupke kontrole i odobravanja (proračuni, zahtjevi za plaćanje, itd.). Na primjer, zahtjevi koje ne prihvati voditelj odgovarajućeg CFD-a i zahtjevi za isplatu nisu vidljivi drugim sudionicima u poslovnom procesu, ali čim se zahtjev prihvati, automatski se šalje financijskom upravitelju na razmatranje;
- razlikovati prava pristupa financijskim informacijama za različite razine odgovornosti u poduzeću. Na primjer, šef Središnjeg federalnog okruga vidi u sustavu samo aplikacije za svoje poslovno područje.
Do sada dosta poduzeća koristi Excel i druge sporedne programe za automatizaciju poslovnih procesa upravljanja novčanim tokovima, ali ova metoda ima niz značajnih nedostataka: niska učinkovitost u prikazivanju informacija i izvješćivanju, ranjivost na kvarove, problem dvostrukog unos podataka. Trenutno sve više i više tvrtki ima tendenciju odabira specijaliziranog softvera, na primjer, rješenja temeljena na obiteljskim programima 1C prilično su popularna.
Osobno iskustvoDenis Yaklakov, voditelj odjela za financijsko planiranje i kontrolu, CJSC Trade House Perekrestok (Moskva)
koristi u našoj tvrtki automatizirani sustav proračunsko računovodstvo, koji implementira funkciju upravljanja troškovima, omogućuje vam rješavanje dva glavna zadatka odjednom. S jedne strane provodi se automatska kontrola zahtjeva za usklađenost s proračunskim ograničenjima, s druge strane odobreni zahtjevi formiraju stvarne podatke o izvršenju proračuna i planu poslovanja tvrtke.Alexander Ivanov, voditelj financijskog odjela JSC "Kulebaksky Metallurgical Plant"
Idealno bi bilo da sustav upravljanja novčanim tokovima bude integriran u računalo informacijski sistem poduzeća. Nažalost, u poduzećima u kojima sam radio uglavnom se u te svrhe koristio Excel. Napominjem da to samo po sebi nije spriječilo sustavno planiranje i kontrolu primitaka i plaćanja, formiranje redovnog (dnevnog, tjednog i mjesečnog) izvještavanja riznice s prometom od oko 200–250 milijuna rubalja. na mjesec. Međutim, ovaj pristup uključuje značajno vrijeme utrošeno na ažuriranje i obradu podataka.Fedor Bashkirov, voditelj riznice, Agrico Investment Company (Moskva)
Automatizacija procesa upravljanja gotovinom značajno povećava brzinu i kvalitetu menadžerskog odlučivanja. Ovaj proces implementirali smo u program Excel i treba napomenuti da nema problema s korištenjem. Formati i pravila popunjavanja tablica kreirani su postupno prema potrebama zainteresiranih korisnika. Trenutno se, paralelno s korištenjem Excela, razvija i sustav upravljanja novčanim tokovima baziran na 1C:Enterprise, u kojem nastojimo uvažiti sva kretanja u upravljanju gotovinom pomoću proračunskih tablica.Andrey Klenin, financijski direktor Patersona (Moskva)
Naša tvrtka koristi softver temeljen na e-pošti koji sudionicima omogućuje rad bez obzira na njihovu lokaciju. Ovo je vrlo zgodno ako komunicirate s 14 podružnica u tri vremenske zone. Pritom, ako osoba ide na godišnji odmor, dovoljno je proslijediti svoju poštu zamjeniku kako bi mogao obavljati funkcije koje su mu privremeno dodijeljene u platnom prometu.
№ | Platite prije | Izvršenje | Svrha uplate | Način plaćanja | Članak BDDS | Iznos, utrljati. | Koordinacija | |||
Šef Središnjeg saveznog okruga | FM | F D | DG | |||||||
1201 | 1. lipnja | Plaćeno | Plaćanje dobavljaču Nilit LLC | B/gotovina | Plaćanje glavnim dobavljačima | 20 000 | + | + | + | 0 |
1202 | 1. lipnja | Plaćeno | Plaćanje dobavljaču ZAO EMI | B/gotovina | Plaćanje glavnim dobavljačima | 10 000 | + | + | + | 0 |
1203 | 1. lipnja | Plaćeno | B/gotovina | Plaćanje glavnim dobavljačima | 10 000 | + | + | + | 0 | |
1204 | 2. lipnja | Plaćeno | Siječanjska plaća | Unovčiti | Plaća | 98 000 | + | + | 0 | 0 |
1205 | 6. lipnja | Platiti | Kupnja tiskanice | Unovčiti | Troškovi kućanstva | 9400 | + | + | 0 | 0 |
1206 | 6. lipnja | Platiti | Plaćanje dobavljaču CJSC "Avangard" | B/gotovina | Plaćanje glavnim dobavljačima | 50 000 | + | + | + | 0 |
1207 | 7. lipnja | Platiti | Plaćanje pakirne linije | B/gotovina | Oprema za proizvodnju | 10 000 | + | + | + | + |
1208 | 8. lipnja | Platiti | Plaćanje dobavljaču ZAO EMI | B/gotovina | Plaćanje glavnim dobavljačima | 50 000 | + | + | - | 0 |
Legenda: B/gotovina - bezgotovinsko plaćanje; Unovčiti - gotovina; FM - financijski menadžer; FD - financijski direktor; GD - generalni direktor; "+" - zahtjev je odobren; "-" — prijava nije odobrena; "0" - nije potrebno odobrenje. |
Implementacija sustava upravljanja novčanim tokom
Zaključno, želio bih naglasiti da kada su definirani i optimizirani poslovni procesi financijskog upravljanja, te razvijeni i odobreni relevantni propisi, počinje ono najteže - njihova implementacija u svakodnevnu praksu poduzeća. Najviše vremena oduzima prijenos ispravnog sustava plaćanja s papira u praksu. Konkretno, može biti teško eliminirati neplanirana plaćanja, kao što su plaćanja koja su tipična i predvidljiva, ali iz nekog razloga nisu zakazana, kao i plaćanja pokrenuta kršenjem internih pravila.
Praksa pokazuje da ako je više od 5% plaćanja u poduzeću neplanirano ili ide u suprotnosti s internom procedurom plaćanja, onda to najvjerojatnije ukazuje na nedostatak otklanjanja pogrešaka internih poslovnih procesa za upravljanje novčanim tokovima, netočne interne propise za plaćanje plaćanja ili problema s financijskom disciplinom.
Osobno iskustvoAlexander Ivanov, voditelj financijskog odjela JSC "Kulebaksky Metallurgical Plant"
U našoj tvrtki, naravno, bilo je poteškoća s kadrovima u implementaciji sustava upravljanja novčanim tokovima. One su uzrokovane uglavnom promjenama u redoslijedu odlučivanja. Ako se u procesu izrade regulative savjetuje sa zaposlenicima, bez obzira na poziciju, kako učiniti bolje, onda najvjerojatnije neće biti otpora. A za prevladavanje svjesnog otpora, posebice izazvanog sebičnim interesima, financijski direktor trebao bi imati dovoljno "administrativnog resursa".Fedor Bashkirov, voditelj riznice, Agrico Investment Company (Moskva)
Prilikom implementacije sustava upravljanja novčanim tokovima isprva je bilo sukoba s linijskim službama kojima je bilo dosta teško procijeniti njegove prednosti. Uz potporu uprave, financijska služba provodila je stalni rad s objašnjenjima s kolegama, zahvaljujući čemu se situacija promijenila. U roku od nekoliko mjeseci čak su i gorljivi protivnici priznali da je nakon pokretanja sustava porasla predvidljivost i brzina plaćanja aplikacija, što je imalo pozitivan učinak na odnose s drugim ugovornim stranama.
Automatizacija upravljanja naplatom u holdingu
Victor Shapkin, Voditelj izvješćivanja o upravljanju i PEO L’Etoile, Sephora, Alcor & Co LLC, dr. sc. Ekonomija znanosti (Moskva)
Treba napomenuti da će upravljanje novčanim tokom biti učinkovito ako se svi zaposlenici pridržavaju internih propisa. Ako tvrtka i dalje bude u situaciji da npr. CEO ili vlasnik može trošiti novac mimo internih propisa (npr. na gostoprimstvo ili kao izvlačenje kapitala iz tvrtke), tada CFO neće moći ispunjavati obveze osiguranja pravovremene isplate zahtjeva podnesenih u skladu s propisima. S druge strane, dobro organizirani poslovni procesi obrade plaćanja omogućuju financijskom direktoru da osigura da se sva plaćanja na čekanju izvrše na vrijeme.
Za tvrtku koja ima nekoliko regionalnih podružnica možete implementirati sljedeći model poslovnih procesa za upravljanje novčanim tokovima. Inicijator plaćanja priprema papirnatu prijavu u kojoj naznačuje parametre plaćanja: drugu ugovornu stranu, rok, broj računa, članak proračunskog klasifikatora i sl.
Prijava, potpisana od strane vlasnika proračuna, prenosi se u financijsku službu i unosi u računovodstveni sustav kao dokument „Zahtjev za isplatu“. U poslovnicama tvrtke aplikaciju unosi zaposlenik financijskog odjela i automatski je prebacuje u Moskvu.
Računovodstveni sustav koji upravlja novčanim tokovima integriran je sa sustavom za knjigovodstvo zaliha koji omogućuje automatsko generiranje zahtjeva za plaćanje robe i materijala po fakturama.
Sve unesene prijave dobivaju status "Novo" što im omogućuje razmatranje, ali ne i plaćanje. Prijava ima planirani datum isplate. Zatim mora proći kroz dvije faze: proračunska kontrola i postavljanje za plaćanje.
U prvoj fazi službenik za proračunsku kontrolu provjerava zadovoljava li zahtjev ograničenje određeno proračunom. Ukoliko prijava ne prođe proračunsku kontrolu, dobiva status „Nedostatan limit“ te zahtijeva dodatno odobrenje i identifikaciju izvora financiranja.
Sljedeća faza je razmatranje zahtjeva od strane Riznice i njegovo stavljanje u raspored plaćanja. Da biste to učinili, dodijeljen mu je status "Za plaćanje". To se može učiniti ručno ili automatski. Službenik riznice može odbiti zahtjev ili ga obustaviti, dodijelivši mu odgovarajući status, ako sumnja u ispravnost uplate. Na temelju zahtjeva kojima je dodijeljen status "Za isplatu" izrađuje se plan isplata za sljedeći tjedan koji odobrava financijski direktor. Prilikom razmatranja rasporeda plaćanja mogu se identificirati praznine u gotovini. U takvoj situaciji nadležni službenik odlučuje o mogućnosti prijenosa pojedinih zahtjeva na drugi datum. Plaćanje se vrši putem sustava "banka-klijent" i to isključivo na temelju zahtjeva sa statusom "Za isplatu". U poslovnicama u kojima nije moguće organizirati automatsko učitavanje naloga za plaćanje u sustav „banka-klijent“, kontrola izvršenja zahtjeva provodi se na razini knjiženja izvoda: svi zahtjevi zaprimaju se u sustav u kojem se vodi računovodstvo. se održava, a prilikom knjiženja izvoda uplate je potrebno usporediti sa zahtjevima za koje je izvršeno plaćanje. Ako uplata nije usklađena ili izvršena bez zahtjeva, tada neće biti moguće napraviti izvadak u računovodstvenom sustavu. Postavljeni izvod automatski se istovaruje u Moskvu sljedeći dan nakon izvršene uplate. Riznica, koristeći te podatke, može analizirati sve isplate koje je izvršila tvrtka. Nositelji proračuna imaju pristup aplikacijama unutar svog FRC-a i mogu brzo pratiti promjene u statusu svoje prijave.
1 Trenutno nisam zaposlen u ovoj tvrtki. — Bilješka. izdanja.