Računovodstveni primarni dokumenti. Popis primarnih računovodstvenih isprava i pravila za njihovo izvršavanje
Prilično važno mjesto među cjelokupnom dokumentacijom koju vodi računovodstveni odjel zauzima primarni dokumenti. Porezna služba ga stalno provjerava i mora se sastaviti u skladu s potrebnim pravilima i zakonima koji su na snazi u Ruskoj Federaciji. Što se odnosi na primarnu dokumentaciju, kako je pravilno sastaviti i sastaviti, tako da kasnije ne budete imali problema s poreznim uredom, analizirat ćemo u našem članku.
Primarna dokumentacija u računovodstvu što je to?
Primarne isprave su osnova uz koju se može voditi evidencija u računovodstvu, može se upisati u opći registar. Ovo je važan dio upravljačke dokumentacije poduzeća ili organizacije.
U svim poduzećima koje je država prisilila na vođenje računovodstvenih evidencija, poslovne transakcije moraju se obavljati u skladu s primarnom dokumentacijom. Poslovna transakcija je svaka aktivnost poduzeća koja podrazumijeva kretanje Novac ili o strukturi svoje imovine.
Prema zakonu o računovodstvu, izvođenje primarne dokumentacije mora se odvijati istovremeno s poslovnim aktivnostima, odnosno odmah se dokumentirati. Ali ako to nije moguće, možete napraviti dokumentaciju odmah nakon završetka akcije.
Primarna dokumentacija može se sastaviti i na papiru i na papiru u elektroničkom formatu. Ali u drugoj opciji svi papiri moraju biti ovjereni Elektronički potpis inače jednostavno neće imati pravnu snagu. Ali, ako je u sporazumu jasno navedeno postojanje papirnate verzije dokumenta, onda ona mora biti dostupna.
ostati će izvorni dokumenti mora 4 godine. Tijekom tog razdoblja porezna uprava ima pravo zatražiti od njih u bilo kojem trenutku da provjere vas i vašu drugu stranu. Posebno treba paziti na dokumente u kojima nešto kupujete. Upamtite, zahvaljujući njima ćete se moći obratiti sudu ako se pojavi takva potreba.
Razdvajanje dokumenata po fazama poslovanja
Sve transakcije koje obavlja poduzeće ili organizacija mogu se uvjetno podijeliti u 3 faze:
- Pregovaranje o uvjetima posla. U ovom trenutku trebali biste razgovarati o svim nijansama i postići konsenzus. Rezultat ove faze bit će potpisivanje ugovora i izdavanje računa za plaćanje.
- Plaćanje prema transakciji. To mora biti potvrđeno izvodom s Vašeg tekućeg računa, ako je plaćanje izvršeno bankovnim prijenosom ili čekovima i obrascima. stroga odgovornost ako je plaćanje bilo gotovinom.
Drugu opciju često koriste zaposlenici organizacije kada uzimaju novac pod izvješćem. - Primanje plaćenog proizvoda ili usluge. Mora postojati dokaz koji potvrđuje da je roba primljena ili je usluga pružena, u suprotnom Porezni ured jednostavno neće dopustiti smanjenje iznosa naplate poreza.
Kao potvrda može poslužiti tovarni list ili potvrda, u slučaju primitka robe, odnosno radnja obavljenog posla, u slučaju pružanja usluge.
Koji su dokumenti potrebni?
Ovisno o operaciji koju treba izvesti popis potrebni dokumenti mogu se razlikovati. Pogledajmo najčešći popis potrebnih papira. Obično sve dokumente priprema ili izvođač ili dobavljač robe.
Popis dokumenata izgleda ovako:
Značajke računovodstvenog registra
Nakon izrade primarnih dokumenata, provjerava se njihov oblik i sadržaj. Nakon toga, ako je sve učinjeno kako treba, oni se sastavljaju i gospodarsko grupiranje podataka koje sadrži u zajednički sustav računovodstvo. Da biste to učinili, svi podaci o stanju imovine tvrtke, gotovine, poslovnih transakcija iz primarnih (besplatnih) dokumenata prenose se na računovodstveni registri.
Sami računovodstveni registri su specijalizirane tablice koje se izrađuju u strogo određenom obliku, u potpunosti u skladu s ekonomskim grupiranjem podataka o imovini poduzeća i izvorima njezina nastanka.
Svi postojeći registri podijeljeni su u 3 grupe:
- Po dogovoru. Ovisno o ovom kriteriju, registri se dijele na kronološke, sustavne i kombinirane. Svaki pojedinačni prikaz ima svoj način pohranjivanja podataka.
- Prema generalizaciji podataka registri se dijele na integrirane i diferencirane. Svaki se može razmatrati od posebnog do općenitog, ili obrnuto, od izvješća do primarnih dokumenata.
- Po izgledu. Mogu imati gotovo bilo koji oblik: knjigu, časopis, karticu, tiskane listove.
Računovodstveni registri moraju imati:
- Puni naslov.
- Određeno vremensko razdoblje za registraciju poslovne transakcije kojem obračunskom razdoblju pripada.
- Potpisi i inicijali odgovornih osoba. To omogućuje da se u slučaju sporova pronađu i istaknu osobe koje su sudjelovale u transakciji.
Obavljene poslovne transakcije nužno se moraju odraziti u razdoblju u kojem su izvršene. Ako se dokumentarna refleksija ne može izvršiti izravno tijekom poslovne transakcije, tada se registracija mora izvršiti odmah nakon njezina završetka.
Općenito, računovodstveni registri se kreiraju kako bi se akumulirali i sistematizirali podaci o primarnim dokumentima prihvaćenim za računovodstvo, za prikaz financijskih izvještaja. Ako je financijska i primarna dokumentacija poduzeća pohranjena u tiskanom obliku, tada na zahtjev drugih sudionika u gospodarskom poslovanju ili agencija za provođenje zakona (ako je to u njihovoj nadležnosti), kopije mora dostaviti osoba koja ih je sastavila i predočila ih na potpis.
1c računovodstvena primarna dokumentacija
Tijekom financijskog upravljanja ekonomska aktivnost računovođa će morati raditi s ogromnom količinom dokumentacije. To su svakakvi obrasci, ugovori, knjigovodstvena dokumentacija, predračuni i izračuni. Neki od njih nisu od velike važnosti i sporedni su, ali postoje i vrlo važni dokumenti u kojima i manja pogreška može dovesti do pogubnih posljedica za cijelo poduzeće i za pojedine službenike. Ovo su primarni dokumenti organizacije.
Uz pomoć programa 1C možete njima mnogo lakše upravljati i upravljati njima. U svojim funkcijama je upravljanje s otpremničkom i novčanim dokumentima, sa skladišnim dokumentima i onima koji se odnose na trgovinu na malo.
Do danas softver Tvrtka 1C zauzima vodeću poziciju među računovodstvenim programima koji se stalno koriste u našoj zemlji.
Među najpopularnijim funkcijama 1C su sljedeće:
- Potpuna automatizacija svih vrsta računovodstva.
- Obračun plaća za zaposlenike.
- Upravljanje kadrovskim i proizvodnim računovodstvom.
Program ima veliki broj načina i postavki s kojima ga možete u potpunosti prilagoditi sebi, prilagoditi ga kako vam odgovara.
Registracija primarne dokumentacije je težak i mukotrpan posao, ali jednostavno neophodan. U tome će vam pomoći moderne računalne tehnologije i visokokvalificirani djelatnici. Ako tome pristupite sa svom odgovornošću i poznavanjem materije, onda neće biti problema.
U kontaktu s
Računovodstvo je složen organiziran sustav. Na temelju toga prikupljaju se podaci u primarnim dokumentima, registraciji i njihovoj daljnjoj analizi. Oni. računovodstvo je izraz svih financijskih i poslovnih transakcija u novčanom smislu. Kako je menadžment primarno računovodstvo naučit ćete iz članka.
Sve ima svoju cijenu
Računovodstvo vam omogućuje da sve transakcije dovedete u monetarne uvjete. Primjerice, radni odnosi, odnosi kupaca i dobavljača, vođenje evidencije radnog vremena, odnosi s državom – plaćanje poreza. Ona odražava ne samo vođenje takvih operacija, već i njihovu analizu. Tada će se u budućnosti moći donijeti zaključak o solventnosti i kreditnoj sposobnosti organizacije u cjelini. I na temelju toga eliminirati slabe strane financijsku politiku i odabrati smjer daljnjeg razvoja.
Važno: osnova za smjer daljnjeg razvoja organizacije je održavanje primarnog računovodstva.
Ovo je temelj koji vam omogućuje prikupljanje svih potrebnih informacija.
Izvorni dokumenti
Iznad smo primarnu dokumentaciju nazvali temelj računovodstva u poduzeću. Može se usporediti i s korijenjem stabla iz kojeg kasnije izrastu deblo i grančice – registri. Listovi su sintetički račun računa, koji vam omogućuje ispravnu i potpunu procjenu rada tvrtke.
Dajmo definiciju. Primarna dokumentacija je specifičan dokument zakonom jasno utvrđenog uzorka, popunjen u skladu sa svim računovodstvenim pravilima, preporukama poreznih, bankarskih, statističkih i niza drugih tijela zainteresiranih za to.
Odobrenje primarne dokumentacije vrši se u tijelima za statistiku. Specijaliziraniji i uže usmjereni dokumenti – po odjelima za određene vrste aktivnosti.
Takva dokumentacija omogućuje bilježenje i praćenje financijskog i poslovnog poslovanja u poduzeću. Oni. to je osnova koja se koristi u pojedinim poduzećima.
Pravila punjenja
Uz činjenicu da su statistička tijela uključena u odobravanje dokumenata, razvila su niz zahtjeva za ispunjavanje.
Obavezno dovršenje:
- Puni naziv dokumenta (kratice nisu dopuštene);
- Datum izdavanja dokumenta;
- Pune informacije o organizaciji koja sastavlja dokument i kome je namijenjen;
- Pun bankovni detalji druga strana, ako je potrebno;
- Potpune informacije o poslovanju, izražene kvantitativno i novčano;
- Podaci o zaposleniku koji ima pravo ovjeriti dokument (položaj, potpis, prijepis);
- Žig ili pečat (mokri).
Unatoč činjenici da su gore navedeni zahtjevi obvezni, u nekim slučajevima, zbog nepažnje ili drugih razloga, moguće je preskočiti jednu ili više točaka. Ova povreda ne povlači za sobom nevaljanost primarnog računovodstva.
Vrste primarne dokumentacije
Za svaku zasebnu financijsku i gospodarsku transakciju izdaje se poseban dokument. Predstavljamo glavne.
- Račun - za kupce, na kojem se navodi naziv proizvoda ili usluge, bankovni podaci dobavljača;
- Nalog za plaćanje - za dobavljača od kupca, koji potvrđuje činjenicu plaćanja, bezgotovinski oblik;
- Potvrda - za kupca, prema kojoj je dobavljaču platio gotovinu;
- Izvod iz banke - omogućuje vam da vidite kretanje sredstava na trenutni račun poduzeća za određeno razdoblje;
- Nalog za gotovinu - omogućuje vam da vidite kretanje sredstava na blagajni organizacije;
- Teretni list ili univerzalni dokumenti za prijenos, račun - potvrđuje otpremu materijala ili pružanje usluga nakon uplate. Označava naziv proizvoda, volumen i cijenu.
- Teretnica - za prijevoz materijala od dobavljača do kupca. Označava puni naziv dobavljača i kupca, TIN, pravnu adresu, mjesto odakle i gdje se roba prevozi, podatke o prijevozniku.
- Potvrda o prodaji – kao i tovarni list, potvrđuje otpremu robe od dobavljača do kupca. Mora biti datiran, numeriran i registriran Porezni ured.
- Izvješće o troškovima - izvještajni dokument koji potvrđuje potrošeno odgovorna sredstva izdao zaposleniku. Uz to, na listu A4 prilažu se novčani računi, potvrde, ugovori o zahtjevima koji potvrđuju troškove.
- Time sheet - bilježi broj sati koje je zaposlenik radio u organizaciji mjesečno;
- Obračun, isplata ili platni spisak - na temelju prvog se obračunavaju plaće, a na temelju drugog izdaju.
Važno: Gore navedeni dokumenti su tipični i zakonski strogo unificirani. Ne mogu se ne provoditi na zahtjev voditelja ili na neki način mijenjati.
Dopušteno je uvođenje dodatne dokumentacije, na temelju specifičnosti posla.
Ispravci u primarnoj dokumentaciji
Nije uvijek moguće ispravno ispuniti obrazac. Neke je dopušteno ispraviti, druge je potrebno prepisati. Kako to popraviti prikazano je u nastavku.
Ispravci u izvornoj dokumentaciji:
- Ispravci nisu dopušteni u dokumentu nestrogog izvješćivanja - treba ga potpuno prepisati;
- U dokumentu o strogoj odgovornosti: precrtajte pogrešku crvenom crtom dijagonalno u jednoj ćeliji i stavite "poništeno", svakako spremite netočan obrazac;
- Svaki ispravak: prekrižite, napišite ispravnu verziju na vrhu i napravite natpis “vjerujem da je ispravljeno”, pečat i potpis ispravljenog djelatnika;
- Nikada nemojte šrafirati i ne praviti deblju liniju precrtavanja; netočan unos mora biti vidljiv.
Rok trajanja
Rok trajanja različitih oblika je različit. Moraju se čuvati najmanje 5 godina. Na primjer, svi dokumenti koji se odnose na zaposlenike (plaće, porezi, osobni dosjei) moraju se čuvati najmanje 75 godina. Razlog tome su česti zahtjevi bivših zaposlenika za izračun mirovina.
Odlučite li police osloboditi od starih dokumenata, nakon isteka roka skladištenja sastavite poseban akt i naplatite proviziju za zbrinjavanje primarne dokumentacije.
Rezultati
Dakle, ispitali smo kako se vodi primarna dokumentacija. To je osnova za cjelokupno računovodstvo poduzeća. Stoga se prema primarnom računovodstvu treba odnositi sa svom odgovornošću i pažnjom.
Primarne računovodstvene isprave su objedinjene. Razvijaju ih statistička tijela. Organizacija nema pravo mijenjati ih. Obavezno je popuniti naziv dokumenta, datum registracije, puni naziv druge ugovorne strane kupca i dobavljača, naziv robe u vrijednosnom i kvantitativnom smislu, potpis ovlaštene osobe.
Dopušteni su ispravci izvorne dokumentacije. Da biste to učinili, netočan unos treba biti precrtan i ispravna verzija napisana na vrhu, pripisujući "ispravljeno vjerovati", datum, potpis i pečat organizacije.
Razdoblje skladištenja primarnih dokumenata je 5 godina ili više.
Primarno računovodstvo predstavlja početnu fazu sistemske percepcije registracije pojedinih operacija koje karakteriziraju ekonomske procese i pojave koje se događaju u organizaciji. Njegovi predmeti su: nabava, nabava i utrošak materijalnih sredstava, troškovi proizvodnje, kretanje poluproizvoda i ostataka proizvodnje, obim proizvodnje, njezina otprema i prodaja, obračuni s dobavljačima, kupcima, kupcima, banke, financijske vlasti, osnivači itd.
Početne informacije o ekonomskim procesima i pojavama odražavaju se u primarnim dokumentima.
Primarna knjigovodstvena isprava- ovo je pisana potvrda o poslovnoj transakciji koja ima pravnu snagu i ne zahtijeva daljnja objašnjenja i pojedinosti.
Primarna knjigovodstvena isprava mora imati:
- naziv – financijski i ekonomski sadržaj poslovne transakcije. Dokument koji nema naslov, kao i dokument s nejasnim, slabo čitljivim naslovom, neće imati pravnu snagu;
- naziv, au nekim slučajevima i adrese i tekući bankovni računi stranaka (pravni i pojedinci) uključeni u ovu poslovnu transakciju. Primarni dokument, koji ne sadrži naziv i odgovarajuće atribute barem jedne od strana u poslovnoj transakciji, gubi ciljanje i ne može se izvršiti;
- datum kompilacije. U nedostatku ili nejasnom pisanju datuma, dokument s vremenom gubi ciljanje. Zapravo, takav dokument nema pravnu snagu;
- sadržaj poslovne transakcije (objekt dokumentacije) koji proizlazi iz naziva dokumenta u kojem je dostupan u općem obliku;
- pokazatelji tekućih poslovnih transakcija. Nedostatak brojila u dokumentu lišava ga računovodstvene i obračunske osnove;
- potpisi odgovorne osobe- direktor organizacije i glavni računovođa.
Dokumente popunjava računovodstveno osoblje jasno, čitko koristeći ručno pisanje tintom ili pastom za kemijsku olovku, na pisaćem stroju ili pomoću računalne tehnologije.
Za isprave se u pravilu koriste standardni obrasci u obliku obrazaca koji su međuresorne prirode. To uključuje obrasce narudžbe, fakture, fakture, kupone, izvode itd. Primarne dokumente treba sastavljati u trenutku transakcije, a ako to nije moguće iz objektivnih razloga, odmah nakon završetka transakcije.
Ako dođe do pogreške na računima na farmi, tada možete primijeniti metodu negativnog ili obrnutog unosa. U ovom slučaju, pogrešan unos se ponavlja crvenom tintom ili standardnim bojama (plava, crna) sa zaključkom u pravokutnom okviru.
Crvena boja ili pravokutni okvir poništit će pogrešan unos, nakon čega se vrši ispravan unos. Pogreške na računima moguće je ispraviti precrtavanjem i daljnjim ispravljanjem (pogrešan unos se precrtava jednim redom i ispod njega se vrši ispravan unos s naznakom datuma ispravka i potpisom knjigovođe, po potrebi i potvrdom sastavlja se u kojem se otkriva potreba za ispravkom i uzrok pogreške).
Ne smije biti ispravki, brisanja, mrlja u gotovini i bankovnim dokumentima.
U radu s bilo kojim dokumentom, računovođa se oslanja na određena načela i metodološke osnove utjelovljen u službenim dokumentima.
Na temelju primarnih dokumenata vrše se upisi u računovodstvene registre, kartice, izvode, dnevnike, kao i na diskove, diskete i druge medije.
Računovodstveni dokumenti su eksterni i interni
Vanjski dokumenti ući u organizaciju izvana vladine agencije, viših organizacija, banaka, poreznih tijela, od osnivača, dobavljača, kupaca itd., sastavljaju se prema standardnim obrascima. Primjeri takvih dokumenata su zahtjev za plaćanje- narudžba, zahtjev za plaćanje, račun dobavljača itd.
Interni dokumenti sastavljena izravno u organizaciji.
Postoje sljedeće vrste internih dokumenata:- upravni;
- oslobađajuća (izvršna);
- kombinirano;
- računovodstveni aranžman.
menadžerski- to su dokumenti koji sadrže narudžbe, upute o izradi, obavljanju određenih poslova. To uključuje naloge čelnika organizacije i osoba koje je on ovlastio za obavljanje poslova.
Oslobađajući(izvršne) isprave potvrđuju činjenicu poslovanja. To uključuje nalozi za prijem, akti prijema materijala; akti prijema i otuđenja dugotrajne imovine; dokumenti o prihvaćanju gotovih proizvoda od radnika itd.
Kombinirano isprave su i administrativne i izvršne. To uključuje račune za primanje i izdatke, obračune plaća za izdavanje plaća zaposlenicima organizacije, izvješća o troškovima odgovorne osobe itd.
Računovodstveni dokumenti sastavljaju se u slučaju kada ne postoje standardne isprave za evidenciju poslovnih transakcija, kao i pri sažimanju i obradi popratnih i administrativnih dokumenata. To su certifikati, distribucijski listovi itd.
Računovodstveni dokumenti se također dijele na jednokratne i akumulativne. U izvršenju svake poslovne transakcije koriste se jednokratni primarni dokumenti. Kumulativni dokumenti sastavljaju se tijekom određenog razdoblja postupnog nakupljanja homogenih poslovnih transakcija. Na kraju razdoblja, ovi dokumenti izračunavaju ukupne vrijednosti za relevantne pokazatelje. Primjeri akumulacijskih dokumenata su dvotjedne, mjesečne radne nalozi, limitne kartice za puštanje materijala iz skladišta organizacije itd.
Računovodstveni dokumenti se dijele na primarne i zbirne
Izvorni dokumenti generiran u vrijeme poslovne transakcije. Primjer takvih dokumenata su tovarni listovi za puštanje materijala iz skladišta organizacije u radionice.
Sažeti dokumenti sastavljen na temelju primarnih dokumenata, na primjer, naselja izvod o uplati.
U trenutku fiksiranja podataka u primarnim dokumentima nastaju računovodstveni podaci koji se ne bilježe automatski. Sve njegove kvantitativne i kvalitativne karakteristike podvrgnute su logičkoj, aritmetičkoj i pravnoj kontroli prije izrade primarnih dokumenata. Takvu kontrolu provode i zaposlenici uključeni u održavanje primarno računovodstvo te djelatnici službi upravljanja.
Potpisivanjem primitka i izdataka blagajničkih naloga, obračuna plaća, naloga za plaćanje i potraživanja, dr. bankovne isprave, čelnik organizacije svaku poslovnu operaciju podvrgava temeljitoj analizi.
U procesu dobivanja računovodstvenih informacija razlikuju se sljedeće faze:- pripremni rad prije izrade primarnih dokumenata;
- priprema primarnih dokumenata;
- odobrenje primarnih dokumenata;
- rad računovodstvenog odjela u pripremi i obradi primarnih dokumenata.
Prikupljanje računovodstvenih informacija uključuje odgovarajući rad različitih službi organizacije. Ovu fazu karakterizira najviša razina analitičnosti i učinkovitosti računovodstva.
Druga faza računovodstvenog procesa je obrada računovodstvenih informacija. Uključuje izravno sudjelovanje u primanju računovodstvenih informacija od strane zaposlenika funkcionalnih službi upravljanja. Dakle, kada se obračunava roba- materijalna sredstva na temelju primarnih dokumenata vrši se grupiranje i generalizacija podataka u kartice računovodstvo skladišta materijala. Mjesečno se podaci iz kartica i knjiga prenose u izvješća o kretanju materijalnih sredstava. Voditelji skladišta i voditelji odjela na vrijeme dostavljaju ova izvješća računovodstvu organizacije.
U obradu podataka sudjeluju i menadžeri. Dakle, uz pomoć djelatnika različitih upravljačkih službi, identificiraju se krivci nestašica i gubitaka.
Nakon provjere aritmetičkih obračuna, zakonitosti i svrsishodnosti izvršenih poslovnih transakcija, evidentiraju se knjigovodstvene isprave, a zatim se njihovi podaci evidentiranjem u računovodstvenim registrima ekonomski grupiraju u sustav sintetičkih i analitičkih računovodstvenih računa.
Računovodstveni registri su računske tablice određenog oblika, izgrađene u skladu s ekonomskim grupiranjem podataka o imovini i izvorima njezina formiranja. Oni služe za odraz poslovnih transakcija na.
Računovodstveni registri, ovisno o strukturi, dijele se na kronološke i sustavne. U kronološkim registrima poslovne se transakcije odražavaju redoslijedom kojim su izvršene. Sustavni računovodstveni registri služe grupiranju poslovnih transakcija prema utvrđenim kriterijima.
Računovodstveni registri se vode u obliku knjigovodstvenih knjiga, kartica, izvoda, dnevnika, kao i strojnih medija.
Sintetičko računovodstvo se provodi u sustavnim registrima, a analitičko računovodstvo - u analitičkim registrima. Upisi u registre obavljaju se kako ručno, tako i korištenjem računalne tehnologije.
Ukupnost i mjesto pojedinosti u registru određuju njegov oblik, koji ovisi o karakteristikama predmeta koji se uzimaju u obzir, namjeni upisnika i načinu računovodstvene registracije. Računovodstvena registracija se odnosi na evidentiranje poslovnih transakcija u računovodstvenim registrima.
U knjigama računa sve su stranice numerirane i uvezane. Na posljednjoj stranici navesti broj i ovjeriti ga potpisima ovlaštenih osoba. U nekim knjigama, na primjer, u blagajni, stranice su ne samo numerirane, već su i protkane špagom, zapečaćene voštanim pečatom. Ovisno o količini računa u knjizi, jedna ili više stranica dodjeljuju se jednom ili drugom računu. Računske knjige koristi se za sintetičko i analitičko računovodstvo.
Karte su izrađene od debelog papira ili labavog kartona, ne spajaju se zajedno. Pohranjuju se u posebne kutije - ormariće za spise. Kartice se otvaraju na godinu dana i upisuju u poseban registar kako bi se osigurala kontrola njihove sigurnosti.
Izjave se razlikuju od kartica po tome što su izrađene od manje gustog papira i većeg formata. Pohranjuju se u posebne mape koje se nazivaju registratori. Listovi se otvaraju, u pravilu, na mjesec ili tromjesečje.
Unosi u računovodstvene registre trebaju biti jasni, sažeti, jasni, čitljivi. Nakon upisa poslovne transakcije u računovodstveni registar, na primarnoj ispravi stavlja se odgovarajuća oznaka radi lakše naknadne provjere ispravnosti knjiženja. Na kraju mjeseca, rezultati se zbrajaju za svaku stranicu računovodstvenih registara. Konačne evidencije sustavnih i analitičkih upisnika moraju se ovjeriti sastavljanjem prometnih listova.
Nakon odobrenja godišnji izvještaj računovodstveni registri su grupirani, uvezani i pohranjeni u tekućoj arhivi organizacije.
Načini ispravljanja pogrešnih unosa u računovodstvenim registrima
postojati tri načina ispravljanja pogrešnih unosa u računovodstvenim registrima: ispravak, dodatni unos, storniranje.
Korektivna metoda može se primijeniti samo ako su greške otkrivene prije sastavljanja bilance, ili ako su se dogodile u računovodstvenim registrima, bez utjecaja na korespondenciju računa. Ova metoda se sastoji u precrtavanju tankom linijom netočnog teksta, broja, iznosa i natpisa uz ili iznad ispravnog teksta ili iznosa uz odgovarajuću rezervaciju.
Na primjer, ako umjesto 100 rubalja. Odraženo je 200 rubalja, a zatim treba precrtati 200 rubalja. i na vrhu napišite "100 rubalja", a sa strane naznačite: "200 rubalja precrtano i 100 rubalja napisano na vrhu, ispravljeno da vjerujem (datum, potpis)".
Na novčani dokumenti nikakvi ispravci i mrlje nisu dopuštene, čak ni one propisane, osobito u brojevima.
Dodatni unosi izrađuju se u slučajevima kada je iznos poslovne transakcije pogrešno podcijenjen. Na primjer, dobavljač je prenio 150 rubalja s tekućeg računa. Ova se poslovna transakcija odražava u ispravnoj korespondenciji računa, ali njezin je iznos podcijenjen na 100 rubalja. Učinjeno je sljedeće računovodstveni unos: zaduženje računa "Poravnanja s dobavljačima", kredit računa "Račun za namirenje" - 100 rubalja.
Ali budući da bi dobavljači trebali prenijeti 150 rubalja, onda za nedostajući iznos od 50 rubalja. potrebno je izvršiti dodatno knjiženje: zaduženje računa "Poravnanja s dobavljačima", kredit računa "Račun za namirenje" - 50 rubalja.
Dodatna knjiženja se vrše u tekućoj odn sljedeći mjesec. Ovo pravilo ispravljanja pogrešaka primjenjuje se u dva slučaja: ako je u računovodstvenom registru na zasebnoj liniji podaci primarne isprave ne bilježe se ni kada se u knjigovodstvenom registru odrazi pogrešno podcijenjeni iznos poslovne transakcije.
Metoda preokreta sastoji se u tome da se netočan unos, uglavnom digitalni, eliminira negativnim brojem, tj. netočna korespondencija i količina se ponavljaju crvenom tintom. Istodobno se vrši ispravan unos običnom tintom. Storniranje se događa kada su fakture netočno usklađene ili kada se evidentira pretjerani iznos.
Prilikom zbrajanja rezultata operacija oduzimaju se unosi napravljeni crvenom tintom.
U Rusiji zakon nalaže tvrtkama i poduzetnicima obvezu registracije svih transakcija u primarnoj dokumentaciji. Zadatak takvih dokumenata je potvrditi činjenicu koja se dogodila (primanje proizvoda, otprema iz skladišta, prodaja itd.) i pravna registracija izvršena operacija.
Glavni zahtjevi za njihovu registraciju uključuju uvođenje pouzdanih informacija, kompilaciju tijekom operacije ili nakon njenog završetka.
Čemu služi?
Primarni dokumenti su popratna dokumentacija, koja potvrđuje postupanje poduzetnika i trgovačkih društava svih poslova. Registracija se provodi u slijedu operacija. Ako su netočno sastavljeni, organizacija ne može napraviti pouzdan izračun porezna osnovica, što rezultira neslaganjem s Porezna uprava a poduzeću se mogu izreći novčane kazne.
Ova se dokumentacija prihvaća za računovodstvo ako je sastavljena u obliku navedenom u Uredbi o računovodstvu i računovodstvu Ruske Federacije.
Standardni obrazac može uključivati dodatne stupce i retke uz zadržavanje svih pojedinosti navedenih u odobrenom obrascu. Prilikom izmjena potrebno je sastaviti naredbu ili uputu. Ne možete mijenjati samo oblike gotovinskih transakcija.
Primarni dokumenti pružaju informacije za formiranje izvještajne i računovodstvene dokumentacije. Mogu se sastaviti na računalnom programu ili rukopisno, kreiraju se za obračun obračuna, materijala odn financijske transakcije bilo koje razmjere.
Njegove sorte
Primarni dokumenti uključuju i, fakture, ulazne listove, tovarne listove itd.
U računovodstvu se dijele na nekoliko vrsta:
- vanjski(izvodi se izvan tvrtke);
- unutarnje(izvodi se unutar poduzeća).
Dokumentacija također može biti kumulativna i jednokratna:
- Kumulativno dokumenti (nalozi, granične kartice) sastavljaju se dugo vremena i odražavaju iste ponavljajuće operacije.
- Jednom dokumenti (nalozi za gotovinu i) služe za izvješćivanje o obavljenoj operaciji.
Organizacijski i administrativni upute, nalozi, punomoći i upute smatraju se dokumentacijom. Daju dopuštenje za izvođenje određenih operacija. Njihovi podaci se ne dodaju u računovodstvene registre.
U oslobađajuća presuda dokumentacija (zahtjevi za plaćanje, nalozi za primitke, fakture, itd.) odražava operaciju. Podaci o njima upisuju se u računovodstvene registre.
Neki dokumenti kombiniraju značajke ekskulpatornog i permisivnog tipa. To mogu biti nalozi za gotovinu, platne liste za plaće.
Više o svemu ovom izvješćivanju možete saznati u sljedećem videu:
Kako raditi s njom?
Za odgovarajuće primarno računovodstvo ugovara se raspored prometa dokumentacije s određivanjem postupka i rokova njenog kretanja u poduzeću i slanjem u računovodstvo. Treba ga provjeravati oblikovno (potpunost i ispravnost sastavljanja), sadržaj (korelacija pokazatelja) i aritmetički (zbrajanjem vrijednosti).
Najprije morate utvrditi je li ovo knjigovodstveni dokument. Trebao bi sadržavati podatke o obavljenoj poslovnoj transakciji. Dakle, u kretanju inventara je naznačeno, u račun- trošak financija.
Knjigovodstvene isprave ne uključuju nacrte, bilješke, izvode iz novina i dokumentaciju koja nije sastavljena prema pravilima.
Zatim se utvrđuje odnos dokumenta prema organizaciji. Provjeravaju se podaci o tvrtki ili stručnjaku (naziv rada, datum njegove izrade, naziv tvrtke, trošak i prirodni sadržaj poslovne transakcije, pozicije odgovornih osoba, osobni potpisi). Svi potpisi moraju biti vjerodostojni. Provjerava se i vrsta pečata (u nekim tvrtkama može biti nekoliko pečata - za dokumente i pečat).
Nakon prihvaćanja podaci se unose u računovodstvene registre, a na obrascu se stavlja oznaka. Poslovne transakcije treba prikazati u slijedu, grupirane prema određenim računima. Računovodstveni registri po izgledu su kartice (za računovodstveni materijal i), knjige (glavne,) ili časopisi. Prema vrsti evidencije registri se dijele na kombinirane (nalozi), sustavne (opća knjiga računa) i kronološke (registracijski dnevnik).
Prema zahtjevima Državnog odbora za statistiku, primarne računovodstvene isprave moraju se sastaviti na sljedeći način:
- ispunjena kemijskom olovkom, tintom, na pisaćem stroju ili računalu;
- biti uredno sastavljen s jasnim i čitljivim brojevima;
- sadržavati sve pojedinosti;
- u financijski papiri svi iznosi su napisani i označeni brojevima;
- sadržavati osobni potpis voditelja, glavnog računovođe ili ovlaštenih osoba;
- biti otisnut.
Ovlaštene osobe odgovorne su za pouzdanu i pravodobnu pripremu dokumenata koji odražavaju dostupne informacije u računovodstvu.
Ispravak pogreške
U nastavku je popis najčešćih pogrešaka pri izradi dokumenata:
- korištenje obrazaca koji su izrađeni u poduzeću samostalno, bez potvrde naloga voditelja i odgovarajućeg upisa u računovodstveni registar;
- netočno izvršenje od strane voditelja liste ovlaštenih osoba za potpis;
- nedostatak rekvizita;
- prisutnost propusta u pripremi obveznih detalja, mrlja ili ispravaka, kršenja pravila;
- pisanje grafitnom olovkom;
- usklađivanja novčanih dokumenata;
- prisutnost aritmetičkih pogrešaka;
- bez crtica na praznim redovima.
Ako postoje greške, računovodstveni dokument se ne prihvaća od strane struktura za provjeru ili se priznaje krivotvorenim.
Ispravak gotovine i računovodstvene dokumentacije provodi se prema sljedećim pravilima:
- nije dopušteno koristiti korektor, mrlje i ispravke dokumenta (izlazni i dolazni nalozi gotovine, potvrde);
- ako se pronađu pogreške, papire treba poništiti i ponovno sastaviti;
- oštećeni ili netočno popunjeni dokumenti se ne uništavaju, precrtavaju se i primjenjuju na izvještavanje o gotovini na dan njihovog puštanja na slobodu.
Ispravci se unose u ostale dokumente nakon što su dogovoreni sa suradnicima i potvrđeni potpisima.
Prilikom ispravljanja ručnih obrazaca, netočne podatke ili iznose treba precrtati i ispisati točnu vrijednost na vrhu. U poljima retka označena je riječ "Ispravljeno" i suglasna je od strane osoba koje su prethodno potpisale ovaj dokument. Određuje datum prilagodbe. Korištenje korektora, mrlja i brisanja nije dopušteno.
U slučaju pogrešno izvedenih i ovjerenih ispravaka smatrat će se nevažećim.
Obnova dokumentacije
U slučaju oštećenja, uništenja i gubitka primarnih isprava (na temelju naputka br. 157 H) predstojnik imenuje povjerenstvo za analizu razloga za njihovu obnovu i utvrđivanje počinitelja. Ponekad voditelj surađuje s istražnim tijelima, vatrogasnim nadzorom ili zaštitnim strukturama. Rezultati rada dokumentiraju se aktom koji odobrava voditelj. Pohranjuje se u mapu dnevnika za druge operacije.
Prema Uputi br. 157 H primarni papiri se mogu pohranjivati i na papir i na strojni medij (pomoću digitalnog potpisa).
Rok trajanja
Prema čl. 17. Saveznog zakona "O računovodstvu", svako poduzeće mora organizirati odgovarajuće skladištenje ove dokumentacije, računovodstvena izvješća a računovodstveni registri prema rokovi, ali najmanje 5 godina.
Pohrana elektroničkih dokumenata obavlja se u skladu sa zahtjevima zakona i uz prisutnost strojnog medija. Istodobno je osigurana zaštita od nezakonitih prilagodbi, koja je dodijeljena čelniku tvrtke.
Kazne
Pogreške u primarnim dokumentima ili njihova odsutnost mogu dovesti do financijskih gubitaka tvrtke. Prema čl. 120 Poreznog zakona Ruske Federacije, za grubo kršenje standarda računovodstva troškova i dobiti izriču se kazne:
- u slučaju kršenja tijekom jednog poreznog razdoblja - do 10 tisuća rubalja;
- u slučaju kršenja tijekom nekoliko porezna razdoblja- do 30 tisuća rubalja;
- sa smanjenjem plaćanja poreza- 20% iznosa neplaćenih doprinosa, od 40 tisuća rubalja.
Teška kršenja pravila za računovodstvo rashoda, dobiti i oporezljivih predmeta uključuju nepostojanje primarne dokumentacije i računovodstvenih registara. Oni također uključuju periodično odražavanje u računovodstvenim evidencijama, računovodstvenim registrima i izvješćima o poslovnim transakcijama, materijalnim vrijednostima, financijama i nematerijalnoj imovini.
U nedostatku ovih dokumenata, tvrtka je dužna preplatiti porez. Njihovo povlačenje moguće je prema uputama relevantnih struktura kojima odgovaraju ovlasti zakonski zahtjevi. Istovremeno se sastavlja upisnik oduzete isprave.
Ovaj materijal će vam dati ideju o:
korisnici računovodstvenih informacija;
funkcije poduzeća za organizaciju računovodstva;
primarni računovodstveni dokumenti, njihove vrste i obvezni podaci;
tijek dokumenata;
računovodstveni registri i njihove vrste;
računovodstveni računi i njihova struktura;
pojednostavljeni radni kontni plan za malo poduzeće;
razne oblike računovodstvene organizacije.
1. Dokumenti u računovodstvu
U skladu s člankom 9. Zakona "O računovodstvu", sve poslovne transakcije koje obavlja organizacija moraju biti dokumentirane popratnom dokumentacijom. Ti dokumenti služe kao primarni računovodstveni dokumenti na temelju kojih se vodi računovodstvo.
Primarni računovodstveni dokumenti prihvaćaju se u računovodstvo ako su sastavljeni u obliku sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije, a dokumenti čiji oblik nije predviđen ovim albumima moraju sadržavati sljedeće: potrebne pojedinosti:
- Naslov dokumenta;
- datum pripreme dokumenta;
- naziv organizacije u ime koje je dokument sastavljen;
- sadržaj poslovne transakcije;
- mjerači poslovnih transakcija u fizičkom i monetarnom smislu;
- nazive radnih mjesta osoba odgovornih za obavljanje posla i ispravnost njegovog izvršenja;
- osobni potpisi navedenih osoba.
Primarni dokument je pisani dokaz o poslovnoj transakciji (plaćanje robe, izdavanje gotovine uz izvještaj i sl.).
Poduzeće u procesu rada može koristiti samostalno razvijene obrasce primarnih dokumenata, uzimajući u obzir utvrđene zahtjeve za primarne dokumente. Obrasci takvih dokumenata odobravaju se naredbom o računovodstvena politika poduzeća.
Svi primarni dokumenti mogu se podijeliti u sljedeće grupe:
- organizacijski i administrativni;
- oslobađajuća presuda;
- računovodstvene isprave.
Organizacijski i administrativni dokumenti- to su nalozi, upute, upute, punomoći i sl. Ovi dokumenti dopuštaju obavljanje određenih poslovnih operacija.
popratni dokumenti - to uključuje fakture, zahtjeve, naloge o primitku, potvrde o prihvaćanju, itd. Ovi dokumenti odražavaju činjenicu obavljanja poslovne transakcije i podaci sadržani u njima upisuju se u računovodstvene registre.
Neki dokumenti su i dopušteni i opravdavajući. To uključuje, na primjer, potrošni materijal novčani nalog, obračun plaća itd.
Računovodstveni dokumenti završila je računovođa. Među njima su razna izvješća, potvrde. Podaci sadržani u njima također se unose u računovodstvene registre.
Računovodstveni registri su posebno prilagođeni listovi za registraciju i grupiranje vjerodajnica. Po izgledu, računovodstveni registri su:
- knjige (gotovinske, glavne);
- kartice (računovodstvo dugotrajne imovine, računovodstvo materijala);
- časopisi (besplatni ili grafički listovi).
Prema vrsti zapisa koji se izrađuju, registri se dijele na:
- kronološki (dnevnik);
- sustavno (glavna knjiga računa);
- kombinirano (časopisne narudžbe).
Prema stupnju detaljnosti informacija sadržanih u računovodstvenim registrima, oni su:
- sintetički (glavna knjiga računa);
- analitički (kartice);
- kombinirano (časopisi-narudžbe).
Primarni dokumenti koje prima računovodstvo (računovođa) moraju se provjeriti:
- u obliku (potpunost i ispravnost dokumenta, popunjavanje podataka);
- aritmetički (izračun zbroja);
- sadržajem (povezanost pojedinih pokazatelja, odsutnost unutarnjih proturječnosti).
Za pravilno upravljanje primarno računovodstvo je razvijeno i odobreno raspored tijeka rada, kojim se utvrđuje postupak i rokovi za kretanje primarnih dokumenata unutar poduzeća, njihov zaprimanje od strane računovodstva. Raspored kretanja primarnih računovodstvenih dokumenata može imati sljedeći oblik:
Evidencija u primarnim dokumentima treba biti napravljena na način koji osigurava sigurnost tih zapisa za vrijeme određeno za njihovu pohranu u arhivu.
Nakon prihvaćanja, podaci iz primarnog dokumenta prenose se u računovodstvene registre, a na samom dokumentu se stavlja oznaka kako bi se isključila mogućnost njegove dvostruke uporabe (primjerice, upisuje se datum upisa u računovodstveni registar).
Primarne i zbirne računovodstvene isprave mogu se sastavljati na papirnatim i računalnim medijima. U potonjem slučaju, organizacija je dužna o svom trošku izraditi kopije tih dokumenata na papiru za druge sudionike u poslovnom prometu, kao i na zahtjev tijela koja provode kontrolu u skladu sa zakonom. Ruska Federacija, sudovi i tužitelji.
Organizacije su dužne voditi primarne računovodstvene dokumente, računovodstvene registre i financijska izvješća u rokovima utvrđenim u skladu s pravilima ustroja državnih arhiva, a ne kraći od pet godina.
Za arhiviranje dokumenti se odabiru u Kronološki red, dovršeni su, uvezani i pohranjeni u mape. Predaja dokumenata u arhivu prati se potvrdom.
Račun je način grupiranja i prikazivanja promjena u sredstvima (imovini), njihovim izvorima i obvezama poduzeća.
Poslovanje na računima odražava se u monetarnom mjeraču, odnosno procjenjuje se sva imovina, njezini izvori i obveze (dugovi) poduzeća, a njezina vrijednost se evidentira na računima.
Sredstva poduzeća mogu se povećati ili smanjiti. Za odvojeno obračunavanje povećanja i smanjenja sredstava, račun se dijeli na dva dijela. Lijeva strana računa se zove zaduženje, a zove se desna strana brojanja Kreditna.
Grafički se račun obično prikazuje u obliku tablice koja se sastoji od dva stupca:
Ovisno o tome što je prikazano na računima, oni mogu biti:
- aktivan;
- pasivno;
- aktivno pasivno.
Na aktivni računi odražava se računovodstvo sredstava poduzeća i njihovo kretanje (na primjer, dugotrajna sredstva, zalihe, gotovi proizvodi, gotovina, obračuni itd.).
Aktivni račun povećava zaduženje, odnosno transakcije koje ga povećavaju odražavaju se na lijevoj strani (zaduženju) računa.
Aktivno stanje računa - stanje na kraju i na početku razdoblja - također se ispisuje na teret.
Aktivna struktura računa:
Na pasivni računi odražavaju se izvori sredstava poduzeća (na primjer, odobreni kapital ili odobren kapital, dobit) i obveze poduzeća (na primjer, neplaćeni bankovni kredit plaća itd.).
Pasivni račun raste s kreditom, odnosno operacije koje ga povećavaju odražavaju se na desnoj strani (kreditu) računa.
Stanje pasivnog računa - stanje na kraju i na početku razdoblja - također se knjiži na kredit.
Pasivna struktura računa:
Na aktivno-pasivni računi Stanje može biti kreditno ili debitno.
Kontni plan odobrava Ministarstvo financija.
3. Oblici računovodstva
Računovodstveni obrasci razlikuju se po broju korištenih registara, njihovoj namjeni, izgledu i sadržaju.
Postoje tri glavna oblika računovodstva:
- spomen orden;
- časopis-red.
Najjednostavniji oblik je “”, budući da se svaka operacija na primarnom dokumentu (ili grupi homogenih operacija) bilježi u knjizi “Glavni dnevnik” koja objedinjuje dnevnik poslovnih transakcija (kronološki unos) i sintetičke račune (sustavni unos). Knjiga "Magazin-main" izgleda ovako:
Najprije se u ovoj knjizi evidentiraju stanja računa na početku izvještajnog razdoblja, zatim svi poslovi na dokumentima, nakon čega se promet za izvještajno razdoblje(istodobno se provjerava ispravnost unosa: iznos prometa za izvještajno razdoblje treba biti jednak zbroju prometa na teret svih računa i zbroj prometa na teret svih računa) te se otkrivaju stanja na računima na kraju izvještajnog razdoblja. Prema stanju na računima sastavlja se konačna bilanca.
Ovaj oblik se koristi u poduzećima s malim brojem zaposlenih i s malim brojem poslovanja. Knjigu može voditi jedan računovođa.
Računovodstvena shema "magazin-main" izgleda ovako:
Spomen-orderski oblik računovodstva na temelju odvojenog vođenja kronoloških i sustavnih zapisa. Evidentiranje knjigovodstvenih unosa provodi se posebnim dokumentima - spomeničkim nalogima, koji se sastavljaju na temelju primarnih isprava. Spomenice se upisuju u poseban dnevnik (kronološki zapisnik) i izrađuju se na temelju njih unosi računa glavne knjige(sustavni zapis).
Obrazac računa glavne knjige izrađen je s raščlambom zaduženja i kredita za svaki račun za prebijanje i izgleda ovako:
Glavna knjiga u ovom obliku naziva se i kontrolna lista.
Na računima glavne knjige uzima se u obzir samo tekući promet za izvještajno razdoblje. Stoga se prema glavnim kontima sastavlja prometni list za sintetičke računovodstvene račune (istodobno se provjerava potpunost i ispravnost evidentiranja poslovnih transakcija, uspoređuje se zbroj dugotrajnih i kreditnih prometa računa s ukupno za upisni dnevnik). Također se utvrđuju stanja računa na kraju izvještajnog razdoblja, za koje se sastavlja nova bilanca.
U usporedbi s glavnim časopisom, obrazac spomen naloga ne ograničava broj evidentiranih transakcija, precizira promjene sredstava na računima, proširuje mogućnosti podjele poslova između računovodstvenih radnika i automatizacije računovodstva.
Shema ovog računovodstvenog obrasca je sljedeća:
Međutim, u ovom obliku računovodstva isti se upisi više puta ponavljaju u raznim računovodstvenim registrima, što povećava obim posla. Postoji pojednostavljena verzija ovog obrasca za male tvrtke - korištenje računovodstvene evidencije: obračunata dugotrajna sredstva naknade za amortizaciju(nositi); proizvodne zalihe I Gotovi proizvodi; troškovi proizvodnje; gotovina i novčana sredstva; obračuni i drugi poslovi; obračuni s dobavljačima; plaće.
Izvod je račun računovodstva, koji odražava početno stanje, terećenje i kreditni promet za izvještajno razdoblje na temelju dokumenata raščlanjenih po pripadajućim računima, stanje na kraju izvještajnog razdoblja. Na primjer, obrazac blagajne izgleda ovako:
Podaci iskaza sažeti su u šahovski list, na temelju kojeg se sastavlja prometni list. Prema prometni list sastavlja se bilanca.
Shema pojednostavljenog računovodstvenog oblika je sljedeća:
Na dnevnik-orderski oblik računovodstva na temelju primarnih dokumenata sastavljaju se akumulativni iskazi i razvojne tablice. Istodobno, homogene transakcije vezane uz pojedini račun bilježe se u dnevnike kronološkim redom prema pripadajućim računima. Na kraju mjeseca svaki časopis obračunava ukupan promet na pripadajućim računima. Ovi ishodi su knjigovodstveni zapisi(memorijalni nalog) za upis u konte glavne knjige.
Kumulativni dnevnici nazivaju se dnevnici narudžbe. Dnevnici naloga grade se na kreditnoj osnovi, t.j. transakcije se knjiže u korist određenog računa u korespondenciji s zaduženjem različitih računa.
Dnevnik narudžbi izgleda ovako:
Zbroji mjesečnog prometa iz dnevnika naloga prenose se na račune glavne knjige, koji imaju sljedeći oblik:
Kreditni promet prenosi se na račun glavne knjige u jednom ukupnom iznosu mjesečno, budući da je sadržan u proširenom obliku u dnevniku naloga. Promet terećenja na kontu glavne knjige knjiži se u korespondenciji s drugim računima. Na računu glavne knjige promet terećenja se prikuplja knjiženjem podataka iz različitih dnevnika naloga. Po završetku knjiženja prometa iz dnevnika naloga na račune glavne knjige, izračunavaju se zbrojevi za teret svakog računa, utvrđuje stanje na kraju mjeseca i sastavlja bilanca.
Dnevnički oblik računovodstva može se prikazati u sljedećem obliku: